3 formas de a automatização da gestão de ativos reduzir custos

Gerir ativos pode parecer um jogo interminável de resolver problemas à medida que surgem. A automatização da gestão de ativos aplica os princípios da gestão de ativos—o processo sistemático de desenvolver, operar, manter e vender ativos de forma rentável—e acrescenta uma camada de automatização para aumentar a eficiência e a produtividade. Os avanços recentes no software de TI e de desenvolvimento tornaram esta solução possível. 

Por exemplo, no desenvolvimento de SaaS, os sistemas de automatização podem acompanhar e gerir alterações ao código e detetar ineficiências que possam surgir durante o processo de desenvolvimento.

A principal vantagem da automatização da gestão de ativos em relação aos métodos tradicionais é a sua capacidade de reduzir os erros associados à introdução e ao acompanhamento manuais de dados. Também fornece atualizações e análises em tempo real, dando aos líderes empresariais e aos responsáveis pela tomada de decisões acesso atempado a informações essenciais.

Neste artigo, vou explicar as 3 principais formas como a automatização pode permitir-lhe poupar bastante dinheiro, libertando-o para se concentrar no panorama geral. Partilharei também como a automatização da gestão de ativos cria um ambiente empresarial mais ágil, proativo e informado. 

O que é a automatização da gestão de ativos?

A automatização da gestão de ativos utiliza software para simplificar o acompanhamento, a gestão e a elaboração de relatórios sobre todos os ativos de uma organização (físicos, digitais e financeiros) ao longo do seu ciclo de vida. Pense em ativos tangíveis, como hardware e software, e em ativos intangíveis, como dados e informação.

Ao automatizar tarefas como o acompanhamento de ativos, o agendamento da manutenção e a elaboração de relatórios de conformidade, as organizações podem aumentar a precisão, reduzir os custos operacionais e melhorar a utilização dos ativos. 

Ao tirar partido das capacidades da IA e da aprendizagem automática, a automatização da gestão de ativos também pode fornecer dados preditivos que podem ser utilizados para antecipar possíveis desafios e formular estratégias para mitigar quaisquer riscos potenciais relacionados com os ativos. 

Porque é importante a automatização da gestão de ativos?

A gestão de ativos é um componente crucial da infraestrutura de TI de qualquer organização. Uma gestão de ativos eficaz otimiza o valor dos ativos de uma organização, equilibrando os custos e os riscos com o desempenho pretendido. Ajuda as empresas a monitorizar os ativos de forma sistemática, a elaborar orçamentos estrategicamente e a reduzir custos. 

Dada a complexidade do mercado digital e o aumento do ambiente regulamentar, o seu poder é ainda mais significativo. Uma gestão de ativos robusta não é apenas uma parte auxiliar das operações empresariais. A automatização simplifica este processo, tornando-o menos intimidante e mais eficiente, e permitindo uma entrada mais rápida no mercado ao acelerar as decisões e operações relacionadas com os ativos.

3 formas de poupar dinheiro

Reduzir os custos de TI é fundamental para sustentar o crescimento e a competitividade. Considere estas três formas através das quais a automatização da gestão de ativos melhora a eficiência operacional e permite às empresas poupar dinheiro.

Reduzir os custos resultantes de ativos perdidos ou mal geridos

Já perdeu o controlo de um computador portátil ou deixou licenças de software não utilizadas? A gestão manual de ativos é propensa a este tipo de ineficiências. A automatização elimina estas dores de cabeça através de:

• Acompanhamento em tempo real: Os sistemas automatizados com leitores de códigos de barras ou etiquetas RFID proporcionam visibilidade constante sobre a localização dos seus ativos, evitando a perda ou o extravio de equipamento. 
• Otimização das licenças de software: A gestão automática de licenças garante que não paga por software não utilizado. Acompanha as licenças atribuídas a cada dispositivo e identifica oportunidades para consolidar ou eliminar licenças desnecessárias.

Melhorar a eficiência e simplificar as operações 

A gestão manual de ativos envolve frequentemente tarefas demoradas, como a introdução de dados e o acompanhamento manual. A automatização elimina estes encargos, conduzindo a:

• Redução dos custos laborais: A automatização de tarefas repetitivas liberta tempo da sua equipa para atividades mais estratégicas. Esta pode concentrar-se na análise de dados, na identificação de tendências e na otimização da utilização dos ativos, em vez de introduzir dados ou efetuar pesquisas manuais.
• Tomada de decisões mais rápida: O acesso a dados em tempo real permite obter informações imediatas sobre o desempenho dos ativos e as necessidades de manutenção. Isto possibilita uma tomada de decisões proativa, evitando períodos de inatividade desnecessários e permitindo planear os calendários de manutenção.

Prevenir avarias dispendiosas

A manutenção reativa após uma falha do equipamento conduz a reparações dispendiosas e a períodos de inatividade. A automatização ajuda a prevenir estes problemas através de:

• Manutenção preditiva: A análise automatizada da utilização dos ativos e dos dados dos sensores pode prever potenciais falhas antes de estas ocorrerem. Isto permite programar a manutenção preventiva, minimizar o tempo de inatividade e reduzir o custo das reparações de emergência. 
• Prolongamento da vida útil dos ativos: A manutenção proativa ajuda a prolongar a vida útil dos seus ativos. Ao detetar os problemas numa fase inicial, pode evitar substituições dispendiosas e garantir que o seu equipamento funciona de forma ideal durante mais tempo.  

"Com base na minha experiência na utilização da aprendizagem automática para a manutenção preventiva, tenho observado os benefícios que esta oferece a empresas de todas as dimensões," afirma Mani Ramaswamy, CTO da Auritas. "Ao tirar partido dos algoritmos de aprendizagem automática, as organizações podem reduzir significativamente o tempo de inatividade, otimizar a alocação de recursos e melhorar o desempenho dos ativos. Isto é possível graças à monitorização e análise contínuas dos dados sobre o estado do equipamento, permitindo ações de manutenção preditiva que resolvem preventivamente potenciais problemas antes de estes se agravarem."

A automatização da gestão de ativos em ação

Imagine uma grande empresa com centenas de funcionários e um fluxo constante de computadores portáteis, computadores de secretária e dispositivos móveis. A monitorização manual destes ativos pode ser um pesadelo. A automatização pode ajudar!

Gestão de ativos de TI

1. Gestão automatizada do inventário – Os leitores de códigos de barras ou as etiquetas RFID podem registar automaticamente novos ativos e acompanhar a sua localização dentro da empresa. Isto elimina a necessidade de folhas de cálculo manuais e reduz o risco de perda ou extravio de equipamento. Além disso, a integração de protocolos de eliminação de ativos de TI (ITAD) na automatização garante que os ativos retirados de utilização ou obsoletos são eliminados de forma segura e responsável, reduzindo os riscos de segurança dos dados e os problemas de conformidade
2. Gestão de licenças de software – Os sistemas automatizados podem monitorizar as licenças de software associadas a cada dispositivo, garantindo a conformidade e evitando gastos excessivos dispendiosos com licenças não utilizadas. Além disso, os alertas automatizados notificam as equipas de TI quando as licenças se aproximam da data de expiração, permitindo renovações ou substituições atempadas.

3. Manutenção preditiva – A automatização pode analisar dados sobre a utilização e o desempenho dos ativos para prever potenciais falhas antes de estas ocorrerem. Isto permite programar a manutenção preventiva, reduzindo o tempo de inatividade e os custos de reparação.

Otimização da gestão das instalações

A automatização da gestão de ativos não se destina apenas aos departamentos de TI. Considere uma grande unidade fabril com equipamento e maquinaria complexos. A automatização também desempenha aqui um papel crucial. 

1. Monitorização automatizada dos sensores – Os sensores podem ser instalados em equipamentos essenciais para monitorizar métricas de desempenho, como a temperatura, a vibração e o consumo de energia. Estes dados em tempo real permitem uma manutenção proativa, minimizando o risco de avarias e de atrasos dispendiosos na produção. 
2. Otimização do espaço – O software automatizado de gestão do espaço pode monitorizar a localização e a utilização do equipamento dentro das instalações. Estes dados ajudam a identificar áreas subutilizadas e a otimizar a distribuição do espaço, podendo conduzir à redução do espaço necessário e à poupança de custos.

3. Gestão automatizada das ordens de trabalho – A automatização pode gerar e gerir ordens de trabalho para tarefas de manutenção com base nos dados dos sensores ou em planos de manutenção programados. Isto garante uma utilização eficiente do pessoal de manutenção e reduz o risco de tarefas de manutenção esquecidas ou negligenciadas.

Exemplos de automatização da gestão de ativos

Considere este exemplo de Serhat Can, da JumpCloud:

Exemplo

Para uma empresa da Fortune 500 com escritórios e centros de dados em todo o mundo, controlar manualmente todos os ativos de TI é praticamente impossível. A automatização da gestão de ativos permite à empresa manter um inventário centralizado de todos os computadores de secretária, portáteis, servidores, licenças de software e dispositivos de rede em toda a sua presença global. A automatização da implementação de software significa que a empresa pode disponibilizar rapidamente correções e atualizações em todo o mundo, reduzindo o risco cibernético e reforçando a segurança. Também aumenta a produtividade e permite poupar custos, uma vez que a análise preditiva pode identificar ativos subutilizados que poderiam ser redistribuídos para outras regiões.

 

Num contexto de cuidados de saúde que inclui milhares de estações de trabalho, dispositivos médicos e sistemas críticos, a automatização da gestão de ativos permite controlar e manter a conformidade dos equipamentos médicos regulamentados. A aplicação automatizada de correções pode resolver prontamente as vulnerabilidades de segurança antes que estas exponham os dados dos pacientes. A análise pode otimizar a utilização dos ativos em todas as instalações para determinar a subutilização e o estado dos dispositivos; em vez de esperar que os ativos falhem inesperadamente, a organização pode orçamentar e agendar substituições com base no desempenho dos dispositivos. Em ambientes altamente regulamentados, como os cuidados de saúde, as capacidades automatizadas de controlo e elaboração de relatórios podem garantir uma maior conformidade com os requisitos regulamentares e facilitar o cumprimento das normas.

 

Para uma grande universidade que gere dispositivos e licenças de software em vários campus, laboratórios, estudantes, docentes e funcionários, a automatização da gestão de ativos torna a instituição mais eficiente e segura. Os estudantes podem ter automaticamente as suas contas configuradas (remotamente ou presencialmente), com o software instalado nos seus dispositivos. Os ativos da universidade podem ser apagados remotamente quando são devolvidos, para facilitar a sua redistribuição, e os dados de utilização podem fornecer informações essenciais para uma melhor negociação das renovações de licenças.

Num outro exemplo, a NFI Logistics está a utilizar a Rossum para automatizar os seus processos de Contas a Pagar (AP). A equipa de AP da NFI processa mais de 150 000 faturas e notas de crédito por ano. A NFI é uma empresa ágil, interessada em adotar a IA para resolver processos manuais, de modo a tornar-se mais competitiva e proporcionar uma experiência mais eficiente aos seus clientes e fornecedores. A NFI precisava que a Rossum recebesse PDFs por e-mail, dividisse e ordenasse as informações e enviasse os dados extraídos para a Coupa, o seu sistema de aprovisionamento a jusante. A NFI escolheu a Rossum pelas suas capacidades avançadas de IA e pela capacidade de validar dados transacionais, garantindo um maior controlo sobre a exatidão dos dados, observa Anne Thomas, vice-presidente da NFI Industries.

Benefícios da automatização da gestão de ativos

A automatização dos sistemas de gestão de ativos proporciona inúmeras vantagens que podem simplificar significativamente os processos operacionais de uma organização. 

• Eficiência––A automatização reduz as tarefas demoradas associadas à gestão manual de ativos. O controlo em tempo real e a compreensão da localização dos ativos, do seu estado operacional e dos seus detalhes específicos tornam-se simples. Esta eficiência também se estende à gestão de inventário, facilitando a manutenção de registos atualizados e a identificação e correção rápida de eventuais imprecisões, eliminando o excesso de stock ou a escassez de ativos.
• Redução do risco—A gestão automatizada de ativos diminui significativamente as probabilidades de erro humano, resultando na minimização das vulnerabilidades dos sistemas e no reforço da cibersegurança. 
• Capacidades do sistema—Os sistemas automatizados permitem um agendamento preciso da manutenção ou renovação dos ativos, minimizando o tempo de inatividade e a perda de produtividade. Também ajudam a garantir a conformidade regulamentar através da criação de registos de auditoria abrangentes. 

Ter um sistema automatizado permite reduzir custos. Isto deve-se não só à redução das horas de trabalho, mas também ao prolongamento da vida útil dos ativos graças a uma melhor manutenção e a verificações regulares.

Desafios da automatização da gestão de ativos

Embora a automatização da gestão de ativos proporcione eficiência e precisão, não está isenta de problemas. Para começar, a complexidade da implementação pode constituir um desafio considerável. As ferramentas de automatização requerem conhecimentos técnicos e uma configuração precisa para garantir que funcionam corretamente. 

Sem conhecimentos especializados adequados, as organizações podem ter dificuldades em implementar e gerir corretamente estas ferramentas, o que resulta num acompanhamento deficiente dos ativos e em problemas de precisão dos dados. Além disso, a configuração inicial e a manutenção contínua implicam normalmente custos elevados, que podem ser incomportáveis para pequenas e médias empresas.

"O software de automatização de ativos pode ser dispendioso, especialmente se não tiver um grande número de ativos para gerir," afirma Jon Molek, CEO e Fundador da Best Offer Ohio. "Já vi muitas pessoas começarem a automatizar processos, apesar de estes poderem ser geridos de forma mais eficaz manualmente. Na minha experiência, adotámos a automatização numa fase inicial, mas apenas porque rapidamente percebemos que precisávamos dela para gerir um número crescente de ativos. Acabou por nos poupar tempo e melhorar a precisão, sobretudo no acompanhamento dos calendários de manutenção das propriedades e dos pagamentos aos fornecedores."

Outra limitação significativa é a dependência da tecnologia, que acarreta o risco de indisponibilidade ou falhas do sistema, podendo provocar perda de dados ou a impossibilidade de aceder às informações necessárias sobre os ativos quando estas são necessárias. Sem esquecer a dimensão da cibersegurança. Como as informações sobre os ativos são armazenadas digitalmente, constituem um potencial alvo de ciberataques. Se o sistema não for suficientemente seguro, dados altamente sensíveis podem cair nas mãos erradas. 

No entanto, a utilização de ferramentas robustas de cibersegurança pode proteger os ativos da empresa. Estas ferramentas acompanham e controlam as atividades em vários dispositivos, assinalam potenciais ameaças e garantem que os dados estão seguros e em conformidade com os regulamentos de privacidade. 

Por último, embora as ferramentas de automatização consigam executar muito bem tarefas repetitivas, não foram concebidas para responder a necessidades empresariais específicas ou únicas, a menos que sejam amplamente personalizadas, o que poderá aumentar ainda mais o custo e a complexidade da implementação.

Como começar a automatizar a gestão de ativos

Eis um processo passo a passo para iniciar o seu percurso na automatização da gestão de ativos:

1. Avalie o seu estado atual
   1. Inventário: Comece por fazer um levantamento de todos os seus ativos – físicos (equipamentos, dispositivos), digitais (licenças de software) e financeiros. Crie uma lista abrangente com informações como tipo, localização, data de aquisição e dados da garantia.
   2. Processos: Analise os seus processos atuais de gestão de ativos. Identifique áreas com tarefas manuais, estrangulamentos ou inconsistências no acompanhamento e na elaboração de relatórios.
2. Defina os seus objetivos de automatização
   1. Defina prioridades: Identifique as áreas em que a automatização terá o maior impacto. Considere fatores como o tempo poupado, a redução de custos e a melhoria da precisão.
   2. Concentre-se: Concentre-se em tarefas essenciais, como o acompanhamento de ativos, o agendamento da manutenção e os relatórios de conformidade, para a automatização inicial.
3. Pesquise e selecione o software
   1. Análise das necessidades: Com base nos seus objetivos, crie uma lista das funcionalidades de que necessita numa solução de software de gestão de ativos.
   2. Pesquisa de mercado: Pesquise as soluções de software de automatização da gestão de ativos disponíveis. Considere fatores como funcionalidades, escalabilidade, orçamento e capacidades de integração com os sistemas existentes.
   3. Demonstrações e testes: Agende demonstrações e testes do software selecionado para avaliar a facilidade de utilização e a adequação às suas necessidades.
4. Implemente e integre
   1. Migração de dados: Desenvolva um plano para migrar os dados dos seus ativos existentes para o novo sistema de software. Garanta a precisão e a consistência dos dados durante a transferência.
   2. Configuração e formação: Configure o software de acordo com as suas necessidades e fluxos de trabalho. Dê formação à sua equipa sobre a utilização eficaz do novo sistema.
5. Acompanhe e aperfeiçoe
   1. Acompanhar o desempenho: Monitorize indicadores-chave de desempenho (KPIs), como as taxas de conclusão da manutenção, o tempo de inatividade dos ativos e o cumprimento das normas de conformidade.
   2. Melhoria contínua: Analise os dados e o feedback dos utilizadores para identificar áreas de melhoria nos seus processos de automatização e na configuração do software.

Dicas adicionais:

Comece com pouco e aumente gradualmente: Não tente automatizar tudo de uma só vez. Comece com alguns processos essenciais e expanda gradualmente a automatização à medida que adquire experiência.

Gestão da mudança: Comunique as vantagens da automatização à sua equipa e responda a quaisquer preocupações. A adesão dos utilizadores é crucial para uma implementação bem-sucedida.

Segurança dos dados: Garanta que o software escolhido dispõe de funcionalidades de segurança robustas para proteger os seus valiosos dados de ativos.

Ao seguir estes passos, poderá iniciar eficazmente o seu percurso rumo a um sistema de gestão de ativos mais simplificado e eficiente.

Ferramentas

O conjunto de ferramentas para a automatização da gestão de ativos está repleto de soluções diversificadas que respondem a várias necessidades. Eis algumas categorias essenciais a considerar:

Software de gestão de ativos empresariais (EAM): Estas plataformas abrangentes gerem todo o ciclo de vida dos ativos físicos, incluindo instalações, equipamentos e veículos. Oferecem funcionalidades como o acompanhamento de ativos, o agendamento da manutenção, a gestão de ordens de trabalho e o controlo de inventário. Entre as soluções EAM mais populares encontram-se o IBM Maximo, o SAP Asset Management e o Infor EAM.

Sistemas informatizados de gestão da manutenção (CMMS): Focados principalmente em ativos físicos, como maquinaria e equipamentos, os sistemas CMMS destacam-se no agendamento da manutenção, nas tarefas de manutenção preventiva e na gestão de ordens de trabalho. Entre os exemplos encontram-se o eMaint, o Fiix e o Hippo CMMS.

Software de gestão de ativos informáticos (ITAM): Estas soluções gerem o ciclo de vida de ativos informáticos, como hardware, licenças de software e subscrições na nuvem. Acompanham a utilização do software, automatizam a conformidade das licenças e apoiam os processos de implementação e desativação de ativos. Entre as principais soluções ITAM encontram-se o ServiceNow Asset Management, o ManageEngine AssetExplorer e o Aspera Asset Management.

Software de gestão de instalações: Estas ferramentas gerem espaços físicos e os ativos associados. Tratam de pedidos de ordens de trabalho para reparações, otimização do espaço e controlos ambientais. Entre as opções populares encontram-se o Archibus, o Planon e o iOffice.

Para além destas categorias principais, existem soluções especializadas para tipos específicos de ativos, como ativos financeiros ou de meios digitais. Lembre-se de que o conjunto de ferramentas ideal depende das suas necessidades específicas e dos tipos de ativos que gere.

Mais recursos

O futuro da automatização da gestão de ativos está repleto de oportunidades para operações simplificadas, maior precisão e aumento dos lucros. Os avanços na Inteligência Artificial (AI) e no ML já estão a abrir caminho para soluções de automatização mais sofisticadas, capazes não só de gerir ativos, mas também de prever o seu ciclo de vida, realizar o acompanhamento em tempo real e efetuar análises de risco. 

Esta previsão tecnológica, aliada à expansão dos sistemas baseados na nuvem, permite criar um sistema de gestão de ativos globalmente interligado e meticulosamente organizado.

Apesar do seu potencial, o futuro também apresenta desafios significativos, especialmente no que diz respeito à cibersegurança, à medida que aumenta a dependência das plataformas digitais. É necessário implementar medidas adequadas para proteger estes sistemas automatizados e os dados sensíveis contra potenciais ciberameaças. 

O futuro da automatização da gestão de ativos é promissor e deverá revolucionar as infraestruturas empresariais em todos os setores.

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