Gestión de Activos de TI: 3 Mejores Prácticas para 2026
En una era en la que la tecnología es fundamental para las operaciones empresariales, la gestión eficaz de activos informáticos (ITAM) nunca ha sido tan crucial. ITAM ayuda a dar seguimiento a los activos de hardware y software, gestionándolos estratégicamente para optimizar su valor, controlar los costos y mitigar riesgos.
La gestión de activos informáticos ha recorrido un largo camino desde sus humildes inicios con hojas de cálculo. Hoy en día, es un campo sofisticado con estándares y prácticas establecidas. En el panorama tecnológico actual, dominado por SaaS, la nube pública y tecnologías innovadoras como la inteligencia artificial generativa, ITAM enfrenta desafíos y oportunidades únicas.
Por eso comparto tres mejores prácticas que guiarán a las organizaciones para gestionar eficazmente sus activos informáticos. Estas prácticas son vitales para lograr eficiencia financiera, fortalecer la seguridad y mantener la agilidad para adoptar nuevas tecnologías.
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También arrojaré luz sobre casos de uso relevantes y la proyección futura de ITAM, incluido su cruce con las Operaciones Financieras (FinOps), para ofrecer una visión integral de cómo ITAM puede ser un factor clave en el éxito de las empresas modernas.
¿Qué es la gestión de activos informáticos (ITAM)?
La gestión de activos informáticos (ITAM) es tan antigua como el propio software; tan pronto como las organizaciones comenzaron a utilizar hardware y software a gran escala, necesitando herramientas que ofrecieran visibilidad sobre estos ecosistemas complejos, controlaran el costo de las licencias, gestionaran auditorías y el cumplimiento, y supervisaran el riesgo.
Tradicionalmente, esto era gestionado por un pequeño equipo que utilizaba hojas de cálculo y también era responsable de la gobernanza del software y el soporte a auditorías. A medida que aumentaba el volumen y la complejidad de las licencias de software, los individuos con hojas de cálculo se volvieron insuficientes. Posteriormente, surgió toda una industria ITAM compuesta por herramientas empresariales, organismos profesionales y estándares ISO, con numerosos proveedores que ofrecen servicios de gestión de activos externalizados.
A medida que el software como servicio (SaaS) y la Nube Pública se han vuelto omnipresentes dentro de las disciplinas ITAM empresariales, las herramientas han evolucionado para abordar nuevos retos. Estos incluyen la identificación y gestión del riesgo de "shadow SaaS" y la proliferación descontrolada de aplicaciones SaaS.
Adicionalmente, aunque las unidades de negocio y los individuos se benefician de un mayor control sobre la compra y el período de prueba de aplicaciones, las organizaciones han perdido el control sobre los presupuestos tecnológicos, riesgos de cumplimiento de licencias y riesgos de seguridad relacionados con la proliferación de aplicaciones.
La disposición de activos informáticos (ITAD) también se ha convertido en un tema clave, asegurando que los activos obsoletos o fuera de uso sean correctamente eliminados de forma segura y respetuosa con el medio ambiente, previniendo filtraciones de datos y asegurando el cumplimiento.
Esto se agrava considerablemente en organizaciones con múltiples unidades de negocio o geografías, y en aquellas en proceso de importantes fusiones y adquisiciones (M&A). Con el efecto compuesto de los recientes desarrollos como ChatGPT y otras herramientas de inteligencia artificial generativa, las prácticas y herramientas de gestión de activos informáticos se vuelven aún más críticas para el buen gobierno y la seguridad.
Las crecientes complejidades implicadas en la gestión de activos informáticos resultan en una serie de beneficios para quienes mantienen activamente su práctica ITAM:
3 mejores prácticas para la gestión de activos informáticos
1. Gestión meticulosa de licencias: una imperativa financiera
En el contexto económico actual, a los equipos de TI y adquisiciones se les exige reducir gastos y ejercer un mayor control sobre los presupuestos, a menudo sin comprender dónde se están realizando dichos gastos. Esto requiere un conocimiento profundo de los gastos en software. A menudo, la adquisición descentralizada de software conduce a costes inesperados, principalmente debido a licencias adquiridas por diferentes unidades de negocio sin controles adecuados de utilización.
Una carga financiera significativa surge de dos fuentes principales de despilfarro: (1) asignar una licencia que no se usa o que podría satisfacerse con una licencia de nivel inferior y (2) licenciar diferentes herramientas que logran el mismo resultado.
Para navegar este terreno complejo y reducir los costos de TI, las organizaciones deben aprovechar las particularidades de los acuerdos de licencias a su favor. Muchas licencias ofrecen derechos de actualización y degradación, así como opciones BYOL (Bring Your Own License) en entornos híbridos. Identificar estos casos y usarlos efectivamente puede generar ahorros significativos.
Además, mantener una postura proactiva ante las auditorías de proveedores, especialmente con grandes proveedores como Oracle o SAP, es crucial. Utilizar herramientas ITAM certificadas para estos proveedores permite a las organizaciones optimizar el uso de sus licencias antes de una auditoría, lo que a menudo se traduce en una importante ventaja financiera y ahorros durante estas evaluaciones.
- Gestión de riesgos mejorada: una prioridad innegociable en ITAM
La gestión eficaz de riesgos no es solo una mejor práctica; es la piedra angular de la seguridad y estabilidad organizacional dentro de ITAM. Las organizaciones que carecen de visibilidad integral sobre sus licencias de software, aplicaciones SaaS y el espectro más amplio de la TI oculta se enfrentan a importantes vulnerabilidades de seguridad. El software y las aplicaciones adquiridos sin una evaluación rigurosa pueden no cumplir con los estándares legales y de seguridad críticos, exponiendo a la empresa a mayores riesgos de ciberataques y fugas de datos.
Los riesgos crecientes para las organizaciones que no cuentan con una práctica de ITAM también tendrán repercusiones financieras; la agencia de calificación crediticia Standard & Poor afirmó que contar con una práctica de ITAM es tan fundamental para una gestión de riesgos y ciberseguridad adecuada que las organizaciones que carecen de estos marcos pueden ver sus calificaciones crediticias negativamente afectadas.
Las implicaciones de unas prácticas de ITAM inadecuadas van más allá de la seguridad; tienen consecuencias financieras tangibles. La agencia de calificación crediticia Standard & Poor indicó que disponer de una práctica de ITAM es crucial para una gestión de riesgos y ciberseguridad adecuada. La ausencia de un marco sólido de ITAM puede afectar negativamente la calificación crediticia de una organización, resaltando la dimensión financiera del ITAM.
Las aplicaciones SaaS han hecho que las preocupaciones de seguridad sean increíblemente complejas. El Shadow SaaS, en particular, representa una amenaza significativa y a menudo no abordada, complicando el panorama de seguridad para muchas organizaciones. Además, la llegada de tecnologías de inteligencia artificial generativa ha introducido nuevas preocupaciones respecto a la propiedad intelectual y la integridad de los datos. La incapacidad de la mayoría de las organizaciones para rastrear el uso e implicaciones de la inteligencia artificial generativa amplifica aún más estos riesgos.
Por lo tanto, es imprescindible que las organizaciones prioricen un enfoque integral y proactivo de ITAM, asegurando que todos los activos de software y tecnológicos no solo se gestionen eficientemente, sino que también se resguarden rigurosamente frente al espectro evolutivo de amenazas digitales.
- Obtener Agilidad y Comprensión de Nuevas Tecnologías
A medida que las empresas buscan innovar digitalmente y reestructurar sus servicios y plataformas, ITAM brinda a las organizaciones, y especialmente a los equipos de TI, la visibilidad necesaria para superar estos desafíos. Los equipos de TI necesitan visibilidad total para anticiparse a la minimización de riesgos y el control presupuestario, y los empleados deben ser conscientes del panorama global al adquirir licencias y aplicaciones.
Los profesionales de ITAM pueden aportar visibilidad y recomendaciones a la organización sobre dónde racionalizar aplicaciones, reducir licencias y realizar investigaciones adicionales o capacitaciones a usuarios finales para mitigar incidentes de seguridad.
Las máquinas virtuales, los contenedores, los servicios en la nube y la inteligencia artificial son todos ámbitos en los que una herramienta de gestión de activos de TI ayudará a los equipos a obtener visibilidad sobre lo que tienen disponible, lo que se está utilizando activamente y dónde pueden desmantelar o racionalizar el uso para controlar los costes.
Casos de Éxito Relevantes
Muchos de nosotros, con largas trayectorias en TI, tendremos múltiples ejemplos de cuando hemos sido conscientes de derroches, pero nos faltó tiempo o recursos para abordar estas ineficiencias.
Recordando mi propia experiencia en un puesto anterior, se me asignó la auditoría de una extensa suite de software Oracle. Esta tarea se complicó por un historial de fusiones y adquisiciones y varias reestructuraciones organizacionales, lo que llevó a la pérdida de control sobre nuestro inventario de licencias, sus usos específicos e incluso su necesidad.
Este problema se reconoció repetidamente pero permaneció sin resolver durante casi dos años. Solo cuando contratamos un servicio externo de gestión de activos de TI (ITAM) descubrimos y corregimos ineficiencias, logrando finalmente ahorros de siete cifras en toda nuestra infraestructura de TI.
Para las grandes organizaciones, tener una práctica consolidada de gestión de activos de TI con las herramientas adecuadas es un paso crucial hacia la gestión de riesgos y el ahorro de costes.
Otro gran ejemplo es Panasonic, una organización donde la gestión de TI y de activos de software puede ser un reto debido a la filosofía de gestión autónoma de la empresa. La estructura de gestión descentralizada de Panasonic, con silos regionales y de unidades de negocio diferenciados, representaba grandes desafíos en la gestión de activos de TI y software. Esta descentralización hizo casi imposible que los líderes de TI pudieran rastrear y gestionar los activos de software usando métodos convencionales como las hojas de cálculo. Sin embargo, la implementación de una estrategia de ITAM sólida equipada con las herramientas de software apropiadas condujo a ahorros significativos.
En particular, la empresa logró una reducción de seis cifras en los gastos relacionados únicamente con licencias de Microsoft. Este caso resalta la necesidad de una planificación profunda y una visión estratégica para gestionar la complejidad de los activos de TI dispersos en una empresa global.
Potenciando la Gestión de Activos de TI para el Futuro
A medida que navegamos el cambiante panorama de TI, integrar la gestión de activos de TI con el campo en rápida expansión de las Operaciones Financieras (FinOps) es fundamental. FinOps está revolucionando la manera en que gestionamos los costes de la infraestructura en la nube, incluyendo Infraestructura como Servicio (IaaS) y Plataforma como Servicio (PaaS). Para mantenerse a la vanguardia, la gestión de activos de TI (ITAM) debe fusionar su experiencia con FinOps, asegurando una gestión eficaz de los costes de licencias a través de diversos entornos de TI.
Tomemos SQL Server como ejemplo. Puede desplegarse de múltiples formas: en escritorios, servidores, dentro de IaaS, en contenedores o como servicios SQL administrados. Un análisis profundo en las complejidades de licenciamiento de estos modelos de despliegue, combinado con la visión sobre costes que ofrece FinOps, es vital. Este enfoque ofrece una visión clara y completa del gasto en TI, asegurando que cada dólar invertido contribuya a la eficiencia y el crecimiento.
Los líderes y profesionales de TI interesados en explorar las sinergias entre ITAM y FinOps pueden profundizar en este tema examinando '6 casos de uso colaborativos para los equipos de FinOps y ITAM', un recurso que ofrece valiosas ideas sobre la colaboración efectiva de estas dos disciplinas críticas.
¿Qué tendencias y tecnologías emergentes en la gestión de activos de TI estás observando? ¿Cómo deberían prepararse las organizaciones para garantizar la máxima eficiencia, rentabilidad y seguridad en sus operaciones de TI en 2026? Comparte tus ideas a continuación y suscríbete al boletín de The CTO Club para más debates.
