Disposizione delle Risorse IT (ITAD): La Guida Definitiva
A un certo livello, la dismissione degli asset IT (ITAD) è piuttosto autoesplicativa: le organizzazioni funzionano grazie a una grande quantità di hardware, software, dati e altre tecnologie. La tecnologia non dura per sempre e, in particolare, le grandi imprese hanno bisogno di un processo per dismettere in modo efficiente gli asset non più in uso.
Nel senso più semplice, l'ITAD esiste per motivi pratici; non è che le aziende possano semplicemente accumulare vecchi desktop e laptop in una sala riunioni vuota a tempo indeterminato. Ma ci sono motivazioni di ordine superiore per l’ITAD, tra cui sicurezza, conformità normativa, gestione del rischio e responsabilità/sostenibilità aziendale, solo per citarne alcune.
In questo articolo, approfondiremo l’ITAD: cos’è, perché è importante e come si sta evolvendo.
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Cos’è la dismissione degli asset IT (ITAD)?
L’ITAD è da tempo un fondamento centrale delle operazioni e della gestione IT. Come disciplina specifica all’interno della più ampia gestione del ciclo di vita degli asset IT (ITAM/ITALM), l’ITAD comprende la corretta dismissione o il riutilizzo di hardware, software, dati e altre tecnologie e attrezzature IT una volta raggiunta la loro fase di fine vita. La “dismissione” può assumere diverse forme, tra cui la rivendita o la rimessa in commercio, il riciclo, la sanificazione/eliminazione dei dati, o la vera e propria distruzione dell’asset IT.
Un “asset IT” comprende una vasta gamma di tecnologie e informazioni: hardware IT come server in un data center, apparecchiature di rete, laptop dei dipendenti e altri dispositivi, applicazioni software e – sempre di più – quantità immense di dati. Può includere anche molte altre tecnologie, argomento che approfondiremo più avanti.
L’ITAD è essenzialmente il processo di dismissione delle tecnologie in modo sicuro, conveniente e sostenibile.
Perché l’ITAD è importante
L’ultimo punto evidenzia (con forza) perché l’ITAD continua ad essere tanto importante. Anzitutto, è fondamentale per la gestione dei costi, la pianificazione degli acquisti e altre necessità. Un programma di dismissione efficace degli asset IT è la chiave per pianificare e prevedere i nuovi acquisti IT e ottenere i migliori prezzi, ad esempio.
È anche una parte sempre più essenziale della sicurezza globale dell’organizzazione e, in molti settori, della conformità. Si può affermare che l’ITAD sia oggi più importante che mai, grazie a una definizione sempre più estesa degli “asset” che può coprire un programma ITAD.
Nell’era del cloud, dei modelli informatici e operativi distribuiti (es. lavoro da remoto e ibrido) e della crescita esponenziale dei dati, ignorare l’ITAD equivale a correre seri rischi.
Quali dispositivi e tecnologie copre l’ITAD?
L’ITAD può coprire una vasta gamma di hardware, software e dati, tra cui ma non solo:
- Computer e altri hardware IT, come desktop, laptop, server in un data center e così via.
- Altre infrastrutture fisiche e virtuali, come apparecchiature di rete o hard disk esterni.
- Dispositivi mobili, come telefoni, tablet, oppure il crescente numero di sensori e dispositivi indossabili o connessi, ad esempio un dispositivo GPS su un veicolo aziendale.
- Software, incluse tutte le applicazioni aziendali e gli strumenti di gestione degli asset software.
- Dati aziendali e soprattutto tutti i dati sensibili.
- Una vasta gamma di altri dispositivi e apparecchiature, come dispositivi POS nel commercio al dettaglio o dispositivi IoT in un’azienda manifatturiera.
Questo elenco si evolve regolarmente – una tendenza che riprenderemo più avanti.
ITAD e responsabilità aziendale
L’ITAD è da tempo associata alla sicurezza dei dati: molto prima dell’avvento dei big data, degli uffici distribuiti ovunque e simili, la dismissione impropria di hardware come desktop e laptop poteva portare a violazioni di dati, fuga di credenziali ed altri rischi.
Questo è ancora vero oggi. Ma l’ITAD svolge anche un ruolo sempre più rilevante nella responsabilità e sostenibilità aziendale, incluse le iniziative ESG.
Ciò significa che probabilmente sentirai sempre più parlare dell'ITAD come fattore abilitante per temi come il rifiuto elettronico, il riciclo responsabile e le iniziative di economia circolare – specialmente considerando la quantità e la dimensione del portafoglio tecnologico di una grande impresa.
Cosa Offrono le Aziende ITAD
I fornitori ITAD offrono tipicamente una gamma di servizi ITAD che possono supportare CTO e i loro team gestendo gran parte dello sforzo operativo e delle competenze necessarie per eseguire un efficace programma ITAD. Le aziende ITAD possono offrire:
- Servizi di riparazione/ricondizionamento che prolungano i tempi di vita utile ed ottimizzano gli investimenti IT.
- Servizi di riciclaggio di apparecchi elettronici e gestione dei rifiuti elettronici, per ridurre i rifiuti tecnologici in discarica e altri impatti ambientali.
- Remarketing sicuro e rivendita di hardware e altre attrezzature per il recupero del valore, la sostenibilità aziendale e altri scopi.
- Distruzione sicura dei dati, come la cancellazione dati da dischi rigidi e altri asset che possono essere riutilizzati o riciclati.
- Servizi generali di gestione delle risorse IT.
- Competenza nella conformità normativa sia per giurisdizione sia per requisiti di settore.
Novità in Ambito ITAD
Sebbene l’ITAD esista sotto varie forme da decenni, non si tratta di un processo statico. Questo perché anche il mondo IT non è statico – la stessa definizione di “risorsa IT” è cambiata ed è stata ampliata negli ultimi anni, per esempio. Non si tratta più solo di tracciare, gestire e smaltire risorse on-premise all’interno di un campus aziendale o in un data center.
“Poiché le organizzazioni si affidano sempre di più a risorse transitorie, incluse le container e le istanze cloud, devono rivedere le loro procedure di tracciamento delle risorse IT,” afferma Tackett.
Ingbretsen segnala altri tre trend emergenti che i CTO e i loro team dovrebbero tenere in considerazione ora e nel prossimo anno.
- Comprendere come le strategie ITAD sono influenzate dalla rendicontazione ESG e da altri requisiti esterni. ITAD è sempre stata una buona pratica aziendale e tecnologica. Ma sta diventando sempre più una pratica obbligatoria perché si collega direttamente ai requisiti di rendicontazione ESG, a quadri normativi e di sicurezza, e altro ancora.
Ingbretsen cita la Direttiva sulla Responsabilità Sociale d’Impresa (CSR) nell’Unione Europea come esempio principale, che impone alle grandi aziende che operano nell'UE di rendicontare le proprie pratiche e l’impatto ambientale e sociale.
“I CTO dovranno implementare processi ITAD che integrino pratiche CSR nelle proprie operazioni e nella gestione della catena di approvvigionamento,” afferma Ingebretsen. “Dovranno assicurarsi che i loro processi di smaltimento e riciclo dei rifiuti elettronici siano ambientalmente responsabili, rispettino tutte le normative vigenti e siano socialmente responsabili nelle pratiche aziendali.”
Questo significa che l’ITAD non si collega solo a tematiche come la sostenibilità ambientale, ma anche a questioni come la sicurezza sul lavoro e le iniziative per un salario dignitoso.
Sebbene la CSR sia specifica per le aziende che operano nell’UE, Ingbretsen e altri esperti prevedono che farà parte di un'onda globale di legislazione e regolamentazione che mira a una maggiore responsabilità e sostenibilità aziendale.
- Sapere come l’ITAD si collega alle iniziative net-zero e ad altre azioni ambientali. L’ITAD sarà un processo cruciale per le aziende che puntano a emissioni nette pari a zero o a ridurre la propria impronta di carbonio, sia per requisiti normativi sia perché rappresenta una buona pratica aziendale che può inoltre ottimizzare i costi della tecnologia.
“L’ITAD può anche aiutare le aziende a ridurre la propria impronta di carbonio ottimizzando la durata della vita delle apparecchiature IT,” afferma Ingebretsen. “Prolungando la vita utile degli asset IT, le aziende possono ridurre la necessità di sostituzioni frequenti, il che può ridurre significativamente la quantità di emissioni di carbonio associate alla produzione e al trasporto di nuove apparecchiature.”
Quando i cicli di vita degli asset IT non possono essere estesi, il riciclo diventa fondamentale – compresa la capacità di riportare gli impatti positivi. “Un requisito essenziale per l’ITAD nel 2023 è la rendicontazione dei risparmi di carbonio derivanti dal riutilizzo e dal riciclo, così che i CTO possano contribuire ai report sulla sostenibilità aziendale,” afferma Ingebretsen.
- Rimani aggiornato sulle migliori pratiche di sicurezza dei dati e sui relativi framework. Infine, è importante ricordare che, poiché tecnologia e dati sono in continua evoluzione, anche i metodi per proteggerli si evolvono. Ingebretsen osserva che le linee guida NIST SP 800-88 sono tra le pratiche più adottate per la sanitizzazione dei supporti. Ma quel framework non viene aggiornato da quasi un decennio, aggiunge, così IEEE ha recentemente rilasciato lo standard IEEE 2883-2022 per colmare il divario.
“IEEE 2883-2022 fornisce linee guida per la cancellazione sicura dei dati su tecnologie di archiviazione logica e fisica sviluppate dopo l’ultimo aggiornamento delle linee guida NIST,” afferma Ingebretsen.
In sintesi
La dismissione degli asset IT è una componente in evoluzione dell’IT aziendale che svolge un ruolo sempre più importante nella sicurezza dei dati, nella responsabilità d’impresa e non solo.
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