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IT-Governance

Was ist IT-Asset-Management?

Katie Sanders
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Katie Sanders
Katie Sanders Executive Editor

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QUICK SUMMARY

Entfesseln Sie das volle Potenzial Ihrer technischen Ressourcen mit ITAM – einem strategischen Ansatz, der Wert maximiert und Verschwendung minimiert, um Technologie mit Geschäftszielen in Einklang zu bringen.

TABLE OF CONTENTS Was ist IT-Asset-Management? Vorteile des IT-Asset-Managements IT-Asset-Management-Software Bewährte Methoden Nützliche Ressourcen Verwalten Sie Ihre IT-Assets effizient
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IT-Asset-Management (ITAM) sorgt für ein präzises Verständnis der Lebenszykluskosten und Risiken, die mit Technologie-Assets verbunden sind. Diese Transparenz ist entscheidend, um den Geschäftswert zu steigern, der sich aus Entscheidungen zur Technologietstrategie, -architektur, Finanzierung, Verträgen und Beschaffung ergibt.

Als SaaS-CTO haben Sie eine Menge zu tun. Sie müssen die Kosten für die Cloud-Infrastruktur optimieren, Softwarelizenzen im Blick behalten und das alles, während Sie Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Hier kommt das IT-Asset-Management (ITAM) ins Spiel.

Die Optimierung des IT-Asset-Managements ist eine Herausforderung, aber ein solides Asset-Management bildet das Fundament für eine effiziente IT-Umgebung.

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Was ist IT-Asset-Management?

Kern von ITAM ist der fortlaufende Prozess, den Lebenszyklus von IT-Assets von der Anschaffung bis zur Ausmusterung zu steuern.

Das Nachverfolgen ist nur ein Teil des IT-Asset-Managements. Richtig umgesetzt, bietet ITAM Ihnen eine Perspektive, um das volle Potenzial Ihrer Assets auszuschöpfen, deren Wert zu maximieren und Verschwendung zu minimieren sowie die Lizenz-Compliance sicherzustellen.

ITAM bietet darüber hinaus viele Vorteile für Unternehmen, indem es die IT-Ressourcen auf die Unternehmensziele ausrichtet, Kosten kontrolliert und die IT-Sicherheit handhabbarer macht. Gutes Asset-Management ermöglicht fundierte Entscheidungen bei Beschaffung und Infrastruktur-Management.

Beispiele für IT-Assets

IT-Assets lassen sich in mehrere Hauptkategorien einteilen:

  • Hardware-Assets: Diese Kategorie umfasst typische Hardware wie Server, Desktops/Laptops und Tastaturen, aber auch mobile Geräte, IoT-Geräte und spezialisierte Hardware wie VR- oder AR-Headsets, Drohnen usw.
  • Software-Assets: Softwarelizenzen für Desktop-Anwendungen, Abonnements für Microsoft Office oder Adobe-Software und andere Software-Nutzungsrechte, die ggf. pro Benutzer/Konto oder pro Installation verwaltet werden.
  • Digitale Assets: Domains, API-Schlüssel und andere digitale Kennungen fallen unter digitale Assets. Diese müssen sorgfältig überwacht werden. Beispielsweise sind API-Schlüssel oft auf eine bestimmte Anzahl von Zugriffen pro Tag/Monat begrenzt.
  • Persönliches Wissen: Ein oft übersehener Bereich im ITAM ist das Wissen über undokumentierte Praktiken. Shadow-IT ist besonders in großen Organisationen ein typisches Problem. Die Auseinandersetzung mit Shadow-IT kann die IT-Sicherheit eines Unternehmens verbessern. Bei der Überprüfung Ihrer IT-Umgebung sollten Sie Workflows auf Abteilungsebene untersuchen, um Bereiche mit Shadow-IT zu identifizieren. Einzelne Shadow-IT-Praktiken erscheinen möglicherweise harmlos, doch im Laufe der Zeit können sie zu Sicherheitsproblemen führen oder zu unerwarteten Schwierigkeiten, wenn die Person, die das undokumentierte System geschaffen hat, die Firma verlässt und die Wartung wegfällt.
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Warum ITAM unverzichtbar ist

IT-Asset-Management beinhaltet die dynamische Nutzung der erfassten Asset-Daten, um Renditen zu erhöhen, Risiken zu minimieren und den Geschäftswert zu steigern. Durch die gezielte Vermeidung überflüssiger Neuanschaffungen und eine optimale Nutzung bestehender Ressourcen können IT-Asset-Manager Softwarelizenz- und Supportkosten senken. Dieses Vorgehen reduziert unnötige Ausgaben und steigert durch den Abbau von Verschwendung die betriebliche Effizienz.

  • Bereitstellung einer einzigen verlässlichen Quelle – IT-Assets werden häufig von verschiedenen Personen auf mehreren Plattformen nachverfolgt, was zu fehlender Verantwortlichkeit und fehlender Zentralisierung der Daten führt. Diese Zersplitterung führt zu Chaos und Ungenauigkeiten, was faktenbasierte Entscheidungen erschwert. In manchen Unternehmen sind Mitarbeitende ausschließlich für die Überwachung der IT-Assets zuständig – eine Aufgabe, die Systeme effizient übernehmen könnten. Indem der Fokus vom manuellen Tracking hin zu strategischen Initiativen verlagert wird, kann die IT mehr zum Gesamterfolg der Organisation beitragen. Asset Management schafft Ordnung und bietet eine konsolidierte, zentrale Datenquelle für IT-Teams, das Management und das gesamte Unternehmen.

  • Steigerung der Auslastung und Reduzierung von Verschwendung – Effektives Asset Management stellt aktuelle Informationen bereit und ermöglicht Teams eine optimale Ressourcennutzung. Somit können unnötige Ausgaben sowie Lizenz- und Supportkosten reduziert werden. Darüber hinaus wird die Einhaltung von Sicherheits- und Rechtsvorschriften gewährleistet, wodurch Risiken minimiert werden. Die daraus entstehenden Kosteneinsparungen und Produktivitätsgewinne kommen der gesamten Organisation zugute.

  • Förderung der Produktivität bei gleichzeitiger Gewährleistung von Zuverlässigkeit – Die digitale Transformation verändert die Arbeitsweisen grundlegend, weshalb Asset Management über die reine Verfolgung von Hardware hinausgeht. Mit der Einführung von DevOps- und SRE-Prinzipien benötigen Teams robuste Asset-Management-Systeme, um neue Services schnell ausrollen zu können, ohne die Zuverlässigkeit zu beeinträchtigen. Mit einer Lösung wie ServiceDesk Plus, der führenden IT-Service-Desk-Software von ManageEngine, erhält man Transparenz und Kontrolle über IT-Ressourcen und -Kosten. Effektives Asset Management ermöglicht eine präzise Steuerung und verhindert Überprovisionierung sowie Leerlaufinstanzen, wodurch unnötige Ausgaben vermieden werden.

Verständnis des ITAM-Prozesses

IT Asset Management (ITAM) ist ein fortlaufender Prozess – kein einmaliges Projekt. Es erfordert regelmäßige Durchführung und Anpassung, da sich Assets, Ziele und Werkzeuge weiterentwickeln.

Der Prozess des IT-Asset-Managements umfasst in der Regel folgende Schlüsselschritte:

  1. Asset-Identifizierung: Die erste Phase bei ITAM besteht darin, ein vollständiges Inventar aller IT-Assets zu erstellen. Dieser Schritt ist entscheidend, um einen einfachen Überblick über die Assets zu erhalten und sicherzustellen, dass eventuelle Überbestände erkannt und effizient optimiert werden.
  2. Asset-Tracking: In diesem Schritt wird ein ITAM-Tool bzw. -System für die kontinuierliche Überwachung der IT-Assets eingesetzt. Der Tracking-Prozess sammelt verschiedene Arten von Daten zu jedem Asset, darunter finanzielle Informationen (z. B. Asset-Kosten), vertragliche Angaben (wie Garantien, Lizenzen und Service-Level-Agreements) sowie Inventardaten (u. a. Standort und Zustand der physischen Assets).
  3. Asset-Wartung: Die Wartung von IT-Assets richtet sich nach ihrem jeweiligen Lebenszyklus-Status. Dazu gehört die Reparatur, das Upgrade oder der Austausch von Assets bei Bedarf. Sämtliche Wartungsaktivitäten rund um ein IT-Asset werden sorgfältig im ITAM-System dokumentiert. Diese Dokumentation ist unerlässlich, um die Leistung des Assets zu bewerten und einen optimalen Betrieb zu gewährleisten.
  4. Ermittlung der Lebenszykluskosten: Im nächsten Schritt werden die Lebenszykluskosten für jedes Asset im Inventar berechnet. Während seiner Nutzungsdauer können verschiedene Kosten anfallen, darunter für Wartungen, Investitionen und die IT-Asset-Entsorgung. Die präzise Berechnung dieser Aufwände macht das Inventar zu einem praktischen und informativen Werkzeug.
  5. Finanzplanung: Der abschließende Schritt ist die Finanzplanung. Mit einem klaren Überblick über die IT-Assets, ihre Lebenszyklusphasen und die dazugehörigen Kosten kann die strategische Planung für die Zukunft erfolgen. Ziel der Finanzplanung ist es, das notwendige Budget für die Aufrechterhaltung oder Verbesserung der Serviceniveaus der wichtigsten Assets bereitzustellen. Ein Asset, das mit einem hohen Serviceniveau, zum Beispiel durch ein dediziertes Service-Desk-Team, betrieben wird, benötigt weiterhin entsprechende Investitionen. Unterperformende Assets hingegen könnten zukünftig eine Anhebung des Serviceniveaus und damit zusätzliche Kosten erfordern.

Vorteile des IT Asset Management

  • Optimierte Nutzung: Mit effektivem ITAM lassen sich redundante Systeme leichter erkennen. Eine vollständige Bestandsaufnahme der Assets und das Verstehen, welche Ressourcen unterausgelastet sind, helfen dabei, den maximalen Wert aus Ihren Ressourcen zu ziehen. Die Serverkonsolidierung ist ein gutes Beispiel für optimierte Ressourcennutzung: Wenn festgestellt wird, dass mehrere Server nur mit geringer Auslastung laufen, können Sie diese per Virtualisierung zusammenlegen oder Anwendungen auf weniger physische Maschinen migrieren. Dadurch verringern sich die Hardwarekosten Ihres Unternehmens, der Energieverbrauch sinkt, und der Wartungsaufwand wird reduziert.
  • Lizenzkonformität: Über die Vermeidung von Strafzahlungen hinaus kann ein effektives Lizenzmanagement Möglichkeiten für Mengenrabatte oder alternative Lizenzierungsmodelle mit Kostenvorteilen aufzeigen. Um dies in der Praxis zu verdeutlichen: Ein multinationales Unternehmen stellt fest, dass es 250 Premium-Lizenzen für eine bestimmte Software besitzt, aber nur 75 davon nutzt. Mit solidem ITAM kann das Unternehmen die Zahl der aktiven Lizenzen reduzieren und so erheblich Kosten einsparen. Außerdem werden potenzielle rechtliche Risiken reduziert und die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen sichergestellt.
  • Strategischer Einkauf: Mit vollständiger Transparenz über die vorhandenen Assets und deren Gesamtkosten können künftige Anschaffungen gezielter erfolgen. So werden überstürzte oder doppelte Beschaffungen vermieden und Sie können den vollen Wert von Garantien und Support-Paketen ausschöpfen. Das offensichtlichste Beispiel ist die einfache Hardware-Erneuerung: Dank ITAM kann Ihr Unternehmen erkennen, dass viele Garantien für aktuelle Arbeitsplätze kurz vor dem Ablauf stehen. Indem Sie die Garantien für kritische Systeme rechtzeitig verlängern und weniger wichtige Geräte ausmustern, werden die Ausgaben optimiert und der ROI gegebenenfalls erhöht.

Ein häufiges Problem von ITAM ist, dass IT-Abteilungen es oft lediglich als Inventarisierung im Rahmen der üblichen Geschäftsabläufe betrachten. Zu wissen, wie viele Tastaturen Sie besitzen und wie viele Microsoft-Office-Installationen vorhanden sind, ist zwar wichtig, aber ITAM geht weit über das reine Erfassen von Hardware- und Softwarebeständen in Tabellen hinaus.

Eine gute Asset-Management-Lösung bietet Transparenz über den gesamten Lebenszyklus von IT-Assets. Das erleichtert Ihrem Team nicht nur die Bestandsführung, sondern auch die Berücksichtigung funktionaler Gesichtspunkte wie Upgrades oder die Migration von On-Premise- auf Cloud-Lösungen.

IT-Asset-Management-Software

Während manche Unternehmen mit einer einfachen Tabellenverwaltung auskommen, sind spezialisierte Tools für die Inventarverwaltung für größere oder schnell wachsende Firmen hilfreich. Wenn Sie Hardware vor Ort, Hardware in Rechenzentren und Tools als Cloud-Lösung betreiben, kann der Einsatz von Asset-Management-Lösungen erforderlich sein, um volle Transparenz über Ihre IT-Infrastruktur zu erhalten.

Moderne IT-Asset-Management-Software bietet hilfreiche Funktionen wie KI-gestützte Analysen, die die Effizienz Ihres Workflows deutlich verbessern können, sowie Berichtsfunktionen, die Ihrem IT-Team und Verantwortlichen aus den Bereichen Finanzen oder Management wertvolle Informationen liefern.

ITAM-Lösungen gibt es für Unternehmen jeder Größe. Große Unternehmensinfrastrukturen profitieren beispielsweise von Tools wie ServiceNow, während ManageEngine, AssetExplorer und Lansweeper viel für mittelständische Organisationen zu bieten haben.

Best Practices im IT-Asset-Management

Der Erfolg hängt von sorgfältiger Planung und mehreren Best Practices für ITAM ab, darunter:

  1. Das richtige Tool auswählen: Wählen Sie eine ITAM-Software, die eine zentrale Datenbank und dezentralen Zugriff ermöglicht, damit die Asset-Daten in Echtzeit von Mitarbeitenden im gesamten Unternehmen aktualisiert werden können.
  2. Standardisierte Abläufe etablieren: Entwickeln und definieren Sie Standardarbeitsanweisungen für das Asset-Tracking, einschließlich Dokumentationsvorgaben und Nutzungsrichtlinien des Systems.
  3. Konsistentes Tracking implementieren: Wenden Sie eine einheitliche Methode für die Nachverfolgung an, damit alle relevanten Assets vollständig erfasst werden.
  4. Regelmäßige Audits durchführen: Überprüfen Sie Ihren Asset-Management-Prozess regelmäßig. So vermeiden Sie Schatten-IT und stellen beispielsweise die Einhaltung bei Softwarelizenzen sicher. Durch wiederkehrende Überprüfungen behalten Sie Ihre Assets besser im Blick und können langfristig Supportkosten senken.
  5. Kritische Daten pflegen: Sorgen Sie dafür, dass das System essenzielle Daten wie Ablaufdaten, Kaufdaten, Kontaktdaten der Lieferanten und andere wichtige Informationen erfassen kann.
  6. Stakeholder einbinden: Sprechen Sie mit Ihren Stakeholdern, um deren Bedürfnisse an Management-Tools zu verstehen. Jede Abteilung und jede Rolle hat unterschiedliche Anforderungen, und herauszufinden, was ihnen wichtig ist, kann die Akzeptanz und die Einhaltung der Prozesse wesentlich steigern.

ITAM-Anwendungsfälle

Mit welchen spezifischen Herausforderungen könnten Sie beim ITAM konfrontiert sein? Welche Strategien sind am sinnvollsten, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen? Hier habe ich Beispiele aus realen Szenarien zusammengestellt, mit denen Sie rechnen könnten:

  1. Übergang zu Cloud-basierten Lösungen:
    • Szenario: Ein mittelständisches SaaS-Unternehmen wechselt von lokalen Lösungen zu Cloud-basierten Angeboten.
    • Fokus: Herausforderungen beim Verwalten von Assets während des Übergangs, wie z. B. Nachverfolgung von Softwarelizenzen, Datenmigration und die Sicherstellung der Einhaltung von Sicherheitsvorschriften.
    • Ergebnis: Die Rolle des IT-Asset-Managements hervorheben, um den Übergang reibungslos und effizient zu gestalten.
  2. IT-Anforderungen einer Remote-Belegschaft verwalten:
    • Szenario: Ein SaaS-Unternehmen stellt auf ein Remote- oder Hybrid-Arbeitsmodell um.
    • Fokus: Bewältigung der Herausforderungen beim Remote-Management und bei der Sicherung von IT-Assets, einschließlich Geräteverwaltung, Softwarezugriff und Cybersicherheit.
    • Ergebnis: Zeigen, wie IT-Asset-Management dabei geholfen hat, Produktivität und Sicherheit in einer Remote-Umgebung aufrechtzuerhalten.
  3. Integration neuer Technologien:
    • Szenario: Ein SaaS-Unternehmen auf Unternehmensebene integriert KI- oder Machine-Learning-Tools in seine bestehende Infrastruktur.
    • Fokus: Bewertung, Beschaffung und Integration neuer Technologien in das bestehende IT-Asset-Framework.
    • Ergebnis: Zeigen, wie strategisches IT-Asset-Management es dem Unternehmen ermöglichte, technologisch führend zu bleiben und gleichzeitig Kosten und Risiken zu steuern.
  4. Compliance- und Sicherheitsherausforderungen:
    • Szenario: Ein SaaS-Unternehmen, das mit strengen Compliance-Anforderungen (wie GDPR oder HIPAA) konfrontiert ist.
    • Fokus: Verwaltung von IT-Assets zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, einschließlich Software-Updates, Datenschutzmaßnahmen und Audit-Trails.
    • Ergebnis: Die Bedeutung des IT-Asset-Managements zur Einhaltung von Compliance und zur Verbesserung der Sicherheitslage betonen.

Ressourcen

Kurse:

ISO-Standards

Die Internationale Organisation für Normung (ISO) stellt unter ISO 19770 einen umfassenden Satz von Standards für das IT Asset Management (ITAM) bereit, der in fünf verschiedene Teile gegliedert ist:

  1. ISO/IEC 19770-1: Dieser Teil legt den Rahmen für Best Practices im ITAM innerhalb von Organisationen fest. Er bietet Unternehmen einen Weg, ihre Einhaltung dieser Standards nachzuweisen, Governance-Anforderungen zu erfüllen und die IT-Abläufe zu stärken.
  2. ISO/IEC 19770-2: Konzentriert sich auf die Software-Identifikation und unterstützt Unternehmen dabei, installierte Software auf bestimmten Geräten mithilfe eines standardisierten Software-ID-Tags zu erkennen.
  3. ISO/IEC 19770-3: Dieser Abschnitt behandelt die Berechtigungen, die mit Softwarelizenzen verknüpft sind, und beschreibt Methoden zur Nachverfolgung der Softwarenutzung.
  4. ISO/IEC 19770-4: Widmet sich der standardisierten Berichterstattung über Ressourcennutzung; dieser Standard ist besonders wichtig für das Management komplexer Lizenzen sowie von Cloud-basierten Software- und Hardware-Ressourcen.
  5. ISO/IEC 19770-5: Bietet einen umfassenden Überblick über die ISO-ITAM-Normen einschließlich wichtiger Begriffe und Konzepte.

Verwalten Sie Ihre IT-Assets effizient

Das IT Asset Management ist ein essenzieller Bestandteil der Arbeit jedes IT-Teams. Es kann strategische Entscheidungen unterstützen, die Effektivität Ihres Support-Teams erhöhen und Ihnen ein besseres Verständnis der Gesamtkosten von Geräten und Cloud-Services vermitteln.

Die Wahl der richtigen Asset-Management-Software kann Ihren Prozess zur Verwaltung von IT-Assets erheblich verbessern und das IT-Lebenszyklus-Management deutlich erleichtern. Um mehr über IT-Asset-Management zu erfahren, sehen Sie sich die oben aufgeführten Ressourcen an und abonnieren Sie den Newsletter des CTO Club.

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