3 tapaa, joilla omaisuudenhallinnan automaatio vähentää kustannuksia

Omaisuuden hallinta voi tuntua loputtomalta myyräntyöltä. Omaisuudenhallinnan automaatio perustuu omaisuudenhallinnan periaatteisiin – kyseessä on järjestelmällinen prosessi, jossa omaisuuseriä kehitetään, käytetään, ylläpidetään ja myydään kustannustehokkaasti – ja lisää siihen automaatiokerroksen tehokkuuden ja tuottavuuden parantamiseksi. Tietotekniikan ja kehitysohjelmistojen viimeaikainen kehitys on tehnyt tästä ratkaisusta mahdollisen. 

Esimerkiksi SaaS-kehityksessä automaatiojärjestelmät voivat seurata ja hallita koodimuutoksia sekä havaita kehitysprosessin aikana mahdollisesti ilmeneviä tehottomuuksia.

Omaisuudenhallinnan automaation tärkein etu perinteisiin menetelmiin verrattuna on sen kyky vähentää tietojen manuaaliseen syöttämiseen ja seurantaan liittyviä virheitä. Se tarjoaa myös reaaliaikaisia päivityksiä ja analyysejä, joiden ansiosta yritysjohtajat ja päätöksentekijät saavat tärkeät tiedot käyttöönsä nopeasti.

Tässä artikkelissa esittelen kolme tärkeintä tapaa, joilla automaatio voi säästää huomattavasti rahaa ja vapauttaa sinut keskittymään kokonaisuuteen. Kerron myös, miten omaisuudenhallinnan automaatio luo ketterämmän, ennakoivamman ja tietoon perustuvan liiketoimintaympäristön. 

Mitä omaisuudenhallinnan automaatio on?

Omaisuudenhallinnan automaatiossa ohjelmistoja käytetään organisaation kaikkien omaisuuserien (fyysiset, digitaaliset ja taloudelliset) seurannan, hallinnan ja raportoinnin tehostamiseen niiden koko elinkaaren ajan. Tällaisia ovat esimerkiksi aineelliset omaisuuserät, kuten laitteistot ja ohjelmistot, sekä aineettomat omaisuuserät, kuten data ja tieto.

Automatisoimalla esimerkiksi omaisuuden seurannan, huoltojen aikataulutuksen ja vaatimustenmukaisuusraportoinnin organisaatiot voivat parantaa tarkkuutta, vähentää toimintakustannuksia ja tehostaa omaisuuserien käyttöä. 

Tekoälyn ja koneoppimisen ominaisuuksia hyödyntämällä omaisuudenhallinnan automaatio voi myös tarjota ennakoivaa tietoa, jonka avulla voidaan ennakoida mahdollisia haasteita ja laatia strategioita omaisuuseriin liittyvien riskien lieventämiseksi. 

Miksi omaisuudenhallinnan automaatiolla on merkitystä?

Omaisuudenhallinta on keskeinen osa minkä tahansa organisaation IT-infrastruktuuria. Tehokas omaisuudenhallinta optimoi organisaation omaisuuserien arvon tasapainottamalla kustannukset ja riskit suhteessa tavoiteltuun suorituskykyyn. Se auttaa yrityksiä seuraamaan omaisuuseriä järjestelmällisesti, budjetoimaan strategisesti ja vähentämään kustannuksia. 

Digitaalisten markkinoiden monimutkaisuuden ja sääntely-ympäristön tiukentumisen vuoksi sen merkitys on entistä suurempi. Vankka omaisuudenhallinta ei ole vain liiketoiminnan oheistoiminto. Automaatio tehostaa tätä prosessia, tekee siitä vähemmän vaativan ja tehokkaamman sekä mahdollistaa nopeamman markkinoille pääsyn nopeuttamalla omaisuuseriin liittyviä päätöksiä ja toimintoja.

3 tapaa säästää rahaa

IT-kustannusten vähentäminen on ratkaisevan tärkeää kasvun ja kilpailukyvyn ylläpitämiseksi. Tutustu näihin kolmeen tapaan, joilla omaisuudenhallinnan automaatio tehostaa toimintaa ja säästää yritysten rahaa.

Vähennä kadonneista tai huonosti hallituista omaisuuseristä aiheutuvia kustannuksia

Oletko koskaan kadottanut kannettavan tietokoneen tai huomannut käyttämättömien ohjelmistolisenssien olevan toimettomina? Manuaalinen omaisuudenhallinta on altis tällaisille tehottomuuksille. Automaatio poistaa nämä ongelmat seuraavilla tavoilla:

• Reaaliaikainen seuranta: Viivakoodinlukijoilla tai RFID-tunnisteilla varustetut automaattiset järjestelmät tarjoavat jatkuvan näkyvyyden omaisuuseriesi sijaintiin ja estävät laitteiden katoamisen tai joutumisen väärään paikkaan. 
• Ohjelmistolisenssien optimointi: Automaattinen lisenssien hallinta varmistaa, ettet maksa käyttämättömistä ohjelmistoista. Se seuraa kullekin laitteelle määritettyjä lisenssejä ja tunnistaa mahdollisuudet yhdistää tai poistaa tarpeettomia lisenssejä.

Paranna tehokkuutta ja sujuvoita toimintoja 

Manuaaliseen omaisuudenhallintaan liittyy usein aikaa vieviä tehtäviä, kuten tietojen syöttämistä ja manuaalista seurantaa. Automaatio poistaa nämä rasitteet ja johtaa seuraaviin hyötyihin:

• Alhaisemmat työvoimakustannukset: Toistuvien tehtävien automatisointi vapauttaa henkilöstösi aikaa strategisempiin tehtäviin. He voivat keskittyä tietojen analysointiin, trendien tunnistamiseen ja omaisuuserien käytön optimointiin tietojen syöttämisen tai manuaalisten hakujen sijaan.
• Nopeampi päätöksenteko: Reaaliaikainen pääsy tietoihin tarjoaa välittömän näkymän omaisuuserien suorituskykyyn ja huoltotarpeisiin. Tämä mahdollistaa ennakoivan päätöksenteon, ehkäisee tarpeettomia käyttökatkoja ja mahdollistaa suunnitellut huoltoaikataulut.

Estä kalliit rikkoutumiset

Laiterikon jälkeinen reaktiivinen huolto johtaa kalliisiin korjauksiin ja käyttökatkoihin. Automaatio auttaa ehkäisemään näitä ongelmia seuraavasti:

• Ennakoiva kunnossapito: Omaisuuden käytön ja anturitietojen automaattinen analysointi voi ennustaa mahdolliset vikaantumiset ennen niiden tapahtumista. Tämä mahdollistaa ennaltaehkäisevän kunnossapidon aikatauluttamisen, minimoi käyttökatkot ja vähentää hätäkorjausten kustannuksia. 
• Omaisuuden pidempi käyttöikä: Ennakoiva kunnossapito auttaa pidentämään omaisuuden käyttöikää. Havaitsemalla ongelmat varhaisessa vaiheessa voit välttää kalliit vaihdot ja varmistaa, että laitteistosi toimii parhaalla mahdollisella tavalla pidemmän ajan.  

"Kokemukseni perusteella koneoppimisen käytöstä ennaltaehkäisevässä kunnossapidossa olen nähnyt sen tarjoamat hyödyt kaikenkokoisille yrityksille," sanoo Mani Ramaswamy, CTO, Auritas. "Koneoppimisalgoritmeja hyödyntämällä organisaatiot voivat vähentää käyttökatkoja merkittävästi, optimoida resurssien kohdentamista ja parantaa omaisuuden suorituskykyä. Tämä on mahdollista laitteiden kunnon jatkuvan seurannan ja analysoinnin ansiosta, mikä mahdollistaa ennakoivat kunnossapitotoimet, joilla mahdollisiin ongelmiin puututaan ennalta ennen niiden pahenemista."

Omaisuudenhallinnan automatisointi käytännössä

Kuvitellaan suuri yritys, jolla on satoja työntekijöitä ja jatkuva kannettavien tietokoneiden, pöytätietokoneiden ja mobiililaitteiden virta. Näiden omaisuuserien manuaalinen seuranta voi olla painajaismaista. Automaatio voi auttaa!

IT-omaisuudenhallinta

1. Automaattinen varastonhallinta – Viivakoodilukijat tai RFID-tunnisteet voivat rekisteröidä uudet omaisuuserät automaattisesti ja seurata niiden sijaintia yrityksen sisällä. Tämä poistaa manuaalisten taulukkolaskentojen tarpeen ja vähentää kadonneiden tai väärään paikkaan sijoitettujen laitteiden riskiä. Lisäksi IT-omaisuuden käytöstä poistamisen (ITAD) käytäntöjen sisällyttäminen automaatioon varmistaa, että käytöstä poistetut tai vanhentuneet omaisuuserät hävitetään turvallisesti ja vastuullisesti, mikä vähentää tietoturvariskejä ja vaatimustenmukaisuuteen liittyviä ongelmia
2. Ohjelmistolisenssien hallinta – Automatisoidut järjestelmät voivat seurata kuhunkin laitteeseen liittyviä ohjelmistolisenssejä, mikä varmistaa vaatimustenmukaisuuden ja estää käyttämättömien lisenssien kalliin liikahankinnan. Lisäksi automaattiset hälytykset ilmoittavat IT-tiimeille lisenssien lähestyvästä vanhenemisesta, mikä mahdollistaa oikea-aikaiset uusinnat tai vaihdot.

3. Ennakoiva kunnossapito – Automaatio voi analysoida omaisuuden käyttöä ja suorituskykyä koskevia tietoja ennustaakseen mahdolliset vikaantumiset ennen niiden tapahtumista. Tämä mahdollistaa ennaltaehkäisevän kunnossapidon aikatauluttamisen ja vähentää käyttökatkoja sekä korjauskustannuksia.

Tilahallinnan optimointi

Omaisuudenhallinnan automatisointi ei ole tarkoitettu vain IT-osastoille. Ajatellaan suurta tuotantolaitosta, jossa on monimutkaisia laitteita ja koneita. Myös tässä automaatiolla on keskeinen rooli. 

1. Automaattinen anturiseuranta – Keskeisiin laitteisiin voidaan asentaa suorituskykymittareita seuraavia antureita, jotka mittaavat esimerkiksi lämpötilaa, tärinää ja energiankulutusta. Nämä reaaliaikaiset tiedot mahdollistavat ennakoivan kunnossapidon, minimoivat rikkoutumisriskin ja vähentävät kalliita tuotantoviiveitä. 
2. Tilankäytön optimointi – Automatisoitu tilanhallintaohjelmisto voi seurata laitteiden sijaintia ja käyttöastetta laitoksessa. Näiden tietojen avulla voidaan tunnistaa vajaakäytössä olevat alueet ja optimoida tilojen kohdentamista, mikä voi johtaa tilan vähentämiseen ja kustannussäästöihin.

3. Automaattinen työmääräinten hallinta – Automaatio voi luoda ja hallita kunnossapitotehtävien työmääräimiä anturitietojen tai suunniteltujen kunnossapitosuunnitelmien perusteella. Tämä varmistaa kunnossapitohenkilöstön tehokkaan käytön ja vähentää väliin jääneiden tai huomiotta jätettyjen kunnossapitotehtävien riskiä.

Esimerkkejä omaisuudenhallinnan automatisoinnista

Tarkastellaan tätä JumpCloudin Serhat Canin esimerkkiä:

Toisessa esimerkissä NFI Logistics käyttää Rossumia ostoreskontransa (AP) prosessien automatisointiin. NFI:n AP-tiimi käsittelee vuosittain yli 150 000 laskua ja hyvityslaskua. NFI on ketterä yritys, joka haluaa ottaa tekoälyn käyttöön manuaalisten prosessien ratkaisemiseksi, kilpailukykynsä parantamiseksi ja tehokkaamman kokemuksen tarjoamiseksi asiakkailleen ja toimittajilleen. NFI tarvitsi Rossumia PDF-tiedostojen vastaanottamiseen sähköpostitse, tietojen jakamiseen ja lajitteluun sekä poimittujen tietojen lähettämiseen Coupa-järjestelmään, joka on sen hankintaprosessien taustajärjestelmä. NFI valitsi Rossumin sen edistyneiden tekoälyominaisuuksien ja tapahtumatietojen validointikyvyn vuoksi, mikä takaa paremman tietojen tarkkuuden hallinnan, kertoo Anne Thomas, NFI Industriesin varatoimitusjohtaja.

Omaisuudenhallinnan automatisoinnin hyödyt

Omaisuudenhallintajärjestelmien automatisointi tarjoaa lukuisia etuja, jotka voivat tehostaa merkittävästi organisaation toimintaprosesseja. 

• Tehokkuus––Automatisointi vähentää omaisuuden manuaaliseen hallintaan liittyviä aikaa vieviä tehtäviä. Omaisuuserien sijainnin, toimintatilan ja yksityiskohtaisten tietojen reaaliaikainen seuranta ja ymmärtäminen käyvät vaivattomasti. Tämä tehokkuus ulottuu myös varastonhallintaan, mikä helpottaa ajantasaisten tietojen ylläpitämistä sekä epätarkkuuksien nopeaa tunnistamista ja korjaamista ja poistaa ylihankinnan tai omaisuuserien puutteen riskin.
• Riskien vähentäminen—Automatisoitu omaisuudenhallinta vähentää merkittävästi inhimillisten virheiden mahdollisuutta, mikä pienentää järjestelmien haavoittuvuuksia ja parantaa kyberturvallisuutta. 
• Järjestelmän ominaisuudet—Automatisoidut järjestelmät mahdollistavat omaisuuden huollon tai uusimisen tarkan ajoittamisen, mikä minimoi käyttökatkot ja tuottavuuden menetykset. Ne auttavat myös varmistamaan sääntelyvaatimusten noudattamisen luomalla kattavat auditointijäljet. 

Automatisoitu järjestelmä säästää kustannuksia. Tämä ei johdu ainoastaan vähentyneistä työtunneista, vaan myös omaisuuden pidemmästä käyttöiästä paremman huollon ja säännöllisten tarkastusten ansiosta.

Omaisuudenhallinnan automatisoinnin haasteet

Vaikka omaisuudenhallinnan automatisointi parantaa tehokkuutta ja tarkkuutta, se ei ole ongelmatonta. Ensinnäkin käyttöönoton monimutkaisuus voi olla huomattava haaste. Automatisointityökalut edellyttävät teknistä osaamista ja tarkkaa määrittelyä, jotta ne toimivat oikein. 

Ilman asianmukaista asiantuntemusta organisaatioilla voi olla vaikeuksia ottaa nämä työkalut käyttöön ja hallita niitä asianmukaisesti, mikä johtaa puutteelliseen omaisuuden seurantaan ja tietojen tarkkuusongelmiin. Lisäksi alkuasetukset ja jatkuva ylläpito aiheuttavat yleensä korkeita kustannuksia, jotka voivat olla pienille ja keskisuurille yrityksille liian suuria.

"Omaisuuden automatisointiohjelmisto voi olla kallis, etenkin jos hallittavana ei ole suurta määrää omaisuutta," väittää Jon Molek, toimitusjohtaja ja perustaja, Best Offer Ohio. "Olen nähnyt monien ihmisten siirtyvän prosessien automatisointiin, vaikka ne olisi voitu hallita tehokkaammin manuaalisesti. Omasta kokemuksestani voin sanoa, että otimme automatisoinnin käyttöön varhaisessa vaiheessa, mutta vain siksi, että huomasimme pian tarvitsevamme sitä kasvavan omaisuusmäärän hallintaan. Se säästi lopulta aikaamme ja paransi tarkkuutta erityisesti kiinteistöjen huoltoaikataulujen ja toimittajamaksujen seurannassa."

Toinen merkittävä rajoite on riippuvuus teknologiasta, mikä aiheuttaa järjestelmän käyttökatkosten tai häiriöiden riskin ja voi johtaa tietojen menetykseen tai siihen, ettei tarvittavia omaisuustietoja voida käyttää silloin, kun niitä tarvitaan. Kyberturvallisuusnäkökulmaa ei myöskään pidä unohtaa. Koska omaisuutta koskevat tiedot tallennetaan digitaalisesti, ne voivat joutua kyberhyökkäysten kohteeksi. Jos järjestelmä ei ole riittävän turvallinen, erittäin arkaluonteiset tiedot voivat joutua vääriin käsiin. 

Tehokkaiden kyberturvallisuustyökalujen käyttö voi kuitenkin suojata yrityksen omaisuutta. Nämä työkalut seuraavat ja hallitsevat eri laitteilla tapahtuvaa toimintaa, ilmoittavat mahdollisista uhkista ja varmistavat tietojen turvallisuuden sekä tietosuojasäännösten noudattamisen. 

Lopuksi, vaikka automatisointityökalut suoriutuvat toistuvista tehtävistä erittäin hyvin, niitä ei ole suunniteltu vastaamaan erityisiin tai ainutlaatuisiin liiketoiminnan tarpeisiin ilman laajaa mukauttamista, mikä voi entisestään lisätä käyttöönoton kustannuksia ja monimutkaisuutta.

Näin pääset alkuun omaisuudenhallinnan automatisoinnissa

Seuraavassa on vaiheittainen prosessi, jonka avulla voit käynnistää omaisuudenhallinnan automatisoinnin:

1. Arvioi nykytilasi
   1. Inventointi: Aloita kartoittamalla kaikki omaisuutesi – fyysiset (laitteet, välineet), digitaaliset (ohjelmistolisenssit) ja taloudelliset. Laadi kattava luettelo, joka sisältää esimerkiksi tyypin, sijainnin, ostopäivän ja takuutiedot.
   2. Prosessit: Analysoi nykyiset omaisuudenhallintaprosessisi. Tunnista alueet, joilla on manuaalisia tehtäviä, pullonkauloja tai epäjohdonmukaisuuksia seurannassa ja raportoinnissa.
2. Määrittele automaatiotavoitteesi
   1. Priorisoi: Tunnista alueet, joihin automaatiolla on suurin vaikutus. Ota huomioon esimerkiksi säästetty aika, kustannusten vähentäminen ja parempi tarkkuus.
   2. Keskity: Keskity aluksi ydintehtäviin, kuten omaisuuden seurantaan, kunnossapidon aikataulutukseen ja vaatimustenmukaisuuden raportointiin.
3. Tutki ja valitse ohjelmisto
   1. Tarveanalyysi: Laadi tavoitteidesi perusteella luettelo toiminnoista, joita tarvitset omaisuudenhallintaohjelmistoratkaisulta.
   2. Markkinatutkimus: Tutki saatavilla olevia omaisuudenhallinnan automaatio-ohjelmistoratkaisuja. Ota huomioon esimerkiksi ominaisuudet, skaalautuvuus, budjetti ja integrointimahdollisuudet olemassa olevien järjestelmien kanssa.
   3. Esittelyt ja kokeilut: Varaa esittelyjä ja kokeilujaksoja valitsemistasi ohjelmistoista arvioidaksesi niiden helppokäyttöisyyttä ja sopivuutta tarpeisiisi.
4. Ota käyttöön ja integroi
   1. Tietojen siirto: Laadi suunnitelma nykyisten omaisuustietojesi siirtämiseksi uuteen ohjelmistojärjestelmään. Varmista tietojen tarkkuus ja yhdenmukaisuus siirron aikana.
   2. Määritys ja koulutus: Määritä ohjelmisto vastaamaan tarpeitasi ja työnkulkujasi. Kouluta tiimisi käyttämään uutta järjestelmää tehokkaasti.
5. Seuraa ja kehitä
   1. Seuraa suorituskykyä: Seuraa keskeisiä suorituskykyindikaattoreita (KPI), kuten kunnossapidon valmistumisastetta, omaisuuden käyttökatkoja ja vaatimustenmukaisuuden toteutumista.
   2. Jatkuva parantaminen: Analysoi tietoja ja käyttäjäpalautetta tunnistaaksesi parannuskohteita automaatioprosesseissasi ja ohjelmiston määrityksissä.

Lisävinkkejä:

Aloita pienestä ja laajenna vähitellen: Älä yritä automatisoida kaikkea kerralla. Aloita muutamasta ydinprosessista ja laajenna automaatiota vähitellen kokemuksen karttuessa.

Muutoksenhallinta: Kerro tiimillesi automaation hyödyistä ja käsittele mahdolliset huolenaiheet. Käyttäjien sitoutuminen on ratkaisevan tärkeää onnistuneen käyttöönoton kannalta.

Tietoturva: Varmista, että valitsemassasi ohjelmistossa on tehokkaat suojausominaisuudet arvokkaiden omaisuustietojesi suojaamiseksi.

Näitä vaiheita noudattamalla voit aloittaa tehokkaasti matkasi kohti virtaviivaisempaa ja tehokkaampaa omaisuudenhallintajärjestelmää.

Työkalut

Omaisuudenhallinnan automaation työkalupakki on täynnä erilaisia ratkaisuja, jotka vastaavat monenlaisiin tarpeisiin. Tässä on joitakin keskeisiä luokkia, joita kannattaa harkita:

Yrityksen omaisuudenhallintaohjelmisto (EAM): Nämä kattavat alustat hallitsevat fyysisen omaisuuden koko elinkaarta, mukaan lukien toimitilat, laitteet ja ajoneuvot. Ne tarjoavat toimintoja, kuten omaisuuden seurannan, kunnossapidon aikataulutuksen, työtilausten hallinnan ja varastonhallinnan. Suosittuja EAM-ratkaisuja ovat IBM Maximo, SAP Asset Management ja Infor EAM.

Tietokoneistetut kunnossapidon hallintajärjestelmät (CMMS): Pääasiassa fyysiseen omaisuuteen, kuten koneisiin ja laitteisiin, keskittyvät CMMS-järjestelmät ovat erityisen tehokkaita kunnossapidon aikataulutuksessa, ennakoivissa kunnossapitotehtävissä ja työtilausten hallinnassa. Esimerkkejä ovat eMaint, Fiix ja Hippo CMMS.

IT-omaisuudenhallintaohjelmisto (ITAM): Nämä ratkaisut hallitsevat IT-omaisuuden, kuten laitteistojen, ohjelmistolisenssien ja pilvitilausten, elinkaarta. Ne seuraavat ohjelmistojen käyttöä, automatisoivat lisenssien vaatimustenmukaisuuden valvontaa ja tukevat omaisuuden käyttöönotto- ja käytöstäpoistoprosesseja. Johtavia ITAM-ratkaisuja ovat ServiceNow Asset Management, ManageEngine AssetExplorer ja Aspera Asset Management.

Tilanhallintaohjelmisto: Näillä työkaluilla hallitaan fyysisiä tiloja ja niihin liittyvää omaisuutta. Ne käsittelevät korjausten työtilauspyyntöjä, tilankäytön optimointia ja ympäristöolosuhteiden hallintaa. Suosittuja vaihtoehtoja ovat Archibus, Planon ja iOffice.

Näiden keskeisten luokkien lisäksi on olemassa erikoistuneita ratkaisuja tietyntyyppiselle omaisuudelle, kuten taloudelliselle tai digitaalisen median omaisuudelle. Muista, että ihanteellinen työkalukokonaisuus riippuu erityistarpeistasi ja hallinnoimasi omaisuuden tyypeistä.

Lisää resursseja

Omaisuudenhallinnan automaation tulevaisuus on täynnä mahdollisuuksia sujuvampiin toimintoihin, parempaan tarkkuuteen ja suurempiin voittoihin. Tekoälyn edistysaskeleet sekä AI:n ja ML:n kehitys raivaavat jo tietä kehittyneemmille automaatioratkaisuille, jotka kykenevät paitsi hallitsemaan omaisuutta myös ennustamaan sen elinkaarta, seuraamaan sitä reaaliajassa ja analysoimaan riskejä. 

Tämä teknologinen ennuste yhdessä pilvipohjaisten järjestelmien yleistymisen kanssa mahdollistaa maailmanlaajuisesti yhdistetyn ja huolellisesti organisoidun omaisuudenhallintajärjestelmän.

Lupauksistaan huolimatta tulevaisuus tuo mukanaan myös merkittäviä haasteita, erityisesti kyberturvallisuuden osalta, kun riippuvuus digitaalisista alustoista kasvaa. Tarvittavat toimenpiteet on toteutettava näiden automatisoitujen järjestelmien ja arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi mahdollisilta kyberuhkilta. 

Omaisuudenhallinnan automaation tulevaisuus on lupaava, ja se mullistaa todennäköisesti liiketoimintainfrastruktuurin kaikilla toimialoilla.

Tilaa uutiskirjeemme ja pysy ajan tasalla uusimmista näkemyksistä CTO:ille ja tuleville teknologiajohtajille. Autamme sinua kasvattamaan toimintaasi älykkäämmin ja johtamaan vahvemmin huippuasiantuntijoiden oppaiden, resurssien ja strategioiden avulla!