Le 10 migliori alternative a Smartsheet selezionate per il 2026

Celoxis è una piattaforma di gestione del portafoglio progetti che aiuta i team a pianificare progetti, allocare risorse, gestire budget e monitorare le prestazioni tramite dashboard interattive, strumenti finanziari e reportistica di portafoglio in un unico ambiente di lavoro.

Per chi è ideale Celoxis?

Celoxis è particolarmente indicato per organizzazioni di medie e grandi dimensioni, soprattutto PMO, dipartimenti IT e team di servizi professionali che gestiscono più progetti e hanno bisogno di maggiore visibilità sull'allocazione delle risorse e sulle performance dei progetti.

Perché ho scelto Celoxis

Ho scelto Celoxis perché rende molto più semplice bilanciare le risorse tra più progetti rispetto all'uso di fogli di calcolo o strumenti di project management di base. La piattaforma confronta in tempo reale la domanda con la capacità disponibile, aiutandoti a individuare i membri del team sovraccarichi prima che si verifichino ritardi. Apprezzo anche il fatto che regolazioni dei carichi di lavoro, festività, turni e disponibilità per sede siano già integrate nel processo di pianificazione, rendendo facile ridistribuire il lavoro senza dover cambiare continuamente vista o aggiornare report manuali.

Funzionalità principali di Celoxis

• Diagrammi di Gantt interattivi: Crea pianificazioni di progetto con dipendenze drag-and-drop, analisi del percorso critico, baseline e monitoraggio del valore realizzato.
• Dashboard di portafoglio: Monitora l'avanzamento dei progetti, i budget, i rischi e la salute del portafoglio tramite dashboard personalizzabili e report approfonditi.
• Timesheet intelligenti: Registra il tempo sulle attività di progetto con flussi di approvazione e calcolo automatico del costo del lavoro.
• App di workflow personalizzate: Crea workflow senza codice per rischi, problemi, richieste di modifica, approvazioni e altri processi di progetto.

Integrazioni Celoxis

Celoxis offre integrazioni native con Google Drive, Microsoft Excel, Microsoft Project, Jira, Azure DevOps, QuickBooks Online, Salesforce e iCal. Fornisce anche connettività Zapier e una REST API per integrazioni personalizzate.

Se il tuo team ha bisogno di organizzare progetti con dati complessi e relazionali, Airtable offre un approccio flessibile in stile database. È una soluzione ideale per specialisti IT, team operativi e project manager che desiderano strutturare le informazioni oltre le semplici liste o griglie. A differenza di Smartsheet, Airtable permette di collegare i record tra tabelle diverse, personalizzare i tipi di dati e costruire flussi di lavoro su misura per esigenze progettuali uniche.

Perché Airtable è una valida alternativa a Smartsheet

Quando hai bisogno di organizzare progetti con una struttura più avanzata di un semplice foglio di calcolo, la configurazione in stile database di Airtable si distingue. Ho scelto Airtable perché permette di creare tabelle collegate, così puoi gestire le relazioni tra attività, asset o risorse in un modo che non è possibile con Smartsheet. 

Puoi anche definire tipi di campo personalizzati—come allegati, caselle di selezione o menu a discesa—per adattarli alle esigenze dei dati del tuo progetto. Questo approccio è particolarmente utile per i team IT e i project manager che devono monitorare informazioni interconnesse su più flussi di lavoro.

Funzionalità principali di Airtable

Altre funzionalità che rendono Airtable utile per l'organizzazione dei progetti includono:

• Interface Designer: Crea dashboard e interfacce personalizzate per visualizzare e interagire con i tuoi dati.
• Automazioni: Imposta trigger e azioni per automatizzare attività ripetitive all'interno delle tue basi.
• Vista Calendario: Visualizza i record su un calendario per monitorare scadenze e tempistiche di progetto.
• Controlli di permesso: Assegna livelli di accesso granulari ai collaboratori per una migliore sicurezza dei dati.

Integrazioni di Airtable

Le integrazioni includono Slack, Google Drive, Salesforce, Jira, Zendesk, Outlook, Google Calendar, Box, Miro e Tableau.

Plaky è pensato per i team che desiderano un approccio semplice e immediato alla gestione dei progetti. È particolarmente utile per piccole imprese, startup o reparti che hanno bisogno di far iniziare rapidamente nuovi utenti senza una configurazione complessa. A differenza di Smartsheet, Plaky punta su un onboarding semplice e un'interfaccia intuitiva, rendendo facile per chiunque iniziare subito a collaborare.

Perché Plaky è una valida alternativa a Smartsheet

Per i team che vogliono iniziare senza intoppi, Plaky si distingue come alternativa a Smartsheet focalizzata su un onboarding rapido. Ho scelto Plaky perché permette di creare e assegnare attività, impostare bacheche e invitare nuovi utenti in pochi clic. 

I modelli e la configurazione delle bacheche drag-and-drop della piattaforma aiutano i nuovi membri del team a orientarsi rapidamente, anche se non hanno mai utilizzato uno strumento di gestione del lavoro prima. Questo rende Plaky ideale per le organizzazioni che devono formare rapidamente i nuovi utenti senza sovraccaricarli con configurazioni avanzate.

Funzionalità principali di Plaky

Altre funzionalità che rendono Plaky utile per la gestione del lavoro includono:

• Campi personalizzati: Aggiungi e configura campi personalizzati per adattare le bacheche al flusso di lavoro del tuo team.
• Allegati: Carica e allega file direttamente alle attività per un facile riferimento.
• Commenti: Lascia commenti sulle attività per mantenere le discussioni organizzate e accessibili.
• Registro attività: Tieni traccia delle modifiche e degli aggiornamenti con un registro dettagliato per ogni bacheca.

Integrazioni di Plaky

Le integrazioni includono Pumble.

ClickUp si distingue per i team che desiderano personalizzare il modo in cui visualizzano e gestiscono le attività. È particolarmente adatto a specialisti IT, project manager e team operativi che hanno bisogno di passare dalla visualizzazione a elenco, bacheca, Gantt o calendario a seconda del progetto. A differenza di Smartsheet, ClickUp consente di personalizzare praticamente ogni aspetto dell'ambiente di lavoro, così da adattare i flussi di lavoro alle esigenze specifiche del tuo team.

Perché ClickUp è una valida alternativa a Smartsheet

Se cerchi una piattaforma di gestione del lavoro che si adatti al modo preferito di lavorare del tuo team, ClickUp merita di essere considerata. Ho scelto ClickUp perché permette di passare facilmente dalla visualizzazione a elenco, bacheca, Gantt o calendario per lo stesso insieme di attività, così ogni membro del team può lavorare nel formato che più gli si addice. 

Puoi anche creare campi e stati personalizzati per rispecchiare i processi unici del tuo team. Questo livello di flessibilità rende ClickUp una valida alternativa a Smartsheet per i team che necessitano di maggiore controllo su come visualizzare e organizzare il proprio lavoro.

Funzionalità principali di ClickUp

Altre funzionalità preziose di ClickUp per la gestione del lavoro includono:

• Automazioni: Imposta regole personalizzate per automatizzare attività ripetitive e notifiche.
• Documenti e Wiki: Crea e organizza documentazione interna direttamente all'interno della tua area di lavoro.
• Monitoraggio del tempo: Tieni traccia del tempo speso sulle attività tramite timer integrati o inserimento manuale.
• Monitoraggio degli obiettivi: Imposta, segui e visualizza i progressi verso obiettivi di team o di progetto.

Integrazioni di ClickUp

Le integrazioni includono Slack, GitHub, GitLab, HubSpot, Google Drive, Outlook, Figma, Zoom, Microsoft Teams e Dropbox.

Se hai bisogno di una piattaforma cloud che si adatti ai flussi di lavoro unici del tuo team, Notion merita attenzione. È particolarmente utile per team IT, project manager e gruppi interfunzionali che desiderano combinare documentazione, monitoraggio dei progetti e condivisione delle conoscenze in un unico posto. A differenza di Smartsheet, Notion ti permette di costruire database personalizzati, wiki e dashboard su misura per i tuoi processi specifici.

Perché Notion è una valida alternativa a Smartsheet

Per i team che necessitano di una gestione flessibile della conoscenza insieme al monitoraggio dei progetti, Notion offre un approccio diverso rispetto a Smartsheet. Ho scelto Notion perché consente di creare wiki personalizzati, database e pagine interconnesse che si adattano alla struttura e ai flussi di lavoro del tuo team. Puoi organizzare tutto, dalla documentazione IT ai piani di progetto e alle note delle riunioni, in un unico ambiente di lavoro. Questa flessibilità rende Notion una scelta solida se le tue esigenze di gestione del lavoro vanno oltre i semplici fogli di calcolo e richiedono un ambiente più dinamico e orientato alla conoscenza.

Funzionalità principali di Notion

Altre funzionalità in Notion utili per la gestione del lavoro includono:

• Bacheche Kanban: Organizza visivamente attività e progetti con bacheche drag-and-drop.
• Vista Calendario: Visualizza attività, scadenze ed eventi in formato calendario per una migliore pianificazione.
• Controlli di Permesso: Imposta livelli di accesso granulari per pagine, database e spazi di lavoro.
• Galleria Template: Accedi a una libreria di modelli predefiniti per project management, documentazione e altro ancora.

Integrazioni Notion

Le integrazioni includono Slack, Jira, GitHub, Asana, Google Drive, Figma, Trello, Webex, Datadog e Panther.

OpenProject si distingue per i team che necessitano della flessibilità open source e del controllo totale sull’ambiente di gestione dei progetti. È una scelta particolarmente adatta a reparti IT, organizzazioni del settore pubblico e aziende attente alla privacy che desiderano ospitare autonomamente la piattaforma o personalizzarla. Diversamente da Smartsheet, OpenProject offre accesso completo al codice sorgente e alle opzioni di implementazione, supportando così rigorosi requisiti di sicurezza e conformità dei dati.

Perché OpenProject è una valida alternativa a Smartsheet

Se sei alla ricerca di una piattaforma di gestione del lavoro con opzioni di distribuzione open source, OpenProject è una scelta evidente. Ho selezionato OpenProject perché consente l’auto-ospitazione o l’esecuzione della piattaforma in un cloud privato, offrendo così pieno controllo sui tuoi dati e sulla tua infrastruttura. Lo strumento offre inoltre accesso al codice sorgente, permettendo di personalizzare flussi di lavoro, permessi e impostazioni di sicurezza in base alle esigenze dell’organizzazione. Queste capacità rendono OpenProject particolarmente interessante per i team con necessità stringenti di conformità, privacy o personalizzazione che Smartsheet non può soddisfare.

Funzionalità principali di OpenProject

Altre funzioni che rendono OpenProject utile per la gestione dei progetti includono:

• Diagrammi di Gantt: Pianifica e visualizza le tempistiche di progetto con diagrammi di Gantt interattivi.
• Board Agile: Gestisci attività e sprint con board Agile e Scrum integrati.
• Monitoraggio del tempo: Registra le ore e monitora l’avanzamento dei progetti con il time tracking integrato.
• Wiki e documentazione: Crea e organizza la documentazione di progetto direttamente all’interno della piattaforma.

Integrazioni di OpenProject

Le integrazioni includono Nextcloud, OneDrive, SharePoint, GitHub, GitLab e openDesk.

I team che hanno bisogno di coordinare il lavoro tra più reparti spesso scelgono Asana per la sua gestione flessibile di progetti e flussi di lavoro. È particolarmente utile per l’allineamento nelle organizzazioni con progetti trasversali, processi ricorrenti o team distribuiti.

Asana si distingue da Smartsheet offrendo automazioni avanzate, strumenti visivi per la creazione di flussi di lavoro e una vasta gamma di strumenti di collaborazione progettati per ambienti complessi e con più team.

Perché Asana è una valida alternativa a Smartsheet

Per i team che necessitano di coordinamento tra reparti, Asana offre funzionalità che vanno oltre ciò che trovi in Smartsheet. Ho scelto Asana perché il suo costruttore di flussi di lavoro consente di automatizzare passaggi e approvazioni tra i team, rendendo la gestione dei progetti trasversali molto più semplice. 

Le viste timeline, board e calendario della piattaforma aiutano tutti a rimanere sincronizzati, anche quando i progetti coinvolgono diverse funzioni. Le regole avanzate e le opzioni di assegnazione dei task di Asana supportano anche processi complessi e articolati che richiedono contributi da gruppi diversi.

Caratteristiche principali di Asana

Altre funzionalità che rendono Asana utile per la gestione del lavoro includono:

• Campi personalizzati: Aggiungi dati specifici ai task per monitorare dettagli di progetto o priorità.
• Gestione carico di lavoro: Visualizza la capacità del team e bilancia le assegnazioni tra i membri.
• Traguardi: Segna i principali risultati di progetto per monitorare i progressi verso gli obiettivi.
• Moduli: Raccogli e indirizza richieste di lavoro direttamente nei progetti con moduli personalizzabili.

Integrazioni di Asana

Le integrazioni includono Slack, Google Drive, Microsoft Teams, Salesforce, Zoom, Jira Cloud, Dropbox, Outlook, Gmail e Tableau.

Se stai cercando una piattaforma di gestione del lavoro con monitoraggio del tempo integrato, SmartTask merita un’attenzione particolare. È un’ottima soluzione per team orientati ai progetti e aziende di servizi che devono monitorare le ore insieme a compiti e progetti. A differenza di Smartsheet, SmartTask combina gestione dei progetti, monitoraggio del tempo e collaborazione con i clienti in un unico luogo, aiutandoti a gestire sia il lavoro che le ore fatturabili senza cambiare strumento.

Perché SmartTask è una valida alternativa a Smartsheet

A differenza di molte altre piattaforme di gestione del lavoro, SmartTask include il monitoraggio del tempo integrato come funzionalità principale, rendendola una reale alternativa a Smartsheet per i team che devono monitorare ore e produttività. Ho scelto SmartTask perché puoi registrare il tempo direttamente sui compiti, generare timesheet e tenere traccia delle ore fatturabili senza uscire dalla piattaforma. 

Il timer integrato e la possibilità di inserire manualmente le ore aiutano i team a registrare accuratamente le ore di lavoro, sia per progetti interni che per i clienti. Questa attenzione al monitoraggio del tempo rende SmartTask particolarmente utile per attività di servizi e team basati su progetti che necessitano di gestire in un unico luogo sia le attività sia il tempo.

Funzionalità principali di SmartTask

Altre funzionalità che rendono SmartTask interessante per la gestione del lavoro includono:

• Vista portfolio progetti: visualizza tutti i tuoi progetti in una dashboard unica e centralizzata.
• Dipendenze tra attività: stabilisci dipendenze per gestire la sequenza delle attività e prevenire i colli di bottiglia.
• CRM integrato: gestisci lead, trattative e comunicazioni con i clienti all’interno della stessa piattaforma.
• Flussi di lavoro personalizzabili: adatta le fasi delle attività e i processi alle esigenze del tuo team.

Integrazioni di SmartTask

Le integrazioni includono Google Drive, Dropbox, Google Sheets, Google Calendar, Slack, Mailchimp, Twilio, Razorpay, Ozonetel e Jotform.

I team che cercano un modo altamente visivo per monitorare i progetti spesso scelgono monday.com. Questa piattaforma è particolarmente utile per i team IT, operativi e interfunzionali che devono visualizzare lo stato dei progetti a colpo d'occhio e gestire visivamente le dipendenze. A differenza di Smartsheet, monday.com offre bacheche codificate a colori e visualizzazioni cronologiche che facilitano l'individuazione dei colli di bottiglia e mantengono tutti allineati.

Perché monday.com è una valida alternativa a Smartsheet

Per i team che desiderano un approccio più visivo alla gestione dei progetti, monday.com rappresenta un chiaro vantaggio. Ho scelto monday.com perché le sue bacheche codificate a colori e le visualizzazioni in timeline e calendario facilitano il monitoraggio dell’avanzamento dei progetti e l’individuazione rapida dei problemi. È possibile trascinare e rilasciare attività, impostare automazioni visive e utilizzare dashboard personalizzabili per monitorare più progetti contemporaneamente. Queste funzionalità aiutano i team a rimanere organizzati e mantenere la visibilità attraverso flussi di lavoro complessi, rendendo monday.com una solida alternativa a Smartsheet per il monitoraggio visivo dei progetti.

Funzionalità principali di monday.com

Altre funzionalità utili di monday.com per la gestione del lavoro includono:

• Generatore di moduli: Crea moduli personalizzati per raccogliere e indirizzare richieste direttamente nelle bacheche.
• Gestione del carico di lavoro: Visualizza la capacità del team e assegna compiti in base alla disponibilità.
• Gestione dei file: Allega, visualizza in anteprima e organizza file all’interno di attività e progetti.
• Registro di controllo: Monitora le modifiche e l’attività degli utenti per una maggiore responsabilità e conformità.

Integrazioni di monday.com

Le integrazioni includono Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Outlook, Zoom, Dropbox, Jira, HubSpot, Salesforce e Gmail.

Wrike è una piattaforma basata su cloud progettata per i team che necessitano di automazione avanzata dei flussi di lavoro e di un controllo granulare sui processi di progetto. Gli specialisti IT e i project manager che gestiscono progetti complessi e a più fasi troveranno particolarmente utili le funzionalità di automazione, i moduli di richiesta personalizzati e le dashboard dinamiche di Wrike. Se cerchi più flessibilità e automazione rispetto a quanto offerto da Smartsheet, Wrike si distingue per la personalizzazione approfondita dei flussi di lavoro e la reportistica in tempo reale.

Perché Wrike è una valida alternativa a Smartsheet

Wrike si distingue per i team che necessitano di automazione avanzata dei flussi di lavoro oltre a quanto offre Smartsheet. Ho scelto Wrike perché il suo motore di automazione consente di creare regole personalizzate per attivare azioni, assegnare compiti e aggiornare gli stati senza input manuale. La piattaforma offre anche moduli di richiesta dinamici che indirizzano il lavoro in base alle risposte degli utenti, aiutando i team IT e delle operazioni a gestire processi di raccolta richieste complessi. Con le dashboard in tempo reale, puoi monitorare facilmente i flussi di lavoro automatizzati e l'avanzamento dei progetti a colpo d'occhio.

Funzionalità principali di Wrike

Altre funzionalità di Wrike utili per team IT e project manager includono:

• Vista Diagramma di Gantt: Visualizza le tempistiche del progetto e le dipendenze con diagrammi di Gantt interattivi per una migliore pianificazione e allocazione delle risorse.
• Revisione documenti: Revisiona, commenta e approva file direttamente all'interno delle attività per mantenere feedback organizzati e accessibili.
• Monitoraggio del tempo: Registra le ore dedicate alle attività e ai progetti per supportare report accurati e una corretta attribuzione delle risorse.
• Controlli di accesso basati sui ruoli: Imposta permessi dettagliati per utenti e gruppi per proteggere dati sensibili dei progetti e gestire gli accessi tra i team.

Integrazioni di Wrike

Le integrazioni includono Salesforce, HubSpot, Jira, GitHub, Microsoft Teams, Slack, Google Drive, Zoom, Outlook e Dropbox.