3 maneras en que la automatización de la gestión de activos reduce costes
Gestionar activos puede sentirse como un interminable juego de golpear topos. La automatización de la gestión de activos toma los principios de la gestión de activos—el proceso sistemático de desarrollar, operar, mantener y vender activos de manera rentable—y añade una capa de automatización para mejorar la eficiencia y la productividad. Los recientes avances en TI y software de desarrollo han hecho posible esta solución.
Por ejemplo, en el desarrollo SaaS, los sistemas de automatización pueden rastrear y gestionar los cambios de código y detectar ineficiencias que puedan surgir durante el proceso de desarrollo.
La principal ventaja de la automatización en la gestión de activos sobre los métodos tradicionales es su capacidad para reducir los errores asociados con la entrada y seguimiento manuales de datos. También proporciona actualizaciones y análisis en tiempo real, ofreciendo a los líderes empresariales y responsables de la toma de decisiones acceso puntual a información vital.
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En este artículo, desglosaré las 3 principales formas en que la automatización puede ahorrarte mucho dinero, permitiéndote centrarte en el panorama general. También compartiré cómo la automatización de la gestión de activos crea un entorno de negocios más ágil, proactivo e informado.
¿Qué es la automatización de la gestión de activos?
La automatización de la gestión de activos utiliza software para agilizar el seguimiento, la gestión y la elaboración de informes de todos los activos de una organización (físicos, digitales, financieros) a lo largo de su ciclo de vida. Piensa en activos tangibles como hardware y software, e intangibles como datos e información.
Al automatizar tareas como el seguimiento de activos, la programación de mantenimientos y la elaboración de informes de cumplimiento, las organizaciones pueden mejorar la precisión, reducir los costos operativos y optimizar el uso de los activos.
Al aprovechar las capacidades de la IA y del aprendizaje automático, la automatización de la gestión de activos también puede proporcionar datos predictivos que pueden usarse para anticipar posibles desafíos y formular estrategias que mitiguen cualquier riesgo potencial relacionado con los activos.
¿Por qué importa la automatización de la gestión de activos?
La gestión de activos es un componente crucial de la infraestructura informática de cualquier organización. Una gestión de activos eficaz optimiza el valor de los recursos de una empresa al equilibrar los costos y riesgos frente al rendimiento deseado. Ayuda a las empresas a monitorear los activos de manera sistemática, presupuestar estratégicamente y reducir gastos.
Dadas las complejidades del mercado digital y el aumento del entorno regulatorio, su relevancia es aún mayor. Una gestión robusta de los activos no es simplemente una parte auxiliar de las operaciones empresariales. La automatización agiliza este proceso, haciéndolo menos abrumador, más eficiente y permitiendo una entrada más rápida al mercado al acelerar las decisiones y operaciones relacionadas con los activos.
3 formas de ahorrar dinero
Reducir los costos de TI es fundamental para mantener el crecimiento y la competitividad. Considera estas tres maneras en que la automatización de la gestión de activos mejora la eficiencia operativa y ahorra dinero a las empresas.
Reduce los costos por activos perdidos o mal gestionados
¿Alguna vez has perdido de vista un portátil o tienes licencias de software sin usar acumulando polvo? La gestión manual de activos es propensa a estas ineficiencias. La automatización elimina estos dolores de cabeza mediante:
- Seguimiento en tiempo real: Los sistemas automatizados con escáneres de códigos de barras o etiquetas RFID ofrecen visibilidad constante sobre la ubicación de tus activos, evitando la pérdida o extravío de equipos.
- Optimización de licencias de software: La gestión automática de licencias garantiza que no pagues por software sin usar. Realiza el seguimiento de las licencias asignadas a cada dispositivo e identifica oportunidades para consolidar o eliminar licencias innecesarias.
Mejora la eficiencia y agiliza las operaciones
La gestión manual de activos suele implicar tareas que llevan mucho tiempo, como la entrada de datos y el seguimiento manual. La automatización elimina estas cargas, lo que conduce a:
- Reducción de costos laborales: Automatizar tareas repetitivas libera tiempo de tu personal para proyectos más estratégicos. Así pueden centrarse en analizar datos, identificar tendencias y optimizar el uso de los activos, en lugar de introducir datos o buscar información manualmente.
- Decisiones más rápidas: El acceso a datos en tiempo real permite obtener información instantánea sobre el desempeño de los activos y las necesidades de mantenimiento. Esto posibilita una toma de decisiones proactiva, evitando tiempos de inactividad innecesarios y permitiendo programar el mantenimiento de forma planificada.
Prevén averías costosas
El mantenimiento reactivo tras una falla del equipo conduce a reparaciones costosas y a tiempos de inactividad. La automatización ayuda a prevenir estos problemas mediante:
- Mantenimiento predictivo: El análisis automatizado del uso de los activos y los datos de sensores puede predecir posibles fallos antes de que ocurran. Esto permite programar el mantenimiento preventivo, minimizar el tiempo de inactividad y reducir el costo de las reparaciones de emergencia.
- Vida útil de los activos extendida: El mantenimiento proactivo ayuda a prolongar la vida de sus activos. Al detectar los problemas de manera anticipada, puede evitar reemplazos costosos y asegurarse de que su equipo funcione de forma óptima durante más tiempo.
"Por mi experiencia utilizando el aprendizaje automático para el mantenimiento preventivo, he visto los beneficios que ofrece a empresas de todos los tamaños," dice Mani Ramaswamy, CTO de Auritas. "Al aprovechar los algoritmos de aprendizaje automático, las organizaciones pueden reducir significativamente el tiempo de inactividad, optimizar la asignación de recursos y mejorar el rendimiento de los activos. Esto es posible gracias al monitoreo y análisis continuo de los datos sobre el estado del equipo, lo que permite realizar acciones de mantenimiento predictivo que abordan de forma anticipada los posibles problemas antes de que se agraven."
Los algoritmos de aprendizaje automático ayudan a erradicar las ineficiencias manuales inherentes a los enfoques tradicionales de mantenimiento, asegurando que los recursos se asignen de manera estratégica y efectiva.
Automatización de la gestión de activos en acción
Imagine una gran empresa con cientos de empleados y un flujo constante de computadoras portátiles, de escritorio y dispositivos móviles. Llevar un seguimiento manual de estos activos puede ser una pesadilla. ¡La automatización puede ayudar!
Gestión de activos de TI
- Gestión automatizada de inventario – Los lectores de códigos de barras o las etiquetas RFID pueden registrar automáticamente los nuevos activos y rastrear su ubicación dentro de la empresa. Esto elimina la necesidad de hojas de cálculo manuales y reduce el riesgo de perder o extraviar equipo. Además, la incorporación de protocolos de disposición de activos de TI (ITAD) dentro de la automatización garantiza que los activos retirados u obsoletos se eliminen de forma segura y responsable, mitigando los riesgos de seguridad de los datos y problemas de cumplimiento.
- Gestión de licencias de software – Los sistemas automatizados pueden hacer un seguimiento de las licencias de software asociadas a cada dispositivo, asegurando el cumplimiento y evitando gastos excesivos en licencias no utilizadas. Además, las alertas automáticas notifican al equipo de TI cuando las licencias están próximas a vencer, permitiendo renovaciones o reemplazos a tiempo.
- Mantenimiento predictivo – La automatización puede analizar los datos sobre el uso y el rendimiento de los activos para predecir posibles fallos antes de que ocurran. Esto permite programar mantenimientos preventivos, reduciendo el tiempo de inactividad y los costos de reparación.
Optimización de la gestión de instalaciones
La automatización de la gestión de activos no es solo para los departamentos de TI. Considere una gran planta de manufactura con equipos y maquinaria complejos. Aquí, la automatización también juega un papel fundamental.
- Monitoreo automatizado de sensores – Se pueden instalar sensores en equipos clave para monitorizar métricas de rendimiento como temperatura, vibración y consumo de energía. Estos datos en tiempo real permiten un mantenimiento proactivo, minimizando el riesgo de averías y costosos retrasos en la producción.
- Optimización del espacio – El software automatizado de gestión de espacios puede rastrear la ubicación y el uso del equipo dentro de la instalación. Estos datos ayudan a identificar áreas infrautilizadas y a optimizar la asignación de espacio, lo que puede conducir a una reducción de espacio y ahorro de costos.
- Gestión automatizada de órdenes de trabajo – La automatización puede generar y gestionar órdenes de trabajo para tareas de mantenimiento basándose en datos de sensores o en planes de mantenimiento programados. Esto garantiza el uso eficiente del personal de mantenimiento y reduce el riesgo de tareas de mantenimiento olvidadas o pasadas por alto.
Ejemplos de automatización de la gestión de activos
Considere este ejemplo de Serhat Can de JumpCloud:
En otro ejemplo, NFI Logistics está utilizando Rossum para automatizar sus procesos de Cuentas a Pagar (AP). El equipo de AP de NFI procesa más de 150.000 facturas y notas de crédito cada año. NFI es una empresa ágil, interesada en adoptar IA para resolver procesos manuales y así volverse más competitiva y brindar una experiencia más eficiente a sus clientes y proveedores. NFI necesitaba que Rossum ingiriera archivos PDF por correo electrónico, dividiera y clasificara la información y enviara los datos extraídos a Coupa, su sistema de compras aguas abajo. NFI eligió Rossum por sus capacidades avanzadas de IA y su habilidad para validar datos transaccionales, asegurando un mayor control sobre la precisión de los datos, señala Anne Thomas, vicepresidenta en NFI Industries.
La integración de Rossum con Coupa ha optimizado los flujos de trabajo, reduciendo significativamente la cantidad de trabajo manual de poco valor realizado por el equipo de AP y acelerando el procesamiento de facturas como resultado.
Beneficios de la Automatización de la Gestión de Activos
Automatizar los sistemas de gestión de activos proporciona numerosas ventajas que pueden optimizar significativamente los procesos operativos de una organización.
- Eficiencia––La automatización reduce las tareas que consumen mucho tiempo asociadas a la gestión manual de activos. El seguimiento en tiempo real y el conocimiento del lugar donde están los activos, su estado operativo y sus detalles específicos se vuelven sencillos. Esta eficiencia también se extiende a la gestión de inventario, facilitando el mantenimiento de registros actualizados y la identificación rápida de cualquier inexactitud, eliminando el exceso o la escasez de activos.
- Reducción de riesgos—La gestión de activos automatizada disminuye considerablemente las posibilidades de error humano, lo que se traduce en una menor vulnerabilidad de los sistemas y un aumento de la ciberseguridad.
- Capacidades del sistema—Los sistemas automatizados permiten la programación precisa del mantenimiento o renovación de activos, minimizando el tiempo de inactividad y la pérdida de productividad. Además, ayudan a asegurar el cumplimiento normativo al crear registros completos de auditoría.
La automatización de la gestión de activos ofrece enormes beneficios gracias a la eficiencia de los procesos, la reducción de costes mediante la optimización del uso de los activos, una mejor seguridad a través del despliegue/actualización automática de software y una mejor asignación de recursos para iniciativas estratégicas. Permite a las organizaciones centrarse en los objetivos principales, impulsar la innovación y mantener una ventaja competitiva al maximizar el valor de las inversiones en TI.
Contar con un sistema automatizado reduce costos. Esto no solo se logra reduciendo las horas de trabajo, sino también mejorando la vida útil de los activos debido a un mejor mantenimiento y revisiones rutinarias.
Desafíos de la automatización de la gestión de activos
Aunque la automatización de la gestión de activos aporta eficiencia y precisión, no está exenta de problemas. Para empezar, la complejidad de su implementación puede ser un desafío considerable. Las herramientas de automatización requieren conocimiento técnico y una configuración precisa para garantizar que funcionen correctamente.
Sin la experiencia adecuada, las organizaciones pueden tener dificultades para desplegar y gestionar correctamente estas herramientas, lo que da lugar a un mal seguimiento de los activos y a problemas de exactitud en los datos. Además, la configuración inicial y el mantenimiento continuo suelen implicar altos costos, que pueden ser prohibitivos para pequeñas y medianas empresas.
"El software de automatización de activos puede ser costoso, especialmente si no tienes una gran cantidad de activos por gestionar," afirma Jon Molek, CEO & Fundador de Best Offer Ohio. "He visto a muchas personas lanzarse a automatizar procesos, aunque podrían gestionarse de manera más eficaz de forma manual. En mi experiencia, adoptamos la automatización desde el principio, pero solo porque pronto nos dimos cuenta de que la necesitábamos para gestionar la creciente cantidad de activos. Terminó ahorrándonos tiempo y mejorando la precisión, especialmente en el seguimiento de los calendarios de mantenimiento de propiedades y los pagos a proveedores."
Mi consejo es que antes de comprometerte con la automatización, evalúes cuidadosamente tus necesidades. Identifica las áreas donde aportaría mayores beneficios y piensa cuánto esos beneficios compensan el costo. Si ves que la automatización mejoraría significativamente la eficiencia, entonces busca soluciones a medida que puedan ayudarte a maximizar tus recursos.
Otra limitación importante es la dependencia de la tecnología, lo que implica el riesgo de tiempos de inactividad o fallos en el sistema, que podrían causar pérdida de datos o la imposibilidad de acceder a la información de los activos cuando se necesite. Y sin mencionar el aspecto de la ciberseguridad. Como la información de los activos se almacena digitalmente, se convierte en un objetivo potencial de ciberataques. Si el sistema no es lo suficientemente seguro, datos altamente sensibles podrían caer en manos equivocadas.
Sin embargo, utilizar herramientas sólidas de ciberseguridad puede proteger los activos de la empresa. Estas herramientas supervisan y controlan la actividad en varios dispositivos, alertan sobre posibles amenazas y aseguran que la información esté protegida y cumpla con las regulaciones de privacidad.
Por último, aunque las herramientas de automatización gestionan muy bien tareas repetitivas, no están diseñadas para cubrir necesidades empresariales específicas o particulares a menos que se personalicen extensamente, lo que puede incrementar aún más el costo y la complejidad de la implementación.
Cómo empezar con la automatización de la gestión de activos
A continuación, se presenta un proceso paso a paso para iniciar tu camino en la automatización de la gestión de activos:
- Evalúa tu situación actual
- Inventario: Comienza realizando un inventario de todos tus activos – físicos (equipos, dispositivos), digitales (licencias de software) y financieros. Crea una lista completa con detalles como tipo, ubicación, fecha de compra e información de garantía.
- Procesos: Analiza tus procesos actuales de gestión de activos. Identifica áreas con tareas manuales, cuellos de botella o inconsistencias en el seguimiento y los informes.
- Define tus objetivos de automatización
- Priorización: Identifica las áreas donde la automatización tendrá el mayor impacto. Considera factores como el tiempo ahorrado, la reducción de costos y la mejora en la precisión.
- Enfoque: Enfócate en tareas clave como el seguimiento de activos, la programación de mantenimiento y la elaboración de informes de cumplimiento para la automatización inicial.
- Investiga y selecciona el software
- Análisis de necesidades: Con base en tus objetivos, elabora una lista de funcionalidades que requieres en una solución de software de gestión de activos.
- Investigación de mercado: Investiga las soluciones disponibles de software de automatización de gestión de activos. Considera factores como las funcionalidades, la escalabilidad, el presupuesto y las capacidades de integración con los sistemas existentes.
- Demostraciones y pruebas: Programa demostraciones y pruebas de los softwares preseleccionados para evaluar su facilidad de uso y adecuación a tus necesidades.
- Implementa e integra
- Migración de datos: Desarrolla un plan para migrar tus datos de activos existentes al nuevo sistema de software. Asegúrate de la precisión y consistencia de los datos durante la transferencia.
- Configuración y capacitación: Configura el software para que se adapte a tus necesidades y flujos de trabajo. Capacita a tu equipo para usar eficazmente el nuevo sistema.
- Monitorea y optimiza
- Seguimiento del desempeño: Monitorea indicadores clave de desempeño (KPI) como tasas de finalización de mantenimiento, tiempo de inactividad de los activos y cumplimiento de normativas.
- Mejora continua: Analiza los datos y comentarios de los usuarios para identificar áreas de mejora en tus procesos de automatización y configuración del software.
Consejos adicionales:
Comienza de a poco, escala gradualmente: No intentes automatizar todo de una vez. Comienza con algunos procesos clave y expande la automatización gradualmente a medida que adquieras experiencia.
Gestión del cambio: Comunica los beneficios de la automatización a tu equipo y aborda cualquier inquietud. La aceptación de los usuarios es fundamental para una implementación exitosa.
Seguridad de los datos: Asegúrate de que el software elegido cuente con sólidas medidas de seguridad para proteger los datos valiosos de tus activos.
Siguiendo estos pasos, podrás emprender eficazmente el camino hacia un sistema de gestión de activos más eficiente y optimizado.
Herramientas
La caja de herramientas para la automatización de gestión de activos está repleta de soluciones diversas que responden a diferentes necesidades. Aquí tienes algunas categorías clave a considerar:
Software de Gestión de Activos Empresariales (EAM): Estas plataformas integrales gestionan el ciclo de vida completo de activos físicos, incluidos instalaciones, equipos y vehículos. Ofrecen funcionalidades como seguimiento de activos, programación de mantenimiento, gestión de órdenes de trabajo y control de inventario. Algunas soluciones EAM populares incluyen IBM Maximo, SAP Asset Management e Infor EAM.
Sistemas de Gestión de Mantenimiento Computarizado (CMMS): Enfocados principalmente en activos físicos como maquinaria y equipos, los CMMS sobresalen en la programación de mantenimiento, tareas de mantenimiento preventivo y gestión de órdenes de trabajo. Ejemplos incluyen eMaint, Fiix y Hippo CMMS.
Software de Gestión de Activos de TI (ITAM): Estas soluciones gestionan el ciclo de vida de activos de TI como hardware, licencias de software y suscripciones en la nube. Realizan el seguimiento del uso de software, automatizan el cumplimiento de licencias y apoyan los procesos de despliegue y baja de activos. Las soluciones ITAM más destacadas incluyen ServiceNow Asset Management, ManageEngine AssetExplorer y Aspera Asset Management.
Software de Gestión de Instalaciones: Estas herramientas gestionan los espacios físicos y sus activos asociados. Atienden las solicitudes de trabajo para reparaciones, la optimización de espacios y el control ambiental. Algunas opciones populares son Archibus, Planon y iOffice.
Más allá de estas categorías principales, existen soluciones especializadas para tipos de activos específicos, como activos financieros o medios digitales. Recuerda que el conjunto de herramientas ideal depende de tus necesidades específicas y de los tipos de activos que gestionas.
Más recursos
El futuro de la automatización en la gestión de activos está lleno de oportunidades para operaciones más ágiles, mayor precisión y mayores beneficios. Los avances en Inteligencia Artificial, así como el aprendizaje automático, ya están abriendo el camino hacia soluciones de automatización más sofisticadas, capaces no solo de gestionar activos, sino también de predecir su ciclo de vida, rastrearlos en tiempo real y analizar riesgos.
Esta previsión tecnológica, sumada al auge de los sistemas basados en la nube, permite un sistema de gestión de activos globalmente conectado y meticulosamente organizado.
A pesar de su promesa, el futuro también presenta desafíos significativos, especialmente relacionados con la ciberseguridad, ya que aumenta la dependencia de las plataformas digitales. Deben implementarse medidas necesarias para proteger estos sistemas automatizados y la información sensible frente a potenciales amenazas cibernéticas.
El futuro de la automatización de la gestión de activos es prometedor y probablemente revolucionará la infraestructura empresarial en todos los sectores.
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