Qu’est-ce que la gestion des actifs informatiques ?

Qu’est-ce que la gestion des actifs informatiques ?

Au fond, l’ITAM est le cycle continu qui consiste à gérer la vie des actifs informatiques de leur acquisition jusqu’à leur mise hors service.

Le suivi n’est qu’un aspect de la gestion des actifs. Lorsqu’elle est bien menée, l’ITAM vous offre une perspective pour exploiter pleinement le potentiel de vos actifs, maximiser leur valeur et minimiser le gaspillage, tout en assurant la conformité au niveau des licences.

L’ITAM présente également des avantages plus larges pour de nombreuses organisations, aidant à aligner les ressources informatiques avec les objectifs métier, à maîtriser les coûts et à faciliter la gestion de la cybersécurité. Une bonne gestion des actifs permet une prise de décision, un approvisionnement et une gestion de l’infrastructure éclairés.

Exemples d’actifs informatiques

Les actifs informatiques peuvent être répartis en plusieurs grandes catégories :

• Actifs matériels : Cette catégorie comprend le matériel traditionnel comme les serveurs, ordinateurs de bureau/portables et claviers, mais inclut également les appareils mobiles, les dispositifs IoT, ainsi que des éléments plus spécialisés tels que les casques VR ou AR, les drones, etc.
• Actifs logiciels : Les licences logicielles pour les applications de bureau, les abonnements aux logiciels Microsoft Office ou Adobe et d’autres licences d’utilisation logicielle peuvent être gérés par compte/place ou par installation.
• Actifs numériques : Les domaines, clés API et autres identifiants numériques relèvent des actifs numériques. Ceux-ci doivent être surveillés de près. Les clés API, par exemple, peuvent être limitées à un certain nombre d’appels par jour/mois.
• Expertises personnelles : Un aspect souvent négligé de l’ITAM est la connaissance des pratiques non documentées. Les pratiques d’IT parallèle sont un problème courant, notamment dans les grandes organisations. Traiter l’IT parallèle peut aider à renforcer la cybersécurité d’une structure. Lors d’un audit de votre parc informatique, il est essentiel d’examiner les flux de travail au niveau des départements pour identifier les zones d’IT parallèle. Individuellement, ces pratiques peuvent sembler inoffensives, mais sur la durée, elles peuvent engendrer des risques de sécurité ou occasionner des problèmes inattendus si la personne à l’origine du système non documenté quitte l’entreprise et cesse de le maintenir.

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Pourquoi l’ITAM est essentiel

La gestion des actifs informatiques implique l’utilisation dynamique des données recueillies sur les actifs pour accroître les retours, réduire les risques et renforcer la valeur ajoutée pour l’entreprise. Grâce à l’évitement stratégique des achats superflus et à l’utilisation optimale des ressources existantes, les gestionnaires d’actifs informatiques peuvent réduire les dépenses liées aux licences logicielles et au support. Cette approche limite les dépenses inutiles et améliore l’efficacité opérationnelle en éliminant le gaspillage.

• Fournir une source unique de vérité – Souvent, les actifs informatiques sont suivis sur plusieurs plateformes par diverses personnes, ce qui entraîne un manque de responsabilité et de centralisation des données. Cette fragmentation provoque du chaos et des inexactitudes, rendant difficile la prise de décisions éclairées. Dans certaines entreprises, des employés sont exclusivement dédiés à la surveillance des actifs informatiques—une tâche qui serait mieux confiée à des systèmes. En déplaçant l'attention du suivi manuel vers des initiatives stratégiques, le personnel IT peut contribuer de manière plus significative aux objectifs de l'organisation. La gestion des actifs introduit de l'ordre et fournit une source de vérité consolidée pour les équipes IT, la direction et toute l'entreprise.

• Améliorer l’utilisation et réduire le gaspillage – Une gestion efficace des actifs garantit des informations à jour, permettant aux équipes d’optimiser l’utilisation des ressources et de limiter le gaspillage. Cela aide à éviter des dépenses inutiles, à réduire les coûts de licences et de support. De plus, elle assure le respect des normes de sécurité et des exigences légales, minimisant ainsi les risques. Les économies ainsi réalisées et les gains de productivité profitent à l’ensemble de l’organisation.

• Favoriser la productivité tout en assurant la fiabilité – Alors que la transformation numérique redéfinit les méthodes opérationnelles, la gestion des actifs ne se réduit plus au simple suivi du matériel. En adoptant les principes DevOps et SRE, les équipes ont besoin de systèmes robustes de gestion des actifs pour livrer rapidement de nouveaux services sans sacrifier la fiabilité. Grâce à une solution telle que ServiceDesk Plus, le logiciel phare de centre de services informatiques de ManageEngine, il est possible de gagner en visibilité et en contrôle sur les actifs et les coûts IT. Une gestion efficace des actifs permet une supervision précise, limitant la surallocation et les instances inactives, réduisant ainsi les dépenses superflues.

Comprendre le processus ITAM

La gestion des actifs informatiques (ITAM) est un processus continu, et non un projet ponctuel. Il nécessite une exécution régulière et une adaptation au fur et à mesure que les actifs, les objectifs et les outils évoluent.

Le processus de gestion des actifs informatiques comprend généralement les étapes clés suivantes :

1. Identification des actifs : La première étape de l’ITAM consiste à constituer un inventaire complet de tous les actifs informatiques. Cette phase est essentielle pour identifier facilement les actifs et veiller à ce que les actifs redondants soient efficacement optimisés afin d’accroître l’efficacité.
2. Suivi des actifs : Cette étape consiste à utiliser un outil ou système ITAM pour assurer une surveillance continue des actifs informatiques. Le processus de suivi recueille différents types de données pour chaque actif, y compris les informations financières (comme les coûts des actifs), les données contractuelles (telles que garanties, licences et contrats de niveau de service), et les détails d’inventaire (emplacement et état des actifs physiques).
3. Maintenance des actifs : L’entretien des actifs informatiques est adapté à leur stade spécifique dans le cycle de vie. Cela comprend la réparation, la mise à niveau ou le remplacement des actifs selon les besoins. Toutes les opérations de maintenance effectuées sur un actif informatique sont soigneusement consignées dans le cadre ITAM. Cette documentation est cruciale pour évaluer les performances de l’actif et garantir son fonctionnement optimal.
4. Calcul des coûts du cycle de vie : L’étape suivante consiste à déterminer les coûts du cycle de vie pour chaque actif de votre inventaire. Tout au long de la durée de vie d’un actif, divers coûts peuvent s’ajouter, tels que l’entretien, le capital et les frais de mise au rebut des actifs informatiques. Calculer précisément ces coûts transforme votre inventaire en un outil pratique et informatif.
5. Planification financière : La dernière étape concerne la planification financière. Avec une bonne compréhension de vos actifs informatiques, de leur position dans le cycle de vie et des coûts associés, vous pouvez planifier stratégiquement pour l’avenir. La planification financière vise à allouer le budget nécessaire à l’entretien ou à l’amélioration des niveaux de service fournis par vos principaux actifs. Par exemple, un actif géré avec un niveau de service élevé, tel qu’une équipe de centre de services dédiée, nécessitera un investissement continu. À l’inverse, des actifs sous-performants pourraient nécessiter des niveaux de service accrus à l’avenir, engendrant ainsi des coûts supplémentaires.

Avantages de la gestion des actifs informatiques

• Utilisation optimisée : Avec une gestion efficace des actifs informatiques, il est plus facile de repérer les systèmes redondants. Réaliser un inventaire complet des actifs et comprendre ce qui est sous-utilisé peut aider à maximiser la valeur de vos ressources. Envisagez la consolidation de serveurs comme exemple d’optimisation de l’utilisation des actifs. Si vous découvrez que plusieurs serveurs fonctionnent à faible capacité, vous pouvez les regrouper via la virtualisation ou migrer des applications vers moins de machines physiques. Cela permet de réduire les frais matériels de votre organisation tout en diminuant la consommation d’énergie et en simplifiant la maintenance.
• Conformité des licences : Au-delà de l’évitement des pénalités, une gestion efficace des licences peut révéler des opportunités de remises sur volume ou de modèles de licences alternatifs offrant des avantages économiques. Pour mieux comprendre l’impact potentiel sur votre organisation, prenez l’exemple d’une entreprise multinationale s’apercevant qu’elle possède 250 licences premium pour un logiciel mais n’en utilise que 75. Grâce à une bonne gestion des actifs informatiques, l’entreprise peut réduire le nombre de licences actives et économiser une somme importante. Mieux encore, cela permet aussi d’atténuer les risques juridiques potentiels et d’assurer la conformité avec les accords de licences.
• Approvisionnement stratégique : Avec une visibilité claire sur les actifs existants et leur coût total de possession, les acquisitions futures deviennent plus stratégiques, évitant les achats impulsifs ou redondants et permettant de tirer pleinement profit des garanties et des offres de support. L’exemple le plus évident concerne le simple renouvellement du matériel. Grâce à l’ITAM, votre organisation peut s’apercevoir que de nombreuses garanties sur les postes de travail actuels arrivent à expiration. En s’efforçant de renouveler les garanties des systèmes critiques et de supprimer progressivement les moins essentiels, les dépenses sont optimisées et le retour sur investissement potentiellement augmenté.

Un problème courant avec la gestion des actifs informatiques est que les départements IT la considèrent souvent comme une simple gestion d’inventaire au sein des processus d’entreprise standards. Bien qu’il soit important de savoir combien de claviers vous possédez et combien de copies de Microsoft Office sont installées, la gestion des actifs informatiques va bien au-delà du simple suivi de matériel et logiciels dans des feuilles de calcul.

Une bonne solution de gestion des actifs offre une visibilité sur tout le cycle de vie des actifs informatiques, ce qui permet à votre équipe non seulement de gérer l’inventaire mais aussi de prendre en compte les questions fonctionnelles comme les mises à jour ou la migration de solutions sur site vers des solutions cloud.

Logiciels de gestion des actifs informatiques

Alors que certaines organisations peuvent se contenter d’un suivi basique sur feuilles de calcul, des outils de gestion d’inventaire dédiés sont utiles pour les entreprises plus importantes ou en forte croissance. Si vous avez du matériel sur site, du matériel hébergé en datacenter et des outils fonctionnant sous forme de solutions cloud, obtenir une véritable visibilité sur votre infrastructure informatique peut nécessiter l’adoption de solutions de gestion des actifs.

Les logiciels modernes de gestion des actifs informatiques proposent des outils puissants comme les analyses pilotées par l’IA, qui peuvent améliorer considérablement l’efficacité de vos processus tout en offrant des outils de reporting précieux, tant pour votre équipe IT que pour le service financier ou le management.

Il existe des solutions ITAM pour toutes tailles d’entreprises. Les infrastructures de type grande entreprise pourront profiter d’outils comme ServiceNow, tandis que ManageEngine, AssetExplorer et Lansweeper sont particulièrement adaptés pour les organisations de taille moyenne.

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Meilleures pratiques en gestion des actifs informatiques

La réussite passe par une planification approfondie et par l’adoption de plusieurs meilleures pratiques ITAM, parmi lesquelles :

1. Choisir le bon outil : Optez pour un logiciel ITAM doté d’une base de données centralisée et d’un accès distribué pour permettre le suivi en temps réel des actifs. Ainsi, les membres de l’organisation peuvent mettre à jour leurs données d’actifs en toute autonomie.
2. Établir des procédures standardisées : Concevez et définissez des procédures opérationnelles standard pour le suivi des actifs, comprenant la manière de documenter les actifs dans le système et les protocoles d’utilisation de celui-ci.
3. Mettre en œuvre un suivi cohérent : Adoptez une méthode uniforme pour le suivi afin d’assurer une gestion complète de tous les actifs concernés.
4. Réaliser des audits réguliers : Auditez régulièrement vos processus de gestion des actifs. Cela aide à éviter le shadow IT et permet de garantir la conformité, notamment en ce qui concerne les licences logicielles. Un contrôle régulier facilite la gestion des actifs et peut entraîner, à long terme, une réduction des coûts de support.
5. Maintenir les données critiques : Assurez-vous que le système est capable de suivre les données essentielles telles que les dates d’expiration, d’achat, les coordonnées des fournisseurs, et autres informations importantes.
6. Impliquer les parties prenantes : Échangez avec vos parties prenantes pour comprendre leurs besoins vis-à-vis des outils de gestion. Chaque service et chaque poste peuvent avoir des cas d’usage différents, et découvrir ce qui leur importe peut grandement favoriser l’adoption et la conformité.

Cas d’utilisation de l’ITAM

Quels défis spécifiques pourriez-vous rencontrer avec la gestion des actifs informatiques (ITAM) ? Quelles stratégies sont les plus judicieuses à mettre en place pour atteindre les résultats souhaités ? Voici des exemples de scénarios réels auxquels vous pourriez être confronté :

1. Transition vers des solutions cloud :
   • Scénario : Une entreprise SaaS de taille moyenne migrant des solutions sur site vers des solutions cloud.
   • Point clé : Défis liés à la gestion des actifs durant la transition, tels que le suivi des licences logicielles, la migration des données et le respect de la conformité en matière de sécurité.
   • Résultat : Mettre en avant le rôle de la gestion des actifs informatiques dans la réussite et l’efficacité de la transition.
2. Gérer les besoins informatiques d’une équipe à distance :
   • Scénario : Une entreprise SaaS s’adaptant à un modèle de travail à distance ou hybride.
   • Point clé : Relever les défis de la gestion et de la sécurisation des actifs informatiques à distance, y compris la gestion des appareils, l’accès aux logiciels et la cybersécurité.
   • Résultat : Montrer comment la gestion des actifs informatiques a permis de maintenir la productivité et la sécurité dans un environnement à distance.
3. Intégration de nouvelles technologies :
   • Scénario : Une entreprise SaaS de niveau entreprise intégrant des outils d’IA ou d’apprentissage automatique dans son infrastructure existante.
   • Point clé : Évaluer, acquérir et intégrer de nouvelles technologies dans le cadre de gestion des actifs informatiques.
   • Résultat : Illustrer comment une gestion stratégique des actifs informatiques a permis à l’entreprise de rester à la pointe de la technologie tout en maîtrisant les coûts et les risques.
4. Défis de conformité et de sécurité :
   • Scénario : Une entreprise SaaS devant respecter des exigences strictes en matière de conformité (comme le RGPD ou l’HIPAA).
   • Point clé : Gérer les actifs informatiques pour assurer la conformité, y compris les mises à jour logicielles, les mesures de protection des données et le suivi des audits.
   • Résultat : Mettre en lumière comment la gestion des actifs informatiques a été cruciale pour rester conforme et renforcer la sécurité.

Ressources

• Actualités et analyses ITAM
• Centre de ressources de la gestion des actifs informatiques de Gartner

Cours :

• "Maîtriser la gestion des actifs informatiques" sur Udemy
• Formations certifiées ITAM Review
• IAITAM (Association internationale des gestionnaires d'actifs informatiques)

Normes ISO

L’Organisation internationale de normalisation (ISO) propose un ensemble complet de normes pour la gestion des actifs informatiques (ITAM) sous la référence ISO 19770, qui se divise en cinq parties distinctes :

1. ISO/IEC 19770-1 : Cette partie établit le cadre des meilleures pratiques pour la gestion des actifs informatiques au sein des organisations. Elle offre aux entreprises un moyen de démontrer leur conformité à ces normes, répondant ainsi aux exigences de gouvernance et renforçant les opérations informatiques.
2. ISO/IEC 19770-2 : Axée sur l’identification des logiciels, cette norme aide les entreprises à reconnaître les logiciels présents sur des appareils spécifiques grâce à un format standardisé d’étiquettes d’identification logicielle.
3. ISO/IEC 19770-3 : Cette section traite des droits associés aux licences logicielles et décrit les méthodologies de suivi de l’utilisation des logiciels.
4. ISO/IEC 19770-4 : Consacrée à la normalisation des rapports sur l’utilisation des ressources, cette norme est particulièrement importante pour gérer les licences complexes et les ressources matérielles et logicielles basées sur le cloud.
5. ISO/IEC 19770-5 : Fournit une vue d’ensemble des normes ITAM ISO, avec les principaux termes et concepts.

Gérez efficacement vos actifs informatiques

La gestion des actifs informatiques est une composante essentielle au sein de toute équipe IT. Elle peut faciliter la prise de décisions stratégiques, améliorer l’efficacité de votre équipe de support et vous offrir une meilleure compréhension du coût total de possession de vos appareils et services cloud.

Choisir le bon logiciel de gestion des actifs peut considérablement améliorer votre processus de gestion des actifs informatiques et rendre la gestion du cycle de vie des actifs IT beaucoup plus simple. Pour en savoir plus sur la gestion des actifs informatiques, consultez les ressources listées ci-dessus et abonnez-vous à la newsletter The CTO Club.