10 beste Smartsheet-Alternativen für 2026 ausgewählt

Kreative Teams, die eine cloudbasierte Plattform zur Verwaltung komplexer Projekte suchen, greifen oft zu Screendragon. Dieses Tool wurde speziell für Marketing-, Agentur- und Designteams entwickelt, die erweiterte Funktionen für Zusammenarbeit, Ressourcenmanagement und kreative Workflows benötigen. Wenn Sie mit verstreutem Feedback und Versionskontrolle kämpfen, bringt Screendragon alles an einen Ort, um eine reibungslosere kreative Projektabwicklung zu ermöglichen.

Warum Screendragon eine gute Alternative zu Smartsheet ist

Im Gegensatz zu Smartsheet ist Screendragon speziell für die Zusammenarbeit an kreativen Projekten konzipiert und daher eine starke Wahl für Marketing- und Agenturteams. Ich habe Screendragon ausgewählt, weil es visuelle Workflow-Design-Tools und integrierte Genehmigungsprozesse für kreative Inhalte bietet, die Teams dabei helfen, Feedback und Versionen an einem zentralen Ort zu verwalten. 

Die Plattform unterstützt zudem Ressourcenmanagement, das auf kreative Arbeitslasten zugeschnitten ist, sodass Sie Designer, Texter und andere Spezialisten effizient zuteilen können. Wenn Ihre Projekte mehrere Runden kreativer Überprüfung und Zusammenarbeit beinhalten, adressiert Screendragons spezielle Funktionen diese Anforderungen direkt.

Screendragon Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die für kreative und projektorientierte Teams in Screendragon wertvoll sind, umfassen:

• Budgetverwaltung: Verfolgen Sie Projektbudgets, Ausgaben und Prognosen innerhalb der Plattform für eine bessere finanzielle Übersicht.
• Digital Asset Management: Speichern, organisieren und finden Sie kreative Assets direkt aus den Projektarbeitsbereichen.
• Individuelle Berichte: Erstellen Sie maßgeschneiderte Berichte, um Projektleistung, Ressourcennutzung und Zeitpläne zu analysieren.
• Automatisierung von Aufgaben: Richten Sie automatisierte Aufgabenverteilungen und Benachrichtigungen ein, damit Projekte ohne manuellen Eingriff voranschreiten.

Screendragon Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft 365, Trello, Box, OneDrive, Jira, Google Drive, Slack, Microsoft Teams, Salesforce und SAP.

Wenn Ihr Team Projekte mit komplexen, verknüpften Daten organisieren muss, bietet Airtable einen flexiblen, datenbankbasierten Ansatz. Es eignet sich hervorragend für IT-Spezialisten, Betriebsteams und Projektmanager, die Informationen strukturieren möchten, die über einfache Listen oder Tabellen hinausgehen. Im Gegensatz zu Smartsheet ermöglicht Airtable das Verknüpfen von Datensätzen über mehrere Tabellen hinweg, die Anpassung von Datentypen und das Erstellen maßgeschneiderter Workflows für individuelle Projektanforderungen.

Warum Airtable eine gute Alternative zu Smartsheet ist

Wenn Sie Projekte mit mehr Struktur als in einer herkömmlichen Tabelle organisieren möchten, überzeugt Airtable mit seinem datenbankähnlichen Aufbau. Ich habe Airtable gewählt, weil es das Erstellen verknüpfter Tabellen ermöglicht, sodass Sie Beziehungen zwischen Aufgaben, Ressourcen oder Assets verwalten können – auf eine Art, wie es in Smartsheet nicht möglich ist. 

Sie können außerdem benutzerdefinierte Feldtypen wie Anhänge, Kontrollkästchen oder Dropdown-Listen definieren, um die Anforderungen Ihrer Projektstruktur zu erfüllen. Dieser Ansatz ist besonders nützlich für IT-Teams und Projektmanager, die miteinander verbundene Informationen über mehrere Workflows hinweg im Blick behalten müssen.

Wichtige Funktionen von Airtable

Einige weitere Funktionen, die Airtable zur nützlichen Projektorganisation machen, sind:

• Interface Designer: Erstellen Sie individuelle Dashboards und Oberflächen, um Ihre Daten zu visualisieren und zu bearbeiten.
• Automatisierungen: Legen Sie Auslöser und Aktionen fest, um wiederkehrende Aufgaben in Ihren Bases automatisch ablaufen zu lassen.
• Kalenderansicht: Zeigen Sie Datensätze im Kalender an, um Fristen und Projektzeitpläne im Blick zu behalten.
• Berechtigungssteuerung: Weisen Sie granular abgestufte Zugriffsrechte für eine erhöhte Datensicherheit Ihrer Mitwirkenden zu.

Airtable-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Slack, Google Drive, Salesforce, Jira, Zendesk, Outlook, Google Kalender, Box, Miro und Tableau.

Plaky ist für Teams konzipiert, die einen unkomplizierten, einfachen Ansatz für Projektmanagement bevorzugen. Besonders nützlich ist es für kleine Unternehmen, Startups oder Abteilungen, die neue Nutzer schnell und ohne aufwändige Einrichtung einarbeiten möchten. Im Gegensatz zu Smartsheet legt Plaky den Fokus auf eine einfache Einführung und eine intuitive Benutzeroberfläche, sodass jeder direkt mit der Zusammenarbeit beginnen kann.

Warum Plaky eine gute Smartsheet-Alternative ist

Für Teams, die mit möglichst wenig Aufwand starten möchten, überzeugt Plaky als Smartsheet-Alternative durch eine unkomplizierte Teamintegration. Ich habe Plaky ausgewählt, weil Sie Aufgaben erstellen und zuweisen, Boards anlegen und neue Nutzer mit nur wenigen Klicks einladen können. 

Die Vorlagen der Plattform und das Drag-and-drop-Board erleichtern neuen Teammitgliedern die Orientierung – auch wenn sie noch nie zuvor ein Tool für Arbeitsmanagement genutzt haben. Das macht Plaky besonders geeignet für Organisationen, die Nutzer schnell einbinden müssen, ohne sie mit komplexen Einstellungen zu überfordern.

Plaky-Funktionen im Überblick

Weitere Funktionen, die Plaky nützlich für das Arbeitsmanagement machen, sind zum Beispiel:

• Individuelle Felder: Fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu und passen Sie Boards an den Arbeitsablauf Ihres Teams an.
• Dateianhänge: Laden Sie Dateien hoch und hängen Sie sie direkt an Aufgaben an, um einen einfachen Zugriff zu gewährleisten.
• Kommentarfunktion: Hinterlassen Sie Kommentare zu Aufgaben, damit Diskussionen organisiert und nachvollziehbar bleiben.
• Aktivitätsprotokoll: Verfolgen Sie Änderungen und Updates mithilfe eines detaillierten Aktivitätsprotokolls für jedes Board.

Plaky-Integrationen

Zu den Integrationen gehört Pumble.

ClickUp sticht hervor für Teams, die individuell anpassen möchten, wie sie Aufgaben anzeigen und verwalten. Es eignet sich besonders für IT-Spezialisten, Projektmanager und Betriebsteams, die je nach Projekt zwischen Listen-, Board-, Gantt- oder Kalenderansicht wechseln müssen. Anders als Smartsheet ermöglicht ClickUp die Anpassung nahezu aller Komponenten des Arbeitsbereichs, sodass Sie Ihre Arbeitsabläufe exakt auf die Bedürfnisse Ihres Teams abstimmen können.

Warum ClickUp eine gute Smartsheet-Alternative ist

Wer eine Arbeitsmanagement-Plattform sucht, die sich an die bevorzugte Arbeitsweise des Teams anpasst, sollte ClickUp in Betracht ziehen. Ich habe ClickUp ausgewählt, weil es ermöglicht, zwischen Listen-, Board-, Gantt- und Kalenderansichten für denselben Aufgabenbestand zu wechseln – so kann jedes Teammitglied im bevorzugten Format arbeiten. 

Sie können zudem benutzerdefinierte Felder und Status anlegen, die den spezifischen Prozessen Ihres Teams entsprechen. Dieses Maß an Flexibilität macht ClickUp zu einer starken Alternative zu Smartsheet für Teams, die mehr Kontrolle darüber benötigen, wie sie ihre Arbeit visualisieren und organisieren.

Wichtige Funktionen von ClickUp

Weitere wertvolle Funktionen von ClickUp für das Arbeitsmanagement sind:

• Automatisierungen: Richten Sie benutzerdefinierte Regeln ein, um wiederkehrende Aufgaben und Benachrichtigungen zu automatisieren.
• Dokumente und Wikis: Erstellen und organisieren Sie interne Dokumentation direkt innerhalb Ihres Arbeitsbereichs.
• Zeiterfassung: Protokollieren Sie die auf Aufgaben verwendete Zeit mit integrierten Timern und manueller Eingabe.
• Zielverfolgung: Legen Sie Ziele fest, verfolgen und visualisieren Sie den Fortschritt Ihres Teams oder von Projekten.

ClickUp-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Slack, GitHub, GitLab, HubSpot, Google Drive, Outlook, Figma, Zoom, Microsoft Teams und Dropbox.

Wenn Sie eine cloudbasierte Plattform benötigen, die sich an die einzigartigen Arbeitsabläufe Ihres Teams anpasst, ist Notion einen Blick wert. Besonders nützlich ist es für IT-Teams, Projektmanager und bereichsübergreifende Gruppen, die Dokumentation, Projektverfolgung und Wissensaustausch an einem Ort kombinieren möchten. Im Gegensatz zu Smartsheet können Sie mit Notion individuelle Datenbanken, Wikis und Dashboards erstellen, die exakt auf Ihre Prozesse zugeschnitten sind.

Warum Notion eine gute Smartsheet-Alternative ist

Für Teams, die neben der Projektverfolgung auch ein flexibles Wissensmanagement benötigen, bietet Notion einen anderen Ansatz als Smartsheet. Ich habe Notion ausgewählt, weil Sie damit individuelle Wikis, Datenbanken und miteinander verknüpfte Seiten schaffen können, die sich an die Struktur und Prozesse Ihres Teams anpassen. Sie können alles organisieren – von IT-Dokumentation über Projektpläne bis hin zu Besprechungsnotizen – in einem einzigen Arbeitsbereich. Diese Flexibilität macht Notion zur starken Wahl, wenn Ihre Anforderungen an Arbeitsmanagement über Tabellenkalkulationen hinausgehen und Sie eine dynamischere, wissensorientierte Umgebung benötigen.

Wichtige Funktionen von Notion

Weitere nützliche Funktionen in Notion für das Arbeitsmanagement sind:

• Kanban-Boards: Aufgaben und Projekte visuell mit Drag-and-drop-Boards organisieren.
• Kalenderansicht: Aufgaben, Fristen und Ereignisse im Kalenderformat anzeigen, um die Terminplanung zu erleichtern.
• Berechtigungssteuerung: Feingranulare Zugriffsrechte für Seiten, Datenbanken und Arbeitsbereiche festlegen.
• Vorlagengalerie: Zugriff auf eine Bibliothek mit vorgefertigten Vorlagen für Projektmanagement, Dokumentation und mehr.

Notion-Integrationen

Integrationen umfassen Slack, Jira, GitHub, Asana, Google Drive, Figma, Trello, Webex, Datadog und Panther.

OpenProject ist ideal für Teams, die auf der Suche nach Open-Source-Flexibilität und Kontrolle über ihre Projektmanagement-Umgebung sind. Es eignet sich hervorragend für IT-Abteilungen, den öffentlichen Sektor und datenschutzorientierte Unternehmen, die selbst hosten oder ihre Arbeitsplattform individuell anpassen möchten. Im Gegensatz zu Smartsheet gewährt Ihnen OpenProject vollständigen Zugang zum Quellcode und bietet verschiedene Bereitstellungsoptionen, womit auch hohe Anforderungen an Datensicherheit und Compliance unterstützt werden.

Warum OpenProject eine gute Smartsheet-Alternative ist

Wenn Sie eine Arbeitsmanagement-Plattform mit Open-Source-Bereitstellungsoptionen suchen, ist OpenProject die klare Wahl. Ich habe OpenProject ausgewählt, weil Sie die Plattform selbst hosten oder in Ihrer eigenen privaten Cloud betreiben können und somit die volle Kontrolle über Ihre Daten und Infrastruktur behalten. Das Tool ermöglicht zudem Zugriff auf den Quellcode, sodass Sie Workflows, Berechtigungen und Sicherheitseinstellungen individuell an die Anforderungen Ihrer Organisation anpassen können. Diese Möglichkeiten machen OpenProject besonders attraktiv für Teams mit hohen Compliance-, Datenschutz- oder Individualisierungsanforderungen, die Smartsheet nicht abdecken kann.

OpenProject Schlüsselfunktionen

Weitere Funktionen, die OpenProject für das Arbeitsmanagement nützlich machen, sind:

• Gantt-Diagramme: Projekte mit interaktiven Gantt-Diagrammen planen und visualisieren.
• Agile Boards: Aufgaben und Sprints mit integrierten Agile- und Scrum-Boards verwalten.
• Zeiterfassung: Arbeitsstunden erfassen und den Projektfortschritt mit integrierter Zeiterfassung überwachen.
• Wiki und Dokumentation: Projektdokumentationen direkt in der Plattform erstellen und organisieren.

OpenProject Integrationen

Integrationen umfassen Nextcloud, OneDrive, SharePoint, GitHub, GitLab und openDesk.

Teams, die ihre Arbeit über mehrere Abteilungen hinweg koordinieren müssen, wenden sich oft an Asana wegen seines flexiblen Projekt- und Workflow-Managements. Besonders nützlich ist es für die Abstimmung in Organisationen mit funktionsübergreifenden Projekten, wiederkehrenden Prozessen oder verteilten Teams.

Asana hebt sich von Smartsheet ab, indem es erweiterte Automatisierungen, visuelle Workflow-Builder und eine breite Palette an Kollaborationswerkzeugen bietet, die für komplexe Umgebungen mit mehreren Teams ausgelegt sind.

Warum Asana eine gute Smartsheet-Alternative ist

Für Teams, die Arbeit über Abteilungsgrenzen hinweg koordinieren müssen, bietet Asana Funktionen, die über das hinausgehen, was Smartsheet bietet. Ich habe Asana ausgewählt, weil der Workflow-Builder die Automatisierung von Übergaben und Freigaben zwischen Teams ermöglicht und damit funktionsübergreifende Projekte erheblich leichter zu managen sind. 

Die Zeitachsen-, Board- und Kalenderansichten der Plattform helfen allen Beteiligten, auf dem gleichen Stand zu bleiben, selbst wenn Projekte verschiedene Funktionen umfassen. Asanas erweiterte Regeln und Zuweisungsoptionen unterstützen zudem komplexe, mehrstufige Prozesse, die die Mitarbeit unterschiedlicher Gruppen erfordern.

Asana Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die Asana für das Arbeitsmanagement nützlich machen, sind unter anderem:

• Benutzerdefinierte Felder: Fügen Sie Aufgaben bestimmte Datenpunkte hinzu, um Projektdetails oder Prioritäten zu verfolgen.
• Workload-Management: Visualisieren Sie die Teamkapazität und gleichen Sie Aufgaben zwischen den Mitgliedern aus.
• Meilensteine: Markieren Sie wichtige Projekterfolge, um den Fortschritt auf Ziele hin zu verfolgen.
• Formulare: Erfassen und leiten Sie Arbeitsanfragen direkt per anpassbaren Formularen in Projekte weiter.

Asana Integrationen

Integration u.a. mit Slack, Google Drive, Microsoft Teams, Salesforce, Zoom, Jira Cloud, Dropbox, Outlook, Gmail und Tableau.

Wenn Sie eine Arbeitsmanagement-Plattform mit integrierter Zeiterfassung suchen, lohnt sich ein genauerer Blick auf SmartTask. Die Lösung eignet sich besonders für projektorientierte Teams und Dienstleistungsunternehmen, die Stunden neben Aufgaben und Projekten erfassen müssen. Im Gegensatz zu Smartsheet vereint SmartTask Projektmanagement, Zeiterfassung und Kunden-Kollaboration an einem Ort, sodass Sie sowohl Arbeitszeit als auch abrechenbare Zeit verwalten können, ohne zwischen Tools zu wechseln.

Warum SmartTask eine gute Smartsheet-Alternative ist

Im Gegensatz zu vielen anderen Arbeitsmanagement-Plattformen ist bei SmartTask die integrierte Zeiterfassung ein zentrales Feature, sodass es eine überzeugende Smartsheet-Alternative für Teams ist, die Stunden und Produktivität überwachen müssen. Ich habe SmartTask ausgewählt, weil Sie die Zeit direkt auf Aufgaben erfassen, Stundenzettel generieren und abrechenbare Stunden nachvollziehen können — ohne die Plattform zu verlassen. 

Mit dem eingebauten Timer und manuellem Zeiteintrag erfassen Teams Arbeitszeiten präzise für interne und Kundenprojekte. Gerade dieser Fokus auf Zeiterfassung macht SmartTask besonders nützlich für Dienstleistungsunternehmen und projektbasierte Teams, die Aufgaben und Zeit zentral verwalten möchten.

Wichtige Funktionen von SmartTask

Weitere Funktionen, die SmartTask für das Arbeitsmanagement attraktiv machen, sind unter anderem:

• Projekt-Portfolio-Ansicht: Alle Projekte auf einem konsolidierten Dashboard überblicken.
• Aufgabenabhängigkeiten: Abhängigkeiten festlegen, um die Reihenfolge von Aufgaben zu steuern und Engpässe zu vermeiden.
• Integriertes CRM: Leads, Deals und Kundenkommunikation innerhalb derselben Plattform verfolgen.
• Anpassbare Workflows: Aufgabenphasen und Prozesse an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen.

SmartTask-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Google Drive, Dropbox, Google Sheets, Google Kalender, Slack, Mailchimp, Twilio, Razorpay, Ozonetel und Jotform.

Teams, die nach einer besonders visuellen Methode zur Projektverfolgung suchen, greifen oft zu monday.com. Diese Plattform ist besonders nützlich für IT-, Betriebs- und bereichsübergreifende Teams, die Projektstatus auf einen Blick sehen und Abhängigkeiten visuell verwalten müssen. Anders als Smartsheet bietet monday.com farbcodierte Boards und Zeitachsen-Ansichten, wodurch Engpässe schnell erkannt werden können und alle auf dem gleichen Stand bleiben.

Warum monday.com eine gute Smartsheet-Alternative ist

Für Teams, die einen visuellen Ansatz für das Projektmanagement bevorzugen, bietet monday.com einen klaren Vorteil. Ich habe mich für monday.com entschieden, weil seine farbcodierten Boards sowie Zeitachsen- und Kalenderansichten es ermöglichen, den Projektfortschritt einfach zu verfolgen und Probleme schnell zu erkennen. Aufgaben können per Drag-and-drop verschoben, visuelle Automatisierungen eingerichtet und anpassbare Dashboards genutzt werden, um mehrere Projekte gleichzeitig zu überwachen. Diese Funktionen helfen Teams, organisiert zu bleiben und die Übersicht über komplexe Workflows zu behalten – damit ist monday.com eine starke Alternative zu Smartsheet für die visuelle Projektverfolgung.

Hauptfunktionen von monday.com

Weitere nützliche Funktionen für das Arbeitsmanagement in monday.com umfassen:

• Formular-Builder: Erstellen Sie individuelle Formulare, um Anfragen direkt in Boards zu erfassen und zuzuweisen.
• Workload-Management: Visualisieren Sie die Team-Auslastung und weisen Sie Aufgaben je nach Verfügbarkeit zu.
• Dateimanagement: Dateien innerhalb von Aufgaben und Projekten anhängen, anzeigen und organisieren.
• Audit-Log: Änderungen und Benutzeraktivitäten nachverfolgen für mehr Nachvollziehbarkeit und Compliance.

monday.com Integrationen

Zu den Integrationen gehören Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Outlook, Zoom, Dropbox, Jira, HubSpot, Salesforce und Gmail.

Celoxis ist eine Projektportfolio-Management-Plattform, die Teams dabei unterstützt, Projekte zu planen, Ressourcen zuzuweisen, Budgets zu verwalten und die Leistung über interaktive Dashboards, Finanztools und Portfolio-Berichte in einem einzigen Arbeitsbereich zu verfolgen.

Für wen ist Celoxis am besten geeignet?

Celoxis eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen, insbesondere für Project Management Offices (PMOs), IT-Abteilungen und Teams aus dem Bereich professionelle Dienstleistungen, die mehrere Projekte verwalten und eine bessere Übersicht über Ressourcenzuweisung und Projektleistung benötigen.

Warum ich Celoxis ausgewählt habe

Ich habe Celoxis ausgewählt, weil es die Ressourcenverteilung über mehrere Projekte hinweg deutlich einfacher macht als die Nutzung von Tabellenkalkulationen oder einfachen Projektmanagement-Tools. Die Plattform gleicht die Nachfrage in Echtzeit mit der verfügbaren Kapazität ab und hilft Ihnen, überlastete Teammitglieder zu erkennen, bevor Zeitpläne ins Rutschen geraten. Außerdem gefällt mir, dass Anpassungen der Arbeitslast, Feiertage, Schichtkalender und standortspezifische Verfügbarkeiten direkt in den Planungsprozess integriert sind, was es erleichtert, Arbeit neu zu verteilen, ohne ständig die Ansicht wechseln oder manuelle Berichte aktualisieren zu müssen.

Celoxis Schlüsselfunktionen

• Interaktive Gantt-Diagramme: Projektzeitpläne mit Drag-and-Drop-Abhängigkeiten, kritischer Pfadanalyse, Baselines und Earned-Value-Tracking erstellen.
• Portfolio-Dashboards: Projektfortschritt, Budgets, Risiken und Portfoliogesundheit über anpassbare Dashboards mit Drilldown-Berichten überwachen.
• Intelligente Stundenzettel: Arbeitszeiten für Projektaufgaben mit Freigabe-Workflows und automatischen Berechnungen der Personalkosten erfassen.
• Benutzerdefinierte Workflow-Apps: No-Code-Workflows für Risiken, Probleme, Änderungsanträge, Freigaben und andere Projektprozesse erstellen.

Celoxis Integrationen

Celoxis bietet native Integrationen mit Google Drive, Microsoft Excel, Microsoft Project, Jira, Azure DevOps, QuickBooks Online, Salesforce und iCal. Außerdem stehen eine Zapier-Anbindung und eine REST API für individuelle Integrationen zur Verfügung.