3 Modi in cui l’Automazione della Gestione degli Asset Riduce i Costi
Gestire le risorse può sembrare un gioco infinito di colpisci la talpa. L’automazione della gestione delle risorse applica i principi della gestione delle risorse—il processo sistematico di sviluppo, funzionamento, manutenzione e vendita delle risorse in modo conveniente—e aggiunge uno strato di automazione per aumentare efficienza e produttività. I recenti progressi in ambito IT e nei software di sviluppo hanno reso possibile questa soluzione.
Ad esempio, nello sviluppo SaaS, i sistemi automatizzati possono monitorare e gestire le modifiche al codice e identificare inefficienze che possono sorgere durante il processo di sviluppo.
Il principale vantaggio dell’automazione della gestione delle risorse rispetto ai metodi tradizionali è la sua capacità di ridurre gli errori associati all’inserimento e al monitoraggio manuale dei dati. Offre inoltre aggiornamenti e analisi in tempo reale, fornendo ai dirigenti e ai decisori aziendali accesso rapido a informazioni vitali.
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In questo articolo analizzerò i 3 modi principali in cui l’automazione può farti davvero risparmiare, permettendoti di concentrarti sugli aspetti più strategici. Condividerò anche come l’automazione della gestione delle risorse crei un ambiente aziendale più agile, proattivo e informato.
Che cos’è l’automazione della gestione delle risorse?
L’automazione della gestione delle risorse utilizza software per ottimizzare il monitoraggio, la gestione e la reportistica su tutte le risorse di un’organizzazione (fisiche, digitali, finanziarie) durante tutto il loro ciclo di vita. Pensa a risorse tangibili come hardware e software e a risorse intangibili come dati e informazioni.
Automatizzando attività come il tracciamento delle risorse, la pianificazione della manutenzione e la reportistica sulla conformità, le organizzazioni possono aumentare la precisione, ridurre i costi operativi e migliorare l’utilizzo delle risorse.
Sfruttando le capacità di intelligenza artificiale e apprendimento automatico, l’automazione della gestione delle risorse può anche fornire dati predittivi utili ad anticipare possibili criticità e a formulare strategie per mitigare qualsiasi rischio legato alle risorse.
Perché è importante l’automazione della gestione delle risorse?
La gestione delle risorse è una componente fondamentale dell’infrastruttura IT di qualsiasi organizzazione. Una gestione efficace ottimizza il valore delle risorse bilanciando costi e rischi rispetto alla performance desiderata. Aiuta le aziende a monitorare le risorse in modo sistematico, a pianificare i budget in modo strategico e a ridurre i costi.
Data la complessità del mercato digitale e il crescente contesto normativo, il suo ruolo è ancora più rilevante. Una gestione robusta delle risorse non è solo una parte accessoria delle operazioni aziendali. L’automazione semplifica questo processo, rendendolo meno intimidatorio, più efficiente e consentendo un ingresso sul mercato più rapido accelerando le decisioni e le attività legate alle risorse.
3 modi per risparmiare
Ridurre i costi IT è fondamentale per sostenere la crescita e la competitività. Ecco tre modi in cui l’automazione della gestione delle risorse migliora l’efficienza operativa e permette alle aziende di risparmiare.
Riduci i costi dovuti a risorse perse o mal gestite
Hai mai perso di vista un laptop o lasciato licenze software inutilizzate? La gestione manuale delle risorse è soggetta a queste inefficienze. L’automazione elimina questi problemi grazie a:
- Tracciamento in tempo reale: I sistemi automatizzati con scanner barcode o tag RFID forniscono una visibilità costante sulla posizione delle tue risorse, prevenendo la perdita o lo smarrimento di attrezzature.
- Ottimizzazione delle licenze software: La gestione automatica delle licenze assicura che tu non stia pagando per software inutilizzato. Tiene traccia delle licenze assegnate a ciascun dispositivo e individua opportunità per consolidare o eliminare licenze non necessarie.
Migliora l’efficienza e ottimizza le operazioni
La gestione manuale delle risorse comporta spesso attività dispendiose come l’inserimento dati e il monitoraggio manuale. L’automazione elimina questi oneri, portando a:
- Riduzione dei costi del lavoro: Automatizzare le attività ripetitive libera il personale da incombenze operative, consentendogli di dedicarsi ad analisi dei dati, individuazione di tendenze e ottimizzazione dell’utilizzo delle risorse, anziché all’inserimento dati o a ricerche manuali.
- Decisioni più rapide: L’accesso ai dati in tempo reale consente di ottenere intuizioni immediate sulle performance delle risorse e sulle esigenze di manutenzione. Questo permette scelte proattive, evitando fermo non programmato e facilitando una manutenzione pianificata.
Previeni guasti costosi
La manutenzione reattiva dopo il guasto di un’attrezzatura comporta riparazioni costose e fermi macchina. L’automazione aiuta a prevenire questi problemi grazie a:
- Manutenzione Predittiva: l'analisi automatizzata dell'utilizzo degli asset e dei dati dei sensori può prevedere potenziali guasti prima che si verifichino. Questo consente di programmare la manutenzione preventiva, minimizzando i tempi di inattività e riducendo i costi per riparazioni d'emergenza.
- Prolungamento della Durata degli Asset: la manutenzione proattiva aiuta a estendere la vita dei tuoi asset. Identificando tempestivamente i problemi, è possibile evitare costose sostituzioni e garantire che le attrezzature funzionino al meglio per un periodo più lungo.
"Dalla mia esperienza nell'utilizzo del machine learning per la manutenzione preventiva, ho visto i vantaggi che offre alle aziende di ogni dimensione," afferma Mani Ramaswamy, CTO, Auritas. "Sfruttando gli algoritmi di machine learning, le organizzazioni possono ridurre significativamente i tempi di inattività, ottimizzare l'allocazione delle risorse e migliorare le prestazioni degli asset. Questo è reso possibile dal monitoraggio e dall'analisi continua dei dati sullo stato delle attrezzature, permettendo interventi di manutenzione predittiva che affrontano preventivamente i potenziali problemi prima che si aggravino."
Gli algoritmi di machine learning contribuiscono a eliminare le inefficienze manuali insite nei tradizionali approcci di manutenzione, garantendo che le risorse vengano allocate in modo strategico ed efficace.
Automazione della Gestione degli Asset in Azione
Immagina una grande azienda con centinaia di dipendenti e un continuo flusso di laptop, desktop e dispositivi mobili. Monitorare manualmente questi asset può essere un incubo. L'automazione può aiutare!
Gestione degli Asset IT
- Gestione Inventario Automatizzata – Scanner di codici a barre o tag RFID possono registrare automaticamente i nuovi asset e monitorarne la posizione all'interno dell'azienda. Questo elimina la necessità di fogli di calcolo manuali e riduce il rischio di perdita o smarrimento delle attrezzature. Inoltre, l'integrazione di protocolli di dismissione degli asset IT (ITAD) all'interno dell'automazione assicura che gli asset ritirati o obsoleti vengano smaltiti in modo sicuro e responsabile, riducendo i rischi per la sicurezza dei dati e i problemi di conformità.
- Gestione delle Licenze Software – I sistemi automatizzati possono monitorare le licenze software associate a ogni dispositivo, garantendo la conformità e prevenendo costosi sprechi su licenze inutilizzate. Inoltre, avvisi automatici segnalano ai team IT quando le licenze stanno per scadere, permettendo rinnovi o sostituzioni tempestivi.
- Manutenzione Predittiva – L'automazione può analizzare i dati sull'utilizzo e le prestazioni degli asset per prevedere potenziali guasti prima che si verifichino. Questo consente la programmazione della manutenzione preventiva, riducendo i tempi di inattività e i costi di riparazione.
Ottimizzazione della Gestione degli Impianti
L'automazione della gestione degli asset non è solo per i dipartimenti IT. Pensa a un grande stabilimento produttivo con attrezzature e macchinari complessi. Anche qui l'automazione svolge un ruolo fondamentale.
- Monitoraggio Automatizzato dei Sensori – I sensori possono essere installati sui principali macchinari per monitorare le prestazioni tramite parametri come temperatura, vibrazioni e consumo energetico. Questi dati in tempo reale permettono una manutenzione proattiva, riducendo il rischio di guasti e costosi ritardi nella produzione.
- Ottimizzazione degli Spazi – I software di gestione degli spazi automatizzati possono monitorare la posizione e l'utilizzo delle attrezzature all'interno dello stabilimento. Questi dati aiutano a individuare aree sottoutilizzate e ottimizzare l'allocazione degli spazi, portando potenzialmente a una riduzione degli stessi e a risparmi economici.
- Gestione Automatizzata delle Richieste di Lavoro – L'automazione può generare e gestire richieste di intervento per attività di manutenzione basandosi sui dati dei sensori o su piani di manutenzione programmati. Questo garantisce un uso efficiente del personale di manutenzione e riduce il rischio di interventi mancati o trascurati.
Esempi di Automazione della Gestione degli Asset
Considera questo esempio tratto da Serhat Can di JumpCloud:
In un altro esempio, NFI Logistics utilizza Rossum per automatizzare i suoi processi di Accounts Payable (AP). Il team AP di NFI gestisce oltre 150.000 fatture e note di credito ogni anno. NFI è un'azienda agile, desiderosa di adottare l'IA per risolvere i processi manuali al fine di diventare più competitiva e fornire un'esperienza più efficiente ai clienti e fornitori. NFI ha richiesto a Rossum di acquisire i PDF tramite email, suddividere e ordinare le informazioni e inviare i dati estratti a Coupa, il suo sistema di approvvigionamento a valle. NFI ha scelto Rossum per le sue avanzate capacità di IA e la capacità di convalidare i dati transazionali, garantendo un maggiore controllo sull'accuratezza dei dati, osserva Anne Thomas, VP presso NFI Industries.
L’integrazione di Rossum con Coupa ha snellito i flussi di lavoro, riducendo significativamente la quantità di lavoro manuale a basso valore eseguita dal team AP e velocizzando così l’elaborazione delle fatture.
Vantaggi dell'Automazione nella Gestione degli Asset
L'automazione dei sistemi di gestione degli asset offre numerosi vantaggi che possono semplificare notevolmente i processi operativi di un'organizzazione.
- Efficienza––L'automazione riduce le attività che richiedono molto tempo tipiche della gestione manuale degli asset. Il monitoraggio in tempo reale e la comprensione di dove si trovino gli asset, il loro stato operativo e i dettagli specifici, diventano semplici. Questa efficienza si estende anche alla gestione dell'inventario, facilitando il mantenimento di registri aggiornati e l'identificazione e correzione rapida di eventuali imprecisioni, eliminando le scorte eccessive o la carenza di asset.
- Riduzione dei rischi—La gestione automatizzata degli asset diminuisce sensibilmente le possibilità di errore umano, con il risultato di vulnerabilità di sistema minori e una maggiore sicurezza informatica.
- Capacità dei sistemi—I sistemi automatizzati consentono una pianificazione precisa della manutenzione o del rinnovo degli asset, riducendo tempi di inattività e perdite di produttività. Inoltre, facilitano la conformità normativa grazie alla creazione di tracce di controllo esaustive.
L’automazione della gestione degli asset offre enormi vantaggi tramite l’efficienza dei processi, la riduzione dei costi grazie all’ottimizzazione dell’utilizzo degli asset, una maggiore sicurezza attraverso la distribuzione automatica/installazione delle patch dei software, e una migliore allocazione delle risorse per iniziative strategiche. Permette alle organizzazioni di concentrarsi sugli obiettivi principali, guidare l’innovazione e mantenere un vantaggio competitivo massimizzando il valore degli investimenti IT.
Avere un sistema automatizzato consente di risparmiare sui costi. Questo non avviene solo tramite la riduzione delle ore di lavoro, ma anche grazie al miglioramento della durata degli asset dovuto a una manutenzione più efficace e a controlli di routine.
Sfide dell'automazione della gestione degli asset
Sebbene l'automazione della gestione degli asset porti efficienza e precisione, non è priva di problemi. Innanzitutto, la complessità dell'implementazione può rappresentare una sfida significativa. Gli strumenti di automazione richiedono competenze tecniche e una configurazione precisa per garantire che funzionino correttamente.
In assenza di competenze adeguate, le organizzazioni potrebbero avere difficoltà a implementare e gestire correttamente questi strumenti, con conseguente scarsa tracciabilità degli asset e problemi di accuratezza dei dati. Inoltre, la configurazione iniziale e la manutenzione continua generalmente comportano costi elevati, che possono risultare proibitivi per piccole e medie imprese.
"Il software per l'automazione degli asset può essere costoso, specialmente se non si dispone di un gran numero di asset da gestire," afferma Jon Molek, CEO & Fondatore, Best Offer Ohio. "Ho visto molte persone adottare l'automazione dei processi, anche se la gestione manuale sarebbe stata più efficace. Nella mia esperienza, abbiamo adottato l'automazione fin da subito, ma solo perché presto abbiamo avuto la necessità di gestire un numero crescente di asset. Alla fine ci ha fatto risparmiare tempo e migliorato l'accuratezza, soprattutto nel monitoraggio delle pianificazioni di manutenzione degli immobili e dei pagamenti ai fornitori."
Il mio consiglio è di valutare attentamente i propri bisogni prima di impegnarsi nell’automazione. Identificate le aree in cui potrebbe offrire i maggiori vantaggi e considerate quanto questi benefici superino i costi. Se pensate che l’automazione possa migliorare significativamente l’efficienza, allora cercate soluzioni su misura che possano aiutarvi a massimizzare le vostre risorse.
Un'altra limitazione significativa è la dipendenza dalla tecnologia, che comporta il rischio di downtime o guasti di sistema, potenzialmente con perdita di dati o l'impossibilità di accedere alle informazioni sugli asset quando necessario. Per non parlare dell'aspetto della cybersicurezza. Poiché le informazioni sugli asset sono archiviate digitalmente, diventano un potenziale bersaglio per gli attacchi informatici. Se il sistema non è sufficientemente sicuro, dati altamente sensibili potrebbero finire nelle mani sbagliate.
Tuttavia, l'utilizzo di strumenti di cybersicurezza robusti può proteggere gli asset aziendali. Questi strumenti monitorano e controllano le attività su vari dispositivi, segnalano le potenziali minacce e garantiscono che i dati siano sicuri e conformi alle normative sulla privacy.
Infine, mentre gli strumenti di automazione gestiscono molto bene le attività ripetitive, non sono progettati per rispondere a esigenze specifiche o uniche dell'azienda a meno che non vengano ampiamente personalizzati, il che potrebbe ulteriormente aumentare costi e complessità di implementazione.
Come iniziare con l'automazione della gestione degli asset
Ecco un processo passo dopo passo per iniziare il tuo percorso nell'automazione della gestione degli asset:
- Valuta il tuo stato attuale
- Inventario: Inizia facendo un inventario di tutti i tuoi beni – fisici (attrezzature, dispositivi), digitali (licenze software) e finanziari. Crea un elenco completo con dettagli come tipologia, ubicazione, data d'acquisto e informazioni sulla garanzia.
- Processi: Analizza i tuoi attuali processi di gestione degli asset. Individua le aree che presentano attività manuali, colli di bottiglia o incoerenze nel monitoraggio e nella rendicontazione.
- Definisci i tuoi obiettivi di automazione
- Priorità: Identifica le aree in cui l'automazione avrà il maggiore impatto. Considera fattori come tempo risparmiato, riduzione dei costi e aumento della precisione.
- Focalizzazione: Concentrati inizialmente su attività fondamentali come la tracciatura degli asset, la pianificazione della manutenzione e la rendicontazione di conformità.
- Ricerca e seleziona il software
- Analisi delle necessità: In base ai tuoi obiettivi, crea un elenco di funzionalità di cui hai bisogno in una soluzione software per la gestione degli asset.
- Ricerca di mercato: Analizza i software disponibili per l'automazione della gestione degli asset. Valuta fattori come funzionalità, scalabilità, budget e capacità di integrazione con sistemi esistenti.
- Demo e prove: Prenota demo e prove dei software selezionati per valutarne la facilità d'uso e l'idoneità rispetto alle tue esigenze.
- Implementa e integra
- Migrazione dei dati: Elabora un piano per migrare i dati dei tuoi asset attuali nel nuovo sistema software. Durante la transizione, assicurati di garantire accuratezza e coerenza dei dati.
- Configurazione e formazione: Configura il software in base alle tue esigenze e ai tuoi flussi di lavoro. Forma il tuo team per utilizzare in modo efficace il nuovo sistema.
- Monitora e migliora
- Monitora le performance: Tieni sotto controllo gli indicatori chiave di prestazione (KPI) come tassi di completamento della manutenzione, tempi di inattività degli asset e rispetto della conformità.
- Miglioramento continuo: Analizza dati e feedback degli utenti per individuare aree di miglioramento nei processi di automazione e nella configurazione del software.
Suggerimenti aggiuntivi:
Inizia in piccolo, scala gradualmente: Non cercare di automatizzare tutto subito. Parti da alcuni processi principali ed espandi l'automazione gradualmente, man mano che maturi esperienza.
Gestione del cambiamento: Comunica al tuo team i vantaggi dell'automazione e affronta eventuali perplessità. Il coinvolgimento degli utenti è fondamentale per una implementazione di successo.
Sicurezza dei dati: Assicurati che il software scelto disponga di robuste funzionalità di sicurezza per proteggere i dati di valore relativi ai tuoi asset.
Seguendo questi passi, potrai intraprendere efficacemente il percorso verso un sistema di gestione degli asset più efficiente e snello.
Strumenti
La cassetta degli attrezzi per l'automazione della gestione degli asset è ricca di soluzioni diversificate pensate per le più varie necessità. Ecco alcune categorie chiave da considerare:
Software Enterprise Asset Management (EAM): Queste piattaforme complete gestiscono l'intero ciclo di vita dei beni fisici, incluse strutture, attrezzature e veicoli. Offrono funzionalità come tracciamento degli asset, pianificazione della manutenzione, gestione degli ordini di lavoro e controllo delle scorte. Tra le soluzioni EAM più conosciute vi sono IBM Maximo, SAP Asset Management e Infor EAM.
Computerized Maintenance Management Systems (CMMS): Concentrati principalmente su asset fisici come macchinari e attrezzature, i sistemi CMMS eccellono nella programmazione delle manutenzioni, nelle attività di manutenzione preventiva e nella gestione degli ordini di lavoro. Esempi di questi software sono eMaint, Fiix e Hippo CMMS.
Software IT Asset Management (ITAM): Queste soluzioni gestiscono il ciclo di vita degli asset IT come hardware, licenze software e abbonamenti cloud. Monitorano l'uso del software, automatizzano la conformità delle licenze e supportano i processi di distribuzione e dismissione degli asset. Tra le migliori soluzioni ITAM troviamo ServiceNow Asset Management, ManageEngine AssetExplorer e Aspera Asset Management.
Software per la gestione delle strutture: Questi strumenti gestiscono gli spazi fisici e i beni a essi correlati. Si occupano delle richieste di ordini di lavoro per le riparazioni, l'ottimizzazione degli spazi e il controllo ambientale. Opzioni popolari includono Archibus, Planon e iOffice.
Oltre a queste categorie principali, esistono soluzioni specializzate per specifici tipi di asset, come asset finanziari o media digitali. Ricorda che il set di strumenti ideale dipende dalle tue esigenze specifiche e dalle tipologie di asset che gestisci.
Altre risorse
Il futuro dell'automazione nella gestione degli asset è ricco di opportunità per operazioni più snelle, maggiore precisione e profitti crescenti. I progressi nell’Intelligenza Artificiale, AI e ML stanno già aprendo la strada a soluzioni di automazione più sofisticate, in grado non solo di gestire gli asset, ma anche di prevederne il ciclo di vita, garantire il tracciamento in tempo reale e svolgere analisi dei rischi.
Questa previsione tecnologica, unita alla diffusione dei sistemi basati su cloud, consente la creazione di un sistema di gestione degli asset connesso a livello globale e organizzato in modo meticoloso.
Nonostante le promesse, il futuro presenta anche sfide significative, soprattutto in tema di cybersicurezza, poiché la dipendenza dalle piattaforme digitali aumenta. È necessario mettere in atto misure adeguate per proteggere questi sistemi automatizzati e i dati sensibili da potenziali minacce informatiche.
Il futuro dell'automazione nella gestione degli asset è promettente e probabilmente rivoluzionerà l’infrastruttura aziendale in tutti i settori.
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