Gestion des actifs informatiques : 3 meilleures pratiques pour 2026
À une époque où la technologie est au cœur des opérations commerciales, la gestion efficace des actifs informatiques (ITAM) n’a jamais été aussi cruciale. L’ITAM permet de suivre les actifs matériels et logiciels, en les gérant de façon stratégique afin d’optimiser leur valeur, contrôler les coûts et réduire les risques.
La gestion des actifs informatiques a beaucoup évolué depuis ses débuts modestes avec le suivi sur feuilles de calcul. Aujourd’hui, c’est un domaine sophistiqué aux standards et pratiques bien établis. Dans le paysage technologique actuel, dominé par les solutions SaaS, le cloud public et des technologies de pointe comme l’IA générative, l’ITAM fait face à des défis et des opportunités inédits.
C’est pourquoi je partage trois bonnes pratiques qui guideront les organisations dans la gestion efficace de leurs actifs informatiques. Ces pratiques sont essentielles pour atteindre l’efficacité financière, renforcer la sécurité et maintenir l’agilité nécessaire à l’adoption de nouvelles technologies.
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J’évoquerai également des cas d’usage convaincants et la trajectoire future de l’ITAM, y compris sa convergence avec les opérations financières (FinOps), afin d’offrir une vision complète de la façon dont l’ITAM peut être un facteur clé de succès pour les entreprises modernes.
Qu’est-ce que la gestion des actifs informatiques (ITAM) ?
La gestion des actifs informatiques (ITAM) existe depuis l’avènement des logiciels : dès que les organisations ont commencé à utiliser des matériels et logiciels à grande échelle, elles ont eu besoin d’outils assurant la visibilité sur ces écosystèmes complexes, de contrôler le coût des licences, de gérer les audits et la conformité, et de superviser les risques.
Traditionnellement, cela était géré par une petite équipe utilisant des feuilles de calcul, qui s’occupait également de la gouvernance logicielle et de l’assistance aux audits. Avec l’accroissement de la quantité et de la complexité des licences logicielles, les individus travaillant sur feuilles de calcul sont rapidement devenus insuffisants. Aujourd’hui, un véritable secteur ITAM existe, composé d’outils d’entreprise, d’organismes professionnels et de normes ISO, de nombreux prestataires proposant des services externalisés de gestion des actifs.
À mesure que les solutions SaaS (Software-as-a-Service) et le Cloud Public se sont généralisés au sein des disciplines ITAM en entreprise, les outils ont évolué pour répondre à de nouveaux défis, notamment l’identification et la gestion du risque de SaaS fantôme et de la prolifération des abonnements SaaS.
Par ailleurs, si les unités commerciales et les collaborateurs bénéficient d’un meilleur contrôle sur l’achat et le test d’applications, les organisations ont perdu la maîtrise des budgets technologiques, des risques liés à la conformité des licences et des risques de sécurité découlant de la multiplication des applications.
La gestion de la disposition des actifs informatiques (ITAD) est également devenue un enjeu majeur, garantissant que les équipements obsolètes ou en fin de vie soient éliminés de manière sécurisée et éco-responsable, afin d’éviter toute fuite de données et d’assurer la conformité.
Ce phénomène est fortement amplifié dans les organisations comptant plusieurs unités ou implantations géographiques et celles en phase de fusions-acquisitions significatives (M&A). Avec les effets combinés des innovations récentes telles que ChatGPT et d’autres outils d’IA générative, les pratiques et outils de gestion des actifs informatiques se révèlent d’autant plus cruciaux pour une bonne gouvernance et une sécurité accrue.
La complexité croissante de la gestion des actifs IT conduit à de nombreux avantages pour ceux qui entretiennent activement une démarche ITAM :
3 bonnes pratiques pour la gestion des actifs informatiques
1. Gestion méticuleuse des licences : un impératif financier
Dans la conjoncture économique actuelle, les équipes IT et achats doivent diminuer les dépenses et exercer un contrôle plus strict sur les budgets, souvent sans savoir précisément où sont engagés les coûts. Cela exige une connaissance approfondie des dépenses logicielles. Bien souvent, l’achat décentralisé de logiciels occasionne des coûts imprévus, principalement à cause de licences acquises par différentes unités d’affaires sans vérification d’usage appropriée.
Un poids financier important provient de deux principales sources de gaspillage : (1) la fourniture d’une licence non utilisée ou qui pourrait être couverte par une licence de niveau inférieur, et (2) la souscription de différents outils permettant le même résultat.
Pour naviguer dans cet environnement complexe et réduire les coûts IT, les organisations doivent exploiter à leur avantage les subtilités des contrats de licences. De nombreuses licences prévoient la possibilité de montée ou de descente en gamme, ainsi que l’option BYOL (Bring Your Own License) dans des environnements hybrides. Savoir les repérer et en profiter judicieusement peut générer d’importantes économies.
Par ailleurs, adopter une attitude proactive lors des audits fournisseurs, en particulier avec de grands acteurs comme Oracle ou SAP, est primordial. L’utilisation d’outils ITAM certifiés par ces éditeurs permet d’optimiser l’utilisation des licences avant un audit, procurant souvent un véritable levier financier lors de ces contrôles et générant des économies substantielles.
- Gestion améliorée des risques : une priorité incontournable en ITAM
La gestion efficace des risques n’est pas qu’une bonne pratique : c’est la pierre angulaire de la sécurité et de la stabilité organisationnelles en ITAM. Les organisations qui manquent d’une visibilité complète sur leurs licences logicielles, applications SaaS et sur l’ensemble du shadow IT s’exposent à de graves vulnérabilités. Les logiciels et applications acquis sans une évaluation minutieuse peuvent ne pas répondre aux standards juridiques ou de sécurité essentiels, exposant l’entreprise à un risque accru de cyberattaques et de violations de données.
Les risques croissants pour les organisations dépourvues d’une pratique ITAM entraîneront également des répercussions financières ; l’agence de notation Standard & Poor a déclaré qu’avoir une pratique ITAM est si essentiel à une gestion efficace des risques et à la cybersécurité, que les organisations dépourvues de ces cadres pourraient voir leur notation de crédit affectée négativement.
Les implications de pratiques ITAM insuffisantes vont au-delà de la sécurité ; elles ont des conséquences financières tangibles. L’agence de notation Standard & Poor a déclaré qu’une pratique ITAM est cruciale pour une gestion adéquate des risques et la cybersécurité. L’absence d’un cadre ITAM robuste peut nuire à la notation de crédit d’une organisation, soulignant l’importance financière de l’ITAM.
Les applications SaaS ont rendu les problématiques de sécurité extrêmement complexes. Le Shadow SaaS, en particulier, représente une menace majeure souvent négligée, compliquant le paysage sécuritaire pour de nombreuses organisations. De plus, l’avènement des technologies d’intelligence artificielle générative a introduit de nouveaux défis concernant la propriété intellectuelle et l’intégrité des données. L’incapacité de la plupart des organisations à suivre l’utilisation et les implications de l’IA générative accentue encore ces risques.
Il est donc impératif que les organisations adoptent une approche ITAM complète et proactive, garantissant que tous les logiciels et actifs technologiques soient non seulement efficacement gérés mais aussi rigoureusement sécurisés face à l’évolution des menaces numériques.
- Gagner en agilité et en compréhension des nouvelles technologies
Alors que les entreprises cherchent à innover numériquement et à restructurer leurs services et plateformes, l’ITAM procure aux organisations, et en particulier aux équipes informatiques, la visibilité nécessaire pour surmonter ces enjeux. Les équipes IT ont besoin d’une visibilité complète afin d’anticiper la minimisation des risques et la maîtrise des budgets ; les employés doivent, quant à eux, être sensibilisés à l’importance de la vision globale lors de l’achat de licences et d’applications.
Les praticiens de l’ITAM peuvent offrir de la visibilité et des recommandations à l’organisation, en indiquant où rationaliser les applications, réduire les licences, approfondir certaines recherches ou proposer des formations aux utilisateurs finaux pour prévenir des incidents de sécurité.
Machines virtuelles, conteneurs, services cloud et intelligence artificielle sont autant de domaines où un outil de gestion des actifs informatiques aide les équipes à avoir une visibilité sur ce qui est disponible, ce qui est effectivement utilisé, et là où il est possible de désaffecter ou rationaliser l’utilisation afin de mieux contrôler les coûts.
Des études de cas convaincantes
Nombre d’entre nous, ayant une longue carrière dans l’informatique, avons été témoins à de multiples reprises de situations de gaspillage, sans cependant disposer du temps ou des ressources nécessaires pour s’attaquer à ces inefficacités.
À titre personnel, dans une expérience précédente, il m’a été confié l’audit d’une importante suite logicielle Oracle. La tâche était compliquée par un historique de fusions-acquisitions et de multiples restructurations, ce qui avait entraîné une perte de vue de l’inventaire des licences, de leurs usages particuliers et même de leur nécessité.
Ce problème avait été reconnu à plusieurs reprises, mais il est resté sans solution pendant près de deux ans. Ce n’est qu’en faisant appel à un service externe de gestion des actifs informatiques (ITAM) que nous avons identifié et corrigé les inefficacités, réalisant au final des économies à hauteur de plusieurs millions sur notre infrastructure IT.
Pour les grandes organisations, disposer d’une pratique ITAM établie et des bons outils représente une étape cruciale vers la maîtrise des risques et la réduction des coûts.
Un autre excellent exemple est celui de Panasonic, où la gestion des actifs informatiques et logiciels peut s’avérer difficile à cause de la philosophie d’autonomie de l’entreprise. La structure de gestion décentralisée de Panasonic, avec des divisions régionales et unités d’affaires distinctes, posait d’importants défis quant à la gestion des actifs logiciels et informatiques. Cette décentralisation rendait pratiquement impossible pour les responsables informatiques de suivre et gérer les actifs logiciels avec des méthodes conventionnelles comme les tableurs. Toutefois, la mise en place d’une stratégie ITAM robuste, dotée des bons outils logiciels, a permis de réaliser d’importantes économies.
Notamment, l’entreprise a réalisé une réduction de dépenses à six chiffres rien que sur les licences Microsoft. Ce cas démontre la nécessité d’une planification globale et d’une vision stratégique pour relever la complexité de la gestion des actifs informatiques répartis dans une grande entreprise internationale.
Renforcer la gestion des actifs informatiques pour l’avenir
À mesure que nous évoluons dans le paysage changeant des technologies de l’information, l’intégration de la gestion des actifs informatiques avec le secteur en plein essor des opérations financières (FinOps) devient essentielle. Le FinOps révolutionne la manière dont nous gérons les coûts des infrastructures cloud, qu’il s’agisse d’Infrastructure as a Service (IaaS) ou de Platform as a Service (PaaS). Pour garder une longueur d’avance, la gestion des actifs informatiques (ITAM) doit associer son expertise à celle du FinOps, afin d’assurer une gestion efficace des coûts de licences dans des environnements informatiques variés.
Prenons l’exemple de SQL Server, qui peut être déployé de multiples façons : sur postes de travail, sur serveurs, dans des environnements IaaS, dans des conteneurs ou comme services SQL gérés. Une analyse approfondie des spécificités de licences de ces modèles de déploiement, conjuguée aux données de coûts fournies par FinOps, est essentielle. Cette approche offre une vue claire et détaillée des dépenses informatiques, garantissant que chaque euro investi contribue à l’efficience et à la croissance.
Les responsables informatiques et les praticiens désireux d'explorer les synergies entre la gestion des actifs informatiques (ITAM) et FinOps peuvent approfondir ce sujet en consultant «6 cas d’usage collaboratifs pour les équipes FinOps et ITAM», une ressource qui offre des informations précieuses sur la collaboration efficace entre ces deux disciplines cruciales.
Quelles tendances émergentes et quelles technologies observez-vous dans la gestion des actifs informatiques ? Comment les organisations devraient-elles se préparer pour garantir une efficacité, une rentabilité et une sécurité optimales de leurs opérations informatiques en 2026 ? Partagez vos réflexions ci-dessous et abonnez-vous à la newsletter The CTO Club pour poursuivre la discussion.
