Poskromić technologiczną bestię: zarządzanie IT w nowoczesnym biznesie

We współczesnym świecie biznesu technologia jest zarówno potężnym sprzymierzeńcem, jak i wymagającą bestią, którą trzeba okiełznać. Zarządzanie IT stoi na pierwszej linii tego wyzwania, nadzorując wszystkie kwestie związane z operacjami i zasobami technologii informacyjnej w organizacji. To szeroka dziedzina obejmująca zarządzanie sprzętem, oprogramowaniem, sieciami i danymi, a także osobami zaangażowanymi w te obszary.

W miarę jak firmy zmagają się ze sztuczną inteligencją, dużymi zbiorami danych, przetwarzaniem w chmurze i innymi technologiami, menedżerowie IT są strategami i opiekunami cyfrowej domeny. Próbują okiełznać „technologiczną bestię”, przekształcając wyzwania technologiczne w możliwości, a tym samym kształtują przyszłość biznesu.

Czym dokładnie jest zarządzanie IT i jak można zmaksymalizować jego skuteczność? W tym miejscu omówię niektóre zasady skutecznego zarządzania IT.

Czym jest zarządzanie IT?

Zarządzanie IT to monitorowanie i administrowanie systemami IT organizacji. Obejmuje sprzęt, oprogramowanie i sieci używane na co dzień przez organizację, pomagając zapewnić ich sprawne działanie oraz dostosowanie do potrzeb użytkowników. Menedżerowie IT odpowiadają za skuteczne kontrolowanie, kierowanie i wykorzystywanie złożonego, często przytłaczającego zestawu technologii w organizacji.

Dlaczego zarządzanie IT jest ważne dla organizacji?

Ponieważ dostosowuje decyzje i działania związane z technologią do ogólnej strategii i potrzeb organizacji. Skuteczne zarządzanie IT zapewnia efektywne i wydajne wykorzystywanie zasobów technologicznych, pomaga kontrolować koszty, zwiększa produktywność oraz poprawia jakość usług IT dostarczanych użytkownikom.

Obecnie technologia informacyjna jest wszechobecna. Wykorzystuje się ją do automatyzacji, komunikacji i przetwarzania danych. Na systemach komputerowych polegają nie tylko firmy z branży IT; korzystają z nich wszystkie sektory, w takiej czy innej formie. Awarie systemów IT mogą powodować poważne problemy w działalności firmy. Naruszenia bezpieczeństwa danych mogą mieć długotrwały negatywny wpływ na reputację firmy, a także wiązać się ze znacznymi kosztami kar i opłat prawnych.

Wnioski branżowe

Według raportu IBM z 2023 roku średni koszt naruszenia bezpieczeństwa danych wynosi\u003ca href=\u0022https://www.ibm.com/reports/data-breach\u0022 target=\u0022_blank\u0022 rel=\u0022noreferrer noopener\u0022\u003e około 4,45 miliona dolarów\u003c/a\u003e. Firmy nie mogą sobie pozwolić na korzystanie z niezabezpieczonych lub zawodnych systemów IT.

Rola menedżerów IT wykracza poza samo nadzorowanie konserwacji istniejących systemów IT. Innowacje w zakresie przetwarzania w chmurze, sztucznej inteligencji i technologii IoT to obszary, z którymi CTO i CIO powinni być na bieżąco, szukając sposobów zastosowania tych nowych technologii w swoich organizacjach.

Menedżerowie IT napędzają innowacje w swoich organizacjach, oferując sposoby na poprawę doświadczeń użytkowników lub klientów, obniżenie kosztów, usprawnienie codziennych operacji i zwiększenie produktywności.

Kilka lat temu zakres odpowiedzialności menedżerów IT mógł ograniczać się po prostu do „opieki nad serwerownią”, ale dziś odgrywają oni rolę w każdym aspekcie działalności biznesowej.

Rola zarządzania IT w nowych technologiach

Podstawowym zadaniem każdej osoby zajmującej się zarządzaniem IT jest nadzorowanie bieżących projektów IT, ale myślący przyszłościowo menedżerowie poświęcają również czas na analizowanie nowych technologii, aby móc przygotować swoje zespoły na przyszłość. Do przydatnych trendów i technologii, które warto monitorować, należą:

• Technologie sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego rozwijają się w niezwykłym tempie. Dzięki odpowiednim danym treningowym narzędzia te można stosować niemal w każdej branży, potencjalnie uzyskując znaczący wzrost produktywności.
• Przetwarzanie w chmurze i wdrożenia chmury hybrydowej mogą pomóc organizacjom skalować operacje IT przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów operacyjnych.
• Narzędzia analityczne umożliwiają organizacjom podejmowanie decyzji w oparciu o dane. Obecnie można gromadzić ogromne ilości danych dotyczących niemal każdego aspektu codziennej działalności organizacji i przetwarzać je, aby uzyskać wiedzę na temat zachowań klientów, trendów rynkowych i logistyki.
• Urządzenia IoT umożliwiają gromadzenie danych i monitorowanie na potrzeby różnych zastosowań. Można ich na przykład używać do monitorowania maszyn w celu przeprowadzania konserwacji predykcyjnej lub śledzenia pojazdów, aby lepiej zrozumieć łańcuchy dostaw. W połączeniu z przetwarzaniem brzegowym, które umożliwia sprawne gromadzenie i przetwarzanie danych, urządzenia IoT mogą zapewnić organizacji przewagę konkurencyjną.

Specjaliści ds. zarządzania IT nie są jednak wyłącznie entuzjastami technologii. Ich wiedza techniczna powinna iść w parze ze świadomością tego, jak strategia IT organizacji współgra z celami operacyjnymi. Do cennych umiejętności praktycznych należą:

Planowanie strategiczne i wyznaczanie celów

Jasno zdefiniowana strategia IT pomaga zapewnić zgodność infrastruktury IT z bieżącymi i przyszłymi potrzebami organizacji. Strategia IT powinna określać, w jaki sposób infrastruktura wspiera działalność biznesową, jakie działania podejmujesz w celu ochrony danych organizacji oraz jak planujesz zapewnić możliwość skalowania lub rozwoju infrastruktury, aby sprostać zmieniającym się wymaganiom organizacji.

Wszelkie plany muszą uwzględniać zarządzanie IT i budżet, a także jasno wskazywać, w jaki sposób propozycje wpisują się w bieżące cele biznesowe. Skuteczni menedżerowie wiedzą, jak pozyskać poparcie kluczowych interesariuszy dla planów zespołu oraz jak mierzyć wyniki pracy zespołu, aby wykazać, kiedy cele zostały osiągnięte.

Alokacja zasobów i zarządzanie budżetem

Zespół zarządzający IT odpowiada za efektywną alokację zasobów IT oraz planowanie budżetu na bieżące koszty, takie jak licencje systemów operacyjnych, zasoby chmurowe czy sprzęt. Skuteczni menedżerowie IT potrafią porównywać koszty chmury publicznej z rozwiązaniami prywatnymi lub hybrydowymi, wybierać odpowiednich dostawców SaaS, zarządzać umowami licencyjnymi oraz opracowywać sposoby maksymalnego wykorzystania dostępnych zasobów przy jednoczesnym ograniczaniu kosztów.

Dług technologiczny stanowi ogromny problem w wielu organizacjach i ujawnia się nie tylko podczas migracji starszych usług do chmury. Nawet modele AI wykazują oznaki długu technologicznego, gdy są wdrażane do zastosowań wykraczających poza pierwotne środowisko treningowe. Menedżerowie IT muszą planować działania związane z takimi problemami i decydować, kiedy warto przeprowadzić refaktoryzację, a kiedy lepiej wrócić do punktu wyjścia i od nowa zaplanować duży projekt.

Nadzór nad technologią i infrastrukturą

Monitorowanie bieżącej infrastruktury organizacji – a także planowanie wszelkich zmian w celu zapewnienia, że są one konieczne, korzystne i optymalne – stanowi istotną część roli menedżera IT. Jego obowiązki obejmują ocenę systemów technologicznych, a także udział w podejmowaniu decyzji dotyczących inwestycji w infrastrukturę.

Zgodnie z danymi zebranymi przez brytyjską grupę IT Governance, w naruszeniach danych w 2023 roku skradziono niemal 6 miliardów rekordów. Zespoły zarządzające IT powinny być przygotowane na codzienne przeciwdziałanie cyberatakom. Zespoły IT muszą być na bieżąco z najnowszymi najlepszymi praktykami w zakresie cyberbezpieczeństwa, zwłaszcza biorąc pod uwagę, jak szybko potrafią dostosowywać się cyberprzestępcy.

Dzięki wdrożeniu narzędzi SIEM i systemów monitorowania sieci zespół może identyfikować podstawową przyczynę problemów z wydajnością, otrzymywać informacje o potencjalnych cyberatakach oraz mieć wgląd w stan sieci.

W zależności od wielkości zespołu menedżer IT może przekazać codzienne monitorowanie technikom lub liderowi ds. bezpieczeństwa albo samodzielnie aktywnie uczestniczyć w tych działaniach. W obu przypadkach prawdopodobnie samodzielnie ustanawia zasady i procedury zapewniające bezpieczeństwo oraz prawidłowy stan infrastruktury organizacji.

Studium przypadku: skuteczne zarządzanie IT w praktyce

Brytyjski nadawca publiczny BBC odniósł ogromne korzyści dzięki wsparciu w zakresie zarządzania IT. Firma dysponuje rozbudowaną infrastrukturą IT, obejmującą starsze systemy, i zainwestowała w system zarządzania usługami IT, aby lepiej zarządzać swoimi zasobami. Dzięki wdrożeniu tego systemu BBC obniżyła koszty związane z IT o około 30%, jednocześnie usprawniając świadczenie usług i zwiększając satysfakcję klientów.

Rozwiązania do zarządzania IT

Istnieje tak wiele opcji oprogramowania do zarządzania IT, które można wykorzystać do obsługi codziennych zadań, w tym:

• NetSuite: Ten ujednolicony system oparty na chmurze łączy ERP/finanse i CRM w jednym łatwym w obsłudze panelu, dzięki czemu jest nieoceniony dla menedżerów IT i kierowników innych działów.
• Freshdesk: Ten system obsługi zgłoszeń jest pomocny dla małych i średnich firm, które chcą śledzić zapytania klientów i zapewniać całodobowe wsparcie.
• Agiloft: Agiloft to zaawansowane narzędzie do zarządzania cyklem życia umów, które można wykorzystywać w sprzedaży i zaopatrzeniu. Automatyzuj kluczowe procesy i korzystaj z narzędzi do szkolenia sztucznej inteligencji oraz rozszerzalnych systemów, aby osiągnąć maksymalną produktywność.
• SolarWinds Service Desk: SolarWinds Service Desk to oparte na sztucznej inteligencji narzędzie do zarządzania usługami IT (ITSM), które oferuje również rozwiązania do zarządzania zasobami IT (ITAM), raportowanie oraz narzędzia do klasyfikowania i kierowania zgłoszeń, a także zapewniania samoobsługi.
• Cherwell IT Service Management: To narzędzie ITSM jest elastycznym pakietem centrum usług, który można łatwo skonfigurować, a także dostosowywać i rozszerzać, dzięki czemu sprawdzi się w organizacjach każdej wielkości. Obsługuje wiele kanałów, umożliwiając użytkownikom sprawdzanie statusu zgłoszeń serwisowych lub zgłaszanie problemów z wybranej przez nich platformy, a także oferuje wbudowane rozwiązania ITAM i ITIL.

Narzędzia takie jak te wymienione powyżej, wraz z nowoczesnym potokiem DevOps i łańcuchami narzędzi programistycznych, które są znane Twojemu zespołowi, mogą pomóc organizacji osiągnąć maksymalną efektywność IT.

Zarządzaj zasobami jak profesjonalista

Zarządzanie technologią informacyjną to ważne zadanie, które wymaga umiejętności rozwiązywania problemów, kompetencji interpersonalnych i wiedzy technicznej. Każdy dzień pracy wygląda inaczej, a wpływowi liderzy IT potrafią komunikować się z osobami technicznymi i nietechnicznymi, z równą pewnością siebie rozwiązywać problemy związane z cyberbezpieczeństwem i biznesem oraz inspirować członków swojego zespołu IT.

Dołącz do naszego newslettera, aby dowiedzieć się więcej o zarządzaniu IT, cyberbezpieczeństwie, sztucznej inteligencji i innych kluczowych kwestiach istotnych dla CTO – będziesz otrzymywać bezpośrednio na swoją skrzynkę aktualne informacje z branży.