3 Wege, wie Asset-Management-Automatisierung Kosten senkt
Die Verwaltung von Vermögenswerten kann sich wie ein nie endendes Spiel von Hau-den-Maulwurf anfühlen. Die Automatisierung des Asset Managements übernimmt die Prinzipien des Asset Managements—den systematischen Prozess der Entwicklung, des Betriebs, der Wartung und des Verkaufs von Vermögenswerten auf kosteneffiziente Weise—und fügt eine Automatisierungsschicht hinzu, um Effizienz und Produktivität zu steigern. Neue Entwicklungen in IT und Entwicklungssoftware haben diese Lösung möglich gemacht.
Beispielsweise können in der SaaS-Entwicklung Automatisierungssysteme Codeänderungen verfolgen und verwalten sowie Ineffizienzen aufdecken, die im Entwicklungsprozess entstehen können.
Der Hauptvorteil der Automatisierung des Asset Managements gegenüber herkömmlichen Methoden liegt in der Reduzierung von Fehlern, die mit manueller Dateneingabe und -verfolgung einhergehen. Sie bietet zudem Echtzeit-Updates und Analysen, sodass Führungskräfte und Entscheidungsträger schnell Zugriff auf wichtige Informationen erhalten.
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In diesem Artikel stelle ich die drei wichtigsten Wege vor, wie Automatisierung Ihnen bares Geld sparen kann, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Außerdem erfahren Sie, wie die Automatisierung des Asset Managements eine agilere, proaktivere und informiertere Geschäftslandschaft schafft.
Was ist automatisiertes Asset Management?
Automatisiertes Asset Management nutzt Software, um die Verfolgung, Verwaltung und Berichterstattung über sämtliche Vermögenswerte einer Organisation (physisch, digital, finanziell) während ihres gesamten Lebenszyklus zu optimieren. Denken Sie an greifbare Werte wie Hardware und Software sowie an immaterielle Werte wie Daten und Informationen.
Durch die Automatisierung von Aufgaben wie Asset Tracking, Wartungsplanung und Compliance-Berichterstattung können Organisationen die Genauigkeit erhöhen, Betriebskosten senken und die Nutzung ihrer Vermögenswerte verbessern.
Durch die Nutzung der Möglichkeiten von KI und maschinellem Lernen kann die Automatisierung des Asset Managements auch prädiktive Daten liefern, die helfen, mögliche Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und Strategien zur Abmilderung potenzieller, vermögensbezogener Risiken zu entwickeln.
Warum ist automatisiertes Asset Management wichtig?
Asset Management ist ein entscheidender Bestandteil jeder IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Effektives Management von Vermögenswerten optimiert deren Wert, indem Kosten und Risiken mit der gewünschten Performance in Einklang gebracht werden. Es ermöglicht Unternehmen die systematische Überwachung von Assets, gezielte Budgetierung und Kostensenkung.
Angesichts der Komplexität des digitalen Marktes und steigender regulatorischer Anforderungen ist seine Bedeutung noch größer. Ein solides Asset Management ist keine Randaufgabe, sondern essenziell für den Geschäftsbetrieb. Die Automatisierung verschlankt diesen Prozess, macht ihn weniger mühsam, effizienter und ermöglicht schnellere Markteintritte, indem assetbezogene Entscheidungen und Prozesse beschleunigt werden.
3 Wege, Kosten zu sparen
IT-Kosten zu senken ist entscheidend für nachhaltiges Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit. Hier sind drei Wege, wie die Automatisierung des Asset Managements die Betriebseffizienz steigert und Unternehmen Geld spart.
Kosten durch verlorene oder schlecht verwaltete Assets reduzieren
Schon einmal den Überblick über ein Laptop verloren oder ungenutzte Softwarelizenzen? Bei manueller Verwaltung kommt es leicht zu solchen Ineffizienzen. Automatisierung beseitigt diese Probleme durch:
- Echtzeit-Tracking: Automatisierte Systeme mit Barcode-Scannern oder RFID-Tags bieten ständige Übersicht über den Standort Ihrer Assets und verhindern den Verlust oder das Verlegen von Geräten.
- Softwarelizenz-Optimierung: Automatisiertes Lizenzmanagement stellt sicher, dass Sie nicht für ungenutzte Software zahlen. Es verfolgt die Lizenzen pro Gerät und erkennt Konsolidierungs- oder Einsparpotenziale.
Effizienz steigern und Abläufe optimieren
Manuelle Verwaltung von Vermögenswerten bedeutet oft viel Zeitaufwand für Dateneingabe und Nachverfolgung. Mit Automatisierung entfallen diese Mühen und es ergeben sich folgende Vorteile:
- Vermeidung von Personalkosten: Automatisierte Routineaufgaben ermöglichen es Ihrem Team, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Ihre Mitarbeitenden können Daten auswerten, Trends erkennen und die Nutzung der Assets optimieren anstatt Daten einzugeben oder Assets manuell zu suchen.
- Schnellere Entscheidungsfindung: Der Zugriff auf Echtzeitdaten liefert sofortige Erkenntnisse über die Leistung und den Wartungsbedarf der Assets. Das ermöglicht proaktives Handeln, verhindert unnötige Ausfallzeiten und erleichtert geplante Wartungen.
Teure Ausfälle verhindern
Reaktive Wartungen nach Geräteausfällen führen zu teuren Reparaturen und Ausfallzeiten. Automatisierung hilft, diese Probleme zu verhindern durch:
- Vorausschauende Wartung: Die automatisierte Analyse von Vermögensnutzungs- und Sensordaten kann potenzielle Ausfälle vorhersagen, bevor sie eintreten. Dies ermöglicht eine präventive Wartungsplanung, minimiert Ausfallzeiten und reduziert die Kosten für Notfallreparaturen.
- Verlängerte Nutzungsdauer von Vermögenswerten: Durch proaktive Wartung wird die Lebensdauer Ihrer Vermögenswerte verlängert. Wenn Probleme frühzeitig erkannt werden, lassen sich teure Ersatzanschaffungen vermeiden, und Ihre Geräte liefern über einen längeren Zeitraum optimale Leistung.
„Aus meiner Erfahrung mit dem Einsatz von Machine Learning für präventive Wartung habe ich die Vorteile für Unternehmen jeder Größe gesehen“, sagt Mani Ramaswamy, CTO, Auritas. „Durch den Einsatz von Machine-Learning-Algorithmen können Organisationen Ausfallzeiten signifikant reduzieren, die Ressourcenallokation optimieren und die Anlagenperformance steigern. Dies wird durch das kontinuierliche Monitoring und die Analyse von Gesundheitsdaten der Geräte ermöglicht, wodurch vorausschauende Wartungsschritte eingeleitet werden, um potenzielle Probleme zu beheben, bevor sie eskalieren.“
Machine-Learning-Algorithmen helfen, manuelle Ineffizienzen traditioneller Wartungsansätze zu beseitigen, sodass Ressourcen strategisch und effektiv zugewiesen werden können.
Automatisierung des Asset-Managements in der Praxis
Stellen Sie sich ein großes Unternehmen mit Hunderten von Mitarbeitenden und einem ständigen Wechsel an Laptops, Desktops und mobilen Geräten vor. Die manuelle Nachverfolgung dieser Geräte gleicht einem Albtraum. Hier kann Automatisierung helfen!
IT-Asset-Management
- Automatisiertes Bestandsmanagement – Barcodescanner oder RFID-Tags können neue Vermögenswerte automatisch registrieren und deren Standort innerhalb des Unternehmens verfolgen. Das macht manuelle Tabellenkalkulationen überflüssig und reduziert das Risiko von Verlust oder Verlegung von Geräten. Zudem stellt die Einbindung von IT Asset Disposition (ITAD)-Protokollen in die Automatisierung sicher, dass ausgemusterte oder veraltete Geräte sicher und verantwortungsbewusst entsorgt werden, sodass Risiken für die Datensicherheit und Probleme mit der Compliance minimiert werden.
- Software-Lizenzmanagement – Automatisierte Systeme können Softwarelizenzen überwachen, die einzelnen Geräten zugeordnet sind. Dadurch bleibt Ihr Unternehmen konform und vermeidet kostspielige Überlizenzierung ungenutzter Software. Außerdem benachrichtigen automatisierte Warnungen das IT-Team, wenn Lizenzen kurz vor dem Ablauf stehen, sodass rechtzeitig erneuert oder ersetzt werden kann.
- Vorausschauende Wartung – Automatisierung kann Nutzungs- und Leistungsdaten der Vermögenswerte analysieren, um potenzielle Ausfälle vorherzusagen, bevor sie auftreten. Dies ermöglicht eine präventive Wartungsplanung, reduziert Ausfallzeiten und Reparaturkosten.
Optimierung des Facility-Managements
Automatisiertes Asset-Management ist nicht nur für IT-Abteilungen relevant. Denken Sie an ein großes Fertigungswerk mit komplexen Maschinen und Anlagen. Auch hier ist Automatisierung entscheidend.
- Automatisiertes Sensor-Monitoring – Sensoren können an wichtigen Anlagen angebracht werden, um Leistungskennzahlen wie Temperatur, Vibration und Energieverbrauch zu überwachen. Diese Echtzeitdaten ermöglichen proaktive Wartungsmaßnahmen und minimieren das Risiko von Ausfällen sowie kostspieligen Produktionsverzögerungen.
- Flächenoptimierung – Automatisierte Flächenmanagement-Software kann den Standort und die Auslastung von Geräten in der Anlage verfolgen. Diese Daten helfen, ungenutzte Bereiche zu identifizieren und die Raumnutzung zu optimieren – das kann zu Flächeneinsparungen und Kostensenkungen führen.
- Automatisiertes Auftragsmanagement – Automatisierung kann auf Basis von Sensordaten oder Wartungsplänen automatisch Wartungsaufträge generieren und verwalten. So werden Wartungsteams effizient eingesetzt und das Risiko vergessener oder übersehener Aufgaben sinkt.
Beispiele für automatisiertes Asset-Management
Ein Beispiel von Serhat Can von JumpCloud verdeutlicht dies:
In einem weiteren Beispiel nutzt NFI Logistics Rossum, um seine Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP) zu automatisieren. Das AP-Team von NFI verarbeitet jährlich über 150.000 Rechnungen und Gutschriften. NFI ist ein agiles Unternehmen, das darauf ausgerichtet ist, KI einzusetzen, um manuelle Prozesse zu lösen, wettbewerbsfähiger zu werden und seinen Kunden und Lieferanten effizientere Erlebnisse zu bieten. NFI verlangte von Rossum, PDF-Dateien per E-Mail entgegenzunehmen, die Informationen zu trennen und zu sortieren und die extrahierten Daten an Coupa, das nachgelagerte Beschaffungssystem, weiterzugeben. NFI entschied sich für Rossum aufgrund der fortschrittlichen KI-Funktionen und der Fähigkeit, Transaktionsdaten zu validieren und somit mehr Kontrolle über die Datenqualität zu gewährleisten, erklärt Anne Thomas, VP bei NFI Industries.
Die Integration von Rossum mit Coupa hat die Arbeitsabläufe optimiert, den Anteil an manuellen Tätigkeiten mit geringem Mehrwert für das AP-Team erheblich reduziert und die Rechnungsverarbeitung deutlich beschleunigt.
Vorteile der automatisierten Asset-Verwaltung
Die Automatisierung von Asset-Management-Systemen bietet zahlreiche Vorteile, die die betrieblichen Abläufe einer Organisation erheblich effizienter gestalten können.
- Effizienz––Automatisierung reduziert den zeitaufwändigen Aufwand für die manuelle Verwaltung von Assets. Das Nachverfolgen in Echtzeit und der Überblick, wo sich die Assets befinden, ihr Betriebszustand und spezifische Details sind problemlos möglich. Diese Effizienz erstreckt sich auch auf das Inventarmanagement, da sie es ermöglicht, Bestände aktuell zu halten und Unstimmigkeiten schnell zu erkennen und zu beheben – Überbestände oder Engpässe werden so verhindert.
- Risikominimierung—Durch automatisierte Asset-Verwaltung sinkt das Risiko menschlicher Fehler erheblich, wodurch Systemschwachstellen minimiert und die Cybersicherheit erhöht werden.
- Systemfähigkeiten—Automatisierte Systeme ermöglichen das präzise Planen von Wartung oder Erneuerung von Assets und minimieren so Ausfallzeiten und Produktivitätseinbußen. Sie unterstützen zudem bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch die Erstellung detaillierter Prüfpfade.
Die Automatisierung des Asset-Managements bietet enorme Vorteile durch Prozesseffizienz, Kostensenkung durch optimierte Ressourcennutzung, höhere Sicherheit durch automatisierte Softwarebereitstellung/-aktualisierung und eine gezieltere Ressourcenverteilung für strategische Initiativen. Sie ermöglicht es Unternehmen, sich auf die Kernziele zu konzentrieren, Innovationen voranzutreiben und einen Wettbewerbsvorteil zu erhalten, indem der Wert der IT-Investitionen maximiert wird.
Ein automatisiertes System spart Kosten. Das geschieht nicht nur durch reduzierte Arbeitsstunden, sondern auch durch eine verlängerte Nutzungsdauer der Assets aufgrund besserer Wartung und regelmäßiger Überprüfungen.
Herausforderungen bei der Automatisierung des Asset-Managements
Obwohl die Automatisierung des Asset-Managements Effizienz und Genauigkeit bringt, ist sie nicht ohne Schwierigkeiten. Zu Beginn kann die Komplexität der Implementierung eine erhebliche Hürde darstellen. Automatisierungstools erfordern technisches Know-how und eine präzise Konfiguration, um sicherzustellen, dass sie korrekt funktionieren.
Ohne entsprechende Fachkenntnisse kann es für Unternehmen schwierig sein, diese Tools korrekt einzusetzen und zu verwalten, was zu schlechtem Asset-Tracking und Problemen bei der Datenintegrität führen kann. Zudem entstehen bei der Ersteinrichtung und laufenden Wartung meist hohe Kosten, die für kleine und mittelständische Unternehmen ein Hemmnis sein können.
„Automatisierungssoftware für Assets kann teuer sein, besonders wenn Sie nicht eine große Anzahl von Assets zu verwalten haben,“ behauptet Jon Molek, CEO & Gründer von Best Offer Ohio. „Ich habe viele gesehen, die Prozesse automatisiert haben, obwohl eine manuelle Verwaltung in ihrem Fall effektiver gewesen wäre. Aus meiner Erfahrung haben wir Automatisierung bereits früh eingeführt – allerdings nur, weil wir sehr schnell wachsen mussten und die Verwaltung einer steigenden Zahl von Assets erforderlich war. Am Ende hat es uns Zeit gespart und die Genauigkeit verbessert, insbesondere beim Nachverfolgen von Wartungsplänen und Zahlungen an Dienstleister.“
Mein Rat ist: Bevor Sie sich zur Automatisierung verpflichten, analysieren Sie Ihren Bedarf sorgfältig. Ermitteln Sie jene Bereiche, in denen sie den größten Nutzen bringt und wägen Sie ab, ob dieser Nutzen die Kosten tatsächlich übersteigt. Wenn Sie feststellen, dass die Automatisierung die Effizienz deutlich steigern kann, suchen Sie gezielte Lösungen, die Ihre Ressourcen bestmöglich ausnutzen.
Eine weitere bedeutende Einschränkung ist die Abhängigkeit von Technologie, die ein Risiko von Systemausfällen oder -störungen birgt, was möglicherweise zu Datenverlust oder dazu führt, dass benötigte Asset-Informationen gerade nicht verfügbar sind. Hinzu kommt der Aspekt der Cybersicherheit. Da Informationen über die Assets digital gespeichert werden, sind sie ein potenzielles Ziel für Cyberangriffe. Ist das System nicht ausreichend gesichert, können hochsensible Daten in falsche Hände geraten.
Dennoch kann die Nutzung leistungsstarker Cybersicherheits-Tools die Vermögenswerte des Unternehmens schützen. Diese Tools überwachen und steuern Aktivitäten auf verschiedenen Geräten, erkennen potenzielle Bedrohungen und sorgen dafür, dass die Daten sicher und im Einklang mit Datenschutzvorschriften sind.
Schließlich sind Automatisierungstools zwar hervorragend für wiederkehrende Aufgaben geeignet, sie sind jedoch nicht darauf ausgelegt, spezielle oder einzigartige Geschäftsanforderungen zu erfüllen – es sei denn, sie werden stark angepasst, was wiederum die Kosten und die Komplexität der Implementierung erhöht.
So starten Sie mit der Automatisierung des Asset-Managements
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der Sie in die Automatisierung Ihres Asset-Managements einsteigen können:
- Bewerten Sie Ihren aktuellen Stand
- Inventarisierung: Beginnen Sie damit, sämtliche Vermögenswerte zu erfassen – physisch (Ausrüstung, Geräte), digital (Softwarelizenzen) und finanziell. Erstellen Sie eine umfassende Liste mit Angaben wie Typ, Standort, Kaufdatum und Garantieinformationen.
- Prozesse: Analysieren Sie Ihre bestehenden Prozesse im Asset-Management. Identifizieren Sie Bereiche mit manuellen Aufgaben, Engpässen oder Unstimmigkeiten bei der Nachverfolgung und Berichterstellung.
- Definieren Sie Ihre Automatisierungsziele
- Priorisierung: Ermitteln Sie die Bereiche, in denen Automatisierung den größten Einfluss hat. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Zeitersparnis, Kostenreduzierung und verbesserte Genauigkeit.
- Fokus: Konzentrieren Sie sich für die anfängliche Automatisierung auf Kernaufgaben wie Asset-Tracking, Wartungsplanung und Compliance-Berichte.
- Recherche und Auswahl der Software
- Bedarfsanalyse: Erstellen Sie basierend auf Ihren Zielen eine Liste erforderlicher Funktionen, die Ihre Asset-Management-Software-Lösung bieten sollte.
- Marktrecherche: Untersuchen Sie verfügbare Softwarelösungen zur Automatisierung des Asset-Managements. Berücksichtigen Sie Aspekte wie Funktionen, Skalierbarkeit, Budget und Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Systemen.
- Demos und Testphasen: Vereinbaren Sie Demos und Testzugänge der vorausgewählten Software, um Benutzerfreundlichkeit und Eignung für Ihre Anforderungen zu prüfen.
- Implementieren und Integrieren
- Datenmigration: Entwickeln Sie einen Plan zur Migration Ihrer bestehenden Asset-Daten in das neue Softwaresystem. Achten Sie während des Transfers auf Datenkorrektheit und Konsistenz.
- Konfiguration und Schulung: Konfigurieren Sie die Software entsprechend Ihren Anforderungen und Arbeitsabläufen. Schulen Sie Ihr Team, damit es das neue System effektiv nutzen kann.
- Überwachen und Optimieren
- Leistung messen: Überwachen Sie wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) wie den Abschlussgrad von Wartungsarbeiten, Ausfallzeiten von Assets und die Einhaltung von Vorschriften.
- Kontinuierliche Verbesserung: Analysieren Sie Daten und Nutzerfeedback, um Optimierungspotenzial bei Ihren Automatisierungsprozessen und der Softwarekonfiguration zu identifizieren.
Zusätzliche Tipps:
Klein anfangen, schrittweise ausbauen: Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu automatisieren. Beginnen Sie mit einigen Kernprozessen und erweitern Sie die Automatisierung nach und nach, sobald Sie Erfahrung gesammelt haben.
Veränderungsmanagement: Kommunizieren Sie die Vorteile der Automatisierung an Ihr Team und gehen Sie auf mögliche Bedenken ein. Die Akzeptanz der Nutzer ist entscheidend für den Erfolg der Umsetzung.
Datensicherheit: Achten Sie darauf, dass Ihre ausgewählte Software über robuste Sicherheitsfunktionen zum Schutz Ihrer wertvollen Asset-Daten verfügt.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie sich effektiv auf den Weg zu einem optimierten und effizienteren Asset-Management-System machen.
Tools
Der Werkzeugkasten für Asset-Management-Automatisierung ist voll von unterschiedlichsten Lösungen für verschiedene Anforderungen. Hier sind einige wichtige Kategorien, die Sie berücksichtigen sollten:
Enterprise Asset Management (EAM) Software: Diese umfassenden Plattformen verwalten den gesamten Lebenszyklus physischer Vermögenswerte, darunter Gebäude, Ausrüstung und Fahrzeuge. Sie bieten Funktionen wie Asset-Tracking, Wartungsplanung, Auftragsverwaltung und Bestandskontrolle. Zu den beliebten EAM-Lösungen zählen IBM Maximo, SAP Asset Management und Infor EAM.
Computerized Maintenance Management Systems (CMMS): Vorrangig auf physische Anlagen wie Maschinen und Ausrüstung ausgerichtet, zeichnen sich CMMS-Systeme durch die Planung von Wartungen, vorbeugende Instandhaltung und Auftragsmanagement aus. Beispiele sind eMaint, Fiix und Hippo CMMS.
IT Asset Management (ITAM) Software: Diese Lösungen verwalten den Lebenszyklus von IT-Assets wie Hardware, Softwarelizenzen und Cloud-Abonnements. Sie verfolgen den Softwareeinsatz, automatisieren die Einhaltung von Lizenzbestimmungen und unterstützen Bereitstellungs- und Entsorgungsprozesse von Assets. Zu den führenden ITAM-Lösungen zählen ServiceNow Asset Management, ManageEngine AssetExplorer und Aspera Asset Management.
Facility Management Software: Diese Tools verwalten physische Räume und zugehörige Vermögenswerte. Sie bearbeiten Arbeitsanfragen für Reparaturen, Raumoptimierung und Umweltsteuerungen. Zu den beliebten Optionen zählen Archibus, Planon und iOffice.
Neben diesen Kernkategorien gibt es spezialisierte Lösungen für bestimmte Asset-Typen, etwa für finanzielle oder digitale Medienwerte. Denken Sie daran, dass das optimale Toolset von Ihren individuellen Anforderungen und den von Ihnen verwalteten Vermögenswerten abhängt.
Weitere Ressourcen
Die Zukunft der Automatisierung im Asset-Management ist voller Chancen für effizientere Abläufe, größere Präzision und gesteigerte Gewinne. Fortschritte in der Künstlichen Intelligenz sowie ML ebnen bereits den Weg für fortschrittlichere Automatisierungslösungen, die nicht nur Vermögenswerte verwalten, sondern auch deren Lebenszyklus vorhersagen, Echtzeit-Tracking ermöglichen und Risikoanalysen durchführen können.
Diese technologische Entwicklung, gepaart mit dem Anstieg cloudbasierter Systeme, ermöglicht ein weltweit vernetztes und bis ins Detail organisiertes Asset-Management-System.
Trotz aller Vorteile stehen in der Zukunft auch erhebliche Herausforderungen an, insbesondere in Bezug auf die Cybersicherheit, da die Abhängigkeit von digitalen Plattformen wächst. Es müssen notwendige Maßnahmen ergriffen werden, um diese automatisierten Systeme und sensiblen Daten vor möglichen Cyber-Bedrohungen zu schützen.
Die Zukunft der Automatisierung im Asset-Management ist vielversprechend und wird die Geschäftsstruktur in allen Branchen voraussichtlich grundlegend verändern.
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