3 sätt som automatisering av tillgångshantering minskar kostnaderna
Att hantera tillgångar kan kännas som ett ändlöst spel där man hela tiden måste åtgärda nya problem. Automatisering av tillgångshantering bygger vidare på principerna för tillgångshantering – den systematiska processen för att utveckla, driva, underhålla och sälja tillgångar på ett kostnadseffektivt sätt – och lägger till ett lager av automatisering för att öka effektiviteten och produktiviteten. Nya framsteg inom IT- och utvecklingsprogramvara har gjort den här lösningen möjlig.
Inom exempelvis SaaS-utveckling kan automatiseringssystem spåra och hantera kodändringar samt upptäcka ineffektiviteter som kan uppstå under utvecklingsprocessen.
Den främsta fördelen med automatisering av tillgångshantering jämfört med traditionella metoder är dess förmåga att minska fel som förknippas med manuell datainmatning och spårning. Den ger också uppdateringar och analyser i realtid, vilket ger företagsledare och beslutsfattare snabb tillgång till viktig information.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
I den här artikeln går jag igenom de tre främsta sätten på vilka automatisering kan spara stora summor pengar, så att du kan fokusera på helheten. Jag delar också med mig av hur automatisering av tillgångshantering skapar en mer flexibel, proaktiv och välinformerad affärsmiljö.
Vad är automatisering av tillgångshantering?
Automatisering av tillgångshantering använder programvara för att effektivisera spårning, hantering och rapportering av en organisations alla tillgångar (fysiska, digitala och finansiella) under hela deras livscykel. Det handlar exempelvis om fysiska tillgångar som maskinvara och programvara samt immateriella tillgångar som data och information.
Genom att automatisera uppgifter som tillgångsspårning, schemaläggning av underhåll och rapportering av regelefterlevnad kan organisationer öka noggrannheten, minska driftskostnaderna och förbättra utnyttjandet av tillgångarna.
Genom att utnyttja AI och maskininlärning kan automatisering av tillgångshantering också tillhandahålla förutsägande data som kan användas för att förutse möjliga utmaningar och utforma strategier för att minska potentiella tillgångsrelaterade risker.
Varför är automatisering av tillgångshantering viktigt?
Tillgångshantering är en central del av alla organisationers IT-infrastruktur. Effektiv tillgångshantering optimerar värdet av en organisations tillgångar genom att balansera kostnader och risker mot önskad prestanda. Den hjälper företag att övervaka tillgångar systematiskt, budgetera strategiskt och minska kostnaderna.
Med tanke på den digitala marknadsplatsens komplexitet och den ökade regleringen är dess betydelse ännu större. Robust tillgångshantering är inte bara en kompletterande del av verksamheten. Automatisering effektiviserar processen, gör den mindre betungande och mer effektiv samt möjliggör snabbare marknadsintroduktion genom att påskynda tillgångsrelaterade beslut och processer.
3 sätt att spara pengar
Att minska IT-kostnaderna är avgörande för att upprätthålla tillväxt och konkurrenskraft. Tänk på dessa tre sätt som automatisering av tillgångshantering förbättrar den operativa effektiviteten och sparar pengar åt företag.
Minska kostnaderna för borttappade eller felhanterade tillgångar
Har du någon gång tappat bort en bärbar dator eller haft oanvända programvarulicenser som legat vilande? Manuell tillgångshantering är känslig för sådana ineffektiviteter. Automatisering eliminerar dessa problem genom:
- Spårning i realtid: Automatiserade system med streckkodsläsare eller RFID-taggar ger ständig insyn i var dina tillgångar befinner sig, vilket förhindrar att utrustning tappas bort eller placeras fel.
- Optimering av programvarulicenser: Automatisk licenshantering säkerställer att du inte betalar för oanvänd programvara. Den spårar licenser som tilldelats varje enhet och identifierar möjligheter att konsolidera eller ta bort onödiga licenser.
Förbättra effektiviteten och effektivisera verksamheten
Manuell tillgångshantering omfattar ofta tidskrävande uppgifter som datainmatning och manuell spårning. Automatisering eliminerar dessa belastningar, vilket leder till:
- Minskade personalkostnader: Genom att automatisera repetitiva uppgifter frigörs personalens tid för mer strategiskt arbete. De kan fokusera på att analysera data, identifiera trender och optimera utnyttjandet av tillgångarna i stället för datainmatning eller manuella sökningar.
- Snabbare beslutsfattande: Tillgång till data i realtid ger omedelbara insikter i tillgångarnas prestanda och underhållsbehov. Detta möjliggör proaktivt beslutsfattande, förhindrar onödiga driftstopp och gör det möjligt att planera underhållsscheman.
Förhindra kostsamma haverier
Avhjälpande underhåll efter ett utrustningsfel leder till dyra reparationer och driftstopp. Automatisering bidrar till att förhindra dessa problem genom:
- Prediktivt underhåll: Automatisk analys av tillgångsanvändning och sensordata kan förutsäga potentiella fel innan de inträffar. Detta möjliggör schemaläggning av förebyggande underhåll, minimerar driftstopp och minskar kostnaden för akuta reparationer.
- Förlängd livslängd för tillgångar: Proaktivt underhåll bidrar till att förlänga livslängden på dina tillgångar. Genom att upptäcka problem tidigt kan du undvika kostsamma ersättningar och säkerställa att din utrustning fungerar optimalt under en längre period.
"Baserat på min erfarenhet av att använda maskininlärning för förebyggande underhåll har jag sett vilka fördelar det erbjuder företag av alla storlekar," säger Mani Ramaswamy, CTO på Auritas. "Genom att utnyttja algoritmer för maskininlärning kan organisationer avsevärt minska driftstopp, optimera resursfördelningen och förbättra tillgångarnas prestanda. Detta möjliggörs genom kontinuerlig övervakning och analys av data om utrustningens skick, vilket möjliggör prediktiva underhållsåtgärder som förebyggande hanterar potentiella problem innan de eskalerar."
Algoritmer för maskininlärning hjälper till att eliminera manuella ineffektiviteter som är inneboende i traditionella underhållsmetoder och säkerställer att resurser fördelas strategiskt och effektivt.
Automatisering av tillgångshantering i praktiken
Föreställ dig ett stort företag med hundratals anställda och ett konstant flöde av bärbara datorer, stationära datorer och mobila enheter. Att spåra dessa tillgångar manuellt kan vara en mardröm. Automatisering kan hjälpa till!
IT-tillgångshantering
- Automatiserad lagerhantering – Streckkodsläsare eller RFID-taggar kan automatiskt registrera nya tillgångar och spåra deras plats inom företaget. Detta eliminerar behovet av manuella kalkylblad och minskar risken för förlorad eller felplacerad utrustning. Genom att dessutom integrera protokoll för avveckling av IT-tillgångar (ITAD) i automatiseringen säkerställs att uttjänta eller föråldrade tillgångar avvecklas på ett säkert och ansvarsfullt sätt, vilket minskar datasäkerhetsrisker och efterlevnadsproblem
- Hantering av programvarulicenser – Automatiserade system kan spåra programvarulicenser som är kopplade till varje enhet, vilket säkerställer efterlevnad och förhindrar kostsamma överutgifter för oanvända licenser. Automatiserade aviseringar informerar dessutom IT-teamen när licenser närmar sig utgångsdatum, vilket möjliggör förnyelser eller ersättningar i rätt tid.
- Prediktivt underhåll – Automatisering kan analysera data om tillgångars användning och prestanda för att förutsäga potentiella fel innan de inträffar. Detta möjliggör schemaläggning av förebyggande underhåll och minskar driftstopp och reparationskostnader.
Optimering av fastighetshantering
Automatisering av tillgångshantering är inte bara till för IT-avdelningar. Tänk på en stor tillverkningsanläggning med komplex utrustning och maskiner. Automatisering spelar en viktig roll även här.
- Automatiserad sensorövervakning – Sensorer kan installeras på viktig utrustning för att övervaka prestandamått som temperatur, vibrationer och energiförbrukning. Dessa realtidsdata möjliggör proaktivt underhåll, minimerar risken för haverier och kostsamma produktionsförseningar.
- Optimering av utrymme – Automatiserad programvara för utrymmeshantering kan spåra utrustningens placering och användning inom anläggningen. Dessa data hjälper till att identifiera underutnyttjade områden och optimera fördelningen av utrymme, vilket potentiellt kan leda till minskat utrymmesbehov och kostnadsbesparingar.
- Automatiserad hantering av arbetsorder – Automatisering kan skapa och hantera arbetsorder för underhållsuppgifter baserat på sensordata eller planerade underhållsplaner. Detta säkerställer en effektiv användning av underhållspersonalen och minskar risken för missade eller förbisedda underhållsuppgifter.
Exempel på automatisering av tillgångshantering
Tänk på detta exempel från JumpClouds Serhat Can:
I ett annat exempel använder NFI Logistics Rossum för att automatisera sina processer för leverantörsreskontra (AP). NFI:s AP-team behandlar över 150 000 fakturor och kreditnotor varje år. NFI är ett agilt företag som gärna använder AI för att lösa manuella processer för att bli mer konkurrenskraftigt och ge sina kunder och leverantörer en effektivare upplevelse. NFI behövde att Rossum skulle ta emot PDF-filer via e-post, dela upp och sortera informationen samt skicka de extraherade uppgifterna till Coupa, företagets efterföljande inköpssystem. NFI valde Rossum för dess avancerade AI-funktioner och förmåga att validera transaktionsdata, vilket ger bättre kontroll över uppgifternas noggrannhet, berättar Anne Thomas, VP på NFI Industries.
Integrationen av Rossum med Coupa har effektiviserat arbetsflödena, avsevärt minskat mängden manuellt arbete med lågt värde som AP-teamet utför och därmed påskyndat fakturahanteringen.
Fördelar med automatiserad tillgångshantering
Automatisering av tillgångshanteringssystem ger många fördelar som avsevärt kan effektivisera en organisations operativa processer.
- Effektivitet––Automatisering minskar de tidskrävande uppgifter som är förknippade med att hantera tillgångar manuellt. Realtidsspårning och förståelse för var tillgångarna finns, deras driftsstatus och specifika detaljer blir enkelt. Denna effektivitet omfattar även lagerhantering, vilket gör det enklare att hålla registren uppdaterade och snabbt identifiera och korrigera felaktigheter samt eliminera överlager eller brist på tillgångar.
- Riskminskning—Automatiserad tillgångshantering minskar avsevärt risken för mänskliga fel, vilket leder till färre systemsårbarheter och ökad cybersäkerhet.
- Systemfunktioner—Automatiserade system möjliggör exakt schemaläggning av underhåll eller förnyelse av tillgångar, vilket minimerar driftstopp och produktivitetsförluster. De bidrar också till att säkerställa efterlevnaden av regelverk genom att skapa fullständiga revisionsspår.
Automatisering av tillgångshantering ger stora fördelar genom effektivare processer, minskade kostnader genom optimerad användning av tillgångar, bättre säkerhet genom automatiserad distribution och patchning av programvara samt bättre resursfördelning för strategiska initiativ. Det gör det möjligt för organisationer att fokusera på kärnmål, driva innovation och behålla ett konkurrensövertag genom att maximera värdet av IT-investeringar.
Ett automatiserat system sparar kostnader. Det sker inte bara genom minskat antal arbetstimmar, utan också genom att tillgångarnas livslängd förlängs tack vare bättre underhåll och regelbundna kontroller.
Utmaningar med automatisering av tillgångshantering
Även om automatisering av tillgångshantering ger effektivitet och precision är den inte problemfri. Till att börja med kan implementeringens komplexitet vara en betydande utmaning. Automatiseringsverktyg kräver teknisk kunskap och noggrann konfiguration för att fungera korrekt.
Utan lämplig expertis kan organisationer ha svårt att distribuera och hantera dessa verktyg på rätt sätt, vilket leder till bristfällig spårning av tillgångar och problem med datakvaliteten. Dessutom medför den inledande konfigurationen och det löpande underhållet vanligtvis höga kostnader, vilket kan vara oöverkomligt för små och medelstora företag.
"Programvara för automatisering av tillgångar kan vara dyr, särskilt om du inte har ett stort antal tillgångar att hantera," hävdar Jon Molek, vd och grundare av Best Offer Ohio. "Jag har sett många människor börja automatisera processer, trots att de kunde ha hanterats mer effektivt manuellt. Enligt min erfarenhet införde vi automatisering tidigt, men bara för att vi snart insåg att vi behövde den för att hantera ett växande antal tillgångar. Det sparade tid och förbättrade precisionen, särskilt när det gällde att följa underhållsscheman för fastigheter och leverantörsbetalningar."
Mitt råd är att du noggrant bedömer dina behov innan du bestämmer dig för automatisering. Identifiera de områden där den skulle ge störst nytta och överväg hur mycket dessa fördelar överväger kostnaderna. Om du ser att automatisering skulle förbättra effektiviteten avsevärt bör du söka efter skräddarsydda lösningar som kan hjälpa dig att maximera dina resurser.
En annan betydande begränsning är beroendet av teknik, vilket innebär en risk för systemavbrott eller fel som kan leda till dataförlust eller oförmåga att komma åt nödvändig information om tillgångarna när den behövs. För att inte tala om cybersäkerhetsaspekten. Eftersom information om tillgångarna lagras digitalt är den ett potentiellt mål för cyberattacker. Om systemet inte är tillräckligt säkert kan mycket känsliga uppgifter hamna i fel händer.
Robusta cybersäkerhetsverktyg kan dock skydda företagets tillgångar. Dessa verktyg spårar och kontrollerar aktiviteter på olika enheter, markerar potentiella hot och säkerställer att uppgifterna är säkra och följer sekretessbestämmelserna.
Slutligen kan automatiseringsverktyg hantera repetitiva uppgifter mycket väl, men de är inte utformade för att tillgodose specifika eller unika affärsbehov om de inte anpassas omfattande, vilket kan öka kostnaderna och komplexiteten i implementeringen ytterligare.
Så kommer du igång med automatisering av tillgångshantering
Här är en steg-för-steg-process för att påbörja din resa med automatisering av tillgångshantering:
- Bedöm ditt nuvarande läge
- Inventering: Börja med att kartlägga alla dina tillgångar – fysiska (utrustning, enheter), digitala (programvarulicenser) och finansiella. Skapa en omfattande lista med uppgifter som typ, plats, inköpsdatum och garantiinformation.
- Processer: Analysera dina befintliga processer för tillgångshantering. Identifiera områden med manuella uppgifter, flaskhalsar eller inkonsekvenser i spårning och rapportering.
- Definiera dina automatiseringsmål
- Prioritera: Identifiera de områden där automatisering kommer att ha störst effekt. Ta hänsyn till faktorer som sparad tid, kostnadsminskning och förbättrad noggrannhet.
- Fokusera: Fokusera på centrala uppgifter som tillgångsspårning, schemaläggning av underhåll och efterlevnadsrapportering vid den inledande automatiseringen.
- Undersök och välj programvara
- Behovsanalys: Skapa, utifrån dina mål, en lista över de funktioner du behöver i en lösning för programvara för tillgångshantering.
- Marknadsundersökning: Undersök tillgängliga programvarulösningar för automatisering av tillgångshantering. Ta hänsyn till faktorer som funktioner, skalbarhet, budget och integrationsmöjligheter med befintliga system.
- Demonstrationer och testperioder: Boka demonstrationer och testperioder av utvalda programvaror för att utvärdera deras användarvänlighet och lämplighet för dina behov.
- Implementera och integrera
- Datamigrering: Utveckla en plan för att migrera dina befintliga tillgångsdata till det nya programvarusystemet. Säkerställ datanoggrannhet och konsekvens under överföringen.
- Konfiguration och utbildning: Konfigurera programvaran så att den motsvarar dina behov och arbetsflöden. Utbilda ditt team i hur det nya systemet används effektivt.
- Övervaka och förfina
- Följ upp resultatet: Övervaka viktiga resultatindikatorer (KPI:er), exempelvis slutförandegrad för underhåll, tillgångarnas driftstopp och efterlevnad.
- Kontinuerlig förbättring: Analysera data och användarfeedback för att identifiera områden där automatiseringsprocesserna och programvarukonfigurationen kan förbättras.
Ytterligare tips:
Börja i liten skala och bygg ut gradvis: Försök inte automatisera allt på en gång. Börja med några centrala processer och utöka automatiseringen gradvis allt eftersom du får mer erfarenhet.
Förändringshantering: Kommunicera automatiseringens fördelar till ditt team och bemöt eventuella farhågor. Användarnas stöd är avgörande för en framgångsrik implementering.
Datasäkerhet: Se till att den programvara du väljer har robusta säkerhetsfunktioner som skyddar dina värdefulla tillgångsdata.
Genom att följa dessa steg kan du på ett effektivt sätt påbörja resan mot ett mer strömlinjeformat och effektivt system för tillgångshantering.
Verktyg
Verktygslådan för automatisering av tillgångshantering är fylld med olika lösningar som tillgodoser varierande behov. Här är några viktiga kategorier att överväga:
Programvara för hantering av företagstillgångar (EAM): Dessa heltäckande plattformar hanterar hela livscykeln för fysiska tillgångar, inklusive anläggningar, utrustning och fordon. De erbjuder funktioner som tillgångsspårning, schemaläggning av underhåll, hantering av arbetsorder och lagerstyrning. Populära EAM-lösningar omfattar IBM Maximo, SAP Asset Management och Infor EAM.
Datoriserade underhållshanteringssystem (CMMS): CMMS-system är huvudsakligen inriktade på fysiska tillgångar som maskiner och utrustning och är särskilt bra på schemaläggning av underhåll, förebyggande underhåll och hantering av arbetsorder. Exempel är eMaint, Fiix och Hippo CMMS.
Programvara för IT-tillgångshantering (ITAM): Dessa lösningar hanterar livscykeln för IT-tillgångar som hårdvara, programvarulicenser och molnprenumerationer. De spårar programvaruanvändning, automatiserar licensuppföljning och stöder processer för driftsättning och avveckling av tillgångar. Bland de främsta ITAM-lösningarna finns ServiceNow Asset Management, ManageEngine AssetExplorer och Aspera Asset Management.
Programvara för anläggningshantering: Dessa verktyg hanterar fysiska utrymmen och deras tillhörande tillgångar. De hanterar arbetsorderförfrågningar för reparationer, utrymmesoptimering och miljökontroller. Populära alternativ är Archibus, Planon och iOffice.
Utöver dessa centrala kategorier finns det specialiserade lösningar för specifika tillgångstyper, exempelvis finansiella tillgångar eller digitala medietillgångar. Kom ihåg att den idealiska verktygsuppsättningen beror på dina specifika behov och vilka typer av tillgångar du hanterar.
Fler resurser
Framtiden för automatisering av tillgångshantering är full av möjligheter till effektiviserad drift, större precision och ökade vinster. Framsteg inom artificiell intelligens, AI och ML banar redan väg för mer sofistikerade automatiseringslösningar som inte bara kan hantera tillgångar utan även förutsäga deras livscykel, möjliggöra spårning i realtid och utföra riskanalyser.
Denna tekniska prognos, tillsammans med ökningen av molnbaserade system, möjliggör ett globalt sammankopplat och noggrant organiserat system för tillgångshantering.
Trots sina lovande möjligheter medför framtiden också betydande utmaningar, särskilt när det gäller cybersäkerhet i takt med att beroendet av digitala plattformar ökar. Nödvändiga åtgärder måste vidtas för att skydda dessa automatiserade system och känsliga data mot potentiella cyberhot.
Framtiden för automatisering av tillgångshantering är lovande och kommer sannolikt att revolutionera företagens infrastruktur inom alla sektorer.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev för de senaste insikterna för CTO:er och blivande teknikledare. Vi hjälper dig att skala upp smartare och leda starkare med guider, resurser och strategier från ledande experter!
