3 manieren waarop automatisering van activabeheer kosten verlaagt
Het beheren van assets kan aanvoelen als een eindeloos spelletje whack-a-mole. Automatisering van assetbeheer neemt de principes van assetbeheer—het systematische proces van het kosteneffectief ontwikkelen, exploiteren, onderhouden en verkopen van assets—en voegt daar een automatiseringslaag aan toe om efficiëntie en productiviteit te verbeteren. Recente ontwikkelingen in IT- en ontwikkelsoftware hebben deze oplossing mogelijk gemaakt.
Bijvoorbeeld: in SaaS-ontwikkeling kunnen automatiseringssystemen codewijzigingen bijhouden en beheren en inefficiënties signaleren die tijdens het ontwikkelproces kunnen ontstaan.
Het belangrijkste voordeel van geautomatiseerd assetbeheer ten opzichte van traditionele methoden is de mogelijkheid om fouten als gevolg van handmatige gegevensinvoer en tracking te verminderen. Het biedt ook realtime updates en analyses, waardoor bedrijfsleiders en besluitvormers snel toegang krijgen tot essentiële informatie.
Want more from The CTO Club?
Create a free account to finish this piece and join a community of CTOs and engineering leaders sharing real-world frameworks, tools, and insights for designing, deploying, and scaling AI-driven technology.
Have an account? Log In
In dit artikel zet ik de 3 belangrijkste manieren uiteen waarop automatisering je serieus geld kan besparen, zodat je je kunt richten op het grotere geheel. Ook leg ik uit hoe automatisering van assetbeheer een wendbaardere, proactievere en beter geïnformeerde bedrijfsomgeving creëert.
Wat is automatisering van assetbeheer?
Bij automatisering van assetbeheer wordt software gebruikt om het volgen, beheren en rapporteren van alle assets van een organisatie (fysiek, digitaal en financieel) gedurende hun volledige levenscyclus te stroomlijnen. Denk aan tastbare assets zoals hardware en software en immateriële assets zoals data en informatie.
Door taken zoals assettracking, het plannen van onderhoud en compliance-rapportage te automatiseren, kunnen organisaties de nauwkeurigheid verbeteren, operationele kosten verlagen en het gebruik van assets optimaliseren.
Door gebruik te maken van de mogelijkheden van AI en machine learning kan automatisering van assetbeheer ook voorspellende gegevens leveren die kunnen worden gebruikt om mogelijke uitdagingen te voorzien en strategieën te formuleren om potentiële assetgerelateerde risico's te beperken.
Waarom is automatisering van assetbeheer belangrijk?
Assetbeheer is een cruciaal onderdeel van de IT-infrastructuur van elke organisatie. Effectief assetbeheer optimaliseert de waarde van de assets van een organisatie door kosten en risico's af te wegen tegen de gewenste prestaties. Het helpt bedrijven assets systematisch te bewaken, strategisch te budgetteren en kosten te verlagen.
Gezien de complexiteit van de digitale markt en de strengere regelgeving is de impact ervan nog groter. Robuust assetbeheer is niet slechts een ondersteunend onderdeel van de bedrijfsvoering. Automatisering stroomlijnt dit proces, maakt het minder ontmoedigend en efficiënter en maakt snellere marktintroductie mogelijk door assetgerelateerde beslissingen en activiteiten te versnellen.
3 manieren om geld te besparen
Het verlagen van IT-kosten is cruciaal om groei en concurrentiekracht in stand te houden. Bekijk deze drie manieren waarop automatisering van assetbeheer de operationele efficiëntie verbetert en bedrijven geld bespaart.
Kosten door verloren of verkeerd beheerde assets verlagen
Ben je weleens de controle over een laptop kwijtgeraakt of bleven ongebruikte softwarelicenties ongebruikt liggen? Handmatig assetbeheer is vatbaar voor dergelijke inefficiënties. Automatisering maakt een einde aan deze problemen door:
- Realtime tracking: Geautomatiseerde systemen met barcodescanners of RFID-tags bieden voortdurend inzicht in de locatie van je assets, waardoor verloren of verkeerd opgeborgen apparatuur wordt voorkomen.
- Optimalisatie van softwarelicenties: Automatisch licentiebeheer zorgt ervoor dat je niet betaalt voor ongebruikte software. Het houdt bij welke licenties aan elk apparaat zijn toegewezen en identificeert mogelijkheden om overbodige licenties te bundelen of te verwijderen.
Efficiëntie verbeteren en activiteiten stroomlijnen
Handmatig assetbeheer omvat vaak tijdrovende taken zoals gegevensinvoer en handmatige tracking. Automatisering neemt deze lasten weg, wat leidt tot:
- Lagere arbeidskosten: Door repetitieve taken te automatiseren, komt tijd van je medewerkers vrij voor strategischere werkzaamheden. Ze kunnen zich richten op het analyseren van gegevens, het signaleren van trends en het optimaliseren van het gebruik van assets, in plaats van op gegevensinvoer of handmatige zoekopdrachten.
- Snellere besluitvorming: Dankzij realtime toegang tot gegevens krijg je direct inzicht in de prestaties en onderhoudsbehoeften van assets. Dit maakt proactieve besluitvorming mogelijk, voorkomt onnodige uitvaltijd en maakt geplande onderhoudsschema's mogelijk.
Kostbare storingen voorkomen
Reactief onderhoud na een defect aan apparatuur leidt tot dure reparaties en uitvaltijd. Automatisering helpt deze problemen te voorkomen door:
- Voorspellend onderhoud: Geautomatiseerde analyse van assetgebruik en sensorgegevens kan potentiële storingen voorspellen voordat ze optreden. Hierdoor kan preventief onderhoud worden ingepland, wordt uitvaltijd tot een minimum beperkt en worden de kosten van noodreparaties verlaagd.
- Langere levensduur van assets: Proactief onderhoud helpt de levensduur van uw assets te verlengen. Door problemen vroegtijdig te detecteren, kunt u kostbare vervangingen voorkomen en ervoor zorgen dat uw apparatuur gedurende een langere periode optimaal presteert.
"Op basis van mijn ervaring met machine learning voor preventief onderhoud heb ik gezien welke voordelen het biedt aan bedrijven van elke omvang," zegt Mani Ramaswamy, CTO van Auritas. "Door machinelearningalgoritmen in te zetten, kunnen organisaties uitvaltijd aanzienlijk beperken, de toewijzing van middelen optimaliseren en de prestaties van assets verbeteren. Dit wordt mogelijk gemaakt door de voortdurende monitoring en analyse van gegevens over de staat van apparatuur, waardoor acties voor voorspellend onderhoud kunnen worden uitgevoerd die potentiële problemen proactief aanpakken voordat ze escaleren."
Machinelearningalgoritmen helpen handmatige inefficiënties uit te bannen die inherent zijn aan traditionele onderhoudsbenaderingen, zodat middelen strategisch en effectief worden toegewezen.
Automatisering van assetbeheer in de praktijk
Stel u een groot bedrijf voor met honderden werknemers en een constante stroom laptops, desktops en mobiele apparaten. Het handmatig bijhouden van deze assets kan een nachtmerrie zijn. Automatisering kan helpen!
IT-assetbeheer
- Geautomatiseerd inventarisbeheer – Barcodescanners of RFID-tags kunnen nieuwe assets automatisch registreren en hun locatie binnen het bedrijf volgen. Hierdoor zijn handmatige spreadsheets niet meer nodig en wordt het risico op verloren of verkeerd geplaatste apparatuur kleiner. Daarnaast zorgt de integratie van protocollen voor IT-assetafvoer (ITAD) in de automatisering ervoor dat buiten gebruik gestelde of verouderde assets veilig en verantwoord worden afgevoerd, waardoor risico's voor gegevensbeveiliging en nalevingsproblemen worden beperkt
- Beheer van softwarelicenties – Geautomatiseerde systemen kunnen de softwarelicenties bij elk apparaat bijhouden, zodat naleving wordt gewaarborgd en kostbare overbesteding aan ongebruikte licenties wordt voorkomen. Daarnaast informeren geautomatiseerde waarschuwingen IT-teams wanneer licenties bijna verlopen, zodat deze tijdig kunnen worden vernieuwd of vervangen.
- Voorspellend onderhoud – Automatisering kan gegevens over het gebruik en de prestaties van assets analyseren om potentiële storingen te voorspellen voordat deze optreden. Hierdoor kan preventief onderhoud worden ingepland en worden uitvaltijd en reparatiekosten verminderd.
Facilitymanagement optimaliseren
Automatisering van assetbeheer is niet alleen bedoeld voor IT-afdelingen. Denk aan een grote productiefaciliteit met complexe apparatuur en machines. Ook hier speelt automatisering een cruciale rol.
- Geautomatiseerde sensormonitoring – Sensoren kunnen op belangrijke apparatuur worden geïnstalleerd om prestatiemetingen zoals temperatuur, trillingen en energieverbruik te monitoren. Deze realtimegegevens maken proactief onderhoud mogelijk, waardoor het risico op storingen en kostbare productieonderbrekingen tot een minimum wordt beperkt.
- Ruimteoptimalisatie – Geautomatiseerde software voor ruimtebeheer kan de locatie en het gebruik van apparatuur binnen de faciliteit volgen. Deze gegevens helpen om onderbenutte gebieden te identificeren en de ruimtetoewijzing te optimaliseren, wat mogelijk leidt tot ruimtebesparing en lagere kosten.
- Geautomatiseerd beheer van werkopdrachten – Automatisering kan werkopdrachten voor onderhoudstaken genereren en beheren op basis van sensorgegevens of geplande onderhoudsplannen. Dit zorgt voor een efficiënte inzet van onderhoudspersoneel en verkleint het risico dat onderhoudstaken worden gemist of over het hoofd worden gezien.
Voorbeelden van automatisering van assetbeheer
Bekijk dit voorbeeld van Serhat Can van JumpCloud:
In een ander voorbeeld gebruikt NFI Logistics Rossum om zijn crediteurenadministratie (AP)-processen te automatiseren. Het AP-team van NFI verwerkt elk jaar meer dan 150.000 facturen en creditnota's. NFI is een wendbaar bedrijf dat AI graag wil inzetten om handmatige processen op te lossen, zodat het concurrerender wordt en klanten en leveranciers een efficiëntere ervaring kan bieden. NFI had Rossum nodig om pdf's via e-mail te verwerken, de informatie te splitsen en te sorteren en de geëxtraheerde gegevens naar Coupa, het achterliggende inkoopsysteem, te sturen. NFI koos Rossum vanwege de geavanceerde AI-mogelijkheden en het vermogen om transactiegegevens te valideren, waardoor er meer controle is over de nauwkeurigheid van de gegevens, merkt Anne Thomas, VP bij NFI Industries, op.
De integratie van Rossum met Coupa heeft werkstromen gestroomlijnd, waardoor de hoeveelheid handmatig werk met lage toegevoegde waarde dat door het AP-team wordt uitgevoerd aanzienlijk is verminderd en de factuurverwerking daardoor sneller verloopt.
Voordelen van automatisering van assetbeheer
Het automatiseren van assetbeheersystemen biedt talrijke voordelen die de operationele processen van een organisatie aanzienlijk kunnen stroomlijnen.
- Efficiëntie––Automatisering vermindert de tijdrovende taken die gepaard gaan met het handmatig beheren van assets. Realtime registratie en inzicht in de locatie van assets, hun operationele status en hun specifieke details worden moeiteloos. Deze efficiëntie strekt zich ook uit tot inventarisbeheer, waardoor het eenvoudiger wordt om bijgewerkte gegevens bij te houden en onnauwkeurigheden snel te identificeren en te corrigeren, en overbevoorrading of tekorten aan assets worden voorkomen.
- Risicobeperking—Geautomatiseerd assetbeheer verkleint de kans op menselijke fouten aanzienlijk, wat resulteert in minder kwetsbaarheden in systemen en een betere cyberbeveiliging.
- Systeemmogelijkheden—Geautomatiseerde systemen maken een nauwkeurige planning van onderhoud of vernieuwing van assets mogelijk, waardoor uitvaltijd en productiviteitsverlies worden beperkt. Ze helpen ook bij het waarborgen van naleving van regelgeving door uitgebreide auditsporen te creëren.
Automatisering van assetbeheer biedt aanzienlijke voordelen dankzij efficiëntere processen, lagere kosten door geoptimaliseerd gebruik van assets, betere beveiliging door geautomatiseerde software-implementatie en patching, en een betere inzet van middelen voor strategische initiatieven. Hierdoor kunnen organisaties zich richten op kerndoelstellingen, innovatie stimuleren en een concurrentievoordeel behouden door de waarde van IT-investeringen te maximaliseren.
Een geautomatiseerd systeem bespaart kosten. Dit komt niet alleen door minder arbeidsuren, maar ook door een langere levensduur van assets dankzij beter onderhoud en regelmatige controles.
Uitdagingen van automatisering van assetbeheer
Hoewel automatisering van assetbeheer efficiëntie en nauwkeurigheid oplevert, is het niet zonder problemen. Om te beginnen kan de complexiteit van de implementatie een aanzienlijke uitdaging vormen. Automatiseringstools vereisen technische kennis en een nauwkeurige configuratie om ervoor te zorgen dat ze correct functioneren.
Zonder de juiste expertise kunnen organisaties moeite hebben om deze tools op de juiste manier te implementeren en te beheren, wat kan leiden tot een gebrekkige assettracking en problemen met de gegevensnauwkeurigheid. Bovendien brengen de eerste configuratie en het doorlopende onderhoud doorgaans hoge kosten met zich mee, die mogelijk onbetaalbaar zijn voor kleine en middelgrote bedrijven.
"Software voor assetautomatisering kan duur zijn, vooral als je geen groot aantal assets hoeft te beheren," stelt Jon Molek, CEO & oprichter, Best Offer Ohio. "Ik heb veel mensen processen zien automatiseren, ook al konden die handmatig effectiever worden beheerd. In mijn ervaring zijn we al vroeg met automatisering begonnen, maar alleen omdat we al snel merkten dat we deze nodig hadden om een groeiend aantal assets te beheren. Uiteindelijk bespaarde het ons tijd en verbeterde het de nauwkeurigheid, vooral bij het bijhouden van onderhoudsschema's van eigendommen en betalingen aan leveranciers."
Mijn advies is om je behoeften grondig te beoordelen voordat je je aan automatisering committeert. Breng de gebieden in kaart waar dit de meeste voordelen zou opleveren en overweeg in hoeverre die voordelen opwegen tegen de kosten. Als je ziet dat automatisering de efficiëntie aanzienlijk zou verbeteren, zoek dan naar oplossingen op maat die je kunnen helpen je middelen optimaal te benutten.
Een andere belangrijke beperking is de afhankelijkheid van technologie, die het risico op systeemuitval of storingen met zich meebrengt. Dit kan mogelijk leiden tot gegevensverlies of het onvermogen om toegang te krijgen tot noodzakelijke assetinformatie wanneer dat nodig is. En dan is er nog het aspect van cybersecurity. Omdat informatie over de assets digitaal wordt opgeslagen, vormt deze een potentieel doelwit voor cyberaanvallen. Als het systeem niet veilig genoeg is, kunnen zeer gevoelige gegevens in verkeerde handen terechtkomen.
Het gebruik van robuuste cybersecuritytools kan bedrijfsmiddelen echter beschermen. Deze tools volgen activiteiten op verschillende apparaten en houden deze onder controle, markeren potentiële bedreigingen en zorgen ervoor dat de gegevens veilig zijn en voldoen aan privacyregelgeving.
Tot slot: hoewel automatiseringstools repetitieve taken zeer goed kunnen uitvoeren, zijn ze niet ontworpen om in specifieke of unieke bedrijfsbehoeften te voorzien, tenzij ze uitgebreid worden aangepast. Dit kan de implementatiekosten en complexiteit verder verhogen.
Zo begin je met automatisering van assetbeheer
Hieronder vind je een stapsgewijs proces om je traject met automatisering van assetbeheer te starten:
- Beoordeel uw huidige situatie
- Inventaris: begin met het opmaken van een overzicht van al uw bedrijfsmiddelen – fysieke bedrijfsmiddelen (apparatuur, apparaten), digitale bedrijfsmiddelen (softwarelicenties) en financiële bedrijfsmiddelen. Maak een uitgebreide lijst met gegevens zoals type, locatie, aankoopdatum en informatie over de garantie.
- Processen: analyseer uw bestaande processen voor bedrijfsmiddelenbeheer. Identificeer gebieden met handmatige taken, knelpunten of inconsistenties in het bijhouden en rapporteren.
- Definieer uw automatiseringsdoelen
- Prioriteiten stellen: identificeer de gebieden waar automatisering de grootste impact zal hebben. Houd rekening met factoren zoals tijdsbesparing, kostenbesparing en verbeterde nauwkeurigheid.
- Focus: richt u voor de eerste automatisering op kerntaken zoals het volgen van bedrijfsmiddelen, het plannen van onderhoud en nalevingsrapportage.
- Onderzoek en selecteer software
- Behoefteanalyse: maak op basis van uw doelen een lijst met functionaliteiten die u nodig hebt in een oplossing voor software voor bedrijfsmiddelenbeheer.
- Marktonderzoek: onderzoek beschikbare softwareoplossingen voor de automatisering van bedrijfsmiddelenbeheer. Houd rekening met factoren zoals functies, schaalbaarheid, budget en integratiemogelijkheden met bestaande systemen.
- Demo's en proefversies: plan demo's en proefversies van softwareoplossingen op de voorkeurslijst om de gebruiksvriendelijkheid en geschiktheid voor uw behoeften te beoordelen.
- Implementeer en integreer
- Datamigratie: ontwikkel een plan om uw bestaande gegevens over bedrijfsmiddelen te migreren naar het nieuwe softwaresysteem. Zorg tijdens de overdracht voor nauwkeurigheid en consistentie van de gegevens.
- Configuratie en training: configureer de software zodat deze aansluit op uw behoeften en werkprocessen. Train uw team in het effectieve gebruik van het nieuwe systeem.
- Monitor en verfijn
- Prestaties bijhouden: monitor belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's), zoals voltooiingspercentages van onderhoud, stilstand van bedrijfsmiddelen en naleving van voorschriften.
- Continue verbetering: analyseer gegevens en terugkoppeling van gebruikers om verbeterpunten in uw automatiseringsprocessen en softwareconfiguratie te identificeren.
Aanvullende tips:
Begin klein en schaal geleidelijk op: probeer niet alles tegelijk te automatiseren. Begin met enkele kernprocessen en breid de automatisering geleidelijk uit naarmate u ervaring opdoet.
Verandermanagement: communiceer de voordelen van automatisering aan uw team en neem eventuele zorgen weg. Draagvlak onder gebruikers is cruciaal voor een succesvolle implementatie.
Gegevensbeveiliging: zorg ervoor dat de door u gekozen software robuuste beveiligingsfuncties heeft om uw waardevolle gegevens over bedrijfsmiddelen te beschermen.
Door deze stappen te volgen, kunt u effectief beginnen aan uw traject naar een gestroomlijnder en efficiënter systeem voor bedrijfsmiddelenbeheer.
Hulpmiddelen
De toolbox voor de automatisering van bedrijfsmiddelenbeheer staat vol met uiteenlopende oplossingen voor verschillende behoeften. Hier zijn enkele belangrijke categorieën om te overwegen:
Beheersoftware voor bedrijfsmiddelen op ondernemingsniveau (EAM): deze uitgebreide platforms beheren de volledige levenscyclus van fysieke bedrijfsmiddelen, waaronder faciliteiten, apparatuur en voertuigen. Ze bieden functies zoals het volgen van bedrijfsmiddelen, het plannen van onderhoud, werkorderbeheer en voorraadbeheer. Populaire EAM-oplossingen zijn IBM Maximo, SAP Asset Management en Infor EAM.
Geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen (CMMS): CMMS-systemen zijn voornamelijk gericht op fysieke bedrijfsmiddelen zoals machines en apparatuur en zijn uitstekend geschikt voor het plannen van onderhoud, preventieve onderhoudstaken en werkorderbeheer. Voorbeelden zijn eMaint, Fiix en Hippo CMMS.
Software voor IT-bedrijfsmiddelenbeheer (ITAM): deze oplossingen beheren de levenscyclus van IT-bedrijfsmiddelen zoals hardware, softwarelicenties en cloudabonnementen. Ze volgen het softwaregebruik, automatiseren licentienaleving en ondersteunen processen voor de implementatie en afvoer van bedrijfsmiddelen. Toonaangevende ITAM-oplossingen zijn ServiceNow Asset Management, ManageEngine AssetExplorer en Aspera Asset Management.
Software voor faciliteitenbeheer: deze hulpmiddelen beheren fysieke ruimten en de bijbehorende bedrijfsmiddelen. Ze verwerken werkorderverzoeken voor reparaties, ruimteoptimalisatie en omgevingscontroles. Populaire opties zijn Archibus, Planon en iOffice.
Naast deze kerncategorieën zijn er gespecialiseerde oplossingen voor specifieke typen bedrijfsmiddelen, zoals financiële bedrijfsmiddelen of digitale media-assets. Houd er rekening mee dat de ideale set hulpmiddelen afhankelijk is van uw specifieke behoeften en de typen bedrijfsmiddelen die u beheert.
Meer bronnen
De toekomst van automatisering van vermogensbeheer biedt volop kansen voor gestroomlijnde activiteiten, grotere precisie en hogere winsten. Vooruitgang op het gebied van kunstmatige intelligentie AI en ML effenen al de weg voor geavanceerdere automatiseringsoplossingen, die niet alleen bedrijfsmiddelen kunnen beheren, maar ook hun levenscyclus kunnen voorspellen, realtime tracking kunnen uitvoeren en risicoanalyses kunnen maken.
Deze technologische vooruitzichten, in combinatie met de opkomst van cloudgebaseerde systemen, maken een wereldwijd verbonden en uiterst georganiseerd vermogensbeheersysteem mogelijk.
Ondanks de veelbelovende vooruitzichten brengt de toekomst ook aanzienlijke uitdagingen met zich mee, vooral op het gebied van cyberbeveiliging, naarmate de afhankelijkheid van digitale platforms toeneemt. Er moeten noodzakelijke maatregelen worden getroffen om deze geautomatiseerde systemen en gevoelige gegevens te beschermen tegen mogelijke cyberdreigingen.
De toekomst van automatisering van vermogensbeheer is veelbelovend en zal waarschijnlijk de bedrijfsinfrastructuur in alle sectoren revolutioneren.
Abonneer je op onze nieuwsbrief voor de nieuwste inzichten voor CTO's en aspirant-technologieleiders. We helpen je slimmer op te schalen en sterker leiding te geven met handleidingen, hulpmiddelen en strategieën van toonaangevende experts!
