IT-Asset-Management: 3 Best Practices für 2026
In einer Ära, in der Technologie ein integraler Bestandteil der Geschäftsprozesse ist, war effektives IT-Asset-Management (ITAM) noch nie so entscheidend wie heute. ITAM hilft dabei, Hardware- und Software-Assets im Blick zu behalten und diese strategisch zu managen, um ihren Wert zu maximieren, die Kosten zu kontrollieren und Risiken zu minimieren.
IT-Asset-Management hat sich weit von seinen bescheidenen Anfängen als Tabellenkalkulation zur Nachverfolgung entwickelt. Heute handelt es sich um ein anspruchsvolles Fachgebiet mit etablierten Standards und Praktiken. In der aktuellen Technologielandschaft, die von SaaS, Public Cloud und fortschrittlichen Technologien wie generativer KI geprägt ist, steht ITAM vor einzigartigen Herausforderungen und Chancen.
Deshalb teile ich drei Best Practices, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre IT-Assets effektiv zu verwalten. Diese Praktiken sind entscheidend, um finanzielle Effizienz zu erreichen, die Sicherheit zu stärken und Agilität beim Einsatz neuer Technologien zu bewahren.
Ich werde außerdem auf überzeugende Anwendungsfälle und die zukünftige Entwicklung von ITAM eingehen, einschließlich der Überschneidung mit Financial Operations (FinOps), um ein umfassendes Verständnis davon zu vermitteln, wie ITAM ein entscheidender Erfolgsfaktor für moderne Unternehmen sein kann.
Was ist IT-Asset-Management (ITAM)?
IT Asset Management (ITAM) ist so alt wie die Software selbst; sobald Organisationen Hardware und Software in größerem Umfang einsetzten, wurden Werkzeuge benötigt, um in diesen komplexen Ökosystemen Transparenz zu schaffen, Lizenzkosten zu kontrollieren, Audits und Compliance zu managen sowie Risiken zu überwachen.
Traditionell wurde dies von einem kleinen Team mithilfe von Tabellenkalkulationen verwaltet, das ebenfalls für Software-Governance und Audit-Unterstützung verantwortlich war. Mit dem Anstieg des Umfangs und der Komplexität von Softwarelizenzen reichten Einzelne mit Tabellen nicht mehr aus. Inzwischen gibt es eine ganze ITAM-Branche mit Enterprise-Tools, Fachverbänden und ISO-Standards, wobei viele Anbieter ausgelagertes Asset-Management anbieten.
Da Software-as-a-Service (SaaS) und Public Cloud in den Disziplinen des unternehmensweiten ITAM allgegenwärtig geworden sind, haben sich die Tools weiterentwickelt, um neuen Herausforderungen zu begegnen. Dazu gehört vor allem das Identifizieren und Managen von Risiken durch Schatten-IT und das unkoordinierte Anwachsen von SaaS-Anwendungen.
Obwohl Geschäftsbereiche und Einzelpersonen von einer größeren Kontrolle über den Erwerb und die Erprobung von Anwendungen profitieren, verlieren Unternehmen ihrerseits die Kontrolle über Technologie-Budgets, Risiken bei der Lizenzkonformität sowie Sicherheitsrisiken, die durch die Verbreitung von Anwendungen entstehen.
IT Asset Disposition (ITAD) ist ebenfalls ein zentraler Fokus geworden, um sicherzustellen, dass veraltete oder ausgediente Assets ordnungsgemäß, sicher und umweltgerecht entsorgt werden und so Datenpannen und Compliance-Verstöße verhindert werden.
Dieses Problem verschärft sich erheblich in Organisationen mit mehreren Geschäftseinheiten oder Standorten sowie in Unternehmen, die sich im Zuge größerer Fusionen und Übernahmen (M&A) verändern. Durch Entwicklungen wie ChatGPT und andere generative KI-Werkzeuge ist das IT-Asset-Management für gute Governance und Sicherheit noch einmal wesentlich bedeutsamer geworden.
Die zunehmenden Komplexitäten beim IT Asset Management bringen eine ganze Reihe von Vorteilen für diejenigen, die ihre ITAM-Praktiken aktiv pflegen:
3 Best Practices für IT-Asset-Management
1. Gründliches Lizenzmanagement: Eine finanzielle Notwendigkeit
In der heutigen Wirtschaftslage werden IT- und Beschaffungsteams dazu aufgefordert, Ausgaben zu kürzen und Budgets strenger zu kontrollieren – oftmals ohne genau zu wissen, wo diese Ausgaben tatsächlich getätigt werden. Das erfordert ein umfassendes Verständnis der Softwareausgaben. Häufig führen dezentralisierte Softwareanschaffungen zu unerwarteten Kosten, vor allem durch Lizenzen, die von verschiedenen Geschäftseinheiten angeschafft werden, ohne dass deren Auslastung ausreichend geprüft wird.
Eine erhebliche finanzielle Belastung ergibt sich aus zwei Hauptquellen der Verschwendung: (1) Die Zuweisung von Lizenzen, die entweder nicht genutzt werden oder durch eine weniger umfangreiche Lizenz gedeckt wären, sowie (2) die Lizensierung verschiedener Werkzeuge, die denselben Zweck erfüllen.
Um dieses komplexe Terrain zu meistern und IT-Kosten zu senken, müssen Organisationen die Feinheiten von Lizenzverträgen geschickt für sich nutzen. Viele Lizenzen bieten Upgrade- und Downgrade-Rechte oder die Mitnahme eigener Lizenzen (Bring Your Own License, BYOL) in hybriden Umgebungen. Wer diese Möglichkeiten erkennt und gezielt einsetzt, kann erheblich sparen.
Darüber hinaus ist eine proaktive Vorbereitung auf Anbieteraudits – insbesondere bei großen Anbietern wie Oracle oder SAP – entscheidend. Der Einsatz von ITAM-Tools, die von diesen Anbietern zertifiziert sind, hilft Unternehmen dabei, ihre Lizenznutzung vor einem Audit zu optimieren und sich so einen finanziellen Vorteil und Einsparungen bei diesen Überprüfungen zu verschaffen.
- Verbessertes Risikomanagement: Eine nicht verhandelbare Priorität im ITAM
Effektives Risikomanagement ist nicht nur eine Best Practice, sondern das Fundament der Organisationssicherheit und Stabilität im ITAM. Unternehmen, denen es an vollständiger Transparenz hinsichtlich ihrer Softwarelizenzen, SaaS-Anwendungen und der gesamten Schatten-IT mangelt, sind erheblichen Sicherheitsrisiken ausgesetzt. Software und Anwendungen, die ohne gründliche Überprüfung beschafft werden, genügen oft nicht den wichtigsten Sicherheits- und Rechtsstandards und setzen das Unternehmen so einem erhöhten Risiko für Cyberangriffe und Datenpannen aus.
Die wachsenden Risiken für Organisationen ohne ITAM-Praxis werden auch finanzielle Folgen nach sich ziehen; die Kreditagentur Standard & Poor erklärte, dass eine ITAM-Praxis so entscheidend für ein angemessenes Risikomanagement und die Cybersicherheit ist, dass Organisationen ohne diese Rahmenwerke negative Auswirkungen auf ihre Kreditwürdigkeit riskieren.
Die Auswirkungen unzureichender ITAM-Praktiken gehen über Sicherheitsaspekte hinaus und haben greifbare finanzielle Konsequenzen. Die Kreditagentur Standard & Poor erklärte, dass eine ITAM-Praxis entscheidend für ein korrektes Risikomanagement und die Cybersicherheit ist. Das Fehlen eines robusten ITAM-Rahmenwerks kann sich negativ auf die Kreditwürdigkeit einer Organisation auswirken und unterstreicht damit die finanzielle Dimension von ITAM.
SaaS-Anwendungen haben Sicherheitsbedenken extrem komplex gemacht. Besonders Shadow SaaS stellt eine erhebliche und oft unbeachtete Bedrohung dar, die die Sicherheitslandschaft für viele Unternehmen erschwert. Darüber hinaus hat das Aufkommen generativer KI-Technologien neue Bedenken hinsichtlich geistigen Eigentums und Datenintegrität aufgeworfen. Die Unfähigkeit der meisten Organisationen, die Nutzung und Auswirkungen generativer KI nachzuverfolgen, verstärkt diese Risiken zusätzlich.
Deshalb ist es für Unternehmen unerlässlich, einen umfassenden und proaktiven Ansatz im ITAM zu priorisieren, um sicherzustellen, dass alle Software- und Technologie-Assets nicht nur effizient verwaltet, sondern auch rigoros gegen die sich ständig weiterentwickelnden digitalen Bedrohungen geschützt werden.
- Agilität und Verständnis für neue Technologien gewinnen
Während Unternehmen ihre Services und Plattformen digital erneuern und umstrukturieren wollen, verschafft ITAM Organisationen – insbesondere IT-Teams – die notwendige Transparenz, um diese Herausforderungen zu meistern. IT-Teams benötigen vollständige Transparenz, um Risiken proaktiv zu minimieren und Budgets einzuhalten, und Mitarbeitende müssen über das große Ganze informiert werden, wenn es um den Erwerb von Lizenzen und Anwendungen geht.
ITAM-Praktiker können der Organisation Einblicke und Empfehlungen geben, wo Anwendungen rationalisiert, Lizenzen reduziert und zusätzliche Untersuchungen oder Anwenderschulungen durchgeführt werden sollten, um Sicherheitsvorfälle zu vermeiden.
Virtuelle Maschinen, Container, Cloud-Dienste und KI sind alles Bereiche, in denen ein IT-Asset-Management-Tool Teams hilft, einen Überblick darüber zu erhalten, was vorhanden ist, was aktiv genutzt wird und wo dekommissioniert oder der Einsatz rationalisiert werden kann, um Kosten in den Griff zu bekommen.
Überzeugende Praxisbeispiele
Viele von uns mit langjähriger IT-Erfahrung haben zahlreiche Beispiele im Kopf, in denen wir uns der Verschwendung bewusst waren, aber die Zeit oder Ressourcen fehlten, diese Ineffizienzen zu beheben.
Wenn ich auf meine eigene Erfahrung in einer früheren Position zurückblicke, bestand meine Aufgabe darin, eine umfangreiche Oracle-Softwaresuite zu prüfen. Diese Aufgabe wurde durch eine Historie von M&A sowie mehrere organisatorische Umstrukturierungen erschwert, die zu einem Verlust der Übersicht über das Lizenzinventar, deren spezifische Verwendungen und sogar deren Notwendigkeit führten.
Dieses Problem wurde zwar wiederholt erkannt, blieb aber fast zwei Jahre lang ungelöst. Erst als wir einen externen IT-Asset-Management-(ITAM)-Service beauftragten, konnten wir Ineffizienzen aufdecken und beheben – letztlich sparten wir über unseren IT-Betrieb hinweg eine siebenstellige Summe ein.
Für große Unternehmen ist eine ausgereifte IT-Asset-Management-Praxis mit den passenden Werkzeugen ein entscheidender Schritt für ein effektives Risikomanagement und zur Kostensenkung.
Ein weiteres gelungenes Beispiel ist Panasonic, ein Unternehmen, bei dem das Management von IT- und Software-Assets durch die Philosophie der autonomen Verwaltung äußerst herausfordernd ist. Panasonics dezentralisierte Struktur mit eigenständigen Regionen und Geschäftsbereicheinheiten brachte große Schwierigkeiten bei der Verwaltung von IT- und Software-Assets mit sich. Diese Dezentralisierung machte es IT-Führungskräften nahezu unmöglich, Software-Assets mit herkömmlichen Methoden wie Tabellenkalkulationen effektiv zu verfolgen oder zu verwalten. Die Einführung einer robusten ITAM-Strategie mit den richtigen Softwaretools führte jedoch zu erheblichen Kosteneinsparungen.
Bemerkenswert ist, dass das Unternehmen allein bei Microsoft-Lizenzen eine sechsstellige Kostenreduktion erzielte. Dieses Beispiel unterstreicht, wie wichtig umfassende Planung und strategischer Weitblick für das Management der komplexen IT-Assets eines global aufgestellten Unternehmens sind.
IT-Asset-Management für die Zukunft stärken
Während wir uns durch die sich ständig verändernde IT-Landschaft bewegen, ist die Integration von IT-Asset-Management mit dem rasant wachsenden Bereich der Financial Operations (FinOps) von entscheidender Bedeutung. FinOps revolutioniert den Umgang mit Cloud-Infrastrukturkosten, einschließlich Infrastructure as a Service (IaaS) und Platform as a Service (PaaS). Um am Ball zu bleiben, muss sich das IT-Asset-Management (ITAM) mit FinOps zusammenschließen, damit die Lizenzierungskosten über unterschiedlichste IT-Umgebungen effektiv gesteuert werden können.
Nehmen wir beispielsweise SQL Server: Die Anwendung kann auf unterschiedliche Weise bereitgestellt werden – auf Desktops, Servern, innerhalb von IaaS, in Containern oder als Managed SQL Services. Ein tiefgehender Einblick in die Lizenzierungsdetails dieser Bereitstellungsmodelle, kombiniert mit den von FinOps gelieferten Kostenanalysen, ist entscheidend. Dieser Ansatz liefert eine klare, umfassende Sicht auf die IT-Ausgaben und stellt sicher, dass jeder ausgegebene Dollar eine Investition in Effizienz und Wachstum darstellt.
IT-Führungskräfte und Praktiker, die die Synergien zwischen ITAM und FinOps näher erkunden möchten, können sich intensiver mit diesem Thema beschäftigen, indem sie '6 kollaborative Anwendungsfälle für FinOps- und ITAM-Teams' betrachten – eine Ressource, die wertvolle Einblicke in die effektive Zusammenarbeit dieser beiden entscheidenden Disziplinen bietet.
Welche neuen Trends und Technologien im IT-Asset-Management beobachten Sie? Wie sollten sich Unternehmen vorbereiten, um optimale Effizienz, Kosteneffektivität und Sicherheit in ihren IT-Operationen im Jahr 2026 sicherzustellen? Teilen Sie Ihre Gedanken unten mit und abonnieren Sie den The CTO Club Newsletter für weitere Diskussionen.
