3 måter automatisering av kapitalforvaltning reduserer kostnadene på

Å administrere eiendeler kan føles som et endeløst spill der man stadig må løse nye problemer. Automatisering av eiendelsforvaltning tar utgangspunkt i prinsippene for eiendelsforvaltning – den systematiske prosessen med å utvikle, drifte, vedlikeholde og selge eiendeler på en kostnadseffektiv måte – og legger til et automatiseringslag for å forbedre effektiviteten og produktiviteten. Nyere fremskritt innen IT- og utviklingsprogramvare har gjort denne løsningen mulig. 

Innen SaaS-utvikling kan automatiseringssystemer for eksempel spore og administrere kodeendringer og avdekke ineffektivitet som kan oppstå under utviklingsprosessen.

Den viktigste fordelen med automatisering av eiendelsforvaltning fremfor tradisjonelle metoder er muligheten til å redusere feil knyttet til manuell datainntasting og sporing. Det gir også oppdateringer og analyser i sanntid, slik at virksomhetsledere og beslutningstakere får tilgang til viktig informasjon på kort tid.

I denne artikkelen går jeg gjennom de tre viktigste måtene automatisering kan spare deg for betydelige kostnader på, slik at du kan konsentrere deg om det store bildet. Jeg deler også hvordan automatisering av eiendelsforvaltning skaper et mer smidig, proaktivt og informert forretningsmiljø. 

Hva er automatisering av eiendelsforvaltning?

Automatisering av eiendelsforvaltning bruker programvare til å effektivisere sporing, administrasjon og rapportering av alle en organisasjons eiendeler (fysiske, digitale og finansielle) gjennom hele livssyklusen. Tenk på fysiske eiendeler som maskinvare og programvare, og immaterielle eiendeler som data og informasjon.

Ved å automatisere oppgaver som sporing av eiendeler, planlegging av vedlikehold og rapportering av samsvar kan organisasjoner forbedre nøyaktigheten, redusere driftskostnadene og utnytte eiendelene bedre. 

Ved å utnytte mulighetene innen kunstig intelligens og maskinlæring kan automatisering av eiendelsforvaltning også gi prediktive data som kan brukes til å forutse mulige utfordringer og utforme strategier for å redusere potensielle risikoer knyttet til eiendeler. 

Hvorfor er automatisering av eiendelsforvaltning viktig?

Eiendelsforvaltning er en viktig bestanddel av enhver organisasjons IT-infrastruktur. Effektiv eiendelsforvaltning optimaliserer verdien av en organisasjons eiendeler ved å veie kostnader og risiko opp mot ønsket ytelse. Det hjelper virksomheter med å overvåke eiendeler systematisk, budsjettere strategisk og redusere kostnader. 

På grunn av kompleksiteten i det digitale markedet og et strengere regelverk er betydningen enda større. Robust eiendelsforvaltning er ikke bare en underordnet del av virksomhetens drift. Automatisering effektiviserer denne prosessen, gjør den mindre krevende og mer effektiv, og muliggjør raskere markedsintroduksjon ved å fremskynde beslutninger og operasjoner knyttet til eiendeler.

3 måter å spare penger på

Å redusere IT-kostnadene er avgjørende for å opprettholde vekst og konkurranseevne. Se på disse tre måtene automatisering av eiendelsforvaltning forbedrer driftseffektiviteten og sparer penger for virksomheter på.

Reduser kostnader knyttet til tapte eller feilforvaltede eiendeler

Har du noen gang mistet oversikten over en bærbar datamaskin eller hatt ubrukte programvarelisenser stående ubrukt? Manuell eiendelsforvaltning er utsatt for slike ineffektiviteter. Automatisering eliminerer disse problemene gjennom:

• Sporing i sanntid: Automatiserte systemer med strekkodeskannere eller RFID-brikker gir konstant oversikt over hvor eiendelene dine befinner seg, og forhindrer at utstyr går tapt eller blir feilplassert. 
• Optimalisering av programvarelisenser: Automatisk lisensadministrasjon sørger for at du ikke betaler for ubrukt programvare. Den sporer lisenser som er tildelt hver enhet, og identifiserer muligheter for å samle eller eliminere unødvendige lisenser.

Forbedre effektiviteten og effektiviser driften 

Manuell eiendelsforvaltning innebærer ofte tidkrevende oppgaver som dataregistrering og manuell sporing. Automatisering eliminerer disse belastningene og fører til:

• Reduserte arbeidskostnader: Automatisering av repetitive oppgaver frigjør de ansattes tid til mer strategiske oppgaver. De kan konsentrere seg om å analysere data, identifisere trender og optimalisere utnyttelsen av eiendeler i stedet for dataregistrering eller manuelle søk.
• Raskere beslutningstaking: Tilgang til data i sanntid gir umiddelbar innsikt i eiendelenes ytelse og vedlikeholdsbehov. Dette muliggjør proaktiv beslutningstaking, forhindrer unødvendig nedetid og gjør det mulig å planlegge vedlikeholdsplaner.

Forhindre kostbare driftsstans

Reaktivt vedlikehold etter utstyrsfeil fører til kostbare reparasjoner og nedetid. Automatisering bidrar til å forhindre disse problemene ved å:

• Prediktivt vedlikehold: Automatisert analyse av bruk av eiendeler og sensordata kan forutsi potensielle feil før de oppstår. Dette gjør det mulig å planlegge forebyggende vedlikehold, minimere nedetid og redusere kostnadene ved akutte reparasjoner. 
• Forlenget levetid for eiendeler: Proaktivt vedlikehold bidrar til å forlenge levetiden til eiendelene dine. Ved å oppdage problemer tidlig kan du unngå kostbare utskiftninger og sørge for at utstyret yter optimalt over lengre tid.  

"Basert på min erfaring med bruk av maskinlæring til forebyggende vedlikehold har jeg sett fordelene det gir selskaper av alle størrelser," sier Mani Ramaswamy, CTO hos Auritas. "Ved å ta i bruk maskinlæringsalgoritmer kan organisasjoner redusere nedetid betydelig, optimalisere ressursfordelingen og forbedre ytelsen til eiendelene. Dette er mulig gjennom kontinuerlig overvåking og analyse av data om utstyrets tilstand, noe som gjør det mulig å iverksette prediktive vedlikeholdstiltak som foregriper potensielle problemer før de eskalerer."

Automatisering av eiendelsforvaltning i praksis

Se for deg et stort selskap med hundrevis av ansatte og en konstant strøm av bærbare datamaskiner, stasjonære datamaskiner og mobile enheter. Manuell sporing av disse eiendelene kan være et mareritt. Automatisering kan hjelpe!

Forvaltning av IT-eiendeler

1. Automatisert lagerstyring – Strekkodeskannere eller RFID-brikker kan automatisk registrere nye eiendeler og spore plasseringen deres i selskapet. Dette eliminerer behovet for manuelle regneark og reduserer risikoen for tapt eller feilplassert utstyr. Ved å inkludere protokoller for avhending av IT-eiendeler (ITAD) i automatiseringen sikrer man dessuten at utrangerte eller foreldede eiendeler avhendes på en sikker og ansvarlig måte, noe som reduserer risikoen for datasikkerhetsbrudd og problemer med etterlevelse
2. Håndtering av programvarelisenser – Automatiserte systemer kan spore programvarelisenser som er knyttet til hver enhet, slik at etterlevelse sikres og kostbart overforbruk på ubrukte lisenser unngås. Automatiserte varsler informerer dessuten IT-teamene når lisenser nærmer seg utløpsdato, slik at fornyelser eller utskiftninger kan gjennomføres i tide.

3. Prediktivt vedlikehold – Automatisering kan analysere data om bruk og ytelse for eiendeler for å forutsi potensielle feil før de oppstår. Dette gjør det mulig å planlegge forebyggende vedlikehold og redusere nedetid og reparasjonskostnader.

Optimalisering av anleggsforvaltning

Automatisering av eiendelsforvaltning gjelder ikke bare IT-avdelinger. Tenk på et stort produksjonsanlegg med komplekst utstyr og maskineri. Automatisering spiller en viktig rolle også her. 

1. Automatisert sensormonitorering – Sensorer kan installeres på viktig utstyr for å overvåke ytelses målinger som temperatur, vibrasjoner og energiforbruk. Disse sanntidsdataene muliggjør proaktivt vedlikehold, minimerer risikoen for driftsstans og kostbare produksjonsforsinkelser. 
2. Optimalisering av areal – Automatisert programvare for arealforvaltning kan spore plasseringen og utnyttelsen av utstyr i anlegget. Disse dataene bidrar til å identifisere områder som er lite brukt, og optimalisere arealfordelingen, noe som potensielt kan føre til redusert arealbehov og kostnadsbesparelser.

3. Automatisert håndtering av arbeidsordrer – Automatisering kan opprette og administrere arbeidsordrer for vedlikeholdsoppgaver basert på sensordata eller planlagte vedlikeholdsplaner. Dette sikrer effektiv bruk av vedlikeholdspersonell og reduserer risikoen for at vedlikeholdsoppgaver blir glemt eller oversett.

Eksempler på automatisering av eiendelsforvaltning

Vurder dette eksempelet fra JumpCloud s Serhat Can:

Eksempel

For et Fortune 500-selskap med kontorer og datasentre over hele verden er det praktisk talt umulig å holde oversikt over alle IT-ressurser manuelt. Automatisering av ressursforvaltningen gjør det mulig for selskapet å opprettholde en sentralisert oversikt over alle stasjonære og bærbare datamaskiner, servere, programvarelisenser og nettverksenheter i hele den globale virksomheten. Automatisering av programvareutrulling innebærer at selskapet raskt kan rulle ut sikkerhetsoppdateringer og oppdateringer over hele verden, noe som reduserer cyberrisikoen og styrker sikkerheten. Det øker også produktiviteten og kostnadsbesparelsene, ettersom prediktiv analyse kan identifisere underutnyttede ressurser som kan omdisponeres til andre regioner.

 

I et helsemiljø med tusenvis av arbeidsstasjoner, medisinsk utstyr og kritiske systemer gjør automatisering av ressursforvaltningen det mulig å spore og opprettholde samsvar for regulert medisinsk utstyr. Automatisert oppdatering kan raskt håndtere sikkerhetssårbarheter før pasientdata blir eksponert. Analyse kan optimalisere ressursbruken på tvers av avdelinger for å avdekke underutnyttelse og enhetenes tilstand. I stedet for å vente på at ressurser uventet skal slutte å fungere, kan organisasjonen budsjettere for og planlegge utskiftninger basert på enhetenes ytelse. For strengt regulerte miljøer som helsesektoren kan automatiserte sporings- og rapporteringsfunksjoner sikre bedre overholdelse av regulatoriske krav og enklere samsvar.

 

For et stort universitet som administrerer enheter og programvarelisenser på tvers av campuser, laboratorier, studenter, undervisere og ansatte, effektiviserer og sikrer automatisering av ressursforvaltningen institusjonen bedre. Studenter kan automatisk få kontoene sine klargjort (eksternt eller personlig), med programvare installert på enhetene sine. Universitetets ressurser kan slettes eksternt når de leveres tilbake, slik at de enkelt kan klargjøres for ny bruk, og bruksdata kan gi viktig innsikt for bedre forhandlinger om fornyelse av lisenser.

I et annet eksempel bruker NFI Logistics Rossum til å automatisere prosessene for leverandørgjeld (AP). AP-teamet hos NFI behandler over 150 000 fakturaer og kreditnotaer hvert år. NFI er et smidig selskap som ønsker å ta i bruk kunstig intelligens for å løse manuelle prosesser, slik at selskapet kan bli mer konkurransedyktig og gi en mer effektiv opplevelse for kundene og leverandørene sine. NFI krevde at Rossum skulle hente inn PDF-filer via e-post, dele opp og sortere informasjonen og sende de uttrukne dataene til Coupa, selskapets etterfølgende innkjøpssystem. NFI valgte Rossum på grunn av de avanserte funksjonene innen kunstig intelligens og muligheten til å validere transaksjonsdata, noe som sikrer bedre kontroll over datanøyaktigheten, forteller Anne Thomas, visepresident hos NFI Industries.

Fordeler ved automatisering av ressursforvaltning

Automatisering av systemer for ressursforvaltning gir en rekke fordeler som kan effektivisere en organisasjons operative prosesser betydelig. 

• Effektivitet––Automatisering reduserer de tidkrevende oppgavene som er forbundet med manuell forvaltning av ressurser. Det blir enkelt å spore i sanntid og få oversikt over hvor ressursene befinner seg, driftsstatusen deres og de spesifikke detaljene. Denne effektiviteten gjelder også lagerstyring, noe som gjør det enklere å holde oversikten oppdatert og raskt identifisere og korrigere unøyaktigheter, slik at overflødige lagre eller mangel på ressurser unngås.
• Redusert risiko—Automatisert ressursforvaltning reduserer risikoen for menneskelige feil betydelig, noe som gir færre systemsårbarheter og bedre cybersikkerhet. 
• Systemfunksjoner—Automatiserte systemer muliggjør nøyaktig planlegging av vedlikehold eller fornyelse av ressurser, noe som minimerer nedetid og produktivitetstap. De bidrar også til å sikre overholdelse av regelverk ved å opprette omfattende revisjonsspor. 

Et automatisert system sparer kostnader. Dette skjer ikke bare gjennom færre arbeidstimer, men også gjennom lengre levetid for eiendelene som følge av bedre vedlikehold og rutinemessige kontroller.

Utfordringer ved automatisering av eiendelsforvaltning

Selv om automatisering av eiendelsforvaltning gir effektivitet og nøyaktighet, er det ikke uten problemer. For det første kan kompleksiteten ved implementeringen være en betydelig utfordring. Automatiseringsverktøy krever teknisk kunnskap og nøyaktig konfigurering for å sikre at de fungerer korrekt. 

Uten tilstrekkelig ekspertise kan organisasjoner få problemer med å distribuere og administrere disse verktøyene på riktig måte, noe som kan føre til mangelfull sporing av eiendeler og problemer med datanøyaktigheten. I tillegg medfører det første oppsettet og det løpende vedlikeholdet vanligvis høye kostnader, noe som kan være uoverkommelig for små og mellomstore bedrifter.

«Programvare for automatisering av eiendelsforvaltning kan være kostbar, særlig hvis du ikke har et stort antall eiendeler å administrere,» sier Jon Molek, administrerende direktør og grunnlegger av Best Offer Ohio. «Jeg har sett mange automatisere prosesser selv om de kunne vært håndtert mer effektivt manuelt. Etter min erfaring tok vi i bruk automatisering tidlig, men bare fordi vi snart oppdaget at vi trengte det for å håndtere et økende antall eiendeler. Det endte med å spare oss tid og forbedre nøyaktigheten, særlig når det gjaldt sporing av vedlikeholdsplaner for eiendommer og leverandørbetalinger.»

En annen betydelig begrensning er avhengigheten av teknologi, som medfører risiko for systemstans eller feil. Dette kan føre til tap av data eller manglende tilgang til nødvendig informasjon om eiendeler når den trengs. For ikke å nevne cybersikkerhetsaspektet. Siden informasjon om eiendelene lagres digitalt, kan den bli et mål for nettangrep. Hvis systemet ikke er tilstrekkelig sikkert, kan svært sensitive data havne i feil hender. 

Bruk av robuste cybersikkerhetsverktøy kan imidlertid beskytte selskapets eiendeler. Disse verktøyene sporer og kontrollerer aktiviteter på tvers av ulike enheter, varsler om potensielle trusler og sørger for at dataene er sikre og i samsvar med personvernregelverket. 

Til slutt kan automatiseringsverktøy håndtere repetitive oppgaver svært godt, men de er ikke utviklet for å imøtekomme spesifikke eller unike forretningsbehov med mindre de tilpasses omfattende. Dette kan igjen øke kostnadene og kompleksiteten ved implementeringen.

Slik kommer du i gang med automatisering av eiendelsforvaltning

Her er en trinnvis prosess for å komme i gang med automatisering av eiendelsforvaltning:

1. Vurder nåsituasjonen din
   1. Inventar: Begynn med å få oversikt over alle eiendelene dine – fysiske (utstyr, enheter), digitale (programvarelisenser) og økonomiske. Opprett en omfattende liste med detaljer som type, plassering, kjøpsdato og garantiinformasjon.
   2. Prosesser: Analyser de eksisterende prosessene for eiendelsforvaltning. Identifiser områder med manuelle oppgaver, flaskehalser eller uoverensstemmelser i sporing og rapportering.
2. Definer automatiseringsmålene dine
   1. Prioriter: Identifiser områdene der automatisering vil ha størst effekt. Ta hensyn til faktorer som spart tid, kostnadsreduksjon og forbedret nøyaktighet.
   2. Fokuser: Fokuser på kjerneoppgaver som sporing av eiendeler, planlegging av vedlikehold og samsvarsrapportering ved den innledende automatiseringen.
3. Undersøk og velg programvare
   1. Behovsanalyse: Basert på målene dine, lag en liste over funksjonalitet du trenger i en løsning for programvare for eiendelsforvaltning.
   2. Markedsundersøkelse: Undersøk tilgjengelige programvareløsninger for automatisering av eiendelsforvaltning. Ta hensyn til faktorer som funksjoner, skalerbarhet, budsjett og integrasjonsmuligheter med eksisterende systemer.
   3. Demonstrasjoner og prøveperioder: Avtal demonstrasjoner og prøveperioder av programvaren du har valgt ut, for å vurdere brukervennligheten og egnetheten for behovene dine.
4. Implementer og integrer
   1. Datamigrering: Utarbeid en plan for å migrere eksisterende data om eiendeler til det nye programvaresystemet. Sørg for at dataene er nøyaktige og konsistente under overføringen.
   2. Konfigurasjon og opplæring: Konfigurer programvaren slik at den samsvarer med behovene og arbeidsflytene dine. Lær opp teamet ditt i effektiv bruk av det nye systemet.
5. Overvåk og forbedre
   1. Følg med på ytelsen: Overvåk viktige ytelsesindikatorer (KPI-er), for eksempel fullføringsgrad for vedlikehold, nedetid for eiendeler og etterlevelse av krav.
   2. Kontinuerlig forbedring: Analyser data og tilbakemeldinger fra brukerne for å identifisere forbedringsområder i automatiseringsprosessene og programvarekonfigurasjonen.

Flere tips:

Start i det små, og skaler gradvis: Ikke prøv å automatisere alt på én gang. Begynn med noen få kjerneprosesser, og utvid automatiseringen gradvis etter hvert som du får erfaring.

Endringsledelse: Kommuniser fordelene ved automatisering til teamet ditt, og ta opp eventuelle bekymringer. At brukerne støtter løsningen, er avgjørende for en vellykket implementering.

Datasikkerhet: Sørg for at programvaren du velger, har robuste sikkerhetsfunksjoner som beskytter verdifulle data om eiendelene dine.

Ved å følge disse trinnene kan du effektivt begynne reisen mot et mer strømlinjeformet og effektivt system for eiendelsforvaltning.

Verktøy

Verktøykassen for automatisering av eiendelsforvaltning bugner av ulike løsninger som dekker forskjellige behov. Her er noen viktige kategorier du bør vurdere:

Programvare for forvaltning av virksomhetens eiendeler (EAM): Disse omfattende plattformene håndterer hele livssyklusen til fysiske eiendeler, inkludert fasiliteter, utstyr og kjøretøy. De tilbyr funksjonalitet som sporing av eiendeler, planlegging av vedlikehold, håndtering av arbeidsordrer og lagerstyring. Populære EAM-løsninger inkluderer IBM Maximo, SAP Asset Management og Infor EAM.

Datastyrte vedlikeholdsstyringssystemer (CMMS): CMMS-systemer fokuserer hovedsakelig på fysiske eiendeler som maskiner og utstyr, og er spesielt gode på planlegging av vedlikehold, forebyggende vedlikeholdsoppgaver og håndtering av arbeidsordrer. Eksempler inkluderer eMaint, Fiix og Hippo CMMS.

Programvare for IT-eiendelsforvaltning (ITAM): Disse løsningene håndterer livssyklusen til IT-eiendeler som maskinvare, programvarelisenser og abonnementer på skytjenester. De sporer programvarebruk, automatiserer lisenssamsvar og støtter prosesser for utrulling og avhending av eiendeler. Ledende ITAM-løsninger inkluderer ServiceNow Asset Management, ManageEngine AssetExplorer og Aspera Asset Management.

Programvare for fasilitetsforvaltning: Disse verktøyene håndterer fysiske områder og tilknyttede eiendeler. De håndterer arbeidsordreforespørsler for reparasjoner, arealoptimalisering og miljøstyring. Populære alternativer inkluderer Archibus, Planon og iOffice.

I tillegg til disse hovedkategoriene finnes det spesialiserte løsninger for bestemte eiendelstyper, for eksempel økonomiske eiendeler eller digitale medieeiendeler. Husk at det ideelle verktøysettet avhenger av de spesifikke behovene dine og hvilke typer eiendeler du forvalter.

Flere ressurser

Fremtiden for automatisering av forvaltning av eiendeler er full av muligheter for strømlinjeformet drift, større presisjon og økt fortjeneste. Fremskritt innen kunstig intelligens. AI og ML baner allerede vei for mer sofistikerte automatiseringsløsninger, som ikke bare kan forvalte eiendeler, men også forutsi livssyklusen deres, spore dem i sanntid og analysere risiko. 

Denne teknologiske utviklingen, kombinert med fremveksten av skybaserte systemer, muliggjør et globalt sammenkoblet og omhyggelig organisert system for forvaltning av eiendeler.

Til tross for det lovende potensialet innebærer fremtiden også betydelige utfordringer, særlig når det gjelder cybersikkerhet, ettersom avhengigheten av digitale plattformer øker. Nødvendige tiltak må iverksettes for å sikre disse automatiserte systemene og sensitive dataene mot potensielle cybertrusler. 

Fremtiden for automatisering av forvaltning av eiendeler er lovende og vil sannsynligvis revolusjonere virksomhetsinfrastrukturen på tvers av alle sektorer.

Abonner på nyhetsbrevet vårt for den nyeste innsikten for CTO-er og ambisiøse teknologiledere. Vi hjelper deg med å skalere smartere og lede bedre gjennom veiledninger, ressurser og strategier fra ledende eksperter!