Gestione delle Risorse IT: 3 Migliori Pratiche per il 2026
In un'epoca in cui la tecnologia è parte integrante delle operazioni aziendali, una gestione efficace degli asset IT (ITAM) non è mai stata così cruciale. L'ITAM aiuta a tenere traccia delle risorse hardware e software, gestendole strategicamente per ottimizzarne il valore, controllare i costi e mitigare i rischi.
La gestione degli asset IT ha fatto molta strada dai suoi umili inizi con il tracciamento su fogli di calcolo. Oggi è un settore sofisticato con standard e pratiche consolidate. Nell'attuale scenario tecnologico, dominato da SaaS, cloud pubblico e tecnologie all'avanguardia come l'AI generativa, l'ITAM affronta sfide e opportunità uniche.
Ecco perché condivido tre best practice che guideranno le organizzazioni nella gestione efficace dei loro asset IT. Queste pratiche sono fondamentali per ottenere efficienza finanziaria, rafforzare la sicurezza e mantenere agilità nell'adozione di nuove tecnologie.
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Offrirò inoltre una panoramica di casi d’uso interessanti e delle prospettive future dell’ITAM, inclusa la sua intersezione con le Operazioni Finanziarie (FinOps), per fornire una comprensione completa di come l’ITAM possa essere un fattore cruciale per il successo delle imprese moderne.
Cos’è la gestione degli asset IT (ITAM)?
La gestione degli asset IT (ITAM) è antica quanto il software stesso; appena le organizzazioni hanno iniziato a utilizzare hardware e software su larga scala, è emersa la necessità di strumenti per fornire visibilità in questi ecosistemi complessi, controllare il costo delle licenze, gestire audit e conformità e supervisionare il rischio.
Tradizionalmente, questa attività era gestita da un piccolo team che utilizzava fogli di calcolo, responsabile anche della governance del software e del supporto agli audit. Con l’aumentare del volume e della complessità delle licenze software, i singoli che gestivano i fogli di calcolo non erano più sufficienti. Così, oggi esiste un’intera industria ITAM composta da strumenti enterprise, organismi professionali e standard ISO, con molti fornitori che offrono servizi di gestione degli asset in outsourcing.
Con l’avvento del software-as-a-service (SaaS) e del cloud pubblico ormai onnipresenti nelle discipline ITAM aziendali, gli strumenti si sono evoluti per affrontare nuove sfide, tra cui l’identificazione e la gestione del rischio legato a SaaS non autorizzati e alla proliferazione di servizi SaaS.
Inoltre, mentre le business unit e i singoli traggono beneficio da un maggiore controllo sugli acquisti e sulla sperimentazione delle applicazioni, le organizzazioni hanno perso il controllo sui budget tecnologici, sui rischi di conformità delle licenze e sui rischi di sicurezza legati alla proliferazione delle applicazioni.
La dismissione degli asset IT (ITAD) è diventata anch’essa un punto chiave, garantendo che gli asset obsoleti o giunti a fine vita siano smaltiti in modo sicuro e responsabile dal punto di vista ambientale, prevenendo violazioni di dati e assicurando la conformità.
Questa situazione è particolarmente accentuata nelle organizzazioni con più business unit o sedi e in quelle interessate da importanti fusioni e acquisizioni (M&A). Con l'effetto combinato di sviluppi recenti come ChatGPT e altri strumenti di AI generativa, le pratiche e gli strumenti per la gestione degli asset IT sono diventati ancora più fondamentali per una buona governance e sicurezza.
La crescente complessità della gestione degli asset IT porta a numerosi benefici per chi mantiene attivamente la propria best practice ITAM:
3 Best Practice per la Gestione degli Asset IT
1. Gestione meticolosa delle licenze: un imperativo finanziario
Nell’attuale contesto economico, ai team IT e di procurement è richiesto di tagliare le spese e mantenere un controllo più rigido sui budget, spesso senza sapere dove avvengano effettivamente le spese. Ciò richiede una comprensione approfondita delle spese software. Spesso, un approvvigionamento software decentralizzato genera costi imprevisti, causati principalmente da licenze acquistate da diverse business unit senza opportuni controlli di utilizzo.
Un carico finanziario significativo nasce da due principali fonti di spreco: (1) l’assegnazione di una licenza che poi non viene utilizzata o che potrebbe essere soddisfatta da una licenza di livello inferiore e (2) la presenza di licenze per diversi strumenti che raggiungono lo stesso risultato.
Per orientarsi in questo scenario complesso e ridurre i costi IT, le organizzazioni devono saper sfruttare le complessità dei contratti di licenza a proprio vantaggio. Molte licenze prevedono diritti di upgrade e downgrade, nonché opzioni Bring Your Own License (BYOL) in ambienti ibridi. Individuare e sfruttare efficacemente queste possibilità può portare a risparmi significativi.
Inoltre, è fondamentale adottare un approccio proattivo nei confronti degli audit dei fornitori, in particolare con grandi vendor come Oracle o SAP. Utilizzare strumenti ITAM certificati per questi fornitori consente alle organizzazioni di ottimizzare l’utilizzo delle licenze prima di un audit, ottenendo spesso un importante vantaggio finanziario e risparmi durante queste valutazioni.
- Migliore gestione del rischio: una priorità non negoziabile per l'ITAM
Una gestione efficace del rischio non è soltanto una best practice; è la pietra miliare della sicurezza e della stabilità organizzativa nell’ambito ITAM. Le organizzazioni che non dispongono di una visibilità completa sulle proprie licenze software, applicazioni SaaS e sull’insieme della shadow IT si espongono a significative vulnerabilità di sicurezza. I software e le applicazioni acquisiti senza un’adeguata valutazione possono non rispettare gli standard critici di sicurezza e legali, esponendo l’azienda a maggiori rischi di attacchi informatici e violazioni dei dati.
I rischi crescenti per le organizzazioni prive di una pratica ITAM avranno anche ripercussioni finanziarie; l’agenzia di credito Standard & Poor ha dichiarato che disporre di una pratica ITAM è così fondamentale per una corretta gestione del rischio e della sicurezza informatica che le organizzazioni prive di questi framework potrebbero vedere peggiorare il proprio rating di credito.
Le implicazioni di pratiche ITAM inadeguate vanno oltre la sicurezza; hanno conseguenze finanziarie concrete. L’agenzia di credito Standard & Poor ha affermato che avere una pratica ITAM è fondamentale per una corretta gestione del rischio e la sicurezza informatica. L’assenza di un solido framework ITAM può influire negativamente sul rating di credito di un’organizzazione, evidenziando la dimensione finanziaria dell’ITAM.
Le applicazioni SaaS hanno reso le problematiche di sicurezza incredibilmente complesse. In particolare, lo Shadow SaaS rappresenta una minaccia significativa e spesso non affrontata, complicando lo scenario della sicurezza per molte organizzazioni. Inoltre, l’avvento delle tecnologie di intelligenza artificiale generativa ha introdotto nuove preoccupazioni in merito alla proprietà intellettuale e all’integrità dei dati. L’incapacità di molte organizzazioni di tracciare l’uso e le implicazioni dell’IA generativa amplifica ulteriormente questi rischi.
Pertanto, è fondamentale che le organizzazioni diano priorità a un approccio completo e proattivo all’ITAM, assicurando che tutti i software e i beni tecnologici siano non solo gestiti in modo efficiente, ma anche rigorosamente protetti dal sempre più ampio spettro di minacce digitali.
- Ottenere agilità e comprensione delle nuove tecnologie
Nel momento in cui le aziende puntano a innovare digitalmente e ristrutturare i propri servizi e piattaforme, l’ITAM offre alle organizzazioni, e in particolare ai team IT, quella visibilità necessaria per superare queste problematiche. I team IT hanno bisogno di una visibilità completa per agire in modo proattivo nella riduzione dei rischi e nel contenimento dei costi, e i dipendenti devono essere resi consapevoli della visione d’insieme quando si tratta di acquistare licenze e applicazioni.
I professionisti ITAM possono offrire visibilità e raccomandazioni all’organizzazione su dove razionalizzare le applicazioni, ridurre le licenze e svolgere ulteriori approfondimenti o formazione agli utenti finali per mitigare eventi legati alla sicurezza.
Macchine virtuali, container, servizi cloud e intelligenza artificiale sono tutte aree in cui uno strumento di gestione degli asset IT aiuta i team a ottenere visibilità su ciò che è disponibile, su cosa viene usato attivamente e dove si può procedere a dismettere o razionalizzare l’uso, così da tenere sotto controllo i costi.
Casi di Studio Significativi
Molti di noi con una lunga carriera nell’IT avranno diversi esempi di quando ci siamo accorti di sprechi, ma non avevamo il tempo o le risorse per affrontare queste inefficienze.
Ripensando alla mia esperienza in un precedente ruolo, mi fu affidato l’audit di una considerevole suite di software Oracle. Questa attività era complicata da una storia di fusioni, acquisizioni e numerose ristrutturazioni organizzative, che avevano causato la perdita di controllo sul nostro inventario di licenze, sui loro usi specifici e persino sulla loro necessità.
Il problema è stato riconosciuto più volte ma è rimasto irrisolto per quasi due anni. Solo quando ci siamo affidati a un servizio esterno di gestione degli asset IT (ITAM) siamo riusciti a individuare e correggere le inefficienze, ottenendo infine risparmi nell’ordine di sette cifre sull’infrastruttura IT.
Per le grandi organizzazioni, disporre di una pratica di gestione degli asset IT ben strutturata e con i giusti strumenti rappresenta un passo cruciale verso la gestione del rischio e la riduzione dei costi.
Un altro ottimo esempio è Panasonic, un’organizzazione in cui la gestione degli asset IT e software può essere difficile a causa della filosofia di gestione autonoma dell’azienda. La struttura gestionale decentralizzata di Panasonic, con silos regionali e di business unit distinti, ha posto notevoli sfide nella gestione degli asset IT e software. Questa decentralizzazione rendeva quasi impossibile ai dirigenti IT tracciare e gestire gli asset software attraverso metodi tradizionali come i fogli di calcolo. Tuttavia, l’adozione di una solida strategia ITAM con i corretti strumenti software ha portato a notevoli risparmi sui costi.
In particolare, l’azienda ha ottenuto una riduzione delle spese a sei cifre solo per quanto riguarda le licenze Microsoft. Questo caso mette in evidenza quanto sia necessario pianificare in modo approfondito e avere una visione strategica per gestire la complessità degli asset IT distribuiti su scala globale.
Migliorare la Gestione degli Asset IT per il Futuro
Man mano che ci muoviamo in uno scenario informatico in continua evoluzione, integrare la gestione degli asset IT con il campo in rapido sviluppo delle Financial Operations (FinOps) diventa fondamentale. FinOps sta rivoluzionando il modo in cui gestiamo i costi delle infrastrutture cloud, inclusi Infrastructure as a Service (IaaS) e Platform as a Service (PaaS). Per restare al passo, la gestione degli asset IT (ITAM) deve unire la propria esperienza a quella di FinOps, così da garantire una gestione efficace dei costi di licenza all’interno di ambienti IT diversi.
Prendiamo, ad esempio, SQL Server. Può essere implementato in molteplici modalità – su desktop, server, all’interno di IaaS, in container o come servizio SQL gestito. Un’analisi approfondita delle complessità delle licenze di questi modelli di distribuzione, unita alle informazioni sui costi offerte da FinOps, è fondamentale. Questo approccio fornisce una panoramica dettagliata e completa della spesa IT, assicurando che ogni euro investito sia orientato a efficienza e crescita.
I responsabili IT e i professionisti interessati ad approfondire le sinergie tra ITAM e FinOps possono esplorare ulteriormente questo argomento consultando "6 casi d’uso collaborativi per i team FinOps e ITAM", una risorsa che offre preziose informazioni sulla collaborazione efficace tra queste due discipline fondamentali.
Quali tendenze e tecnologie emergenti nella gestione degli asset IT state osservando? In che modo le organizzazioni dovrebbero prepararsi per garantire efficienza ottimale, convenienza economica e sicurezza nelle proprie attività IT nel 2026? Condividete le vostre opinioni qui sotto e iscrivetevi alla newsletter di The CTO Club per ulteriori discussioni.
