6 erprobte Wege zur Senkung der IT-Kosten im Jahr 2026: Ein vollständiger Leitfaden

Das lernen Sie:

• Wie Sie redundante IT-Ressourcen erkennen und beseitigen, die Ihr Budget belasten
• Strategische Ansätze zum IT-Finanzmanagement, die automatisch Kosten senken
• Techniken zur Optimierung des Projektportfolios, die Ressourcen auf das Wesentliche konzentrieren
• Automatisierungsstrategien, die Personalkosten verringern und gleichzeitig die Servicequalität verbessern
• Konsolidierung und Verhandlungsstrategien bei Anbietern, die externe Ausgaben deutlich senken
• Cloud-Optimierungsstrategien, die Ressourcenverschwendung und unnötige Gebühren vorbeugen

Behandeln Sie IT nicht mehr nur als Kostenstelle. Setzen Sie diese bewährten Strategien ein, um IT-Kosten zu senken und technologiebezogene Investitionen in echte Geschäftstreiber zu verwandeln.

Was sind IT-Kosten?

IT-Kosten sind die Ausgaben für den Erwerb, die Instandhaltung und den Betrieb von Informationssystemen und -dienstleistungen – einschließlich Hardware, Software, Netzwerkinfrastruktur und Arbeitskraft. Ob Sie fünf oder 500 Mitarbeitende haben: Alle benötigen Hardware und Software, um produktiv zu bleiben.

Ihr IT-Budget muss Posten wie Netzwerkinfrastruktur, technischen Support, Cybersicherheitsmaßnahmen und Schulungen im Bereich Informationstechnologie berücksichtigen. Diese Kosten summieren sich schnell, sodass Sie damit rechnen können, 2 bis 7 % Ihres Umsatzes für IT auszugeben.

Wenn Sie Ihre IT-Ausgaben optimieren möchten, sind Sie hier genau richtig.

Was bedeutet es, IT-Kosten zu senken?

IT-Kostenreduktion bedeutet, überflüssige Ausgaben, ungenutzte Ressourcen und Investitionen mit minimaler Wirkung auf das Gesamtbudget zu identifizieren. Auch als IT-Kostenoptimierung bekannt, hilft dieser Prozess Unternehmen jeder Größe, Geld zu sparen. Die eingesparten Mittel können genutzt werden, um das IT-Budget zu reduzieren oder in neue Technologien zur Geschäftsausweitung zu investieren.

Bevor Sie die "rote Karte" für IT-Ressourcen ziehen, überlegen Sie, was Kostensenkung wirklich bedeutet. Es geht nicht darum, Mitarbeitenden die notwendigen Werkzeuge für ihre Arbeit zu entziehen.

Es ist der Prozess, Ihre IT-Ausgaben mit den Werten Ihres Unternehmens in Einklang zu bringen.

Enthält Ihr Leitbild das Ziel, zu den innovativsten Unternehmen der Welt zu gehören? Schauen Sie sich in Ihrem Büro um. Ist es voll mit veralteter Ausrüstung?

Hören Sie regelmäßig, dass Mitarbeitende sich darüber beschweren, dass sie wegen fehlender Hardware oder Software nicht effektiv arbeiten können?

In diesem Fall stimmen Ihre IT-Ausgaben nicht mit Ihrem Leitbild überein. Bevor Sie Änderungen vornehmen, müssen Sie Klarheit darüber gewinnen, was Ihnen wichtig ist. Sobald Sie wissen, wohin Sie wollen, können Sie einen Plan erstellen, wie Sie dorthin gelangen.

Strategien zur Senkung der IT-Kosten

Mit der beschleunigten digitalen Transformation der letzten Jahre stehen CTOs und andere IT-Verantwortliche unter ständigem Druck, finanzielle Vorsicht mit der steigenden Nachfrage nach technologischer Innovation im Unternehmen in Einklang zu bringen. Dadurch bleibt oft wenig Zeit, das IT-Budget und die Finanzierungsstrategie grundlegend zu überdenken.

Nutzen Sie diese Methoden, um Verschwendung zu vermeiden, ohne die Servicequalität zu beeinträchtigen.

IT-Ressourcen genau unter die Lupe nehmen

Bevor Sie unnötige IT-Ressourcen eliminieren können, müssen Sie genau wissen, was Sie besitzen.

Wenn Sie das nächste Mal Inventur machen, achten Sie auf Ressourcen in diesen Kategorien:

• Software: Überprüfen Sie Ihre Verträge, um herauszufinden, wie viele Software-Lizenzvereinbarungen Sie haben. Falls Sie noch physische Datenträger verwenden, lassen Sie jemanden alle Discs auf dem Firmengelände auflisten.
• Hardware: Zählen Sie die Computer, Drucker, Server, mobilen Geräte, externen Festplatten, Authentifizierungsschlüssel und USB-Speichergeräte im Besitz Ihres Unternehmens.
• Infrastruktur: Sie benötigen Strom, Büroräume und andere Ressourcen, um die Funktionsfähigkeit Ihrer IT-Infrastruktur zu gewährleisten. Achten Sie darauf, diese Gegenstände in Ihrer Bewertung zu berücksichtigen. Wenn Sie beispielsweise eine Klimaanlage im Serverraum haben, sollte das Klimagerät auf Ihrer Liste der IT-Vermögenswerte stehen.
• Informationen: Notieren Sie, wie viele Tabellenkalkulationen, Dokumente, PowerPoint-Präsentationen und andere Informationen Sie auf physischen Datenträgern oder in der Cloud gespeichert haben.

Bestände ändern sich im Laufe der Zeit, daher ist es unerlässlich, regelmäßige IT-Audits durchzuführen. Der Einsatz von Asset-Management-Software und weiteren Tools zur Unterstützung von Unternehmen ist ebenfalls eine gute Idee. Viele hilfreiche IT-Asset-Management-Tools sind auf dem Markt verfügbar.

Beseitigen Sie unnötige IT-Vermögenswerte

Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, doppelte Systeme zu eliminieren. Wenn Sie drei Tools für das Lohnmanagement verwenden, wählen Sie eines aus und bleiben Sie dabei. Alle drei weiterzubetreiben ist unnötig, vor allem, wenn Sie für fortlaufenden Cloud-Zugang bezahlen.

Nachdem Sie die Redundanzen beseitigt haben, führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch. Diese Art der Analyse hilft festzustellen, ob der Nutzen eines bestimmten Tools die Kosten für die Wartung übersteigt.

Regelmäßige Audits sind ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen IT-Asset-Managements. Nach Abschluss eines Audits können Sie mit einem Plan zur Senkung Ihrer IT-Kosten fortfahren.

Nutzen Sie das IT-Finanzmanagement, um IT-Kosten zu senken

Wenn Sie IT-Kosten senken möchten, benötigen Sie mehr als nur schnelle Einsparungen – Sie brauchen ein durchdachtes Konzept für Ihr Technologiebudget. Sehen Sie das IT-Finanzmanagement (ITFM) als Ihren Fahrplan, der IT von einer Kostenstelle in ein Unternehmensvermögen verwandelt, das sich selbst trägt.

IT-Ausgaben mit den Unternehmenszielen abstimmen

Ist Ihr IT-Budget an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst? Viele Unternehmen verschwenden Geld, weil ihre Ausgaben für Technologie nicht mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.

So können Sie das ändern:

• Erstellen Sie eine einfache Service-Liste, die zeigt, wie jeder IT-Service Ihr Unternehmen unterstützt
• Legen Sie klare Regeln fest, wer für welche IT-Leistungen bezahlt
• Entwickeln Sie leicht verständliche Kennzahlen , die zeigen, wie IT Ihre Geschäftsziele unterstützt
• Überprüfen Sie vierteljährlich, ob Ihre IT-Ausgaben noch sinnvoll für Ihr Unternehmen sind

Wenn Sie Ihre IT-Ausgaben an die Unternehmensziele koppeln, erzielen Sie wesentlich bessere Renditen aus allen Investitionen in Technologie.

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Führen Sie Zero-Based Budgeting für die IT ein

Statt einfach das IT-Budget des Vorjahres zu übernehmen, beginnen Sie jedes Mal von vorne. Zero-Based Budgeting bedeutet, dass jeder ausgegebene Dollar seinen Wert belegen muss:

1. Beginnen Sie mit einem leeren Blatt und nicht mit den Zahlen aus dem Vorjahr
2. Lassen Sie jede Abteilung begründen, warum sie die jeweiligen IT-Ressourcen benötigt
3. Investieren Sie dort, wo es für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist
4. Streichen Sie alles, was keinen klaren Nutzen aufzeigt

Durch diese einfache Maßnahme entdecken Sie typischerweise 15-25 % Ihres IT-Budgets, die sich besser anderweitig investieren oder sogar komplett einsparen lassen.

Setzen Sie ITFM-Tools statt Tabellenkalkulationen ein

Verwalten Sie Ihr IT-Budget immer noch mit Tabellenkalkulationen? Das ist, als würden Sie mit einer Papierkarte navigieren, während alle anderen GPS nutzen. Moderne ITFM-Tools machen das Budgetieren einfacher und genauer:

• Automatische Kostenverfolgung, die zeigt, welche Abteilungen welche Ressourcen nutzen
• Servicebepreisung, die genau aufschlüsselt, was jede IT-Dienstleistung in der Bereitstellung kostet
• Tools für die Zukunftsplanung, die Ihnen helfen, kommende Ausgaben vorherzusagen
• Anbieterverfolgung, damit Sie sicher sein können, dass Sie das bekommen, wofür Sie zahlen
• Echtzeit-Dashboards, mit denen Sie Probleme erkennen, bevor sie teuer werden

Unternehmen, die echte ITFM-Tools nutzen, finden Einsparmöglichkeiten deutlich schneller als jene, die sich weiterhin mit Tabellenkalkulationen abmühen.

Implementieren Sie ein Technologie-Business-Management-System

Möchten Sie Ihr IT-Finanzmanagement auf ein neues Level heben? Ein Technology Business Management (TBM) System zeigt Ihnen genau, wie Ihre Technikausgaben mit Geschäftsergebnissen verknüpft sind. Es organisiert alles in vier übersichtliche Ebenen:

1. Geschäftseinheiten & Services — was Ihr Unternehmen macht
2. Applikationen & Services — die Software, die Ihr Unternehmen antreibt
3. Infrastruktur — die Computer und Netzwerke, auf denen alles läuft
4. Geld — woher die Finanzierung kommt und wie sie ausgegeben wird

Mit diesem System können Sie jeden IT-Euro einem konkreten Geschäftsergebnis zuordnen. So wird es deutlich einfacher, Kosten zu senken, ohne die Leistung zu beeinträchtigen.

Beheben Sie diese typischen Geldfehler in der IT

Viele Unternehmen verschwenden IT-Geld, ohne es zu merken. Achten Sie auf diese häufigen Probleme:

• Falsche Abschreibungszeiträume — Ersetzen Sie Computer zu früh oder zu spät?
• Aufblähen des Budgets — Fordern Ihre Manager mehr Geld an, als sie tatsächlich brauchen „für alle Fälle“?
• Versteckte IT-Ausgaben — Kaufen Abteilungen Technik, ohne die IT zu informieren?
• Fehler bei der Kostenzuordnung — Werden IT-Ausgaben so verbucht, dass Sie mehr Steuern zahlen müssen?
• Ungerechte Kostenverteilung — Subventionieren manche Abteilungen die IT-Nutzung anderer?

Durch die Behebung dieser Probleme sparen Sie meist sofort 5-10 %. Außerdem werden Ihre Finanzberichte genauer und die Abteilungen verantwortlicher im Umgang mit IT-Kosten.

Intelligente IT-Kostensenkung bedeutet nicht nur, weniger auszugeben – sondern richtig zu investieren. Eine solide Finanzsteuerung ermöglicht es Ihrer IT-Abteilung, mehr Wert zu liefern und gleichzeitig die Gesamtkosten zu senken.

Technologiedefizite managen, um IT-Kosten zu senken

Technologiedefizite – auch bekannt als technische Schulden oder Tech Debt – bezeichnen die versteckten Kosten, die entstehen, wenn man sich heute für schnelle Lösungen entscheidet, anstatt die bessere (aber zeitaufwendigere) Variante umzusetzen. Wie bei finanziellen Schulden häufen sich technische Defizite im Laufe der Zeit – durch höhere Wartungskosten, sinkende Effizienz und ein steigendes Risiko für Sicherheitslücken.

Technologiedefizite erkennen und quantifizieren

Bevor Sie Technologiedefizite bearbeiten können, müssen Sie sie identifizieren und messen. Viele Organisationen scheitern schon an diesem ersten Schritt und lassen so veraltete Systeme unbemerkt Ressourcen verschlingen.

Erkennen Sie diese Anzeichen für Technologiedefizite:

• Systeme, die häufig gepatcht oder durch Notfallmaßnahmen repariert werden müssen
• Applikationen, die auf nicht mehr unterstützten Betriebssystemen laufen
• Individuell entwickelte Software auf veralteten Frameworks
• Infrastruktur, die moderne Sicherheitsanforderungen nicht erfüllt
• Systeme mit erheblichen Performance-Problemen
• Technologien ohne Unterstützung durch den Hersteller
• Applikationen, die spezielles Wissen erfordern, das nur noch wenige Mitarbeitende besitzen
• Systeme mit schlechter Dokumentation oder Wissen, das nur im Team existiert

Geben Sie Ihrem Technologiedefizit eine „große, erschreckende Zahl“

Vorstand und Geschäftsleitung beeindruckt oft eine große Zahl. So berechnen Sie Ihre Technologiedefizite:

1. Direkte Wartungskosten: Gesamte jährliche Ausgaben für die Wartung von Altsystemen
2. Opportunitätskosten: Schätzen Sie Produktivitätsverluste durch Systemineffizienzen
3. Sicherheitsrisikokosten: Berechnen Sie die potenziellen finanziellen Auswirkungen von Sicherheitsverletzungen aufgrund veralteter Systeme
4. Kosten technischer Einschränkungen: Messen Sie entgangene Geschäftsgelegenheiten aufgrund technischer Begrenzungen
5. Wissensaufschlag: Zusätzliche Kosten für spezielle Fachkenntnisse zur Wartung von Altsystemen

Strategisches Management technologischer Schulden

Nach der Quantifizierung erfordern technologische Schulden einen systematischen Ansatz. Alles auf einmal zu ersetzen ist selten machbar.

Entwickeln Sie eine Roadmap zum Abbau technologischer Schulden

Basierend auf Ihrer Priorisierungsmatrix erstellen Sie einen stufenweisen Ansatz:

1. Kritische Phase (0-6 Monate): Behandeln Sie Hochrisiko- und Hochimpaktsysteme, die unmittelbare Sicherheitsbedrohungen oder erhebliche Geschäftsbeschränkungen darstellen.
2. Strategische Phase (6-18 Monate): In dieser Phase werden Kernsysteme mit hohen Wartungskosten ersetzt; dies erfordert jedoch eine sorgfältige Migrationsplanung.
3. Optimierungsphase (18+ Monate): Bearbeiten Sie verbleibende Systeme und führen Sie Prozesse ein, um zukünftige Schuldenanhäufungen zu verhindern.

Führen Sie die "One-in, One-out"-Regel ein

Für jede neue Technologie, die Sie einführen, verpflichten Sie sich, eine veraltete Technologie außer Betrieb zu nehmen. Dies verhindert einen Wildwuchs an Technologien und erzwingt eine kontinuierliche Bewertung Ihrer Technologielandschaft.

Abwägung zwischen "Reparieren" und "Ersetzen"

Manchmal ist ein kompletter Austausch nicht notwendig. Ziehen Sie je nach Bewertung folgende Ansätze in Betracht:

• Refactoring: Umstrukturierung bestehender Codes, ohne die Funktionalität zu verändern
• Replatforming: Anwendungen auf moderne Infrastruktur umziehen, ohne sie neu zu entwerfen
• Neubau: Entwicklung neuer Lösungen bei gleichzeitiger Erhaltung bestehender Schnittstellen
• Ersetzen: Vollständiger Austausch des Systems durch moderne Alternativen
• Stilllegung: Abschaffung von Systemen, die keinen ausreichenden Mehrwert mehr bieten

Messen und berichten Sie die Reduktion technologischer Schulden

Verfolgen Sie Ihren Fortschritt anhand dieser Schlüsselkennzahlen:

• Prozentuale Reduktion der jährlichen Wartungskosten
• Rückgang von Sicherheitsvorfällen im Zusammenhang mit veralteter Technologie
• Verbesserungen der Systemleistung und Zuverlässigkeit
• Reduzierung der Abhängigkeit von Spezialkenntnissen
• Geschäftsfähigkeitssteigerungen durch modernisierte Systeme

Durch die systematische Auseinandersetzung mit technologischen Schulden können Unternehmen ihre IT-Kosten um 15-30 % senken und gleichzeitig Leistung, Sicherheit und Agilität verbessern. Das Management technologischer Schulden ist einer der wirkungsvollsten Ansätze zur nachhaltigen Reduzierung von IT-Kosten.

Optimieren Sie das IT-Projekt- und Portfoliomanagement & senken Sie die IT-Kosten

Verschlingen Ihre IT-Projekte Ihr Budget, ohne echten Mehrwert zu liefern? Intelligentes Projektmanagement kann IT-Kosten schnell senken und gleichzeitig die Ergebnisse verbessern. Bei strategischer Verwaltung Ihres IT-Projektportfolios eliminieren Sie unnötige Ausgaben, noch bevor sie entstehen.

Führen Sie ein Demand-Management für automatische Kostenkontrolle ein

Viele Unternehmen genehmigen IT-Projekte, ohne zu prüfen, ob sie wirklich nötig sind. Demand-Management hilft Ihnen, unnötige Projekte herauszufiltern:

• Erstellen Sie einen einfachen Genehmigungsprozess, bei dem die Fachbereiche IT-Anfragen begründen müssen
• Reihen Sie Projekte auf – entsprechend strategischer Ausrichtung und potenziellem Mehrwert
• Genehmigen Sie nur Projekte, die die Mindestschwellen für Geschäftsnutzen erfüllen

Mit einem starken Demand-Management geben Sie weniger für IT aus und erzielen mehr Wert. Automatische Kostenkontrolle verhindert unnötige Projekte, bevor sie Ihr Budget belasten.

Konsolidieren Sie Ihr Projektportfolio

Hat Ihr IT-Team zu viele Projekte gleichzeitig am Laufen? Sehen Sie sich Ihre aktuelle Projektliste an und:

• Kombinieren Sie Projekte, die ähnliche Ziele verfolgen
• Pausieren oder beenden Sie Projekte mit geringem Nutzen
• Konzentrieren Sie sich auf das, was für Ihre Geschäftsstrategie wirklich entscheidend ist

Die Konzentration auf weniger, aber wirkungsvollere Initiativen senkt die Gemeinkosten und verbessert gleichzeitig die Umsetzungsgeschwindigkeit.

Projektmanagement-Praktiken standardisieren

Wenn jedes Team nach eigenen Regeln arbeitet, geben Sie unnötig Geld für doppelte Tools, uneinheitliche Schulungen und Probleme bei der Ressourcenteilung aus. Etablieren Sie ein Standard-Framework, das zu Ihrem Unternehmen passt. Sie benötigen keine komplizierten Prozesse, sondern einfach konsistente Abläufe.

Ressourcen erfassen und agile Methoden anwenden

Beginnen Sie damit, zu verfolgen, wohin Ihre Zeit und Ihr Geld fließen. Viele Unternehmen stellen fest, dass Nebenprojekte mit geringem geschäftlichem Wert 20–30 % ihrer IT-Kapazität beanspruchen. Erwägen Sie den Einsatz agiler Methoden, um schnelleres Feedback und flexibleren Ressourceneinsatz zu ermöglichen.

Denken Sie daran: Ein besseres Projektportfolio-Management bedeutet nicht nur weniger auszugeben – sondern klüger zu investieren, und zwar in das, was für Ihr Unternehmen wirklich zählt.

IT-Automatisierungsbereich

So senken Sie IT-Kosten durch Automatisierung

Verbringt Ihr IT-Team den Großteil des Tages mit wiederkehrenden Aufgaben? IT-Automatisierung kann die Kosten drastisch senken und gleichzeitig die Servicequalität verbessern. Indem Software Routinetätigkeiten übernimmt, kann sich Ihr Team auf das konzentrieren, was wirklich zählt.

Automatisierung des Mitarbeiter-Lebenszyklus-Managements

Jedes Mal, wenn jemand Ihr Unternehmen verlässt oder neu dazu kommt, arbeitet Ihr IT-Team vermutlich eine lange Checkliste an manuellen Aufgaben ab:

• Automatisierte Bereitstellung für neue Mitarbeiter mit vordefinierten Zugriffsberechtigungen einrichten. Das spart viele Stunden manueller Einrichtung und stellt einheitliche Zugriffsrechte von Anfang an sicher.
• Self-Service-Portale für Passwortänderungen und Standardanfragen anbieten. Mit Self-Service-Werkzeugen werden Helpdesk-Tickets deutlich reduziert und Mitarbeiter erhalten schneller Hilfe.
• Automatisierte Offboarding-Workflows erstellen, die den Zugang sofort bei Austritt sperren. Diese wichtige Sicherheitsmaßnahme verhindert, dass ehemalige Mitarbeitende nach dem Ausscheiden weiterhin Zugriff auf sensible Daten haben.

Unternehmen, die diese Prozesse automatisieren, reduzieren in der Regel den Zeitaufwand für Benutzerverwaltung erheblich.

Software-Bereitstellung und Updates automatisieren

Automatisierung entlastet von der aufwendigen, manuellen Installation und Aktualisierung von Software:

• Zentrale Management-Tools einsetzen, um Software gleichzeitig auf allen Geräten zu verteilen. Dadurch sinkt der Zeitaufwand für Bereitstellung von Wochen auf Stunden – und alle Systeme bleiben synchron.
• Updates zeitlich steuern, sodass diese außerhalb der Arbeitszeiten erfolgen. Automatische Updates über Nacht verhindern Produktivitätseinbußen durch Wartungsarbeiten während des Arbeitstags.
• Patches automatisch verwalten, um Sicherheitsupdates ohne manuelles Eingreifen aktuell zu halten. Rechtzeitige Aktualisierungen verhindern kostspielige Sicherheitsvorfälle, die Ihr Geschäft schwer treffen können.

Dadurch sinken Personalkosten und die Sicherheit wird erhöht, da Updates zuverlässig und sofort erfolgen.

Infrastruktur-Automatisierung einführen

Manuelles Server- und Netzwerkmanagement kostet unnötig Geld und ist fehleranfällig:

• Ressourcen automatisch skalieren, je nach tatsächlicher Nutzung. Dynamische Skalierung reduziert Cloud-Kosten erheblich, da überprovisionierte Ressourcen vermieden werden.
• Häufige Probleme erkennen und lösen, noch bevor Nutzer sie bemerken. Proaktive Fehlerbehebung verringert Systemausfälle und daraus entstehende Geschäftsverluste deutlich.
• Konfigurationen vereinheitlichen – und zwar für Ihre gesamte Infrastruktur. Standardisierte Umgebungen ersparen zeit- und kostenintensive Fehlersuche bei individuellen Konfigurationen.

Mit Infrastruktur-Automatisierung verwalten Sie mehr Systeme mit weniger Personal – und das bei höherer Zuverlässigkeit.

IT-Personal für strategische Aufgaben freisetzen

Der wichtigste Vorteil der Automatisierung ist nicht nur die Kostenersparnis – sondern vor allem, wie Ihr IT-Team seine Zeit nutzt:

• Von Wartung zu Innovation wechseln, indem Routinetätigkeiten reduziert werden. So trägt die IT dazu bei, neue Funktionen und Angebote zu liefern, die das Wachstum Ihres Unternehmens fördern.
• Abhängigkeit von teuren Beratern reduzieren, weil Ihr Team nun Zeit für strategische Aufgaben hat. So sparen Sie Beratungsaufwand und bauen internes Know-how auf.
• Geschäftliche Agilität steigern, da die IT auf neue Anforderungen schneller reagieren kann. Schnelle Reaktionen verschaffen Ihrem Unternehmen Vorteile in einem sich rasch verändernden Markt.

Viele Unternehmen können einen erheblichen Teil der Arbeitszeit ihrer IT-Mitarbeitenden von Routinearbeiten auf Projekte umschichten, die das Unternehmenswachstum vorantreiben – und senken so die Gesamtkosten.

Denken Sie daran: IT-Automatisierung ersetzt nicht Menschen – sondern monotone Aufgaben.

4 Bereiche zur Vermeidung von Verschwendung und zur Senkung der IT-Kosten

CFOs, CIOs und andere IT-Führungskräfte wissen, wie wichtig es ist, Verschwendung zu reduzieren. Dennoch wissen Abteilungsleiter und andere Mitarbeitende oft nicht, wie sie Kosten senken können, ohne die Servicequalität zu beeinträchtigen.

Um Ihre Hardware-, Software- und Cloud-Kosten zu senken, sollten Sie sich auf diese vier zentralen Bereiche konzentrieren:

1. Anbieter

Eine der besten Möglichkeiten, IT-Kosten zu senken, besteht darin, die Anzahl der Anbieter für verschiedene Produkte zu reduzieren. Wenn Sie beispielsweise Hardware von drei oder vier Unternehmen kaufen, erhalten Sie wahrscheinlich nicht den besten Preis bei jedem. Durch die Konsolidierung von Anbietern können Sie von Mengenrabatten profitieren oder günstigere Vertragsbedingungen aushandeln.

Wenn Sie Anbieter konsolidieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Analysieren Sie Ihre Situation: Ermitteln Sie, wie viele Lieferanten Sie haben, welche Vertragsbedingungen jeweils bestehen und wie viel Sie bestellen müssen, um in den Genuss von Mengenkonditionen zu kommen.
• Beseitigen Sie Redundanzen: Sie haben bereits doppelte Bestände eliminiert; jetzt müssen Sie auch doppelte Lieferanten beseitigen. Wenn zwei Anbieter das Gleiche liefern, wählen Sie einen aus, der weiterhin den Bedarf Ihres Unternehmens deckt. Das reduziert nicht nur die IT-Kosten, sondern vereinfacht auch den Beschaffungsprozess.
• Bessere Konditionen aushandeln: Nun, da Sie die richtige Anzahl an Ausrüstungs- und Dienstleistern haben, können Sie bessere Vertragsbedingungen aushandeln. Durch Nachverhandlungen sichern Sie sich niedrigere Preise oder profitieren von besseren Servicelevels. Möglicherweise können Sie sogar einen Cloud-Service-Anbieter davon überzeugen, Ihnen zusätzliche Funktionen kostenlos anzubieten.

2. Anbieter-Leistungsüberprüfungen

Sobald Sie diese Strategie umsetzen, müssen Sie deren Kosteneffektivität sicherstellen. Der Geschäftsbedarf ändert sich regelmäßig, zögern Sie also nicht, zusätzliche Rabatte anzufragen oder Lieferanten um kürzere oder längere Verträge zu bitten.

Es ist außerdem unerlässlich, regelmäßige Leistungsüberprüfungen durchzuführen, um sicherzustellen, dass Anbieter ihre Versprechen einhalten: Überwachen Sie Vertragskonformität, Preisgestaltung, Lieferzeiten, Bestellgenauigkeit und Fehlerraten. Entspricht ein Anbieter nicht den Anforderungen, müssen Sie gegebenenfalls den Lieferanten wechseln.

3. Technologie-Stack

Nun ist es Zeit, Ihren Technologie-Stack unter die Lupe zu nehmen. Regelmäßige Audits helfen dabei, veraltete oder unzureichend leistungsfähige Technologien zu identifizieren.

Wenn beispielsweise Ihre Personalkosten gestiegen sind, weil Ihr IT-Team Überstunden macht, um defekte Geräte auszugleichen, ist es vermutlich an der Zeit, unterperformende Anlagen zu ersetzen.

Sie sollten auch die Kapitalrendite (ROI) für jede genutzte Technologie messen.

Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel ein cloudbasiertes Personalverwaltungssystem nutzt, berechnen Sie, wie viel Sie bei Personalkosten im Zusammenhang mit HR-Datenmanagement einsparen. Bleibt die Rendite einer Technologie hinter den Erwartungen zurück, sollten Sie Ihren Bedarf überdenken.

4. Fluktuation und Personalplanung

Je höher Ihre Fluktuation ist, desto höher werden vermutlich auch Ihre IT-Kosten ausfallen. Um das Kostenmanagement zu vereinfachen, stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende die richtige Schulung erhalten, damit sie sich in ihren Aufgaben wohlfühlen.

Es ist auch klug, gezielt nach Möglichkeiten zu suchen, die Mitarbeiterbindung zu erhöhen. Engagierte Mitarbeitende sind weniger geneigt, Ihr Unternehmen zu verlassen, was die Betriebskosten senkt.

Cloud und andere Technologien

Viele Unternehmen setzen auf cloudbasierte Anwendungen, weil diese flexibler sind als lokale Lösungen. Cloud-Anbieter sind häufig auch günstiger als andere Lieferanten.

Wählen Sie für jedes Cloud-Abonnement das passende Servicemodell, um Ihre Kosten im Griff zu behalten:

• SaaS: Das Software-as-a-Service-Modell erübrigt es, Anwendungen auf einzelnen Geräten zu installieren. Cloud-Anbieter verwalten die physischen Server, wodurch sich IT-Kosten verringern und der Einsatz neuer Technologien erleichtert wird.
• IaaS: Bei Infrastructure as a Service hosten Cloud-Anbieter die Infrastruktur, die Sie zum Betrieb Ihres Unternehmens benötigen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, eigene Rechenzentren zu betreiben.
• PaaS: Platform as a Service stellt Entwicklern ein Framework zur Verfügung, um Anwendungen zu erstellen, zu testen und bereitzustellen – und vereinfacht so die Entwicklung. Zu den besten Cloud-PaaS-Plattformen gehören Heroku, Google App Engine und Microsoft Azure.

Denken Sie auch darüber nach, ob Sie neue Technologien in Ihre bestehenden Prozesse integrieren könnten. Zum Beispiel kann künstliche Intelligenz bei Automatisierungen helfen. So lassen sich mitunter umständliche Prozesse verschlanken, wodurch die IT-Effizienz steigt und Ihre langfristigen Kosten sinken.

IT-Kosten senken & Ihr Betriebsergebnis verbessern

Eine der größten IT-Herausforderungen ist es, die Kosten im Griff zu behalten.

Glücklicherweise können Sie Kosten minimieren, ohne die Servicequalität zu beeinträchtigen. Führen Sie regelmäßige IT-Audits durch, verhandeln Sie Ihre Verträge häufig neu und wählen Sie das richtige Cloud-Service-Modell für Ihre Anforderungen.

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