Die Effizienzgleichung: IT-Betrieb mit CEO Gareth Humprehys optimieren

Das brachte mich dazu, alles infrage zu stellen, was die Funktionsweise der Welt betraf. Ich wollte schon immer Journalist werden, aber auch das Medienstudium an der örtlichen Hochschule (für ältere Leser beispielsweise das Polytechnikum) begeisterte mich nicht, und ich brach es bereits nach sechs Monaten ab. Mit 16 hatte ich die Konsequenzen davon, arbeitslos und nicht vermittelbar zu sein, nicht bedacht, und so bezog ich schließlich Arbeitslosenunterstützung. 

Mein Vater war frustriert darüber, dass ich zu Hause herumlag und nicht vorankam, und schlug vor, ich solle „etwas mit Computern“ machen, da ich meine gesamte Kindheit vor einem Computer verbracht hatte – angefangen mit dem guten alten Sinclair ZX Spectrum. Das führte mich zu einer IT-Ausbildung nach City & Guilds in einem örtlichen Ausbildungszentrum. Ich absolvierte den einjährigen Kurs in nur 16 Wochen, woraufhin man mich einstellte, um andere Teilnehmer dabei zu unterstützen.

Das war meine erste richtige Stelle in der IT-Branche.

Gemeinsam mit meinen Mitgründern gründete ich die Solution Performance Group (SPG), um ein Ökosystem aus Tochtergesellschaften für digitale Transformation, Personalbeschaffung und Software bereitzustellen. Mit Niederlassungen in Newcastle und Leeds ist SPG im öffentlichen und privaten Sektor tätig. Zu den Kunden gehören Rettungsdienste, Regierungsbehörden und Organisationen für sozialen Wohnungsbau. 

2. Wie beurteilen Sie den aktuellen Zustand Ihrer IT-Infrastruktur? Welche Kennzahlen verwenden Sie, um ihre Effizienz zu messen?

Die allgemeine Gleichgültigkeit gegenüber der Infrastrukturleistung fasziniert mich immer wieder. Ich vermute, dass dies daran liegt, dass die stetig wachsenden Schichten aus Komplexität und Altlasten es Technologie-Teams und -Abteilungen jahrelang zu schwierig gemacht haben, genau zu verstehen, was „unter der Haube“ vor sich ging. Dennoch sieht die Realität heute so aus, dass uns so viele Daten und Lösungen zur Verfügung stehen, dass es keine Entschuldigung mehr gibt.

Das gilt insbesondere dann, wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation auf IT angewiesen ist, um die Probleme Ihrer Kunden zu lösen – was, seien wir ehrlich, meistens der Fall ist. 

Wir beurteilen den Zustand der Infrastruktur, indem wir eine Ausgangsaufnahme der Leistung, der Benutzererfahrung und Reaktionszeit, der Kapazität, der Sicherheit und aller Aspekte dazwischen erstellen – bis hinunter auf die Ebene der Codeausführung. Dafür verwenden wir forensische Überwachungswerkzeuge, die in Echtzeit ausgeführt werden.

Die Kostenoptimierung ist ein weiterer entscheidender Bestandteil der Effizienzgleichung. Sie lässt sich mithilfe von Kennzahlen zur Nutzung im Verhältnis zu den Ausgaben erschließen – eine bei CFOs beliebte Kennzahl.

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3. Welche Sicherheitsmaßnahmen gibt es, um Ihre IT-Infrastruktur zu schützen und gleichzeitig ihre Leistung zu optimieren?

Die Sicherheits- und Leistungsarchitektur besteht aus vielen Ebenen. Unter seltenen Umständen können diese miteinander unvereinbar sein und Kompromisse erfordern – angesichts der entscheidenden Bedeutung der Sicherheit meist bei der Leistung.

Für die meisten Unternehmen gibt es jedoch einige wesentliche Bestandteile, die berücksichtigt werden sollten, darunter die Maßnahmen, die wir hier umgesetzt haben: 

• Firewalls der nächsten Generation mit umfassender Paketprüfung, um komplexe Cyberbedrohungen abzuwehren.
• Gute Funktionen zur Erkennung und Reaktion an Endpunkten zusätzlich zu herkömmlicher Antivirensoftware. 
• Eine gut geplante Identitäts- und Zugriffsverwaltung mit Mehrfaktor-Authentifizierung zur Kontrolle und Überwachung des Benutzerzugriffs. 
• Beschränkte Berechtigungen durch das Prinzip der geringsten Privilegien und eine rollenbasierte Zugriffssteuerung.

Das ist jedoch noch nicht alles – ebenso wichtig ist es, Daten im Ruhezustand, bei der Übertragung und während der Verarbeitung nach Möglichkeit zu verschlüsseln und die Daten sowohl vor Ort als auch an einem geografisch getrennten Standort zu sichern.

Und wie bereits erwähnt, ist es angesichts der heutzutage verfügbaren Datenmenge entscheidend, ein System für das Sicherheitsinformations- und Ereignismanagement zu implementieren, um Protokolldaten zu aggregieren, Abweichungen von der Norm zu erkennen und über Plattformen zum Schutz von Cloud-Workloads Korrekturmaßnahmen zu empfehlen.

4. Wie identifizieren Sie die für Ihr IT-Team erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen, um Ressourcen effektiv zu verwalten und zu optimieren?

Das ist schwierig, denn das Fachwissen, das erforderlich ist, um diese äußerst komplexen Themen eingehend zu besprechen, erfordert einen ganz besonderen Menschentyp. Die erste Kompetenz ist daher Detailgenauigkeit und ein geradezu manischer Drang, die Grundursache eines Problems zu finden. 

Es können so viele Daten auf Sie einströmen, dass es unerlässlich ist, sie zu verarbeiten, ohne sich davon überwältigt zu fühlen. Ebenso wichtig ist ein Gefühl der Dringlichkeit, um auf die sich ständig verändernde Situation zu reagieren und eine optimale Leistung aufrechtzuerhalten.

Was die Fähigkeiten betrifft, hängt es von der Umgebung ab. Ein grundlegendes Verständnis davon, wie die großen Cloud-Plattformen funktionieren, dimensioniert, konfiguriert und abgerechnet werden, ist jedoch ebenfalls wichtig. Die Optimierung von Ressourcen ist eine eigene Disziplin – sie ist nicht mehr „nur“ eine Aufgabe des Helpdesks. 

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5. Welche Strategien nutzen Sie, um die berufliche Weiterentwicklung und kontinuierliches Lernen in Ihrem IT-Team zu fördern?

Das war eine Lernerfahrung, denn nicht jeder möchte ständig Neues lernen, wenn er seine Zeit auch mit anderen Dingen verbringen könnte. Das verstehe ich, aber ich denke auch, dass man üben muss, wenn man in irgendetwas vorankommen und besser werden möchte. 

Wir stellen für alle ein eigenes, zweckgebundenes Schulungsbudget bereit, aber das Problem ist, dass nicht jeder es nutzen möchte. Wir haben festgestellt, dass ein gesunder, respektvoller Wettbewerb ebenso hilfreich ist wie die Verknüpfung von Anreizen mit abgeschlossenen Schulungen oder erworbenen Zertifizierungen.

Allerdings braucht man im Team einige Personen, die kontinuierlich lernen, um für alle anderen den Ton, die Standards und die Erwartungen vorzugeben – wenn man so will, die Taktgeber.

6. Können Sie Beispiele dafür nennen, wie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zur Ressourcenoptimierung in Ihrer IT-Abteilung beigetragen hat?

Anfang dieses Jahres haben wir eine völlig neue Funktion für die Softwareentwicklung eingerichtet, indem wir ein Team aus einer anderen Organisation zu SPG versetzt haben. Zunächst war es unsere Absicht, dass das neue Team weiterhin erstklassige Software für unsere Kunden entwickelt.

Im Laufe des Jahres wurde jedoch deutlich, dass die neuen Teammitglieder und unsere bestehenden Kollegen aus dem Bereich Infrastrukturtechnik begannen, sich unaufgefordert miteinander abzustimmen. Nachdem wir einige der komplexen Probleme beobachtet haben, die sie gemeinsam gelöst haben, sind wir mehr denn je davon überzeugt, dass die Förderung dieser funktionsübergreifenden Zusammenarbeit für alle Vorteile bringt: für die einzelnen Personen, die Teams und natürlich unsere Kunden.

Neue Probleme direkt angehen und die Behebung dank der sich ergänzenden Fähigkeiten unserer Teams beschleunigen zu können, hat durchgehend für enorme Effizienzgewinne gesorgt. Es handelt sich um eine Arbeitsweise, die meiner Ansicht nach jeder in Betracht ziehen sollte.

7. Wie stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Prozesse auf die Geschäftsziele ausgerichtet sind und zur allgemeinen organisatorischen Effizienz beitragen?

Hier kommt der Wert von Architektur voll zum Tragen. Sie benötigen eine Unternehmens- und eine Lösungsarchitektur im Kern der operativen Funktionen beziehungsweise der IT-Funktionen, die harmonisch mit dem Unternehmen und miteinander zusammenarbeiten. Indem Sie die übergeordnete Geschäftsstrategie, die Ziele und die KPIs berücksichtigen und sicherstellen, dass die Geschäftsprozesse und die zugrunde liegende Technologie aufeinander abgestimmt sind, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit erheblich, Möglichkeiten zur Optimierung und Effizienzsteigerung zu erkennen. 

Das klingt – und ist – nach einem gewaltigen Vorhaben, das nur durch jahrelange Übung und Anstrengung wirklich erreicht werden kann. So arbeiten jedoch die besten und erfolgreichsten Unternehmen. Sie müssen nicht schon am ersten Tag das Paradies erreichen. Fangen Sie klein an, wiederholen Sie die Schritte häufig, überprüfen Sie Ihre Ergebnisse laufend und verfolgen Sie ein Ziel. Und stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie der Ausgangswert aussieht. 

8. Was sind Ihre wichtigsten Tipps zur Optimierung von IT-Ressourcen durch Infrastruktur, Mitarbeitende und Prozesse?

• Sichtbarkeit – Was man nicht sehen kann, kann man nicht optimieren. Daher müssen Sie verstehen, was unter der Haube vor sich geht, was in der Cloud-Umgebung passiert und was durchgängig geschieht. Andernfalls können Sie die Ineffizienzen nicht beheben. Auch die Automatisierung mit geschlossenem Regelkreis ist entscheidend! Überlassen Sie dem System die Kontrolle, legen Sie die Parameter und das gewünschte Ergebnis fest und lassen Sie das System die Aufgabe erledigen. Genau darum geht es bei der Automatisierung! Bedenken Sie, dass ein übermäßiger Zeitaufwand für die Feinabstimmung der Parameter den Prozess verlängert. Lassen Sie das System tun, wofür es vorgesehen ist, und automatisieren Sie so viel wie möglich.
• Verkürzen Sie Ihre Feedbackschleifen – Ermitteln Sie, ob und wo ein Prozess ins Stocken gerät. Halten Sie dann an, nehmen Sie die Änderung vor, führen Sie den Prozess erneut aus und wiederholen und verfeinern Sie ihn in kleineren Abschnitten. Berücksichtigen Sie auch die Funktionsüberfrachtung: Oft benötigen Sie nicht einmal die Hälfte der verfügbaren Funktionen. Beschränken Sie sich auf die Kernfunktionen, die Sie *wirklich* benötigen, und kaufen Sie nur die Lösung, die zum Zweck passt. All diese zusätzlichen Funktionen erfordern Implementierung, Anpassung und die Schulung von Mitarbeitenden – und letztlich Zeit, Geld und Aufwand bei geringem oder gar keinem Ertrag.
• DevOps, SecOps, DevSecOps, FinOps … es ist alles nur CloudOps – Hören Sie auf, abgeschottete Teams mit hochspezialisierten Aufgaben aufzubauen, die nur eine einzige Tätigkeit ausführen, insbesondere wenn Ihre Organisation relativ überschaubar ist. Stellen Sie stattdessen ein Team zusammen und schulen Sie alle darin, mehrere Fähigkeiten bereitzustellen. Das ist der beste Weg, die personelle Seite jeder Technologiefunktion zu optimieren.

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