6 bewährte Möglichkeiten zur Senkung der IT-Kosten im Jahr 2026: Ein vollständiger Leitfaden
IT-Kosten: Wissen, wofür Sie Geld ausgeben: IT-Kosten umfassen Ausgaben für Hardware, Software und Infrastruktur. Unternehmen geben typischerweise 2–7 % ihres Umsatzes für IT aus. Das Verständnis dieser Kosten hilft dabei, die Ausgaben an den Geschäftszielen auszurichten und Ressourcen zu optimieren.
IT-Kosten gezielt senken: Bei der Senkung der IT-Kosten geht es nicht darum, den Mitarbeitenden benötigte Werkzeuge wegzunehmen. Stattdessen sollten Sie die IT-Ausgaben an Ihrer Mission ausrichten, um unnötige Kosten zu beseitigen, gleichzeitig die technologischen Fähigkeiten zu verbessern und das Unternehmenswachstum voranzutreiben.
IT-Ressourcen prüfen und optimieren: Regelmäßige Prüfungen helfen dabei, redundante IT-Ressourcen wie Software und Hardware zu identifizieren und zu beseitigen. Dadurch wird eine effiziente Ressourcennutzung sichergestellt und verhindert, dass das Budget durch unnötige Ausgaben belastet wird.
Finanzmanagement für die IT: Ihr Wegweiser zu Einsparungen: Nutzen Sie das Finanzmanagement für die IT, um die IT von einer Kostenstelle in einen wertvollen Unternehmensbereich zu verwandeln. Es geht um geplante Einsparungen, einen verbesserten Return on Investment und die Ausrichtung der Ausgaben an strategischen Zielen.
Moderne Budgetplanung: Halten Sie Ihre IT aktuell: Führen Sie eine Budgetplanung nach dem Nullbasisprinzip ein, um jede Ausgabe jährlich neu zu bewerten und sicherzustellen, dass alle IT-Ressourcen einen Mehrwert schaffen. Nutzen Sie Werkzeuge für das IT-Finanzmanagement anstelle von Tabellenkalkulationen, um eine genaue Budgetplanung und Einblicke in Echtzeit zu ermöglichen.
IT-Kosten senken, ohne die Leistung zu beeinträchtigen
Suchen Sie nach praktischen Möglichkeiten, IT-Kosten zu senken, ohne Ihre technologischen Fähigkeiten zu beeinträchtigen?
Dann sind Sie hier genau richtig. Da Unternehmen einen erheblichen Teil ihres Umsatzes für die IT aufwenden, ist die Optimierung der Ausgaben für Unternehmen jeder Größe zu einer entscheidenden Priorität geworden. Dieser umfassende Leitfaden zeigt, wie Sie IT-Kosten durch die Umsetzung strategischer Ansätze senken können, die viele Unternehmen übersehen.
Ganz gleich, ob Sie mit Budgetbeschränkungen umgehen müssen, sich auf wirtschaftliche Unsicherheit vorbereiten oder einfach Ihre Geschäftsergebnisse verbessern möchten – diese bewährten Methoden helfen Ihnen, IT-Ausgaben zu senken und gleichzeitig Ihre technologischen Fähigkeiten aufrechtzuerhalten oder sogar zu verbessern.
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Das werden Sie lernen:
- Wie Sie redundante IT-Ressourcen identifizieren und eliminieren, die Ihr Budget belasten
- Strategische Ansätze für das IT-Finanzmanagement, die Kosten automatisch senken
- Techniken zur Optimierung des Projektportfolios, die Ressourcen auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist
- Automatisierungsstrategien, die Personalkosten senken und gleichzeitig die Servicequalität verbessern
- Taktiken zur Konsolidierung und Verhandlung mit Anbietern, die externe Ausgaben erheblich reduzieren
- Strategien zur Cloud-Optimierung, die Ressourcenverschwendung und unnötige Gebühren verhindern
Betrachten Sie die IT nicht länger nur als Kostenstelle. Nutzen Sie diese erprobten Strategien, um IT-Kosten zu senken und gleichzeitig Technologieinvestitionen in echte Geschäftstreiber zu verwandeln.
Was sind IT-Kosten?
IT-Kosten sind die Ausgaben, die mit dem Kauf, der Wartung und dem Betrieb von Informationstechnologiesystemen und -diensten verbunden sind, einschließlich Hardware, Software, Netzwerkinfrastruktur und Arbeitskraft. Ganz gleich, ob Sie fünf oder 500 Mitarbeitende haben – alle benötigen Hardware und Software, um produktiv zu bleiben.
Ihr IT-Budget muss Dinge wie Netzwerkinfrastruktur, technischen Support, Cybersicherheitsmaßnahmen und Schulungen der Mitarbeitenden im Zusammenhang mit Informationstechnologie berücksichtigen. Diese Kosten summieren sich schnell. Daher können Sie davon ausgehen, zwischen 2% und 7% Ihres Umsatzes für IT-Kosten auszugeben.
Wenn Sie Ihre IT-Ausgaben optimieren möchten, sind Sie hier genau richtig.
Was bedeutet IT-Kosten senken?
Bei der Senkung von IT-Kosten geht es darum, verschwenderische Ausgaben, ungenutzte Ressourcen und Investitionen zu identifizieren, die nur minimale Auswirkungen auf das gesamte IT-Budget haben. Dieser auch als IT-Kostenoptimierung bezeichnete Prozess hilft Unternehmen jeder Größe, Geld zu sparen. Die zusätzlichen Mittel können dazu verwendet werden, Ihr IT-Budget zu reduzieren oder in neue Technologien zu investieren, um Ihr Unternehmen auszubauen.
Bevor Sie den Rotstift bei den IT-Ressourcen ansetzen, halten Sie inne und überlegen Sie, was Kostensenkung bedeutet. Es geht nicht darum, Mitarbeitenden die Werkzeuge vorzuenthalten, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Es geht darum, Ihre IT-Ausgaben an den Werten Ihres Unternehmens auszurichten.
Enthält Ihr Leitbild den Wunsch, Dinge grundlegend zu verändern und eines der innovativsten Unternehmen der Welt zu sein? Sehen Sie sich in Ihrem Büro um. Ist es mit veralteter Ausstattung gefüllt?
Hören Sie regelmäßig von Mitarbeitenden, dass sie Schwierigkeiten haben, ihre Aufgaben zu erledigen, weil ihnen die richtige Hardware oder Software fehlt?
Wenn das der Fall ist, stimmen Ihre IT-Ausgaben nicht mit Ihrem Leitbild überein. Bevor Sie Änderungen vornehmen, müssen Sie klären, was Ihnen wichtig ist. Sobald Sie wissen, wohin Sie wollen, können Sie einen Plan entwickeln, wie Sie dorthin gelangen.
Strategien zur Senkung von IT-Kosten
Da sich die digitale Transformation in den vergangenen Jahren beschleunigt hat, stehen CTOs und andere IT-Führungskräfte kontinuierlich unter dem Druck, finanzielle Umsicht mit der wachsenden Nachfrage des Unternehmens nach technologischer Innovation in Einklang zu bringen. Dadurch haben sie nur begrenzte Möglichkeiten, ihre IT-Budgetierung und Finanzstrategien neu zu bewerten.
Nutzen Sie diese Strategien, um Verschwendung zu vermeiden, ohne die Servicequalität zu beeinträchtigen.
Prüfen Sie Ihre IT-Ressourcen sorgfältig
Bevor Sie unnötige IT-Ressourcen eliminieren, müssen Sie genau wissen, was vorhanden ist.
Achten Sie bei der nächsten Bestandsaufnahme auf Ressourcen in diesen Kategorien:
- Software: Überprüfen Sie Ihre Verträge, um festzustellen, wie viele Softwarelizenzvereinbarungen Sie haben. Wenn Sie noch physische Datenträger verwenden, lassen Sie alle Datenträger in den Räumlichkeiten auflisten.
- Hardware: Zählen Sie die Computer, Drucker, Server, mobilen Geräte, externen Festplatten, Authentifizierungsschlüssel und USB-Speichergeräte, die sich im Besitz Ihres Unternehmens befinden.
- Infrastruktur: Sie benötigen Strom, Büroräume und andere Vermögenswerte, damit Ihre IT-Infrastruktur wie vorgesehen funktioniert. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Elemente in Ihre Bewertung aufnehmen. Wenn sich beispielsweise eine Klimaanlage in Ihrem Serverraum befindet, sollte das Klimagerät auf einer Liste der IT-Vermögenswerte stehen.
- Informationen: Notieren Sie, wie viele Tabellenkalkulationen, Dokumente, PowerPoint-Präsentationen und andere Informationen Sie auf physischen Datenträgern oder in der Cloud gespeichert haben.
Die Anzahl der Vermögenswerte verändert sich im Laufe der Zeit, daher ist es entscheidend, regelmäßig IT-Audits durchzuführen. Die Verwendung von Software zur Vermögensverwaltung und anderen Tools zur Unterstützung von Unternehmen ist ebenfalls eine gute Idee. Viele hilfreiche Tools zur IT-Asset-Verwaltung sind auf dem Markt erhältlich.
Unnötige IT-Vermögenswerte beseitigen
Am einfachsten gelingt dies, indem Sie redundante Elemente beseitigen. Wenn Sie drei Tools für die Lohnabrechnung verwenden, wählen Sie eines aus und bleiben Sie dabei. Die Pflege aller drei ist unnötig, insbesondere wenn Sie für den laufenden Cloud-Zugriff bezahlen.
Nachdem Sie Redundanzen beseitigt haben, führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch. Diese Art der Analyse hilft festzustellen, ob die Vorteile der Verwendung eines bestimmten Tools die Kosten für dessen Wartung überwiegen.
Regelmäßige Audits sind ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen IT-Asset-Verwaltung. Sobald Sie ein Audit abgeschlossen haben, können Sie mit einem Plan zur Senkung Ihrer IT-Kosten voranschreiten.
IT-Finanzmanagement nutzen, um IT-Kosten zu senken
Wenn Sie IT-Kosten senken, brauchen Sie mehr als nur schnelle Einsparungen – Sie benötigen einen durchdachten Ansatz für den Umgang mit Ihren Technologieausgaben. Betrachten Sie IT-Finanzmanagement (ITFM) als Ihre Orientierungshilfe, um die IT von einem Kostenfaktor in einen Unternehmenswert zu verwandeln, der sich selbst trägt.
IT-Ausgaben an Unternehmenszielen ausrichten
Ist Ihr IT-Budget mit dem verknüpft, was Ihr Unternehmen benötigt? Viele Unternehmen verschwenden Geld, weil ihre Technologieausgaben nicht zu ihren Unternehmenszielen passen.
So können Sie das beheben:
- Erstellen Sie eine einfache Serviceliste, die zeigt, wie jeder IT-Service Ihr Unternehmen unterstützt
- Legen Sie klare Regeln fest, wer in der IT welche Kosten trägt
- Entwickeln Sie leicht verständliche Kennzahlen, die zeigen, wie die IT Ihre Unternehmensziele unterstützt
- Überprüfen Sie dies vierteljährlich, um sicherzustellen, dass Ihre IT-Ausgaben für Ihr Unternehmen weiterhin sinnvoll sind
Wenn Sie Ihre IT-Ausgaben mit den Unternehmenszielen verknüpfen, erzielen Sie deutlich bessere Erträge aus allen Investitionen in Technologie.
Budgetierung auf Nullbasis für die IT einführen
Übernehmen Sie nicht einfach das IT-Budget des vergangenen Jahres, sondern beginnen Sie jedes Mal von vorne. Bei der Budgetierung auf Nullbasis muss jeder Dollar seinen Wert unter Beweis stellen:
- Beginnen Sie mit einem leeren Blatt statt mit den Zahlen des vergangenen Jahres
- Lassen Sie jede Abteilung erklären, warum sie ihre IT-Ressourcen benötigt
- Setzen Sie Ihr Geld dort ein, wo es für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist
- Streichen Sie alles, was keinen klaren Wert nachweisen kann
Diese einfache Änderung findet typischerweise 15–25 % Ihres IT-Budgets, die anderweitig besser eingesetzt oder vollständig eingespart werden könnten.
ITFM-Tools statt Tabellenkalkulationen verwenden
Verfolgen Sie Ihr IT-Budget noch immer in Tabellenkalkulationen? Das ist so, als würden Sie eine Papierkarte verwenden, während alle anderen GPS nutzen. Moderne ITFM-Tools machen die Budgetplanung einfacher und genauer:
- Automatische Kostenverfolgung, die zeigt, welche Abteilungen welche Ressourcen nutzen
- Servicepreisgestaltung, die genau zeigt, wie viel die Bereitstellung jedes IT-Services kostet
- Tools für die Zukunftsplanung, die Ihnen helfen, bevorstehende Ausgaben vorherzusagen
- Lieferantenverfolgung, um sicherzustellen, dass Sie das bekommen, wofür Sie bezahlen
- Echtzeit-Dashboards, mit denen Sie Probleme erkennen können, bevor sie teuer werden
Unternehmen, die geeignete ITFM-Tools einsetzen, erkennen Einsparmöglichkeiten deutlich schneller als Unternehmen, die sich noch mit Tabellenkalkulationen abmühen.
Ein System für Technologiemanagement im Unternehmen einrichten
Möchten Sie Ihr Finanzmanagement der IT auf die nächste Stufe heben? Ein System für Technologiemanagement im Unternehmen (TBM) hilft Ihnen, genau zu erkennen, wie Ihre Technologieausgaben mit den Geschäftsergebnissen zusammenhängen. Es organisiert alles in vier einfachen Ebenen:
- Geschäftseinheiten & Services — womit sich Ihr Unternehmen beschäftigt
- Anwendungen & Services — die Software, die Ihr Unternehmen antreibt
- Infrastruktur — die Computer und Netzwerke, auf denen alles läuft
- Finanzen — woher die Finanzierung kommt und wie sie ausgegeben wird
Mit TBM-Software können Sie IT-Ausgaben bestimmten Geschäftsergebnissen zuordnen. Dadurch lässt sich viel leichter erkennen, wo Kosten gesenkt werden können, ohne die Leistung zu beeinträchtigen.
Diese häufigen Fehler beim IT-Budget beheben
Viele Unternehmen verschwenden IT-Budget, ohne es überhaupt zu bemerken. Prüfen Sie, ob diese häufigen Probleme auftreten:
- Falsche Abschreibungszeiträume — Ersetzen Sie Computer zu früh oder zu spät?
- Aufblähung des Budgets — Fordern Ihre Führungskräfte „nur für den Fall“ mehr an, als sie benötigen?
- Versteckte IT-Ausgaben — Kaufen Abteilungen Technologie, ohne die IT-Abteilung zu informieren?
- Fehler bei der Ausgabenklassifizierung — Erfassen Sie IT-Ausgaben auf eine Weise, die Sie mehr Steuern kostet?
- Ungerechte Kostenverteilung — Bezuschussen einige Abteilungen die IT-Nutzung anderer?
Die Behebung dieser Probleme spart typischerweise sofort 5–10 %. Außerdem werden Ihre Finanzberichte genauer und die Abteilungen stärker für ihre IT-Ausgaben verantwortlich.
Intelligente IT-Kostensenkung bedeutet nicht einfach, weniger auszugeben, sondern richtig auszugeben. Ein ordnungsgemäßes Finanzmanagement ermöglicht es Ihrer IT-Abteilung, bei gleichzeitiger Senkung der Gesamtkosten mehr Wert zu schaffen.
Technologieschulden verwalten, um IT-Kosten zu senken
Technologieschulden — auch als technische Schulden oder Tech-Schulden bezeichnet — beziehen sich auf die impliziten Kosten künftiger Überarbeitungen, die dadurch entstehen, dass zunächst zweckmäßige Lösungen gewählt werden, anstatt bessere Ansätze umzusetzen, die mehr Zeit benötigen würden. Wie finanzielle Schulden häufen sich auch Technologieschulden im Laufe der Zeit in Form höherer Wartungskosten, sinkender Effizienz und größerer Schwachstellenrisiken an.
Technologieschulden erkennen und beziffern
Bevor Sie Technologieschulden angehen können, müssen Sie sie identifizieren und messen. Viele Organisationen haben bereits mit diesem ersten Schritt Schwierigkeiten und lassen zu, dass veraltete Systeme unbemerkt Ressourcen aufzehren.
Erkennen Sie diese Anzeichen von Technologieschulden:
- Systeme, die häufige Patches oder Notfallreparaturen erfordern
- Anwendungen, die auf nicht mehr unterstützten Betriebssystemen laufen
- Individuelle Software, die auf veralteten Frameworks basiert
- Infrastruktur, die moderne Sicherheitsanforderungen nicht erfüllen kann
- Systeme mit erheblichen Leistungsproblemen
- Technologien ohne Unterstützung durch den Anbieter
- Anwendungen, die Spezialwissen aus einem schrumpfenden Talentpool erfordern
- Systeme mit unzureichender Dokumentation oder der Abhängigkeit von Erfahrungswissen
Geben Sie Ihren Technologieschulden eine „große erschreckende Zahl“
Es kann wirksam sein, dem Vorstand „eine große erschreckende Zahl“ vorzulegen. So berechnen Sie Ihre Technologieschulden:
- Direkte Wartungskosten: Jährliche Gesamtausgaben für die Wartung von Altsystemen
- Opportunitätskosten: Schätzung der Produktivitätsverluste durch Ineffizienzen der Systeme
- Kosten von Sicherheitsrisiken: Berechnung der potenziellen finanziellen Auswirkungen von Sicherheitsverletzungen aufgrund veralteter Systeme
- Kosten technischer Einschränkungen: Ermittlung entgangener Geschäftsmöglichkeiten aufgrund technischer Beschränkungen
- Wissensaufschlag: Zusätzliche Kosten für spezialisierte Kenntnisse zur Wartung von Altsystemen
Strategisches Management technischer Schulden
Sobald technische Schulden quantifiziert sind, erfordern sie einen systematischen Ansatz. Alles auf einmal zu ersetzen, ist nur selten umsetzbar.
Entwickeln Sie eine Roadmap zum Abbau technischer Schulden
Erstellen Sie auf Grundlage Ihrer Priorisierungsmatrix einen schrittweisen Ansatz:
- Kritische Phase (0–6 Monate): Befassen Sie sich mit Systemen mit hohem Risiko und großer Auswirkung, die unmittelbare Sicherheitsbedrohungen oder erhebliche geschäftliche Einschränkungen darstellen.
- Strategische Phase (6–18 Monate): In dieser Phase werden Kernsysteme mit hohen Wartungskosten ersetzt, wobei jedoch eine sorgfältige Planung der Migration erforderlich ist.
- Optimierungsphase (18+ Monate): Befassen Sie sich mit den verbleibenden Systemen und führen Sie Prozesse ein, um die zukünftige Ansammlung technischer Schulden zu verhindern.
Führen Sie die „Eins-rein-eins-raus“-Regel ein
Verpflichten Sie sich für jede neu eingeführte Technologie dazu, eine veraltete Technologie außer Betrieb zu nehmen. Dies verhindert eine unkontrollierte Ausweitung der Technologielandschaft und erzwingt eine kontinuierliche Bewertung Ihrer Technologieumgebung.
Wägen Sie Entscheidungen zwischen „Reparieren“ und „Ersetzen“ ab
Manchmal ist ein vollständiger Ersatz nicht erforderlich. Ziehen Sie auf Grundlage Ihrer Bewertung folgende Ansätze in Betracht:
- Überarbeitung: Umstrukturierung des bestehenden Codes ohne Änderung der Funktionalität
- Migration auf eine neue Plattform: Verlagerung von Anwendungen auf eine moderne Infrastruktur ohne Neugestaltung
- Neuentwicklung: Entwicklung neuer Lösungen unter Beibehaltung bestehender Schnittstellen
- Ersetzen: Vollständiger Ersatz des Systems durch moderne Alternativen
- Außerbetriebnahme: Beseitigung von Systemen, die keinen ausreichenden Nutzen mehr bieten
Messen und berichten Sie über den Abbau technischer Schulden
Verfolgen Sie Ihre Fortschritte anhand dieser wichtigen Kennzahlen:
- Prozentuale Senkung der jährlichen Wartungskosten
- Rückgang von Sicherheitsvorfällen im Zusammenhang mit veralteter Technologie
- Verbesserungen bei Systemleistung und Zuverlässigkeit
- Verringerung der Abhängigkeit von spezialisierten Fachkenntnissen
- Verbesserungen der Geschäftsfähigkeiten durch modernisierte Systeme
Durch den systematischen Abbau technischer Schulden senken Unternehmen ihre IT-Kosten um 15–30 % und verbessern gleichzeitig Systemleistung, Sicherheit und geschäftliche Agilität. Das Management technischer Schulden ist einer der effektivsten Ansätze für eine nachhaltige Senkung der IT-Kosten.
Optimieren Sie das Management von IT-Projekten und -Portfolios & senken Sie IT-Kosten
Verschlingen Ihre IT-Projekte Ihr Budget, ohne echten Mehrwert zu liefern? Intelligentes Projektmanagement kann IT-Kosten schnell senken und gleichzeitig die Ergebnisse verbessern. Wenn Sie Ihr IT-Projektportfolio strategisch verwalten, vermeiden Sie von Anfang an unnötige Ausgaben.
Führen Sie ein Bedarfsmanagement zur automatischen Kostenkontrolle ein
Viele Unternehmen genehmigen IT-Projekte, ohne zu prüfen, ob sie tatsächlich erforderlich sind. Das Bedarfsmanagement hilft Ihnen, unnötige Projekte herauszufiltern:
- Erstellen Sie einen einfachen Genehmigungsprozess, in dem Geschäftsbereiche IT-Anfragen begründen müssen
- Priorisieren Sie Projekte anhand ihrer strategischen Ausrichtung und ihres potenziellen Werts
- Genehmigen Sie nur Projekte, die Mindestanforderungen an die geschäftlichen Auswirkungen erfüllen
Wenn Sie ein wirksames Bedarfsmanagement einführen, geben Sie weniger für IT aus und erzielen gleichzeitig mehr Nutzen. Die automatische Kostenkontrolle verhindert unnötige Projekte, bevor sie Ihr Budget belasten.
Konsolidieren Sie Ihr Projektportfolio
Versucht Ihr IT-Team, zu viele Projekte gleichzeitig zu bewältigen? Sehen Sie sich Ihre aktuelle Projektliste an und:
- Projekte zusammenfassen, die ähnlichen Zielen dienen
- Projekte mit geringem Wert pausieren oder abbrechen
- Sich auf das konzentrieren, was für Ihre Geschäftsstrategie wirklich entscheidend ist
Die Konzentration auf weniger, dafür wirkungsvollere Initiativen senkt die Gemeinkosten und verbessert gleichzeitig die Umsetzungsgeschwindigkeit.
Projektmanagementpraktiken standardisieren
Wenn jedes Team unterschiedliche Praktiken anwendet, verschwenden Sie Geld für doppelte Werkzeuge, uneinheitliche Schulungen und Schwierigkeiten bei der gemeinsamen Nutzung von Ressourcen. Legen Sie ein standardisiertes Rahmenwerk fest, das zu Ihrem Unternehmen passt. Sie benötigen keine komplexen Prozesse, sondern lediglich einheitliche.
Ressourcen erfassen und agile Ansätze übernehmen
Beginnen Sie damit, zu erfassen, wofür Ihre Zeit und Ihr Geld aufgewendet werden. Viele Unternehmen stellen fest, dass Projekte aus persönlichem Interesse mit geringem Geschäftswert 20-30% ihrer IT-Kapazität beanspruchen. Ziehen Sie agile Ansätze für schnelleres Feedback und flexiblere Ausgaben in Betracht.
Denken Sie daran: Ein besseres Management des Projektportfolios bedeutet nicht nur, weniger auszugeben – es geht darum, intelligenter in das zu investieren, was für Ihr Unternehmen wirklich zählt.
Abschnitt zur IT-Automatisierung
So senken Sie IT-Kosten durch den Einsatz von Automatisierung
Verbringt Ihr IT-Team den Großteil des Tages mit sich wiederholenden Aufgaben? IT-Automatisierung kann die Kosten drastisch senken und gleichzeitig die Servicequalität verbessern. Indem Sie Software Routineaufgaben erledigen lassen, schaffen Sie Ihrem Team Freiräume, damit es sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.
Den Lebenszyklus von Mitarbeitenden automatisiert verwalten
Jedes Mal, wenn jemand in Ihr Unternehmen eintritt oder es verlässt, durchläuft Ihr IT-Team wahrscheinlich eine lange Checkliste manueller Aufgaben:
- Automatische Bereitstellung einrichten für neue Mitarbeitende mit vordefinierten Zugriffsebenen. Dadurch entfallen stundenlange manuelle Einrichtungsarbeiten und ab dem ersten Tag werden einheitliche Zugriffsrechte gewährleistet.
- Selbstbedienungsportale erstellen für das Zurücksetzen von Passwörtern und Standardanfragen. Selbstbedienungswerkzeuge reduzieren Helpdesk-Tickets erheblich und bieten Mitarbeitenden zugleich schnellere Lösungen.
- Automatisierte Prozesse für das Ausscheiden von Mitarbeitenden erstellen, die den Zugriff beim Verlassen des Unternehmens sofort entziehen. Diese wichtige Sicherheitsmaßnahme verhindert, dass ehemalige Mitarbeitende nach ihrem Ausscheiden auf vertrauliche Daten zugreifen.
Unternehmen, die diese Prozesse automatisieren, reduzieren in der Regel den Zeitaufwand für die Benutzerverwaltung erheblich.
Softwarebereitstellung und -aktualisierungen automatisieren
Automatisierung beseitigt den mühsamen Aufwand für die manuelle Installation und Aktualisierung von Software:
- Zentrale Verwaltungswerkzeuge bereitstellen, um Software gleichzeitig auf alle Geräte zu übertragen. Dadurch verkürzt sich die Bereitstellungszeit von Wochen auf Stunden, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass alle Systeme synchron bleiben.
- Aktualisierungen planen, sodass sie außerhalb der Arbeitszeiten erfolgen und die Arbeit nicht beeinträchtigen. Automatische Aktualisierungen über Nacht verhindern Produktivitätsverluste durch Wartungsarbeiten am System während des Tages.
- Patch-Management automatisieren, damit die Sicherheit ohne manuellen Eingriff auf dem aktuellen Stand bleibt. Zeitnahe Patches verhindern kostspielige Sicherheitsverletzungen, die Ihr Unternehmen erheblich beeinträchtigen können.
Dies spart Arbeitskosten und verbessert die Sicherheit, da Aktualisierungen zeitnah durchgeführt werden.
Infrastrukturautomatisierung implementieren
Die manuelle Verwaltung von Servern und Netzwerken verschwendet Geld und begünstigt menschliche Fehler:
- Ressourcen automatisch hoch- oder herunterskalieren, basierend auf der tatsächlichen Nutzung. Dynamische Skalierung senkt Cloud-Kosten erheblich, da überdimensionierte Ressourcen entfallen.
- Häufige Probleme erkennen und beheben, bevor Benutzer ein Problem bemerken. Proaktive Problemlösung reduziert Systemausfallzeiten und damit verbundene geschäftliche Verluste drastisch.
- Konfigurationen in Ihrer gesamten Infrastruktur standardisieren. Durch die Standardisierung entfällt die kostspielige Fehlersuche bei individuellen Sonderkonfigurationen.
Mit Infrastrukturautomatisierung benötigen Sie weniger Mitarbeitende, um mehr Systeme zu verwalten, und verbessern gleichzeitig die Zuverlässigkeit.
IT-Mitarbeitende für strategische Aufgaben freisetzen
Der größte Vorteil der Automatisierung besteht nicht nur in der Kostenreduzierung – es geht darum, wie Ihr IT-Team seine Zeit verwendet, grundlegend zu verändern:
- Von Wartung zu Innovation wechseln, indem Routineaufgaben reduziert werden. Dieser Wandel hilft IT-Abteilungen, neue Funktionen bereitzustellen, die das Unternehmenswachstum vorantreiben.
- Die Abhängigkeit von teuren Beratern reduzieren, da Ihr Team Zeit für strategische Initiativen hat. Die Verringerung der Beratungsstunden kann erhebliche Einsparungen ermöglichen und gleichzeitig internes Fachwissen aufbauen.
- Die geschäftliche Agilität erhöhen, da die IT schneller auf neue Anforderungen reagieren kann. Schnellere Reaktionszeiten verschaffen Ihrem Unternehmen in sich rasch verändernden Märkten einen Wettbewerbsvorteil.
Viele Unternehmen können einen erheblichen Teil der Arbeitszeit ihrer IT-Mitarbeiter von routinemäßigen Wartungsarbeiten auf Projekte verlagern, die das Unternehmenswachstum vorantreiben, und dadurch die Gesamtkosten senken.
Denken Sie daran: Bei der IT-Automatisierung geht es nicht darum, Menschen zu ersetzen – sondern darum, mühsame Aufgaben zu ersetzen.
4 Bereiche, um Verschwendung zu beseitigen und IT-Kosten zu senken
CFOs, CIOs und andere IT-Führungskräfte wissen, wie wichtig es ist, Verschwendung zu reduzieren. Abteilungsleiter und andere Mitarbeiter wissen jedoch möglicherweise nicht, wie sie Kosten senken können, ohne die Servicequalität zu beeinträchtigen.
Um Ihre Hardware-, Software- und Cloud-Kosten zu senken, konzentrieren Sie sich auf diese vier Schlüsselbereiche:
1. Anbieter
Eine der besten Möglichkeiten, IT-Kosten zu senken, besteht darin, die Anzahl der Anbieter zu reduzieren, die Sie für verschiedene Produkte nutzen. Wenn Sie beispielsweise Hardware von drei oder vier Unternehmen kaufen, erhalten Sie wahrscheinlich nicht für jedes Produkt den besten Preis. Durch die Konsolidierung der Anbieter können Sie Mengenrabatte nutzen oder günstigere Vertragsbedingungen aushandeln.
Wenn Sie Anbieter konsolidieren müssen, gehen Sie wie folgt vor:
- Bewerten Sie Ihre Situation: Ermitteln Sie, wie viele Lieferanten Sie haben, welche Vertragsbedingungen mit den einzelnen Lieferanten gelten und wie viel Sie bestellen müssen, um sich für Mengenpreise zu qualifizieren.
- Beseitigen Sie Redundanzen: Sie haben bereits redundante Ressourcen beseitigt; nun müssen Sie redundante Lieferanten abschaffen. Wenn zwei Anbieter dasselbe liefern, wählen Sie einen aus, der weiterhin den Bedarf Ihres Unternehmens deckt. Dies hilft nicht nur, IT-Kosten zu senken, sondern vereinfacht auch den Beschaffungsprozess.
- Verhandeln Sie bessere Konditionen: Nachdem Sie die richtige Anzahl an Ausrüstungs- und Dienstleistern ermittelt haben, können Sie bessere Vertragsbedingungen aushandeln. Durch eine Neuverhandlung können Sie niedrigere Preise sichern oder von besseren Servicelevels profitieren. Möglicherweise können Sie sogar einen Cloud-Dienstanbieter davon überzeugen, Ihnen kostenlos Zugriff auf zusätzliche Funktionen zu gewähren.
2. Leistungsüberprüfungen von Anbietern
Sobald Sie diese Strategie umgesetzt haben, müssen Sie ihre Kosteneffizienz sicherstellen. Die geschäftlichen Anforderungen ändern sich regelmäßig. Zögern Sie daher nicht, zusätzliche Rabatte anzufordern oder Lieferanten um kürzere oder längere Vertragslaufzeiten zu bitten.
Ebenso wichtig ist es, regelmäßige Leistungsüberprüfungen durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Anbieter ihre Versprechen einhalten: Verfolgen Sie die Raten der Vertragseinhaltung, Preise, Lieferzeiten, Bestellgenauigkeit und Fehlerquoten. Wenn ein Anbieter die Anforderungen nicht erfüllt, müssen Sie möglicherweise den Lieferanten wechseln.
3. Technologiestack
Nun ist es an der Zeit, Ihren Technologiestack zu bewerten. Regelmäßige Prüfungen helfen dabei, veraltete oder leistungsschwache Technologien zu identifizieren.
Wenn beispielsweise Ihre Personalkosten gestiegen sind, weil Ihr IT-Team Überstunden macht, um fehlerhafte Geräte auszugleichen, ist es wahrscheinlich an der Zeit, leistungsschwache Ressourcen zu ersetzen.
Sie sollten außerdem den ROI jeder eingesetzten Technologie messen.
Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise ein cloudbasiertes Personalinformationssystem nutzt, berechnen Sie, wie viel Sie an Personalkosten im Zusammenhang mit der Verwaltung von HR-Daten einsparen. Wenn der ROI einer Ressource niedriger als erwartet ist, ist es an der Zeit, Ihren Bedarf neu zu überdenken.
4. Mitarbeiterfluktuation und Personalbesetzung
Je höher Ihre Fluktuation ist, desto höher werden wahrscheinlich auch Ihre IT-Kosten sein. Um das Kostenmanagement zu vereinfachen, stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die richtige Schulung erhalten, damit sie sich mit ihren Aufgaben wohlfühlen.
Es ist außerdem sinnvoll, nach Möglichkeiten zu suchen, das Engagement der Mitarbeiter zu steigern. Engagierte Mitarbeiter verlassen Ihr Unternehmen seltener, wodurch die Betriebskosten sinken.
Cloud und andere Technologien
Viele Unternehmen nutzen cloudbasierte Anwendungen, weil diese flexibler sind als lokale Lösungen. Cloud-Dienstanbieter verlangen möglicherweise auch weniger als andere Lieferanten.
Wählen Sie für jedes Cloud-Abonnement das richtige Servicemodell, um Ihre Kosten unter Kontrolle zu halten:
- SaaS: Das Modell „Software als Dienst“ macht es überflüssig, Anwendungen auf einzelnen Geräten herunterzuladen. Cloud-Anbieter verwalten die physischen Server, senken dadurch die IT-Kosten und erleichtern die Einführung neuer Technologien.
- IaaS: Bei „Infrastruktur als Dienst“ hosten Cloud-Anbieter die Infrastruktur, die Sie für den Betrieb Ihres Unternehmens benötigen. Dadurch entfällt für Unternehmen die Notwendigkeit, eigene Rechenzentren zu betreiben.
- PaaS: „Plattform als Dienst“ stellt ein Framework bereit, mit dem Entwickler Anwendungen erstellen, testen und bereitstellen können, wodurch der Entwicklungsprozess optimiert wird. Zu den besten Cloud-PaaS-Plattformen gehören Heroku, Google App Engine und Microsoft Azure.
Denken Sie über das Potenzial nach, neue Technologien in Ihre bestehenden Prozesse zu integrieren. Künstliche Intelligenz kann beispielsweise bei der Automatisierung helfen. Möglicherweise können Sie sogar umständliche Prozesse optimieren, dadurch die IT-Effizienz steigern und Ihre langfristigen Kosten senken.
IT-Kosten senken und Ihr Geschäftsergebnis verbessern
Eine der größten Herausforderungen im IT-Bereich besteht darin, die Kosten unter Kontrolle zu halten.
Glücklicherweise können Sie Ausgaben minimieren, ohne die Servicequalität zu beeinträchtigen. Führen Sie regelmäßig IT-Audits durch, verhandeln Sie Ihre Verträge häufig neu und wählen Sie das richtige Cloud-Service-Modell für Ihre Anforderungen.
