Vad är IT-tillgångshantering?

Vad är hantering av IT-tillgångar?

I grunden är ITAM en fortlöpande process för att hantera IT-tillgångars livslängd, från anskaffning till avveckling.

Spårning är bara en del av hanteringen av IT-tillgångar. När ITAM utförs på ett bra sätt ger det dig ett perspektiv genom vilket du kan se och utnyttja dina tillgångars fulla potential, maximera deras värde och minimera slöseri, samtidigt som efterlevnad inom licensiering säkerställs.

ITAM har också bredare fördelar för många organisationer genom att bidra till att anpassa IT-resurserna efter verksamhetens mål, kontrollera kostnaderna och göra cybersäkerheten mer hanterbar. God tillgångshantering möjliggör välgrundade beslut, inköp och infrastrukturhantering.

Exempel på IT-tillgångar

IT-tillgångar kan delas in i flera viktiga kategorier:

• Hårdvarutillgångar: Den här kategorin omfattar typisk hårdvara som servrar, stationära datorer/bärbara datorer och tangentbord, men även mobila enheter, IoT-enheter och mer specialiserade produkter som VR- eller AR-headset, drönare med mera.
• Programvarutillgångar: Programvarulicenser för datorprogram, prenumerationer på Microsoft Office eller Adobe-program och andra licenser för programvaruanvändning kan hanteras per konto/användarplats eller baserat på installation.
• Digitala tillgångar: Domäner, API-nycklar och andra digitala identifierare ingår i kategorin digitala tillgångar. Dessa måste övervakas noggrant. API-nycklar kan till exempel vara begränsade till ett visst antal anrop per dag/månad.
• Personlig insikt: Ett område inom ITAM som ofta förbises är kunskap om odokumenterade arbetssätt. Skugg-IT är ett vanligt problem, särskilt i stora organisationer. Att hantera skugg-IT kan bidra till att förbättra en organisations cybersäkerhet. När du granskar din IT-miljö är det viktigt att undersöka arbetsflöden på avdelningsnivå för att identifiera områden med skugg-IT. Individuellt kan skugg-IT-verksamhet verka ofarlig. Med tiden kan den dock skapa säkerhetsproblem eller orsaka oväntade problem om personen som skapade det odokumenterade systemet lämnar företaget och slutar underhålla det.

Bästa programvaran för hantering av IT-tillgångar!

1. 

   Freshservice

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.6

   Visit Website
2. 

   Workwize

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
3. 

   Atera

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.6

   Visit Website

Varför ITAM är viktigt

Hantering av IT-tillgångar innebär dynamisk användning av insamlade tillgångsdata för att öka avkastningen, minska riskerna och förstärka affärsvärdet. Genom att strategiskt undvika onödiga anskaffningar av tillgångar och optimera användningen av befintliga resurser kan IT-tillgångsansvariga minska kostnaderna för programvarulicenser och support. Detta tillvägagångssätt begränsar onödiga utgifter och höjer den operativa effektiviteten genom att eliminera slöseri.

• Tillhandahålla en enda sanningskälla – Ofta spåras IT-tillgångar på flera plattformar av olika personer, vilket leder till bristande ägarskap och centraliserade data. Denna fragmentering resulterar i kaos och felaktigheter, vilket försvårar välgrundade beslut. På vissa företag är medarbetare uteslutande avsatta för att övervaka IT-tillgångar – en uppgift som lämpar sig bättre för system. Genom att flytta fokus från manuell spårning till strategiska initiativ kan IT-personal bidra mer betydande till organisationens mål. Tillgångshantering skapar ordning och tillhandahåller en samlad sanningskälla för IT-team, ledning och hela organisationen.

• Förbättra utnyttjandet och minska slöseri – Effektiv tillgångshantering säkerställer uppdaterad information, vilket gör det möjligt för team att optimera resursanvändningen och minska slöseri. Den bidrar till att undvika onödiga utgifter och sänka kostnaderna för licenser och support. Dessutom säkerställer den efterlevnad av säkerhets- och rättsliga standarder, vilket minimerar riskerna. De resulterande kostnadsbesparingarna och produktivitetsvinsterna är fördelaktiga för hela organisationen.

• Främja produktivitet och samtidigt säkerställa tillförlitlighet – När digital transformation omformar arbetssätten sträcker sig tillgångshantering längre än till att bara spåra maskinvara. Genom att ta till sig DevOps- och SRE-principer behöver team robusta system för tillgångshantering för att snabbt kunna leverera nya tjänster utan att ge avkall på tillförlitligheten. Med en lösning som ServiceDesk Plus, ManageEngines ledande programvara för IT-servicedesk, kan du få insyn i och kontroll över IT-tillgångar och kostnader. Effektiv tillgångshantering möjliggör exakt kontroll, vilket minskar överdimensionering och inaktiva instanser och därmed begränsar onödiga utgifter.

Förstå ITAM-processen

IT-tillgångshantering (ITAM) är en fortlöpande process, inte ett engångsprojekt. Den kräver regelbundet genomförande och anpassning i takt med att tillgångar, mål och verktyg utvecklas.

Processen för IT-tillgångshantering omfattar vanligtvis följande viktiga steg:

1. Identifiering av tillgångar: Den inledande fasen i ITAM är att sammanställa en heltäckande inventering av alla IT-tillgångar. Detta steg är avgörande för att enkelt kunna identifiera tillgångar och säkerställer att eventuella överflödiga tillgångar optimeras effektivt för att öka effektiviteten.
2. Spårning av tillgångar: Detta steg innebär att ett ITAM-verktyg eller -system används för kontinuerlig övervakning av IT-tillgångar. Spårningsprocessen samlar in olika typer av data för varje tillgång, inklusive ekonomiska uppgifter (såsom tillgångskostnader), avtalsinformation (som garantier, licenser och servicenivåavtal) samt inventarieuppgifter (som omfattar fysiska tillgångars plats och skick).
3. Underhåll av tillgångar: Underhållet av IT-tillgångar anpassas efter deras specifika fas i livscykeln. Detta omfattar reparation, uppgradering eller utbyte av tillgångar efter behov. Alla underhållsåtgärder som utförs på en IT-tillgång registreras noggrant inom ITAM-ramverket. Denna dokumentation är avgörande för att utvärdera tillgångens prestanda och säkerställa optimal funktion.
4. Beräkning av livscykelkostnader: Nästa steg innebär att fastställa livscykelkostnaderna för varje tillgång i ditt inventarium. Under en tillgångs livslängd kan olika kostnader uppstå, inklusive kostnader för underhåll, kapital och avveckling av IT-tillgångar. Genom att beräkna dessa kostnader korrekt omvandlas ditt inventarium till ett praktiskt och informativt verktyg.
5. Ekonomisk planering: Det sista steget är ekonomisk planering. Med en tydlig förståelse för dina IT-tillgångar, deras livscykelfaser och tillhörande kostnader kan du planera strategiskt för framtiden. Den ekonomiska planeringen syftar till att avsätta den budget som krävs för att upprätthålla eller förbättra de servicenivåer som tillhandahålls av dina viktigaste tillgångar. En tillgång som hanteras med en hög servicenivå, exempelvis av ett dedikerat servicedeskteam, kommer att kräva fortsatta investeringar. Underpresterande tillgångar kan däremot behöva högre servicenivåer i framtiden, vilket medför ytterligare kostnader.

Fördelar med IT-tillgångshantering

• Optimerat utnyttjande: Med effektiv ITAM blir det enklare att upptäcka redundanta system. Genom att göra en fullständig inventering av tillgångarna och förstå vad som utnyttjas i för liten utsträckning kan du maximera värdet av dina resurser. Serverkonsolidering är ett exempel på hur utnyttjandet av tillgångar kan optimeras. Om du upptäcker att flera servrar körs med låg kapacitet kan du konsolidera dem genom virtualisering eller migrera appar till färre fysiska maskiner. Detta minskar i sin tur organisationens kostnader för hårdvara samtidigt som energiförbrukningen minskar och underhållet effektiviseras.
• Licensöverensstämmelse: Effektiv licenshantering hjälper inte bara till att undvika sanktioner utan kan även avslöja möjligheter till mängdrabatter eller alternativa licensmodeller som ger kostnadsfördelar. För att få en tydligare bild av hur detta kan påverka din organisation i praktiken kan du tänka dig ett multinationellt företag som upptäcker att det har 250 premiumlicenser för ett program, men bara använder 75 av dem. Genom gedigen ITAM kan företaget minska antalet aktiva licenser och spara betydande summor pengar. Dessutom minskar det potentiella juridiska risker och säkerställer att licensavtalen följs.
• Strategisk upphandling: Med tydlig insyn i befintliga tillgångar och deras totala ägandekostnad kan framtida inköp göras mer strategiskt. Det hjälper till att undvika impulsiva eller överflödiga inköp och säkerställer att du får ut det fulla värdet av garantier och supportpaket. Det mest uppenbara exemplet är enkel förnyelse av hårdvara. Genom ITAM kan din organisation upptäcka att många garantier för nuvarande arbetsstationer snart löper ut. Genom att förnya garantierna för kritiska system och fasa ut mindre viktiga garantier optimeras utgifterna och avkastningen på investeringen kan potentiellt öka.

Ett vanligt problem med ITAM är att IT-avdelningar ofta behandlar det som en form av inventering inom ramen för standardiserade affärsmetoder. Även om det är viktigt att veta hur många tangentbord du har och hur många kopior av Microsoft Office du har installerat, omfattar ITAM mer än att bara spåra hårdvara och programvara i kalkylblad.

En bra lösning för tillgångshantering ger insyn i hela livscykeln för IT-tillgångar. Det gör det enklare för ditt team att inte bara hantera inventeringen utan även ta hänsyn till funktionella frågor, såsom uppgraderingar eller övergången från lokala lösningar till molnbaserade lösningar.

Programvara för IT-tillgångshantering

Vissa organisationer kan klara sig med grundläggande spårning i kalkylblad, men särskilda verktyg för inventariehantering är användbara för större eller snabbt växande företag. Om du har hårdvara på plats, hårdvara som finns i datacenter och verktyg som körs som molnlösningar kan det krävas vissa lösningar för tillgångshantering för att få insyn i din IT-infrastruktur.

Modern programvara för IT-tillgångshantering erbjuder användbara verktyg, såsom AI-drivna analyser, som kan förbättra effektiviteten i ditt arbetsflöde avsevärt. Den erbjuder även rapporteringsverktyg som kan ge värdefull information till ditt IT-team och till personer inom ekonomi eller ledning.

ITAM-lösningar finns tillgängliga för företag av alla storlekar. Infrastruktur på företagsnivå kan dra nytta av verktyg som ServiceNow, medan ManageEngine, AssetExplorer och Lansweeper har mycket att erbjuda medelstora organisationer.

Bästa praxis för IT-tillgångshantering

Framgång bygger på noggrann planering och flera bästa praxis för ITAM, bland annat:

1. Välja rätt verktyg: Leta efter ITAM-programvara som erbjuder en centraliserad databas och distribuerad åtkomst för att stödja spårning av tillgångar i realtid, så att personer i hela organisationen kan uppdatera sina tillgångsdata.
2. Upprätta standardiserade rutiner: Utveckla och definiera standardiserade arbetsrutiner för spårning av tillgångar, inklusive hur tillgångar ska dokumenteras i systemet och hur systemet ska användas.
3. Genomföra konsekvent spårning: Använd en enhetlig metod för spårning för att säkerställa en fullständig redovisning av alla relevanta tillgångar.
4. Genomföra regelbundna granskningar: Granska regelbundet processen för tillgångshantering. Detta hjälper till att undvika skugg-IT och säkerställer exempelvis att programvarulicenser följs. Regelbundna granskningar gör det enklare att hålla reda på dina tillgångar och kan sänka supportkostnaderna på lång sikt.
5. Underhålla kritiska data: Säkerställ att systemet kan spåra viktiga data, såsom utgångsdatum, inköpsdatum, kontaktuppgifter till leverantörer och annan betydelsefull information.
6. Skapa engagemang bland intressenter: Prata med dina intressenter för att förstå vad de behöver av hanteringsverktygen. Varje avdelning och yrkesroll kan ha olika användningsområden, och genom att lära dig vad som är viktigt för dem kan du i hög grad öka användningen och efterlevnaden.

Användningsfall för ITAM

Vilka specifika utmaningar kan du ställas inför med ITAM? Vilka strategier är klokast att införa för att uppnå önskade resultat? Här har jag angett exempel på verkliga scenarier som du kan stöta på:

1. Övergång till molnbaserade lösningar:
   • Scenario: Ett medelstort SaaS-företag som övergår från lokala lösningar till molnbaserade lösningar.
   • Fokus: Utmaningar med att hantera tillgångar under övergången, såsom att spåra programvarulicenser, migrera data och säkerställa efterlevnad av säkerhetskrav.
   • Resultat: Lyft fram IT-tillgångshanteringens roll i att göra övergången smidig och effektiv.
2. Hantering av IT-behov för distansarbete:
   • Scenario: Ett SaaS-företag som anpassar sig till en modell för distans- eller hybridarbete.
   • Fokus: Hantering av utmaningarna med att administrera och säkra IT-tillgångar på distans, inklusive enhetshantering, åtkomst till programvara och cybersäkerhet.
   • Resultat: Visa hur IT-tillgångshantering bidrog till att upprätthålla produktivitet och säkerhet i en miljö för distansarbete.
3. Integrering av ny teknik:
   • Scenario: Ett SaaS-företag på företagsnivå som integrerar AI- eller maskininlärningsverktyg i sin befintliga infrastruktur.
   • Fokus: Utvärdering, anskaffning och integrering av ny teknik i företagets ramverk för IT-tillgångar.
   • Resultat: Visa hur strategisk IT-tillgångshantering gjorde det möjligt för företaget att ligga i teknikens framkant samtidigt som kostnader och risker hanterades.
4. Utmaningar inom efterlevnad och säkerhet:
   • Scenario: Ett SaaS-företag som hanterar strikta efterlevnadskrav (som GDPR eller HIPAA).
   • Fokus: Hantering av IT-tillgångar för att säkerställa efterlevnad, inklusive programvaruuppdateringar, åtgärder för dataskydd och revisionsspår.
   • Resultat: Lyft fram hur IT-tillgångshantering var avgörande för att upprätthålla efterlevnaden och stärka säkerhetsnivån.

Resurser

• ITAM-nyheter och analyser
• Gartners resurscenter för IT-tillgångshantering

Kurser:

• Udemy’s "Bemästra IT-tillgångshantering"
• ITAM Reviews certifierade kurser
• IAITAM (Internationella föreningen för IT-tillgångsansvariga)

ISO-standarder

Internationella standardiseringsorganisationen (ISO) tillhandahåller en omfattande uppsättning standarder för IT-tillgångshantering (ITAM) enligt ISO 19770, som är indelad i fem separata delar:

1. ISO/IEC 19770-1: Denna del fastställer ramverket för bästa praxis inom ITAM i organisationer. Den erbjuder företag en väg för att visa att de följer dessa standarder, uppfyller styrningskrav och stärker IT-verksamheten.
2. ISO/IEC 19770-2: Denna standard fokuserar på identifiering av programvara och hjälper företag att känna igen programvara som finns på specifika enheter genom att använda ett standardiserat format för programvaru-ID-taggar.
3. ISO/IEC 19770-3: Detta avsnitt behandlar de rättigheter som är kopplade till programvarulicenser och beskriver metoder för att spåra programvaruanvändning.
4. ISO/IEC 19770-4: Denna standard är avsedd för standardiserad rapportering av resursutnyttjande och är särskilt viktig för hantering av komplexa licenser samt molnbaserade programvaru- och maskinvaruresurser.
5. ISO/IEC 19770-5: Ger en omfattande översikt över ISO-standarderna för ITAM, inklusive viktiga termer och begrepp.

Hantera dina IT-tillgångar effektivt

IT-tillgångshantering är en viktig del av arbetet för alla IT-team. Den kan bidra till strategiskt beslutsfattande, förbättra supportteamets effektivitet och ge dig en bättre förståelse för den totala ägandekostnaden för dina enheter och molntjänster.

Att välja rätt programvara för tillgångshantering kan avsevärt förbättra din process för hantering av IT-tillgångar och göra hantering av IT-livscykeln mycket enklare. Om du vill lära dig mer om hantering av IT-tillgångar kan du ta del av resurserna ovan och prenumerera på The CTO Clubs nyhetsbrev.