3 façons dont l’automatisation de la gestion des actifs réduit les coûts
La gestion des actifs peut ressembler à une partie sans fin de tape-taupe. L’automatisation de la gestion des actifs reprend les principes de la gestion des actifs—le processus systématique de développement, d’exploitation, de maintenance et de cession des actifs de manière rentable—et ajoute une couche d’automatisation pour améliorer l’efficacité et la productivité. Les récents progrès en informatique et dans les logiciels de développement ont rendu cette solution possible.
Par exemple, dans le domaine du développement SaaS, les systèmes automatisés peuvent suivre et gérer les modifications de code et détecter les inefficacités pouvant survenir au cours du processus de développement.
Le principal avantage de l’automatisation de la gestion des actifs par rapport aux méthodes traditionnelles réside dans sa capacité à réduire les erreurs liées à la saisie manuelle des données et au suivi. Elle fournit également des mises à jour et des analyses en temps réel, donnant ainsi aux dirigeants d’entreprise et aux décideurs un accès rapide à des informations vitales.
Dans cet article, je vais détailler les 3 principales façons dont l’automatisation peut vous faire économiser beaucoup d’argent, vous permettant ainsi de vous concentrer sur l’essentiel. Je partagerai également comment l’automatisation de la gestion des actifs crée un environnement commercial plus agile, proactif et informé.
Qu’est-ce que l’automatisation de la gestion des actifs ?
L’automatisation de la gestion des actifs utilise des logiciels pour rationaliser le suivi, la gestion et la génération de rapports sur tous les actifs d’une organisation (physiques, numériques, financiers) tout au long de leur cycle de vie. Pensez aux actifs tangibles comme le matériel et les logiciels ainsi qu’aux actifs intangibles tels que les données et les informations.
En automatisant des tâches telles que le suivi des actifs, la planification de la maintenance et la génération de rapports de conformité, les organisations peuvent améliorer la précision, réduire les coûts opérationnels et optimiser l’utilisation de leurs actifs.
En tirant parti des capacités de l’intelligence artificielle et du machine learning, l’automatisation de la gestion des actifs permet aussi de fournir des données prédictives qui peuvent être utilisées pour anticiper d’éventuels défis et élaborer des stratégies afin d’atténuer les risques potentiels liés aux actifs.
Pourquoi l’automatisation de la gestion des actifs est-elle importante ?
La gestion des actifs est un élément crucial de l’infrastructure informatique de toute organisation. Une gestion efficace optimise la valeur des actifs d’une organisation en équilibrant les coûts et les risques par rapport à la performance recherchée. Elle aide les entreprises à surveiller leurs actifs de façon systématique, à budgéter stratégiquement et à réduire les dépenses.
Compte tenu de la complexité accrue du marché numérique et du contexte réglementaire, son importance est d’autant plus grande. Une gestion solide des actifs n’est plus simplement une activité annexe. Son automatisation permet de rationaliser ce processus, le rendant moins intimidant, plus efficace et permettant une entrée sur le marché plus rapide en accélérant les décisions et opérations liées aux actifs.
3 façons de réaliser des économies
Réduire les coûts informatiques est essentiel pour maintenir la croissance et la compétitivité. Voici trois façons dont l’automatisation de la gestion des actifs améliore l’efficacité opérationnelle et permet aux entreprises de réaliser des économies.
Réduire les coûts dus à la perte ou à une mauvaise gestion des actifs
Vous avez déjà perdu la trace d’un ordinateur portable ou laissé des licences logicielles inutilisées ? La gestion manuelle des actifs est sujette à ce genre d’inefficacités. L’automatisation élimine ces soucis grâce à :
- Suivi en temps réel : Les systèmes automatisés équipés de lecteurs de codes-barres ou de puces RFID offrent une visibilité constante sur la localisation de vos actifs, évitant ainsi leur perte ou leur oubli.
- Optimisation des licences logicielles : La gestion automatique des licences vous assure de ne pas payer pour des logiciels inutilisés. Elle suit les licences attribuées à chaque appareil et identifie les opportunités de regroupement ou de suppression des licences superflues.
Améliorer l’efficacité et rationaliser les opérations
La gestion manuelle des actifs implique souvent des tâches chronophages comme la saisie des données et le suivi manuel. L’automatisation supprime ces charges, entraînant :
- Réduction des coûts de main-d’œuvre : L’automatisation des tâches répétitives permet à votre personnel de se concentrer sur des missions plus stratégiques. Ils peuvent se pencher sur l’analyse des données, l’identification de tendances et l’optimisation de l’utilisation des actifs au lieu de saisir des données ou de faire des recherches manuelles.
- Prise de décision plus rapide : L’accès instantané aux données en temps réel offre une vision immédiate de la performance des actifs et de leurs besoins en maintenance. Cela permet des prises de décisions proactives, évite des arrêts non planifiés et favorise une planification optimale de la maintenance.
Prévenir les pannes coûteuses
La maintenance réactive, après une panne d’équipement, entraîne des réparations onéreuses et des périodes d’inactivité. L’automatisation permet de prévenir ces problèmes en :
- Maintenance Prédictive : L’analyse automatisée de l’utilisation des actifs et des données de capteurs peut prévoir les défaillances potentielles avant qu’elles ne se produisent. Cela permet de planifier les maintenances préventives, de minimiser les arrêts et de réduire le coût des réparations d’urgence.
- Durée de vie des actifs prolongée : Une maintenance proactive permet d’allonger la durée de vie de vos actifs. En détectant les problèmes tôt, vous pouvez éviter des remplacements coûteux et garantir que vos équipements fonctionnent de manière optimale plus longtemps.
« D’après mon expérience sur l’utilisation de l’apprentissage automatique pour la maintenance préventive, j’ai constaté les avantages qu’il offre aux entreprises de toutes tailles, » déclare Mani Ramaswamy, CTO, Auritas. « En tirant parti des algorithmes d’apprentissage automatique, les organisations peuvent réduire considérablement les temps d’arrêt, optimiser l’allocation des ressources et améliorer les performances des actifs. Cela est rendu possible par la surveillance et l’analyse continues des données sur l’état des équipements, permettant des actions de maintenance prédictive qui traitent de manière préventive les problèmes potentiels avant qu’ils ne s’aggravent. »
Les algorithmes d’apprentissage automatique permettent d’éradiquer les inefficacités manuelles inhérentes aux approches de maintenance traditionnelles, garantissant une allocation stratégique et efficace des ressources.
Automatisation de la gestion des actifs en action
Imaginez une grande entreprise comptant des centaines d’employés et un flux constant d’ordinateurs portables, de bureaux et d’appareils mobiles. Suivre ces actifs manuellement peut vite devenir un cauchemar. L’automatisation peut vous aider !
Gestion des actifs informatiques
- Gestion automatisée des inventaires – Les lecteurs de codes-barres ou les étiquettes RFID permettent d’enregistrer automatiquement les nouveaux actifs et de suivre leur emplacement au sein de l’entreprise. Cela élimine le besoin de feuilles de calcul manuelles et réduit les risques de pertes ou de déplacements d’équipements. En outre, l’intégration des protocoles de mise au rebut des actifs informatiques (ITAD) dans l’automatisation garantit que les actifs mis hors service ou obsolètes sont éliminés de manière sécurisée et responsable, ce qui atténue les risques liés à la sécurité des données et aux questions de conformité.
- Gestion des licences logicielles – Les systèmes automatisés peuvent suivre les licences logicielles associées à chaque appareil, assurant la conformité et évitant les dépenses inutiles sur des licences non utilisées. De plus, des alertes automatiques informent les équipes IT lorsque les licences approchent de leur expiration, permettant des renouvellements ou des remplacements en temps opportun.
- Maintenance prédictive – L’automatisation peut analyser les données d’utilisation et de performance des actifs pour prévoir les défaillances potentielles avant qu’elles ne surviennent. Cela permet de planifier des maintenances préventives, réduisant ainsi les temps d’arrêt et les coûts de réparation.
Optimiser la gestion des installations
L’automatisation de la gestion des actifs ne concerne pas uniquement les services informatiques. Pensez à une grande usine de fabrication équipée de machines et d’équipements complexes. L’automatisation joue ici aussi un rôle crucial.
- Surveillance automatisée par capteurs – Des capteurs peuvent être installés sur les équipements pour surveiller en temps réel des métriques telles que la température, les vibrations et la consommation énergétique. Ces données permettent une maintenance proactive, minimisant ainsi le risque de pannes et de coûteux retards de production.
- Optimisation de l’espace – Des logiciels de gestion automatisée des espaces peuvent suivre l’emplacement et l’utilisation des équipements dans l’établissement. Ces données aident à identifier les zones peu utilisées et à optimiser l’allocation de l’espace, ce qui peut entraîner une réduction de la surface et des économies de coûts.
- Gestion automatisée des ordres de travail – L’automatisation peut générer et gérer les ordres de travail pour la maintenance sur la base des données des capteurs ou des calendriers de maintenance planifiés. Cela garantit une utilisation efficace du personnel de maintenance et réduit le risque de tâches de maintenance manquées ou oubliées.
Exemples d’automatisation de la gestion des actifs
Considérez cet exemple de Serhat Can de JumpCloud :
Dans un autre exemple, NFI Logistics utilise Rossum pour automatiser ses processus de Comptes Fournisseurs (AP). L'équipe AP de NFI traite plus de 150 000 factures et notes de crédit chaque année. NFI est une entreprise agile, désireuse d’adopter l’IA pour automatiser les processus manuels afin de devenir plus compétitive et d’offrir une expérience plus efficace à ses clients et fournisseurs. NFI avait besoin que Rossum intègre des PDF reçus par email, sépare et trie l'information, puis envoie les données extraites à Coupa, son système d'approvisionnement en aval. NFI a choisi Rossum pour ses capacités avancées en IA et sa capacité à valider les données transactionnelles, garantissant un meilleur contrôle de l’exactitude des données, selon Anne Thomas, VP chez NFI Industries.
L’intégration de Rossum avec Coupa a rationalisé les flux de travail, réduisant considérablement la quantité de travail manuel à faible valeur ajoutée effectuée par l’équipe AP et accélérant le traitement des factures en conséquence.
Avantages de l'automatisation de la gestion des actifs
L’automatisation des systèmes de gestion des actifs offre de nombreux avantages qui peuvent considérablement rationaliser les processus opérationnels d’une organisation.
- Efficacité — L’automatisation réduit les tâches chronophages liées à la gestion manuelle des actifs. La localisation en temps réel, le suivi de l’état opérationnel et des détails spécifiques des actifs deviennent aisés. Cette efficacité s’étend aussi à la gestion des inventaires, facilitant la tenue de registres à jour ainsi que l’identification et la correction rapide des inexactitudes, éliminant ainsi le surstockage ou les ruptures d’actifs.
- Réduction des risques — L’automatisation de la gestion des actifs diminue significativement les risques d’erreur humaine, ce qui se traduit par une réduction des vulnérabilités systèmes et un renforcement de la cybersécurité.
- Capacités des systèmes — Les systèmes automatisés permettent une planification précise de la maintenance ou du renouvellement des actifs, limitant ainsi les interruptions et les pertes de productivité. Ils contribuent également à la conformité réglementaire en créant des pistes d’audit exhaustives.
L’automatisation de la gestion des actifs offre d’immenses avantages grâce à l’efficacité des processus, la réduction des coûts via une utilisation optimisée des actifs, une meilleure sécurité grâce au déploiement et à la mise à jour automatisés des logiciels, ainsi qu’une allocation des ressources améliorée pour les initiatives stratégiques. Elle permet aux organisations de se concentrer sur leurs objectifs principaux, de stimuler l’innovation et de conserver un avantage concurrentiel en maximisant la valeur des investissements informatiques.
Avoir un système automatisé permet de réaliser des économies. Cela ne s'explique pas seulement par la réduction des heures de travail, mais aussi par l'amélioration de la durée de vie des actifs grâce à une meilleure maintenance et à des contrôles réguliers.
Défis de l'automatisation de la gestion des actifs
Bien que l'automatisation de la gestion des actifs apporte efficacité et précision, elle n'est pas sans problèmes. Pour commencer, la complexité de la mise en œuvre peut représenter un défi considérable. Les outils d'automatisation nécessitent des connaissances techniques et une configuration précise pour garantir leur bon fonctionnement.
Sans l'expertise adéquate, les organisations peuvent avoir du mal à déployer et à gérer ces outils correctement, ce qui peut entraîner de mauvaises performances de suivi des actifs et des problèmes d'exactitude des données. De plus, le coût initial de configuration et la maintenance continue peuvent être élevés, ce qui peut représenter un frein pour les petites et moyennes entreprises.
« Les logiciels d'automatisation des actifs peuvent être coûteux, surtout si vous n'avez pas un grand nombre d'actifs à gérer, » affirme Jon Molek, PDG & Fondateur, Best Offer Ohio. « J'ai vu beaucoup de personnes se lancer dans l'automatisation des processus alors que ceux-ci auraient pu être gérés plus efficacement manuellement. Selon mon expérience, nous avons adopté l'automatisation très tôt, mais seulement parce que nous avons rapidement eu besoin d'un outil pour gérer un nombre croissant d'actifs. Cela nous a permis de gagner du temps et d'améliorer la précision, notamment pour le suivi des calendriers de maintenance des propriétés et des paiements aux prestataires. »
Mon conseil est que, avant de vous engager dans l’automatisation, évaluez soigneusement vos besoins. Identifiez les domaines où elle apporte le plus de valeur et examinez jusqu’à quel point ces avantages compensent les coûts. Si vous constatez qu’une automatisation permettrait une amélioration significative de l’efficacité, recherchez alors des solutions personnalisées qui vous aideront à optimiser vos ressources.
Une autre limite majeure est la dépendance à la technologie, qui engendre un risque d'interruption de service ou de panne, pouvant occasionner une perte de données ou l'impossibilité d'accéder aux informations sur les actifs au moment souhaité. Il ne faut pas oublier non plus l'aspect cybersécurité. Puisque les informations sur les actifs sont conservées de manière numérique, elles peuvent devenir des cibles potentielles pour des cyberattaques. Si le système n'offre pas une sécurité suffisante, des données très sensibles peuvent tomber entre de mauvaises mains.
Cependant, l'utilisation d'outils de cybersécurité robustes permet de protéger les actifs de l'entreprise. Ces outils surveillent et contrôlent les activités sur différents appareils, signalent les menaces potentielles et assurent la sécurité des données tout en respectant la législation sur la protection de la vie privée.
Enfin, même si les outils d'automatisation excellent pour traiter les tâches répétitives, ils ne sont pas conçus pour répondre à des besoins d'entreprise spécifiques ou uniques sauf en cas de personnalisation poussée, ce qui pourrait à nouveau augmenter les coûts et la complexité d'implémentation.
Comment démarrer avec l'automatisation de la gestion des actifs
Voici un processus étape par étape pour débuter votre parcours vers l'automatisation de la gestion des actifs :
- Évaluez votre situation actuelle
- Inventaire : Commencez par répertorier tous vos actifs – physiques (équipements, appareils), numériques (licences logicielles) et financiers. Créez une liste complète comportant des détails tels que le type, l’emplacement, la date d’achat et les informations de garantie.
- Processus : Analysez vos processus actuels de gestion des actifs. Identifiez les zones comportant des tâches manuelles, des goulets d’étranglement ou des incohérences dans le suivi et la génération de rapports.
- Définissez vos objectifs d’automatisation
- Priorisation : Identifiez les domaines où l’automatisation aura le plus grand impact. Prenez en compte des facteurs comme le gain de temps, la réduction des coûts et l’amélioration de la précision.
- Cibler : Concentrez-vous sur les tâches essentielles telles que le suivi des actifs, la planification de la maintenance et la génération de rapports de conformité pour une automatisation initiale.
- Recherchez et sélectionnez un logiciel
- Analyse des besoins : En fonction de vos objectifs, rédigez une liste des fonctionnalités dont vous avez besoin dans une solution logicielle de gestion d’actifs.
- Étude de marché : Recherchez les solutions logicielles d’automatisation de la gestion d’actifs disponibles. Tenez compte de critères tels que les fonctionnalités, l’évolutivité, le budget et les capacités d’intégration avec les systèmes existants.
- Démonstrations et essais : Planifiez des démonstrations et des essais des logiciels présélectionnés pour évaluer leur convivialité et leur adéquation à vos besoins.
- Mettez en place et intégrez
- Migration des données : Élaborer un plan de migration de vos données d’actifs existantes vers le nouveau système logiciel. Assurez l’exactitude et la cohérence des données lors du transfert.
- Configuration et formation : Configurez le logiciel pour qu’il corresponde à vos besoins et à vos flux de travail. Formez votre équipe à une utilisation efficace du nouveau système.
- Surveillez et améliorez
- Suivi des performances : Surveillez les indicateurs clés de performance (KPI) tels que les taux d’achèvement de la maintenance, les temps d’arrêt des actifs et le respect de la conformité.
- Amélioration continue : Analysez les données et les retours des utilisateurs pour identifier les points à améliorer dans vos processus d’automatisation et la configuration de votre logiciel.
Conseils complémentaires :
Démarrez petit, évoluez progressivement : N’essayez pas d’automatiser tous les processus en même temps. Commencez par quelques processus clés puis élargissez progressivement l’automatisation à mesure que vous gagnez en expérience.
Gestion du changement : Communiquez les bénéfices de l’automatisation à votre équipe et répondez à toutes les préoccupations. L’adhésion des utilisateurs est cruciale pour garantir le succès du projet.
Sécurité des données : Assurez-vous que le logiciel choisi dispose de fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger vos données d’actifs précieuses.
En suivant ces étapes, vous pouvez entreprendre efficacement la transition vers un système de gestion des actifs plus simple et performant.
Outils
La boîte à outils pour l’automatisation de la gestion des actifs regorge de solutions variées répondant à de nombreux besoins. Voici quelques catégories clés à envisager :
Logiciel de gestion des actifs d’entreprise (EAM) : Ces plateformes complètes gèrent l’ensemble du cycle de vie des actifs physiques, y compris les locaux, équipements et véhicules. Elles proposent des fonctionnalités telles que le suivi des actifs, la planification de la maintenance, la gestion des ordres de travail et le contrôle des stocks. Parmi les solutions EAM populaires figurent IBM Maximo, SAP Asset Management et Infor EAM.
Logiciels de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) : Principalement axés sur les actifs matériels comme les machines et les équipements, les systèmes GMAO excellent dans la planification de la maintenance, les tâches de maintenance préventive et la gestion des ordres de travail. Exemples : eMaint, Fiix et Hippo CMMS.
Logiciel de gestion des actifs informatiques (ITAM) : Ces solutions gèrent le cycle de vie des actifs informatiques comme le matériel, les licences logicielles et les abonnements cloud. Elles permettent de suivre l’utilisation des logiciels, d’automatiser la conformité des licences et de soutenir le déploiement et la mise au rebut des actifs. Parmi les meilleures solutions ITAM figurent ServiceNow Asset Management, ManageEngine AssetExplorer et Aspera Asset Management.
Logiciel de gestion des installations : Ces outils gèrent les espaces physiques et leurs actifs associés. Ils traitent les demandes d’ordres de travail pour les réparations, l’optimisation des espaces et les contrôles environnementaux. Parmi les options les plus connues figurent Archibus, Planon et iOffice.
Au-delà de ces grandes catégories, il existe des solutions spécialisées pour certains types d’actifs, comme les actifs financiers ou les médias numériques. N’oubliez pas que la solution idéale dépend de vos besoins spécifiques et du type d’actifs que vous devez gérer.
Ressources supplémentaires
L'avenir de l'automatisation de la gestion des actifs regorge d'opportunités pour des opérations rationalisées, une plus grande précision et des profits accrus. Les progrès de l'intelligence artificielle (IA) et du ML ouvrent déjà la voie à des solutions d'automatisation plus sophistiquées, capables non seulement de gérer les actifs, mais aussi d'anticiper leur cycle de vie, d'assurer un suivi en temps réel et d'analyser les risques.
Cette évolution technologique, combinée à l'essor des systèmes basés sur le cloud, permet la mise en place d'un système de gestion des actifs connecté à l'échelle mondiale et minutieusement organisé.
Malgré ces promesses, l'avenir apporte également des défis majeurs, notamment en matière de cybersécurité alors que la dépendance envers les plateformes numériques augmente. Des mesures indispensables doivent être appliquées pour protéger ces systèmes automatisés et les données sensibles contre les menaces potentielles.
L'avenir de l'automatisation de la gestion des actifs est prometteur et devrait révolutionner l'infrastructure des entreprises dans tous les secteurs.
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