Afvoer van IT-middelen (ITAD): De ultieme gids
Op één niveau is IT-assetdispositie (ITAD) redelijk vanzelfsprekend: organisaties draaien op heel veel hardware, software, gegevens en andere technologieën. Technologie gaat niet eeuwig mee en vooral grote ondernemingen hebben een proces nodig om afgeschreven bedrijfsmiddelen efficiënt af te voeren.
In de eenvoudigste zin bestaat ITAD om praktische redenen; bedrijven kunnen oude desktops en laptops immers niet voor altijd opstapelen in een lege vergaderruimte. Maar er zijn ook belangrijkere redenen voor ITAD, waaronder beveiliging, naleving van regelgeving, risicobeheer en maatschappelijke verantwoordelijkheid/duurzaamheid, om er maar een paar te noemen.
In dit artikel gaan we dieper in op ITAD – wat het is, waarom het belangrijk is en hoe het zich ontwikkelt.
Want more from The CTO Club?
Create a free account to finish this piece and join a community of CTOs and engineering leaders sharing real-world frameworks, tools, and insights for designing, deploying, and scaling AI-driven technology.
Have an account? Log In
Wat is IT-assetdispositie (ITAD)?
ITAD is al lange tijd een fundamenteel onderdeel van IT-operaties en -beheer. Als specifieke discipline binnen de bredere praktijk van IT-levenscyclusbeheer (ITAM/ITALM) omvat ITAD de juiste afvoer of herbestemming van IT-hardware, software, gegevens en andere technologieën en apparatuur zodra deze het einde van hun levensduur bereiken. ‘Dispositie’ kan verschillende vormen aannemen, waaronder doorverkoop of remarketing, recycling, gegevenssanering/het wissen van gegevens of de daadwerkelijke afvoer van IT-bedrijfsmiddelen.
Een ‘IT-bedrijfsmiddel’ omvat een uiteenlopende reeks technologieën en informatie: IT-hardware zoals servers in een datacenter, netwerkapparatuur, laptops van medewerkers en andere apparaten, softwaretoepassingen en – in toenemende mate – enorme hoeveelheden gegevens. Het kan ook een breed scala aan andere technologieën omvatten, waar we iets later op terugkomen.
ITAD is in wezen het proces van het veilig, kosteneffectief en duurzaam afvoeren van technologie.
Waarom ITAD belangrijk is
Dat laatste punt maakt (luid en duidelijk) duidelijk waarom ITAD zo belangrijk blijft. Om te beginnen is het cruciaal voor kostenbeheer, inkoopplanning en andere behoeften. Een effectief programma voor de afvoer van IT-bedrijfsmiddelen is bijvoorbeeld essentieel voor het plannen en voorspellen van nieuwe IT-aankopen en het verkrijgen van de beste prijzen.
Het is ook een steeds belangrijker onderdeel van de algehele beveiliging van een organisatie en, in veel sectoren, van naleving van regelgeving. Er valt te beargumenteren dat ITAD vandaag de dag belangrijker is dan ooit, dankzij een steeds verder uitbreidende lijst van mogelijke ‘bedrijfsmiddelen’ die een ITAD-programma omvat.
In het tijdperk van de cloud, gedistribueerde computermodellen, gedistribueerde operationele modellen (bijvoorbeeld werken op afstand en hybride werken) en exponentieel groeiende hoeveelheden gegevens negeert een organisatie ITAD op eigen risico.
Welke apparaten en technologieën vallen onder ITAD?
ITAD kan een breed scala aan hardware, software en gegevens omvatten, waaronder maar niet beperkt tot:
- Computers en andere IT-hardware, zoals desktops, laptops, servers in een datacenter enzovoort.
- Andere fysieke en virtuele infrastructuur, zoals netwerkapparatuur of externe harde schijven.
- Mobiele apparaten, zoals telefoons en tablets, of het groeiende aantal draagbare of anderszins verbonden sensoren en apparaten, zoals een gps-apparaat in een bedrijfsvoertuig.
- Software, waaronder allerlei bedrijfstoepassingen en tools voor softwarebedrijfsmiddelenbeheer.
- Bedrijfsgegevens, en met name gevoelige gegevens.
- Een breed scala aan andere apparaten en apparatuur, zoals kassasystemen in een winkelomgeving of IoT-apparaten in een productieomgeving.
Ook die lijst verandert regelmatig – een trend waar we hieronder op terugkomen.
ITAD en maatschappelijke verantwoordelijkheid
ITAD wordt al lange tijd in verband gebracht met gegevensbeveiliging: lang voordat big data, alomtegenwoordige gedistribueerde kantoren en dergelijke hun intrede deden, kon het onjuist afvoeren van hardware zoals desktops of laptops leiden tot datalekken, gelekte inloggegevens en andere risico’s.
Dat is nog altijd zo. Maar ITAD speelt ook een buitenproportioneel grote rol bij maatschappelijke verantwoordelijkheid en duurzaamheid, waaronder ESG-initiatieven.
Dat betekent dat u waarschijnlijk steeds meer zult horen over ITAD als middel voor zaken als elektronisch afval, verantwoorde recycling en initiatieven voor de circulaire economie – vooral gezien de enorme hoeveelheid en omvang van het technologieportfolio van elke grote onderneming.
Wat valt onder ITAD-bedrijven?
ITAD-aanbieders bieden doorgaans een reeks ITAD-diensten die CTO’s en hun teams kunnen ondersteunen door een groot deel van de operationele inspanning en expertise te leveren die nodig is om een effectief ITAD-programma uit te voeren. ITAD-bedrijven kunnen het volgende bieden:
- Reparatie- en revisiediensten die de levensduur van apparatuur verlengen en IT-investeringen maximaliseren.
- Recycling van elektronica en diensten voor elektronisch afval die technologieafval op stortplaatsen en andere milieueffecten beperken.
- Veilige herverkoop en wederverkoop van hardware en andere apparatuur voor waardeterugwinning, duurzaamheid binnen de onderneming en andere doeleinden.
- Veilige gegevensvernietiging, zoals het wissen van gegevens op harde schijven en andere bedrijfsmiddelen die mogelijk opnieuw worden gebruikt of gerecycled.
- Algemene diensten voor het beheer van IT-middelen.
- Expertise op het gebied van naleving van regelgeving, zowel per rechtsgebied als volgens de vereisten van de sector.
Wat is er nieuw op het gebied van ITAD?
Hoewel ITAD al tientallen jaren in een bepaalde vorm bestaat, is het geen statisch proces. Dat komt doordat IT zelf niet statisch is – de definitie van “IT-middel” is de afgelopen jaren bijvoorbeeld veranderd en uitgebreid. Het gaat niet langer alleen om het volgen, beheren en afvoeren van bedrijfsmiddelen op locatie op een bedrijfscampus of in een datacenter.
“Nu organisaties steeds meer afhankelijk zijn van tijdelijke bedrijfsmiddelen, waaronder containers en cloudinstanties, moeten ze hun procedures voor het volgen van IT-middelen opnieuw beoordelen”, zegt Tackett.
Ingbretsen deelt drie andere opkomende trends waarmee CTO’s en hun teams nu en in het komende jaar rekening moeten houden.
- Begrijp hoe ITAD-strategieën worden beïnvloed door ESG-rapportage en andere externe vereisten. ITAD is altijd al een slimme bedrijfs- en technologiepraktijk geweest. Maar het wordt steeds vaker een verplichte praktijk, omdat het rechtstreeks verband houdt met vereisten voor ESG-rapportage, regelgevings- en beveiligingskaders en meer.
Ingbretsen verwijst naar de richtlijn inzake maatschappelijk verantwoord ondernemen (CSR) in de Europese Unie als een goed voorbeeld. Deze verplicht grote bedrijven die in de EU actief zijn om verslag uit te brengen over hun milieu- en sociale praktijken en impact.
“CTO’s zullen ITAD-processen moeten implementeren die CSR-praktijken integreren in hun bedrijfsvoering en beheer van de toeleveringsketen”, zegt Ingebretsen. “Ze zullen ervoor moeten zorgen dat hun processen voor de verwijdering en recycling van elektronisch afval milieuvriendelijk zijn, aan alle relevante regelgeving voldoen en sociaal verantwoord zijn binnen hun bedrijfspraktijken.”
Dit betekent dat ITAD niet alleen verband houdt met kwesties als ecologische duurzaamheid, maar ook met onderwerpen zoals veiligheid op de werkplek en initiatieven voor een leefbaar loon.
Hoewel CSR specifiek is voor bedrijven die in de EU actief zijn, verwachten Ingbretsen en andere experts dat het deel zal uitmaken van een wereldwijde golf van wet- en regelgeving die gericht is op meer maatschappelijke verantwoordelijkheid en duurzaamheid van ondernemingen.
- Weet hoe ITAD verband houdt met initiatieven voor netto-nuluitstoot en andere milieumaatregelen. ITAD wordt een cruciaal proces voor bedrijven die werken aan netto-nuluitstoot of een netto-nul-koolstofvoetafdruk, hetzij vanwege wettelijke vereisten, hetzij omdat het een goede bedrijfspraktijk is die ook technologiekosten kan optimaliseren.
“ITAD kan bedrijven ook helpen hun koolstofvoetafdruk te verkleinen door de levensduur van IT-apparatuur te optimaliseren”, zegt Ingebretsen. “Door de gebruiksduur van IT-middelen te verlengen, kunnen bedrijven de behoefte aan frequente vervanging verminderen. Dit kan de hoeveelheid koolstofemissies die gepaard gaat met de productie en het transport van nieuwe apparatuur aanzienlijk verlagen.”
Wanneer de levenscycli van IT-middelen niet kunnen worden verlengd, wordt recycling essentieel – inclusief de mogelijkheid om over de positieve effecten ervan te rapporteren. “Een vereiste voor ITAD in 2023 is het rapporteren van de CO2-besparingen door hergebruik en recycling, zodat CTO's kunnen bijdragen aan rapportages over maatschappelijk verantwoord ondernemen,” zegt Ingebretsen.
- Blijf op de hoogte van de beste werkwijzen en raamwerken voor gegevensbeveiliging. Tot slot is het belangrijk om te onthouden dat, omdat technologie en gegevens voortdurend veranderen, ook de methoden om die technologie en gegevens te beveiligen zich ontwikkelen. Ingebretsen merkt op dat de NIST SP 800-88-richtlijnen tot de meest algemeen toegepaste werkwijzen voor het wissen van gegevensdragers behoren. Maar dat raamwerk is al bijna tien jaar niet bijgewerkt, voegt hij eraan toe. Daarom heeft IEEE onlangs de IEEE 2883-2022-standaard uitgebracht om de kloof te overbruggen.
“IEEE 2883-2022 biedt richtlijnen voor het veilig wissen van gegevens op logische en fysieke opslagtechnologie die is ontwikkeld nadat de NIST-richtlijnen voor het laatst waren herzien,” zegt Ingebretsen.
De conclusie
Het afvoeren van IT-middelen is een zich ontwikkelend vast onderdeel van bedrijfs-IT, dat een steeds grotere rol speelt in gegevensbeveiliging, maatschappelijk verantwoord ondernemen en meer.
Abonneer je op de nieuwsbrief van The CTO Club voor meer uitgebreide gidsen en beste werkwijzen voor ITAD.
