Wat is IT-assetmanagement?

Wat is IT-assetmanagement?

In essentie is ITAM de voortdurende cyclus van het beheren van de levensduur van IT-assets, van aanschaf tot buitengebruikstelling.

Het volgen van assets is slechts één onderdeel van IT-assetmanagement. Wanneer ITAM goed wordt uitgevoerd, biedt het je een lens waardoor je het volledige potentieel van je assets kunt bekijken en benutten, hun waarde kunt maximaliseren en verspilling kunt minimaliseren, terwijl je naleving op het gebied van licenties waarborgt.

ITAM biedt ook bredere voordelen voor veel organisaties. Het helpt IT-middelen af te stemmen op bedrijfsdoelen, kosten te beheersen en cybersecurity beheersbaarder te maken. Goed assetmanagement maakt geïnformeerde besluitvorming, inkoop en infrastructuurbeheer mogelijk.

Voorbeelden van IT-assets

IT-assets kunnen worden onderverdeeld in verschillende belangrijke categorieën:

• Hardware-assets: Deze categorie omvat typische hardware zoals servers, desktops/laptops en toetsenborden, maar ook mobiele apparaten, IoT-apparaten en meer gespecialiseerde items zoals VR- of AR-headsets, drones enzovoort.
• Software-assets: Softwarelicenties voor desktop-toepassingen, abonnementen voor Microsoft Office of Adobe-software en andere licenties voor softwaregebruik kunnen worden beheerd per account/gebruiker of op basis van installatie.
• Digitale assets: Domeinen, API-sleutels en andere digitale identificatiemiddelen vallen onder de noemer digitale assets. Deze moeten zorgvuldig worden gemonitord. API-sleutels kunnen bijvoorbeeld worden beperkt tot een bepaald aantal aanroepen per dag/maand.
• Persoonlijk inzicht: Een vaak over het hoofd gezien onderdeel van ITAM is kennis van niet-gedocumenteerde werkwijzen. Shadow-IT-praktijken vormen een veelvoorkomend probleem, vooral in grote organisaties. Het aanpakken van shadow IT kan de cybersecurity van een organisatie helpen verbeteren. Bij het auditen van je IT-omgeving is het essentieel om workflows op afdelingsniveau te onderzoeken om gebieden met shadow IT te identificeren. Individueel lijken shadow-IT-praktijken misschien onschuldig. Na verloop van tijd kunnen ze echter beveiligingsproblemen veroorzaken of onverwachte problemen tot gevolg hebben als de persoon die het niet-gedocumenteerde systeem heeft opgezet het bedrijf verlaat en het niet langer onderhoudt.

Beste software voor assetmanagement!

1. 

   Freshservice

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.6

   Visit Website
2. 

   Atera

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.6

   Visit Website
3. 

   Reftab

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.7

   Visit Website

Waarom ITAM essentieel is

IT-assetmanagement omvat het dynamische gebruik van verzamelde assetgegevens om rendementen te verbeteren, risico's te beperken en de bedrijfswaarde te vergroten. Door strategisch af te zien van overbodige aanschaf van assets en bestaande middelen optimaal te benutten, kunnen IT-assetmanagers de kosten voor softwarelicenties en ondersteuning verlagen. Deze aanpak beperkt onnodige uitgaven en verhoogt de operationele efficiëntie door verspilling te elimineren.

• Eén enkele bron van waarheid bieden – Vaak worden IT-middelen door verschillende personen op meerdere platforms bijgehouden, wat leidt tot een gebrek aan eigenaarschap en gecentraliseerde gegevens. Deze versnippering resulteert in chaos en onnauwkeurigheden, waardoor het nemen van goed geïnformeerde beslissingen wordt belemmerd. Bij sommige bedrijven zijn medewerkers uitsluitend belast met het monitoren van IT-middelen—een taak die beter aan systemen kan worden overgelaten. Door de focus te verschuiven van handmatige registratie naar strategische initiatieven, kunnen IT-medewerkers een grotere bijdrage leveren aan de organisatiedoelstellingen. Assetmanagement brengt orde en biedt IT-teams, het management en de gehele organisatie één geconsolideerde bron van waarheid.

• Het gebruik optimaliseren en verspilling verminderen – Effectief assetmanagement zorgt voor actuele informatie, waardoor teams het gebruik van middelen kunnen optimaliseren en verspilling kunnen verminderen. Het helpt onnodige uitgaven te voorkomen en licentie- en ondersteuningskosten te verlagen. Bovendien zorgt het voor naleving van beveiligings- en wettelijke normen, waardoor risico's tot een minimum worden beperkt. De daaruit voortvloeiende kostenbesparingen en productiviteitswinst zijn gunstig voor de gehele organisatie.

• Productiviteit bevorderen en tegelijkertijd betrouwbaarheid waarborgen – Nu digitale transformatie de manier waarop werkzaamheden worden uitgevoerd opnieuw vormgeeft, gaat assetmanagement verder dan alleen het bijhouden van hardware. Bij het omarmen van DevOps- en SRE-principes hebben teams robuuste assetmanagementsystemen nodig om snel nieuwe diensten te leveren zonder aan betrouwbaarheid in te boeten. Met een oplossing zoals ServiceDesk Plus, de toonaangevende IT-servicedesksoftware van ManageEngine, krijgt u inzicht in en controle over IT-middelen en -kosten. Effectief assetmanagement maakt nauwkeurige controle mogelijk, waardoor overmatige toewijzing en inactieve instanties worden verminderd en onnodige uitgaven worden teruggedrongen.

Het ITAM-proces begrijpen

IT-assetmanagement (ITAM) is een doorlopend proces en geen eenmalig project. Het vereist regelmatige uitvoering en aanpassing naarmate middelen, doelstellingen en hulpmiddelen zich ontwikkelen.

Het IT-assetmanagementproces omvat doorgaans de volgende belangrijke stappen:

1. Identificatie van middelen: De eerste fase van ITAM bestaat uit het samenstellen van een volledige inventaris van alle IT-middelen. Deze stap is essentieel om middelen eenvoudig te kunnen herkennen en zorgt ervoor dat overtollige middelen effectief worden geoptimaliseerd om de efficiëntie te verhogen.
2. Bijhouden van middelen: Bij deze stap wordt een ITAM-hulpmiddel of -systeem gebruikt voor voortdurende monitoring van IT-middelen. Tijdens het bijhouden worden verschillende soorten gegevens over elk middel verzameld, waaronder financiële details (zoals de kosten van het middel), contractuele informatie (zoals garanties, licenties en servicelevelovereenkomsten) en inventarisgegevens (waaronder de locatie en staat van fysieke middelen).
3. Onderhoud van middelen: Het onderhoud van IT-middelen wordt afgestemd op hun specifieke fase in de levenscyclus. Dit omvat het repareren, upgraden of vervangen van middelen indien nodig. Alle onderhoudsactiviteiten die aan een IT-middel worden uitgevoerd, worden nauwgezet vastgelegd binnen het ITAM-kader. Deze documentatie is van cruciaal belang voor het beoordelen van de prestaties van het middel en het waarborgen van een optimale werking.
4. Levenscycluskosten berekenen: De volgende stap bestaat uit het bepalen van de levenscycluskosten voor elk middel in uw inventaris. Gedurende de levensduur van een middel kunnen verschillende kosten ontstaan, waaronder onderhouds-, kapitaal- en kosten voor de afvoer van IT-middelen. Door deze kosten nauwkeurig te berekenen, verandert uw inventaris in een praktisch en informatief hulpmiddel.
5. Financiële planning: De laatste stap is financiële planning. Met een duidelijk inzicht in uw IT-middelen, hun fasen in de levenscyclus en de bijbehorende kosten kunt u strategisch plannen voor de toekomst. Financiële planning is gericht op het toewijzen van het benodigde budget voor het handhaven of verbeteren van de serviceniveaus die door uw belangrijkste middelen worden geleverd. Een middel dat bijvoorbeeld met een hoog serviceniveau wordt beheerd, zoals door een toegewijd servicedeskteam, vereist voortdurende investeringen. Minder goed presterende middelen hebben daarentegen in de toekomst mogelijk hogere serviceniveaus nodig, wat extra kosten met zich meebrengt.

Voordelen van IT-assetmanagement

• Geoptimaliseerd gebruik: Met effectief ITAM zijn overtollige systemen gemakkelijker te herkennen. Door een volledige inventaris van bedrijfsmiddelen op te stellen en inzicht te krijgen in wat onderbenut wordt, kunt u de waarde van uw middelen maximaliseren. Serverconsolidatie is bijvoorbeeld een manier om het gebruik van bedrijfsmiddelen te optimaliseren. Als u ontdekt dat meerdere servers op lage capaciteit draaien, kunt u deze consolideren via virtualisatie of toepassingen migreren naar minder fysieke machines. Hierdoor verlaagt uw organisatie de hardwareoverhead, vermindert het energieverbruik en wordt het onderhoud gestroomlijnd.
• Naleving van licenties: Effectief licentiebeheer helpt niet alleen boetes te voorkomen, maar kan ook mogelijkheden voor volumekortingen of alternatieve licentiemodellen aan het licht brengen die kostenvoordelen bieden. Om een duidelijker beeld te krijgen van de mogelijke impact in de praktijk, kunt u denken aan een multinational die ontdekt dat zij 250 premiumlicenties voor een softwareprogramma heeft, maar er slechts 75 gebruikt. Met gedegen ITAM kan het bedrijf het aantal actieve licenties verminderen en een aanzienlijk bedrag besparen. Beter nog: het bedrijf beperkt ook potentiële juridische risico's en zorgt voor naleving van licentieovereenkomsten.
• Strategische inkoop: Met duidelijk inzicht in bestaande bedrijfsmiddelen en hun totale eigendomskosten kunnen toekomstige aankopen strategischer worden uitgevoerd. Zo voorkomt u impulsieve of overbodige aankopen en zorgt u ervoor dat u de volledige waarde uit garanties en ondersteuningspakketten haalt. Het meest voor de hand liggende voorbeeld is eenvoudige hardwarevernieuwing. Via ITAM kan uw organisatie vaststellen dat veel garanties op huidige werkstations bijna verlopen. Door garanties op kritieke systemen te verlengen en minder belangrijke systemen geleidelijk uit te faseren, worden de uitgaven geoptimaliseerd en kan het rendement op investering mogelijk toenemen.

Een veelvoorkomend probleem met ITAM is dat IT-afdelingen het vaak behandelen als een vorm van voorraadbeheer binnen de standaard bedrijfspraktijken. Hoewel het belangrijk is om te weten hoeveel toetsenborden u heeft en hoeveel exemplaren van Microsoft Office u hebt geïnstalleerd, omvat ITAM meer dan alleen het bijhouden van hardware en software in spreadsheets.

Een goede oplossing voor beheer van bedrijfsmiddelen biedt inzicht in de volledige levenscyclus van IT-bedrijfsmiddelen. Hierdoor kan uw team niet alleen de inventaris beheren, maar ook functionaliteitskwesties beoordelen, zoals upgrades of de overstap van lokaal gehoste naar cloudgebaseerde oplossingen.

Software voor beheer van IT-bedrijfsmiddelen

Hoewel sommige organisaties het beheer kunnen uitvoeren met eenvoudige registratie in spreadsheets, zijn speciale inventarisbeheertools nuttig voor grotere of snel groeiende bedrijven. Als u hardware op locatie, hardware in datacenters en tools die als cloudoplossingen draaien heeft, kan het verkrijgen van inzicht in uw IT-infrastructuur het gebruik van oplossingen voor beheer van bedrijfsmiddelen vereisen.

Moderne software voor beheer van IT-bedrijfsmiddelen biedt nuttige tools, zoals AI-gestuurde analyses, die de efficiëntie van uw workflow aanzienlijk kunnen verbeteren. Ook biedt deze software rapportagetools die waardevolle informatie kunnen leveren aan uw IT-team en aan medewerkers in financiële of leidinggevende functies.

ITAM-oplossingen zijn beschikbaar voor bedrijven van alle omvang. Infrastructuur op ondernemingsniveau kan baat hebben bij tools zoals ServiceNow, terwijl ManageEngine, AssetExplorer en Lansweeper veel te bieden hebben aan middelgrote organisaties.

Beste werkwijzen voor beheer van IT-bedrijfsmiddelen

Succes hangt af van een grondige planning en verschillende beste werkwijzen voor ITAM, waaronder:

1. De juiste tool selecteren: Zoek naar ITAM-software die een gecentraliseerde database en gedistribueerde toegang biedt ter ondersteuning van het realtime volgen van bedrijfsmiddelen. Zo kunnen mensen in de hele organisatie hun gegevens over bedrijfsmiddelen bijwerken.
2. Standaardprocedures opstellen: Ontwikkel en definieer standaardwerkprocedures voor het volgen van bedrijfsmiddelen, waaronder hoe bedrijfsmiddelen in het systeem worden gedocumenteerd en welke gebruiksprotocollen voor het systeem gelden.
3. Consistente registratie invoeren: Kies een uniforme methode voor het registreren van bedrijfsmiddelen om ervoor te zorgen dat alle relevante bedrijfsmiddelen volledig worden vastgelegd.
4. Regelmatige audits uitvoeren: Controleer uw proces voor het beheer van bedrijfsmiddelen regelmatig. Dit helpt schaduw-IT te voorkomen en zorgt bijvoorbeeld voor naleving van softwarelicenties. Regelmatige controles maken het eenvoudiger om uw bedrijfsmiddelen bij te houden en kunnen de ondersteuningskosten op de lange termijn verlagen.
5. Kritieke gegevens bijhouden: Zorg ervoor dat het systeem essentiële gegevens kan bijhouden, zoals vervaldatums, aankoopdatums, contactgegevens van leveranciers en andere belangrijke informatie.
6. Betrokkenheid van belanghebbenden opbouwen: Praat met uw belanghebbenden om te begrijpen wat zij van beheertools nodig hebben. Elke afdeling en functie kan verschillende gebruiksscenario's hebben. Door te leren wat voor hen belangrijk is, kunt u de acceptatie en naleving aanzienlijk vergroten.

Toepassingsscenario's voor ITAM

Met welke specifieke uitdagingen kunt u te maken krijgen met ITAM? Welke strategieën zijn het verstandigst om te implementeren om de gewenste resultaten te behalen? Hier geef ik voorbeelden van praktijkscenario's die u kunt tegenkomen:

1. Overgang naar cloudgebaseerde oplossingen:
   • Scenario: Een middelgroot SaaS-bedrijf dat overstapt van lokale naar cloudgebaseerde oplossingen.
   • Focus: Uitdagingen bij het beheren van bedrijfsmiddelen tijdens de overgang, zoals het bijhouden van softwarelicenties, gegevensmigratie en het waarborgen van naleving van beveiligingsvoorschriften.
   • Resultaat: Benadruk de rol van IT-assetmanagement bij het soepel en efficiënt laten verlopen van de overgang.
2. Beheer van IT-behoeften van werknemers op afstand:
   • Scenario: Een SaaS-bedrijf dat zich aanpast aan een model voor werken op afstand of hybride werken.
   • Focus: Het aanpakken van de uitdagingen bij het op afstand beheren en beveiligen van IT-middelen, waaronder apparaatbeheer, softwaretoegang en cyberbeveiliging.
   • Resultaat: Laat zien hoe IT-assetmanagement de productiviteit en beveiliging in een werkomgeving op afstand hielp handhaven.
3. Integratie van nieuwe technologieën:
   • Scenario: Een SaaS-bedrijf op ondernemingsniveau dat AI- of machinelearningtools integreert in de bestaande infrastructuur.
   • Focus: Het evalueren, aanschaffen en integreren van nieuwe technologieën in het IT-assetframework.
   • Resultaat: Laat zien hoe strategisch IT-assetmanagement het bedrijf in staat stelde voorop te blijven lopen op technologisch gebied en tegelijkertijd kosten en risico's te beheren.
4. Uitdagingen op het gebied van naleving en beveiliging:
   • Scenario: Een SaaS-bedrijf dat te maken heeft met strenge nalevingsvereisten, zoals de AVG of HIPAA.
   • Focus: Het beheren van IT-middelen om naleving te waarborgen, waaronder software-updates, maatregelen voor gegevensbescherming en audittrailregistraties.
   • Resultaat: Benadruk hoe IT-assetmanagement cruciaal was voor het handhaven van naleving en het versterken van de beveiligingspositie.

Hulpbronnen

• ITAM-nieuws en analyses
• Informatiecentrum voor IT-assetmanagement van Gartner

Cursussen:

• Udemy's "IT-assetmanagement beheersen"
• Gecertificeerde cursussen van ITAM Review
• IAITAM (Internationale Vereniging van IT-assetmanagers)

ISO-normen

De Internationale Organisatie voor Normalisatie (ISO) biedt een uitgebreide reeks normen voor IT-assetmanagement (ITAM) onder ISO 19770, die is verdeeld in vijf afzonderlijke delen:

1. ISO/IEC 19770-1: Dit deel stelt het kader vast voor best practices op het gebied van ITAM binnen organisaties. Het biedt bedrijven een manier om aan te tonen dat zij deze normen naleven, waarmee zij aan governancevereisten voldoen en hun IT-activiteiten versterken.
2. ISO/IEC 19770-2: Deze norm is gericht op software-identificatie en helpt bedrijven software te herkennen die op specifieke apparaten aanwezig is, met behulp van een gestandaardiseerd formaat voor software-identificatietags.
3. ISO/IEC 19770-3: Dit deel gaat dieper in op de rechten die aan softwarelicenties zijn gekoppeld en beschrijft de methoden voor het bijhouden van softwaregebruik.
4. ISO/IEC 19770-4: Deze norm is gewijd aan gestandaardiseerde rapportage van het gebruik van middelen en is bijzonder belangrijk voor het beheren van complexe licenties en cloudgebaseerde software- en hardwaremiddelen.
5. ISO/IEC 19770-5: Biedt een uitgebreid overzicht van de ISO-normen voor ITAM, inclusief belangrijke terminologie en concepten.

Beheer uw IT-middelen efficiënt

IT-assetmanagement is een essentieel onderdeel van het werk van elk IT-team. Het kan strategische besluitvorming ondersteunen, de effectiviteit van uw ondersteuningsteam verbeteren en u een beter inzicht geven in de totale eigendomskosten van uw apparaten en clouddiensten.

Het kiezen van de juiste software voor assetbeheer kan uw IT-assetbeheerproces aanzienlijk verbeteren en beheer van de IT-levenscyclus veel eenvoudiger maken. Als u meer wilt weten over IT-assetbeheer, bekijk dan de hierboven genoemde bronnen en abonneer u op de nieuwsbrief van The CTO Club.