Vom Provisorium zur Skalierbarkeit: Finanzwesen transformieren mit KI und CTO-Führung
Als VP of Finance bei Rossum, einem Unternehmen, das sich darauf spezialisiert hat, die Finanzfunktion zu automatisieren, stehe ich vor einer Ironie, die ich nicht länger ignorieren kann.
Bei Rossum bieten wir eine hochmoderne Plattform, um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Finanzprozesse zu modernisieren und zu automatisieren. Dennoch verlasse ich mich nach wie vor auf Excel für Berichte, Ad-hoc-Analysen, Budgetierung und Prognosen.
Es liegt nicht daran, dass ich Veränderungen ablehne – ganz im Gegenteil. Ich verstehe besser als die meisten das transformative Potenzial von Automatisierung und KI. Doch ich kenne auch die Herausforderungen, denen sich Finanzteams stellen müssen. Werkzeuge wie Excel bestehen nicht deshalb fort, weil es uns an Ambition mangelt, sondern weil sie Anforderungen erfüllen, die Automatisierungslösungen – auch unsere – nicht vollständig abdecken. Sie bieten Flexibilität, Vertrautheit und eine universelle Sprache für die Zusammenarbeit über Branchen hinweg. Sie funktionieren. Und, was entscheidend ist: Sie werden von allen vertraut.
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Aber eines ist klar: Excel ist nicht die Zukunft. Es ist ein Übergang. Organisationen, die daran festhalten, ohne sich auf das Kommende vorzubereiten, riskieren den Anschluss zu verlieren. Hier ist Ihre Führung gefragt: CTOs sind in einer einzigartigen Position, die Lücke zwischen den heute genutzten Tools und den Innovationen von morgen zu überbrücken.
Das Versprechen von KI: Echter Mehrwert
KI bietet im Finanzbereich ein noch nie dagewesenes Potenzial: Sie kann riesige Datenmengen verarbeiten, Arbeitsabläufe optimieren, Zeit sparen und manuelle Tätigkeiten (mit dem damit verbundenen Fehlerrisiko) reduzieren, Anomalien erkennen sowie Betrug aufdecken und verhindern.
Eine aktuelle Gartner-Umfrage zeigt, dass die Grundeinstellung von CFOs gegenüber KI überwiegend positiv ist – 85 % der Befragten äußerten Optimismus für den Einsatz im Finanzbereich. McKinsey prognostiziert, dass „die meisten, wenn nicht alle, Finanzfunktionen in großen Unternehmen in den nächsten drei bis fünf Jahren in bedeutendem Umfang GenAI nutzen werden.“
Für Finanzprofis hat die Effizienz- und Genauigkeitsverheißung der KI großes Gewicht. Viele sind weiterhin mit repetitiven Aufgaben beschäftigt, kämpfen mit Fachkräftemangel und tun sich schwer, eine konstante Datenqualität aufrechtzuerhalten. Mehr denn je ist es in der heutigen schnelllebigen Welt unerlässlich, schnell präzise und handlungsrelevante Einblicke zu liefern, damit die Führungsebene informierte, strategische Entscheidungen treffen kann.
In diesem Kontext wird der Einsatz von Cloud-Plattformen für maschinelles Lernen zum entscheidenden Faktor, um Prozesse zu skalieren und große sowie komplexe Volumina von Transaktionen und Daten effizient zu managen.
Damit KI dieses Versprechen einlöst, muss sie den Finanzteams begegnen, wo sie stehen – mit Werkzeugen, die effizient, verständlich, prüfbar und vertrauenswürdig sind.
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Die Herausforderungen: Komplexität, Vertrauen und Risiken
Trotz aller Potenziale steht die Einführung von KI im Finanzbereich vor erheblichen Hürden. Komplexität ist eine der größten Barrieren – 25 % der Finanzverantwortlichen nannten sie als Hauptanliegen im aktuellen Bericht zu Document Automation Trends 2025 von Rossum.
Viele Fachkräfte im Finanzbereich sehen KI als eine „Black Box“ – undurchsichtig, einschüchternd und schwer nachvollziehbar. Im Gegensatz zu Excel, das man durch jahrelange Übung beherrscht, erfordern KI-Tools einen völlig neuen Kompetenzsatz, der in den meisten Finanzteams meist nicht vorhanden ist.
Und dann ist da noch das Vertrauen. Wie können Finanzverantwortliche KI-basierte Entscheidungen Auditoren überzeugend erklären, wenn sie die dahinterliegenden Abläufe selbst nicht vollständig verstehen? Was passiert, wenn KI Fehler macht – etwa eine Rechnung über $1.000 als $100.000 ausliest und es dadurch zu einer 100-fachen Überzahlung kommt? Dieses Risiko, gepaart mit der Angst vor „Halluzinationen“ der KI, lässt viele Finanzleiter zögern. Und dabei handelt es sich nicht nur um ein finanzielles Risiko, sondern ebenso um einen Reputationsschaden.
Das gilt umso mehr, als Finanzteams unter strengen Compliance- und regulatorischen Anforderungen arbeiten – wie der Wahrung der Vertraulichkeit, der Anonymisierung sensibler Daten, der Einhaltung strikter Berichtsstandards und der Aufrechterhaltung einer wirkungsvollen internen Kontrollumgebung.
Finanzverantwortliche fordern ein Maß an Transparenz und Verantwortlichkeit, das viele KI-Lösungen nur schwer bieten können. Ohne klare Prüfpfade und eine robuste Governance fühlt sich die Einführung von KI schnell wie ein Tausch von Kontrolle gegen Unsicherheit an. Laut unserer jüngsten Umfrage priorisieren 38 % der Finanzverantwortlichen Automatisierung nicht – nicht deshalb, weil sie deren Potenzial nicht sehen, sondern weil die Compliance-Risiken ohne die richtige Governance als zu groß empfunden werden.
Cybersicherheit fügt eine weitere Risikodimension hinzu. Generative KI hat Cyberkriminelle zu neuen Taten ermutigt – ein aktuelles Beispiel ist ein Deepfake-Betrug, der zu Verlusten von bis zu 25 Millionen US-Dollar führte. Solche hochentwickelten Betrugsmaschen stellen selbst für die wachsamsten Organisationen eine erhebliche Bedrohung dar. Ihre Fähigkeit, sich ständig weiterzuentwickeln, Erkennungssysteme zu umgehen und betrügerische Aktivitäten im großen Stil durchzuführen, macht sie besonders tückisch.
Trotz all dieser Risiken ist die Alternative – das Festhalten an alten Werkzeugen wie Excel – ebenso wenig zukunftsfähig. Unser Bericht zeigt, dass 58 % der Finanzverantwortlichen Excel nach wie vor als ihr zentrales Automatisierungswerkzeug nutzen. Für einmalige Analysen mag das ausreichend sein, den Anforderungen einer modernen Finanzfunktion ist es jedoch nicht gewachsen und nicht skalierbar.
Ich bin da, um unsere Teams darauf auszurichten, was nötig ist, um unsere Abläufe abzusichern, während Sie sich darauf konzentrieren, innovative Technologien zu liefern. Lassen Sie uns diese Lücke gemeinsam schließen, Compliance sicherstellen und Vertrauen aufbauen – nicht nur mit KI, sondern auch mit Blick auf die Zukunft unseres Unternehmens.
Ein gemeinsamer Weg: CTOs und CFOs als strategische Partner
Um das volle Potenzial von KI im Finanzwesen zu erschließen, braucht es Partnerschaften mit CTOs. So kann das gelingen:
- Strategisch vorgehen
Fangen Sie klein an und bauen Sie darauf auf. Helfen Sie uns zu identifizieren, wo Automatisierung den größten Nutzen bringt – in den Bereichen, die besonders manuell, zeitaufwendig und fehleranfällig sind. Stellen Sie Frameworks und klare Schritte bereit, die Entscheidungsprozesse, eine durchdachte Implementierung und die nahtlose Integration in Altsysteme unterstützen.
- KI verständlich machen
Verändern Sie die Erzählung rund um KI-gestützte Automatisierung: Weniger Hype, mehr echte, greifbare Vorteile, weniger Fachjargon. Heben Sie den Return on Investment und messbare Ergebnisse hervor, z. B. Genauigkeitsraten, Automatisierungsgrad, Zeiteinsparung. Seien Sie transparent bezüglich des Zeitaufwands für Anpassungen oder die Integration mit No-Code-KI-Plattformen.
- Mit transparenter KI führen
Gehen Sie das „Black-Box“-Stigma an. Sorgen Sie dafür, dass KI-Systeme nachvollziehbare Entscheidungslogiken und Prüfpfade bieten. Bauen Sie Vertrauen auf, indem bei Entscheidungen mit geringem KI-Vertrauen ein Mensch eingebunden wird, der Urteilsvermögen einbringt. Wir müssen die Mechanismen, wie die KI lernt, verstehen und sicherstellen, dass Fehler nicht ständig wiederholt werden.
- Governance für Compliance verankern
Starke Governance ist unabdingbar. Setzen Sie Daten-Governance-Protokolle ein, um Informationen sauber, sicher und zentral zu halten. Arbeiten Sie mit Finanz- und Rechtsteams zusammen, um das Risiko von GenAI zu managen und zu minimieren. Die Orientierung an einem AI governance Framework kann hilfreich sein.
- Cybersicherheit stärken
KI ist sowohl Werkzeug als auch Zielobjekt. Regelmäßige Audits, sichere Daten-Praktiken sowie ein vorausschauendes Risikomanagement sind essenziell, um Betrug zu verhindern und auf immer raffiniertere Bedrohungen zu reagieren.
- Eigenständigkeit fördern
Finanzteams müssen flexibel sein und sich rasch an die sich wandelnden Anforderungen des Geschäfts oder des regulatorischen Umfelds anpassen. Statten Sie sie mit benutzerfreundlichen Tools aus, die keine ständige IT-Unterstützung erfordern. Low-Code- oder No-Code-Plattformen in Kombination mit Schulungen können Einführung und Anpassungsfähigkeit beschleunigen (das ist einer von vielen Vorteilen von No-Code-App-Baukästen).
- Kontinuierliche Zusammenarbeit fördern
Halten Sie den Dialog offen. Die Kombination aus Ihrer technischen Kompetenz und dem regulatorischen Wissen der Finanzabteilung ermöglicht proaktives Risikomanagement und Innovation.
Ich weiß, wie verlockend es ist, nach großen Erfolgen zu streben. Aber ich möchte Sie dazu ermutigen, einen ausgewogenen Ansatz zu wählen. Tools wie Excel oder ältere Softwarelösungen bleiben weiterhin zuverlässig und werden von Finanzteams geschätzt. Die Einführung von KI parallel zu bestehenden Systemen in einer Übergangsphase kann dabei helfen, Vertrauen aufzubauen. Wenn beide Systeme nebeneinander getestet werden und konsistente Ergebnisse liefern, fördert das das Vertrauen und erleichtert den Schritt in Richtung Innovation.
Ein Blick nach vorn
Während 42 % der Finanzabteilungen derzeit noch keine KI nutzen, plant die Hälfte davon laut einer aktuellen Gartner-Umfrage eine zeitnahe Einführung. Die Tools, auf die wir heute bauen – von Excel bis zu den ersten KI-Anwendungen – werden selbstlernenden Systemen und prädiktiven Analysen weichen. Doch der Weg dorthin erfordert Vorbereitung.
CTOs, ihr habt den Schlüssel zu dieser Transformation in der Hand. Indem ihr Zusammenarbeit fördert, Transparenz priorisiert und einen bedachten Ansatz wählt, könnt ihr Teams wie meines sicher durch diesen Wandel führen.
Während ich hier sitze, zwischen der Automatisierungsplattform von Rossum und einer weiteren Excel-Tabelle hin- und herschalte, wird mir klar, dass Fortschritt nie linear verläuft. Veränderung ist chaotisch, voller Rückschläge und schwieriger Entscheidungen. Aber mit der richtigen Führung können wir die Lücke zwischen den heutigen Werkzeugen und den Innovationen von morgen schließen.
Lassen Sie es uns gemeinsam anpacken.
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