L’Equazione dell’Efficienza: Affinare le Operazioni IT con il CEO Gareth Humphreys

Quell’esperienza mi ha portato a mettere in discussione tutto riguardo al funzionamento del mondo. Ho sempre voluto fare il giornalista, ma gli studi di media presso il college locale (ad esempio, il Politecnico per chi ha qualche anno in più!) non mi hanno coinvolto e ho lasciato dopo soli sei mesi. A 16 anni non consideravo le conseguenze dell’essere disoccupato e non occupabile, così sono finito a prendere il sussidio. 

Frustrato dal vedermi bighellonare in casa senza una direzione, mio padre mi suggerì di occuparmi di "qualcosa con i computer", visto che avevo passato tutta l’infanzia davanti a uno (a cominciare dal mitico Sinclair ZX Spectrum). Da lì mi sono iscritto a un corso IT City and Guilds presso un centro di formazione locale, e ho completato il percorso annuale in soli 16 settimane, così mi hanno assunto per supportare gli altri studenti.

Quello è stato il mio primo vero lavoro nell’industria IT.

Ho fondato la Solution Performance Group (SPG) con i miei soci per offrire un ecosistema di trasformazione digitale, risorse e filiali software. Con uffici a Newcastle e Leeds, SPG opera sia nel settore pubblico che privato, e tra i suoi clienti vi sono servizi di emergenza, dipartimenti governativi e organizzazioni di edilizia sociale. 

2. Come valuti lo stato attuale della tua infrastruttura IT? Quali metriche usi per misurarne l’efficienza?

Mi incuriosisce sempre la generale indifferenza verso le prestazioni dell’infrastruttura. Immagino sia dovuto al fatto che, per anni, la crescente complessità e la presenza di sistemi legacy hanno reso troppo difficile per i team/dipartimenti tecnologici capire cosa stesse realmente succedendo "sotto il cofano". Tuttavia, oggi abbiamo accesso a così tanti dati e soluzioni che non ci sono più scuse.

Questo è particolarmente vero se la tua azienda o organizzazione si affida all’IT per risolvere i problemi dei clienti, cosa che, diciamocelo, avviene quasi sempre. 

Valutiamo lo stato dell’infrastruttura effettuando un’istantanea di base delle sue prestazioni, dell’esperienza/tempo di risposta dell’utente finale, della capacità, della sicurezza e di ogni altro aspetto – fino al livello di esecuzione del codice – utilizzando strumenti di monitoraggio forense in tempo reale.

L’ottimizzazione dei costi è un altro elemento cruciale dell’equazione dell’efficienza, che può essere sbloccato sfruttando metriche di utilizzo rispetto a quelle di spesa, molto apprezzate dai CFO.

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3. Quali misure di sicurezza sono in atto per proteggere la tua infrastruttura IT ottimizzandone al contempo le prestazioni?

Ci sono molti livelli che compongono la torta di sicurezza e prestazioni. In rare circostanze, possono essere mutuamente esclusivi e richiedere un compromesso (di solito sulle prestazioni, vista la criticità della sicurezza).

Tuttavia, per la maggior parte delle aziende ci sono alcuni elementi essenziali da considerare, compresi quelli che abbiamo implementato qui: 

• Firewall di nuova generazione con ispezione profonda dei pacchetti per respingere le minacce informatiche più complesse.
• Buone capacità di rilevamento degli endpoint e risposta insieme a tradizionali software antivirus. 
• Gestione delle identità e degli accessi ben pianificata con autenticazione a più fattori per controllare e monitorare gli accessi degli utenti. 
• Privilegi limitati attraverso il principio del minimo privilegio e controllo degli accessi basato sui ruoli.

Ma non finisce qui: è anche essenziale crittografare i dati quando sono a riposo, in transito e, dove possibile, durante l’elaborazione, con backup sia in locale che in una posizione geograficamente separata.

Inoltre, come accennato prima, con la quantità di dati disponibili oggi, è fondamentale implementare sistemi di gestione delle informazioni e degli eventi di sicurezza per aggregare i log, identificare le deviazioni dalla norma e suggerire azioni correttive tramite piattaforme di protezione del carico di lavoro in cloud.

4. Come identificate le competenze e le capacità necessarie per il vostro team IT per gestire e ottimizzare efficacemente le risorse?

Questa è una questione difficile perché le competenze richieste per discutere in profondità questi argomenti estremamente complessi richiedono una persona con caratteristiche particolari. La prima competenza, quindi, è l'attenzione ai dettagli e una spinta quasi maniacale a trovare la causa principale di un problema. 

Potrebbero arrivare così tanti dati che elaborarli senza lasciarsi sopraffare è fondamentale, così come lo è il senso d'urgenza nel rispondere a un contesto in continua evoluzione per garantire sempre la massima ottimizzazione.

Per quanto riguarda le competenze specifiche, dipende dall'ambiente, ma è importante anche una conoscenza di base di come funzionano le principali piattaforme cloud, di come vengono dimensionate, configurate e fatturate. L'ottimizzazione delle risorse è una disciplina vera e propria: non è più "solo" un lavoro da helpdesk. 

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5. Quali strategie utilizzate per favorire lo sviluppo professionale e l’apprendimento continuo all’interno del vostro team IT?

Questa è stata un’esperienza formativa perché non tutti vogliono imparare in continuazione quando potrebbero impiegare il loro tempo in altro modo. Lo capisco, ma penso anche che, se vuoi progredire e migliorare in qualsiasi cosa, devi allenarti per arrivare al tuo obiettivo. 

Abbiamo destinato un budget dedicato e riservato per la formazione di ognuno, ma il problema è che non tutti vogliono utilizzarlo. Abbiamo notato che una sana e rispettosa competizione aiuta, così come legare gli incentivi ai corsi completati o alle certificazioni ottenute.

Tuttavia, è necessario avere alcuni "apprendisti continui" nel team che definiscano il tono, gli standard e le aspettative per tutti gli altri—i cosiddetti battistrada.

6. Può condividere esempi di come la collaborazione cross-funzionale abbia contribuito all’ottimizzazione delle risorse nel vostro dipartimento IT?

All’inizio di quest’anno, abbiamo creato una nuova funzione di sviluppo software trasferendo un team da un’altra organizzazione all’interno di SPG. All’inizio, la nostra intenzione era che il nuovo team continuasse a fornire software di prima classe per i nostri clienti.

Tuttavia, con il passare dei mesi, è diventato evidente che i nuovi membri del team e i nostri colleghi già presenti nell’ingegneria delle infrastrutture avevano iniziato a collaborare spontaneamente. Avendo osservato alcuni dei problemi complessi che hanno risolto insieme, siamo più che mai convinti che promuovere questa collaborazione cross-funzionale porti benefici a tutti: agli individui stessi, ai team e, ovviamente, ai nostri clienti.

Essere in grado di affrontare un nuovo problema direttamente e accelerare la risoluzione grazie alle competenze complementari dei nostri team ha portato enormi efficienze end to end, ed è uno stile di lavoro che consiglio vivamente a tutti di prendere in considerazione.

7. Come si assicura che i processi IT siano allineati agli obiettivi aziendali e contribuiscano all’efficienza organizzativa complessiva?

È qui che il valore dell’architettura si fa sentire maggiormente. Servono architettura enterprise e architettura di soluzioni al centro delle rispettive funzioni operative e IT, in armonia tra loro e con il business. Prendendo strategia aziendale, obiettivi e KPI generali e assicurando che i processi di business e la tecnologia sottostante siano allineati, si hanno molte più possibilità di individuare opportunità di ottimizzazione ed efficienza. 

Sembra – ed è – un’impresa imponente che si può ottenere solo con anni di pratica ed esercizio, ma è proprio questo il modo in cui operano le aziende migliori e di maggiore successo. Non è necessario arrivare al risultato ideale fin dal primo giorno; meglio iniziare in piccolo, iterare frequentemente, validare continuamente e avere una meta. Ah, e assicuratevi di conoscere qual è il punto di partenza. 

8. Quali sono i vostri migliori consigli per ottimizzare le risorse IT attraverso infrastrutture, persone e processi?

• Visibilità – Non puoi ottimizzare ciò che non puoi vedere, quindi devi capire cosa succede "sotto il cofano", cosa sta accadendo nell'ambiente cloud e cosa avviene dall'inizio alla fine. Altrimenti, non puoi risolvere le inefficienze. Anche l'automazione a ciclo chiuso è fondamentale! Lascia che il sistema prenda il controllo, imposta i parametri e l’esito desiderato e lascia che sia il sistema a operare. Questo è l'obiettivo dell’automazione! Attenzione a non perdere troppo tempo a regolare i parametri manualmente, perché allunga il processo. Permetti al sistema di fare ciò per cui è stato progettato e automatizza il più possibile.
• Accorcia i tuoi cicli di feedback – Verifica se e dove un processo si interrompe. Poi fermati, apporta la modifica, riesegui il processo e continua a iterare e affinare in piccoli passi. E poi la sovrabbondanza di funzionalità: spesso la metà delle funzionalità offerte non serve. Riduci tutto alle capacità davvero essenziali di cui hai bisogno e acquista solo la soluzione che risponde allo scopo. Tutte quelle funzionalità aggiuntive richiedono implementazione, personalizzazione, formazione del personale e, in definitiva, tempo, denaro e fatica per un ritorno minimo o nullo.
• DevOps, SecOps, DevSecOps, FinOps… alla fine è tutto CloudOps – Smetti di creare compartimenti stagni di team altamente specializzati che fanno solo una cosa, soprattutto se la tua organizzazione è di dimensioni relativamente contenute. Meglio creare un unico team e formare tutti affinché possano offrire più capacità. Questo è il modo migliore per ottimizzare il lato umano di qualsiasi funzione tecnologica.

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