3 måder, automatisering af aktivstyring reducerer omkostninger på

Håndtering af aktiver kan føles som et endeløst spil, hvor man hele tiden må slå nye problemer ned. Automatisering af aktivstyring tager principperne for aktivstyring—den systematiske proces med at udvikle, drive, vedligeholde og sælge aktiver omkostningseffektivt—og tilføjer et lag af automatisering for at øge effektiviteten og produktiviteten. De seneste fremskridt inden for IT- og udviklingssoftware har gjort denne løsning mulig. 

Inden for eksempelvis SaaS-udvikling kan automatiseringssystemer spore og administrere kodeændringer samt identificere ineffektivitet, der kan opstå under udviklingsprocessen.

Den primære fordel ved automatisering af aktivstyring sammenlignet med traditionelle metoder er evnen til at reducere fejl forbundet med manuel dataindtastning og sporing. Den leverer også opdateringer og analyser i realtid, så virksomhedsledere og beslutningstagere hurtigt får adgang til vigtige oplysninger.

I denne artikel gennemgår jeg de 3 vigtigste måder, automatisering kan spare dig for betydelige beløb på, så du kan fokusere på det større billede. Jeg deler også, hvordan automatisering af aktivstyring skaber et mere agilt, proaktivt og velinformeret forretningsmiljø. 

Hvad er automatisering af aktivstyring?

Automatisering af aktivstyring bruger software til at strømline sporing, administration og rapportering af alle en organisations aktiver (fysiske, digitale og finansielle) gennem hele deres livscyklus. Det gælder håndgribelige aktiver som hardware og software samt immaterielle aktiver som data og information.

Ved at automatisere opgaver som aktivsporing, planlægning af vedligeholdelse og rapportering om overholdelse af regler kan organisationer øge nøjagtigheden, reducere driftsomkostningerne og forbedre udnyttelsen af aktiver. 

Ved at udnytte AI's og maskinlæringens muligheder kan automatisering af aktivstyring også levere forudsigende data, der kan bruges til at forudse mulige udfordringer og udarbejde strategier til at begrænse potentielle aktivrelaterede risici. 

Hvorfor er automatisering af aktivstyring vigtig?

Aktivstyring er en afgørende komponent i enhver organisations IT-infrastruktur. Effektiv aktivstyring optimerer værdien af en organisations aktiver ved at afveje omkostninger og risici i forhold til den ønskede ydeevne. Det hjælper virksomheder med at overvåge aktiver systematisk, budgettere strategisk og reducere omkostninger. 

I betragtning af det digitale markeds kompleksitet og de øgede regulatoriske krav er dens betydning endnu større. Robust aktivstyring er ikke blot en sekundær del af driften. Automatisering strømliner denne proces, gør den mindre skræmmende og mere effektiv og muliggør hurtigere markedsintroduktion ved at fremskynde aktivrelaterede beslutninger og operationer.

3 måder at spare penge på

Reduktion af IT-omkostninger er afgørende for at opretholde vækst og konkurrenceevne. Overvej disse tre måder, hvorpå automatisering af aktivstyring øger driftseffektiviteten og sparer virksomheder penge.

Reducer omkostningerne ved mistede eller forkert administrerede aktiver

Har du nogensinde mistet overblikket over en bærbar computer eller haft ubrugte softwarelicenser stående inaktive? Manuel aktivstyring er tilbøjelig til sådanne ineffektiviteter. Automatisering fjerner disse problemer gennem:

• Sporing i realtid: Automatiserede systemer med stregkodescannere eller RFID-tags giver konstant overblik over dine aktivers placering og forhindrer, at udstyr bliver væk eller placeret forkert. 
• Optimering af softwarelicenser: Automatisk licensstyring sikrer, at du ikke betaler for ubrugt software. Den sporer de licenser, der er tildelt hver enhed, og identificerer muligheder for at samle eller eliminere unødvendige licenser.

Forbedr effektiviteten og strømline driften 

Manuel aktivstyring omfatter ofte tidskrævende opgaver som dataindtastning og manuel sporing. Automatisering fjerner disse byrder og fører til:

• Reducerede lønomkostninger: Automatisering af gentagne opgaver frigør medarbejdernes tid til mere strategiske aktiviteter. De kan fokusere på at analysere data, identificere tendenser og optimere udnyttelsen af aktiver i stedet for dataindtastning eller manuelle søgninger.
• Hurtigere beslutningstagning: Adgang til data i realtid giver øjeblikkelig indsigt i aktivernes ydeevne og vedligeholdelsesbehov. Det muliggør proaktiv beslutningstagning, forhindrer unødvendig nedetid og gør det muligt at planlægge vedligeholdelsesplaner.

Forebyg dyre nedbrud

Reaktiv vedligeholdelse efter udstyrssvigt fører til dyre reparationer og nedetid. Automatisering hjælper med at forhindre disse problemer ved at:

• Forudsigende vedligeholdelse: Automatiseret analyse af aktivanvendelse og sensordata kan forudsige potentielle fejl, før de opstår. Det gør det muligt at planlægge forebyggende vedligeholdelse, minimere nedetid og reducere omkostningerne ved akutte reparationer. 
• Forlænget aktivlevetid: Proaktiv vedligeholdelse hjælper med at forlænge dine aktivers levetid. Ved at opdage problemer tidligt kan du undgå dyre udskiftninger og sikre, at dit udstyr fungerer optimalt i længere tid.  

"Ud fra min erfaring med at bruge maskinlæring til forebyggende vedligeholdelse har jeg set de fordele, det giver virksomheder af alle størrelser," siger Mani Ramaswamy, CTO hos Auritas. "Ved at udnytte maskinlæringsalgoritmer kan organisationer reducere nedetid betydeligt, optimere ressourcefordelingen og forbedre aktivernes ydeevne. Dette muliggøres gennem kontinuerlig overvågning og analyse af data om udstyrets tilstand, hvilket gør det muligt at iværksætte forudsigende vedligeholdelseshandlinger, der foregribende håndterer potentielle problemer, før de eskalerer."

Automatisering af aktivstyring i praksis

Forestil dig en stor virksomhed med hundredvis af medarbejdere og en konstant strøm af bærbare computere, stationære computere og mobile enheder. Manuel sporing af disse aktiver kan være et mareridt. Automatisering kan hjælpe!

IT-aktivstyring

1. Automatiseret lagerstyring – Stregkodescannere eller RFID-tags kan automatisk registrere nye aktiver og spore deres placering i virksomheden. Det eliminerer behovet for manuelle regneark og reducerer risikoen for bortkommet eller fejlagtigt placeret udstyr. Derudover sikrer integration af protokoller for bortskaffelse af IT-aktiver (ITAD) i automatiseringen, at udtjente eller forældede aktiver bortskaffes sikkert og ansvarligt, hvilket reducerer datasikkerhedsrisici og problemer med overholdelse af regler
2. Styring af softwarelicenser – Automatiserede systemer kan spore softwarelicenser, der er knyttet til hver enhed, sikre overholdelse og forhindre dyre overforbrug af ubrugte licenser. Derudover underretter automatiserede advarsler IT-teamene, når licenser nærmer sig udløb, så rettidige fornyelser eller udskiftninger kan foretages.

3. Forudsigende vedligeholdelse – Automatisering kan analysere data om aktivanvendelse og ydeevne for at forudsige potentielle fejl, før de opstår. Det gør det muligt at planlægge forebyggende vedligeholdelse og reducere nedetid og reparationsomkostninger.

Optimering af facilitetsstyring

Automatisering af aktivstyring er ikke kun for IT-afdelinger. Overvej en stor produktionsfabrik med komplekst udstyr og maskineri. Automatisering spiller også en afgørende rolle her. 

1. Automatiseret sensorovervågning – Sensorer kan installeres på centralt udstyr for at overvåge ydeevne såsom temperatur, vibrationer og energiforbrug. Disse realtidsdata muliggør proaktiv vedligeholdelse, minimerer risikoen for nedbrud og reducerer dyre produktionsforsinkelser. 
2. Optimering af plads – Automatiseret software til pladsstyring kan spore placeringen og udnyttelsen af udstyr i faciliteten. Disse data hjælper med at identificere områder, der ikke udnyttes tilstrækkeligt, og optimere pladsfordelingen, hvilket potentielt kan føre til reduceret pladsbehov og omkostningsbesparelser.

3. Automatiseret styring af arbejdsordrer – Automatisering kan oprette og administrere arbejdsordrer for vedligeholdelsesopgaver baseret på sensordata eller planlagte vedligeholdelsesplaner. Det sikrer en effektiv udnyttelse af vedligeholdelsespersonalet og reducerer risikoen for oversete eller glemte vedligeholdelsesopgaver.

Eksempler på automatisering af aktivstyring

Overvej dette eksempel fra JumpCloud og Serhat Can:

I et andet eksempel bruger NFI Logistics Rossum til at automatisere virksomhedens processer for kreditorbogholderi (AP). NFI's AP-team behandler over 150.000 fakturaer og kreditnotaer hvert år. NFI er en agil virksomhed, der er ivrig efter at tage AI i brug for at løse manuelle processer med henblik på at blive mere konkurrencedygtig og give kunder og leverandører en mere effektiv oplevelse. NFI havde brug for, at Rossum kunne indlæse PDF-filer via e-mail, opdele og sortere oplysningerne og sende de udtrukne data til Coupa, virksomhedens efterfølgende indkøbssystem. NFI valgte Rossum på grund af de avancerede AI-funktioner og evnen til at validere transaktionsdata, hvilket sikrer bedre kontrol over dataenes nøjagtighed, bemærker Anne Thomas, VP hos NFI Industries.

Fordele ved automatisering af aktivstyring

Automatisering af systemer til aktivstyring giver talrige fordele, som i betydelig grad kan effektivisere en organisations driftsprocesser. 

• Effektivitet––Automatisering reducerer de tidskrævende opgaver, der er forbundet med manuel styring af aktiver. Sporing i realtid og forståelse af, hvor aktiverne befinder sig, deres driftsstatus og deres specifikke detaljer bliver ubesværet. Denne effektivitet omfatter også lagerstyring, hvilket gør det lettere at vedligeholde opdaterede fortegnelser og hurtigt identificere og rette eventuelle unøjagtigheder, så overlagring eller mangel på aktiver undgås.
• Risikoreduktion—Automatiseret aktivstyring mindsker risikoen for menneskelige fejl betydeligt, hvilket resulterer i færre systemsårbarheder og øget cybersikkerhed. 
• Systemfunktioner—Automatiserede systemer muliggør præcis planlægning af vedligeholdelse eller fornyelse af aktiver, hvilket minimerer nedetid og produktivitetstab. De bidrager også til at sikre overholdelse af lovgivningen ved at oprette omfattende revisionsspor. 

Et automatiseret system sparer omkostninger. Det sker ikke kun gennem færre arbejdstimer, men også gennem en længere levetid for aktiver som følge af bedre vedligeholdelse og rutinemæssige kontroller.

Udfordringer ved automatisering af forvaltning af aktiver

Selvom automatisering af forvaltning af aktiver øger effektiviteten og nøjagtigheden, er det ikke uden problemer. Først og fremmest kan kompleksiteten ved implementeringen være en betydelig udfordring. Automatiseringsværktøjer kræver teknisk viden og præcis konfiguration for at sikre, at de fungerer korrekt. 

Uden den rette ekspertise kan organisationer have svært ved at implementere og administrere disse værktøjer korrekt, hvilket kan føre til dårlig sporing af aktiver og problemer med datanøjagtigheden. Desuden medfører den indledende opsætning og løbende vedligeholdelse normalt høje omkostninger, som kan være uoverkommelige for små og mellemstore virksomheder.

"Software til automatisering af aktiver kan være dyrt, især hvis du ikke har et stort antal aktiver at administrere," hævder Jon Molek, administrerende direktør og grundlægger af Best Offer Ohio. "Jeg har set mange mennesker gå i gang med at automatisere processer, selvom de kunne håndteres mere effektivt manuelt. Efter min erfaring tog vi automatisering i brug tidligt, men kun fordi vi hurtigt fandt ud af, at vi havde brug for det til at administrere et voksende antal aktiver. Det endte med at spare os tid og forbedre nøjagtigheden, især ved sporing af tidsplaner for ejendomsvedligeholdelse og leverandørbetalinger."

En anden væsentlig begrænsning er afhængigheden af teknologi, som medfører risiko for systemnedetid eller -fejl, der potentielt kan føre til datatab eller manglende adgang til nødvendige oplysninger om aktiver, når der er brug for dem. For ikke at nævne cybersikkerhedsaspektet. Da oplysninger om aktiverne opbevares digitalt, er de et potentielt mål for cyberangreb. Hvis systemet ikke er tilstrækkeligt sikkert, kan yderst følsomme data falde i de forkerte hænder. 

Brug af robuste cybersikkerhedsværktøjer kan dog beskytte virksomhedens aktiver. Disse værktøjer sporer og kontrollerer aktiviteter på tværs af forskellige enheder, markerer potentielle trusler og sikrer, at dataene er sikre og overholder reglerne om databeskyttelse. 

Endelig kan automatiseringsværktøjer godt håndtere gentagne opgaver, men de er ikke designet til at imødekomme specifikke eller unikke forretningsbehov, medmindre de tilpasses omfattende, hvilket yderligere kan øge omkostningerne og kompleksiteten ved implementeringen.

Sådan kommer du i gang med automatisering af forvaltning af aktiver

Her er en trinvis proces til at komme i gang med automatisering af forvaltning af aktiver:

1. Vurder din nuværende situation
   1. Inventar: Start med at danne dig et overblik over alle dine aktiver – fysiske (udstyr, enheder), digitale (softwarelicenser) og finansielle. Opret en omfattende liste med oplysninger som type, placering, købsdato og garantioplysninger.
   2. Processer: Analysér dine eksisterende processer for aktivstyring. Identificér områder med manuelle opgaver, flaskehalse eller uoverensstemmelser i sporing og rapportering.
2. Definér dine automatiseringsmål
   1. Prioritér: Identificér de områder, hvor automatisering vil have størst effekt. Overvej faktorer som sparet tid, omkostningsreduktion og forbedret nøjagtighed.
   2. Fokus: Fokuser på kerneopgaver som sporing af aktiver, planlægning af vedligeholdelse og rapportering om overholdelse af regler ved den indledende automatisering.
3. Undersøg og vælg software
   1. Behovsanalyse: Opret på baggrund af dine mål en liste over de funktioner, du har brug for i en løsning til software til aktivstyring.
   2. Markedsundersøgelse: Undersøg tilgængelige softwareløsninger til automatisering af aktivstyring. Overvej faktorer som funktioner, skalerbarhed, budget og integrationsmuligheder med eksisterende systemer.
   3. Demoer og prøveversioner: Planlæg demoer og prøveversioner af den udvalgte software for at vurdere brugervenligheden og egnetheden til dine behov.
4. Implementér og integrér
   1. Datamigrering: Udarbejd en plan for migrering af dine eksisterende aktivdata til det nye softwaresystem. Sørg for datanøjagtighed og -konsistens under overførslen.
   2. Konfiguration og oplæring: Konfigurér softwaren, så den passer til dine behov og arbejdsgange. Oplær dit team i at bruge det nye system effektivt.
5. Overvåg og finjustér
   1. Følg resultaterne: Overvåg centrale resultatindikatorer (KPI'er) som gennemførelsesprocenter for vedligeholdelse, aktivers nedetid og overholdelse af regler.
   2. Løbende forbedring: Analysér data og brugerfeedback for at identificere områder, hvor dine automatiseringsprocesser og din softwarekonfiguration kan forbedres.

Yderligere tips:

Start i det små, og skalér gradvist: Forsøg ikke at automatisere alt på én gang. Begynd med nogle få kerneprocesser, og udvid gradvist automatiseringen, efterhånden som du får erfaring.

Forandringsledelse: Kommunikér fordelene ved automatisering til dit team, og tag hånd om eventuelle bekymringer. Brugernes opbakning er afgørende for en vellykket implementering.

Datasikkerhed: Sørg for, at den valgte software har robuste sikkerhedsfunktioner, der beskytter dine værdifulde aktivdata.

Ved at følge disse trin kan du effektivt påbegynde din rejse mod et mere strømlinet og effektivt system til aktivstyring.

Værktøjer

Værktøjskassen til automatisering af aktivstyring bugner af forskellige løsninger, der imødekommer en række behov. Her er nogle vigtige kategorier, du bør overveje:

Software til administration af virksomhedsaktiver (EAM): Disse omfattende platforme administrerer hele livscyklussen for fysiske aktiver, herunder faciliteter, udstyr og køretøjer. De tilbyder funktioner som sporing af aktiver, planlægning af vedligeholdelse, administration af arbejdsordrer og lagerstyring. Populære EAM-løsninger omfatter IBM Maximo, SAP Asset Management og Infor EAM.

Computeriserede vedligeholdelsesstyringssystemer (CMMS): CMMS-systemer fokuserer primært på fysiske aktiver som maskiner og udstyr og er særligt velegnede til planlægning af vedligeholdelse, forebyggende vedligeholdelsesopgaver og administration af arbejdsordrer. Eksempler omfatter eMaint, Fiix og Hippo CMMS.

Software til IT-aktivstyring (ITAM): Disse løsninger administrerer livscyklussen for IT-aktiver som hardware, softwarelicenser og cloudabonnementer. De sporer softwarebrug, automatiserer overholdelse af licenskrav og understøtter processer for implementering og bortskaffelse af aktiver. Blandt de førende ITAM-løsninger er ServiceNow Asset Management, ManageEngine AssetExplorer og Aspera Asset Management.

Software til facilitetsstyring: Disse værktøjer administrerer fysiske områder og de tilknyttede aktiver. De håndterer arbejdsordreanmodninger om reparationer, pladsoptimering og miljøstyring. Populære muligheder omfatter Archibus, Planon og iOffice.

Ud over disse kernekategorier findes der specialiserede løsninger til bestemte aktivtyper, såsom finansielle aktiver eller digitale medieaktiver. Husk, at den ideelle værktøjssamling afhænger af dine specifikke behov og de typer aktiver, du administrerer.

Flere ressourcer

Fremtiden for automatisering af aktivstyring er fyldt med muligheder for effektiviserede processer, større præcision og øget profit. Fremskridt inden for kunstig intelligens, AI og ML baner allerede vejen for mere avancerede automatiseringsløsninger, der ikke kun er i stand til at administrere aktiver, men også forudsige deres livscyklus, spore dem i realtid og analysere risici. 

Denne teknologiske prognose kombineret med udbredelsen af cloudbaserede systemer muliggør et globalt forbundet og omhyggeligt organiseret system til aktivstyring.

På trods af de lovende udsigter rummer fremtiden også betydelige udfordringer, især hvad angår cybersikkerhed, i takt med at afhængigheden af digitale platforme øges. Der skal træffes nødvendige foranstaltninger for at beskytte disse automatiserede systemer og følsomme data mod potentielle cybertrusler. 

Fremtiden for automatisering af aktivstyring er lovende og vil sandsynligvis revolutionere virksomheders infrastruktur på tværs af alle sektorer.

Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få de seneste indsigter til CTO'er og håbefulde teknologiledere. Vi hjælper dig med at skalere smartere og lede stærkere med vejledninger, ressourcer og strategier fra førende eksperter!