11 beneficios de la integración de datos
Los seres humanos y las máquinas producen más de 2,5 quintillones de bytes de datos al día. Eso equivale a 2,5 seguido de la impresionante cifra de 18 ceros. ¡Será mejor que contrates el plan de datos ilimitados de tu proveedor de servicios de Internet!
Por muy bueno que seas recopilando datos, estos tienen poco valor a menos que puedas darles sentido. El objetivo no es ver quién puede llenar primero su disco duro. Se trata de utilizar los datos para tomar decisiones fundamentadas sobre tus operaciones.
Por eso estamos ensalzando las virtudes de la integración de datos. Hemos preparado esta guía para ayudarte a entender qué es la integración de datos y cómo puede ayudarte a crear una única fuente de verdad para tu empresa.
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¿Qué es la integración de datos?
Si utilizas varias fuentes de datos, necesitas alguna forma de mantenerlo todo organizado. De lo contrario, los miembros del equipo no podrán identificar lagunas en el mercado, comprender las tendencias actuales ni tomar decisiones en tiempo real.
La integración de datos consiste en crear una vista unificada a partir de distintas fuentes de datos. Por ejemplo, una empresa típica puede recopilar datos de los siguientes lugares:
- Software de gestión de relaciones con los clientes (CRM)
- Encuestas de marketing
- Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)
- Sistemas de información de recursos humanos (HRIS)
- Redes sociales
- Bases de datos gubernamentales
Sin herramientas de integración de datos, revisar diversas fuentes y determinar cómo se relaciona cada conjunto de datos con los demás requiere muchísimo tiempo. Imagínate cuánto tardarías en revisar tu CRM para determinar si todos los clientes que completaron una encuesta se habían introducido en el sistema.
Silos de datos
También tienes que preocuparte por los silos de datos, que son repositorios de datos controlados por pequeños grupos de personas dentro de tu organización. Claro, esas personas pueden utilizar los datos para tomar decisiones empresariales, pero nadie más puede hacerlo. Piensa en un silo como un enorme muro de ladrillos que impide a tus empleados acceder a datos relevantes y utilizarlos para aumentar la eficiencia operativa.
Una buena solución de integración de datos toma datos de fuentes dispares y los pone a disposición de todos los que los necesitan, convirtiendo los macrodatos en un activo para tu organización en lugar de una carga.
Principales ventajas de la integración de datos
La inteligencia empresarial es un término amplio que describe las actividades relacionadas con el análisis de datos y su conversión en información útil para la toma de decisiones. Antes de establecer un programa eficaz de BI, debes encontrar una forma de extraer datos de distintos sistemas y ponerlos a disposición de los responsables clave de la toma de decisiones. La integración de datos puede ayudar a tu empresa de las siguientes maneras:
1. Mejor calidad de los datos
La calidad de los datos describe en qué medida un conjunto de datos cumple tus criterios de exactitud, coherencia e integridad. Los datos de alta calidad te ayudan a tomar decisiones, mientras que los datos de baja calidad te llevan a búsquedas infructuosas.
Por ejemplo, los datos duplicados son un problema porque te impiden tomar decisiones precisas. Si tienes tres registros del mismo cliente, podrías contabilizar tres veces su gasto anual, lo que haría imposible elaborar estimaciones precisas de ingresos.
El proceso adecuado de integración de datos elimina los duplicados y otros problemas de calidad de los datos, proporcionándote conjuntos de datos de mayor calidad. Como resultado, los miembros de tu equipo pueden tomar decisiones con confianza.
2. Ahorro de costes
Cuando optimizas tu enfoque de la gestión de datos, eliminas redundancias y reduces tu dependencia de las tareas manuales. También gastas menos en servicios de TI, formación y otras actividades, lo que facilita alcanzar los objetivos financieros de tu empresa.
Por ejemplo, si gastas 50.000 $ al año en servicios relacionados con la recopilación de datos en tiempo real y su accesibilidad para los miembros del equipo, una reducción del 10 % en los costes te ahorraría 5.000 $. Así, la integración de datos permite aumentar tu margen de beneficio aunque tus ingresos y otros gastos se mantengan iguales.
3. Mejor toma de decisiones y colaboración
Cuando tomas decisiones con conjuntos de datos incompletos, es como disparar a un objetivo con los ojos vendados. Claro, podrías acertar por accidente, pero no es la mejor manera de hacerlo.
La integración de datos te permite combinar datos de varios sistemas de origen en un solo lugar. También mejora la calidad de tus análisis de datos y reduce la necesidad de introducir datos manualmente, dejando a los miembros del equipo más tiempo para dedicarlo a actividades estratégicas de toma de decisiones.
Antes de que las plataformas de integración de datos estuvieran ampliamente disponibles, muchos empleados tenían dificultades para colaborar de forma eficaz.
4. Mayor eficiencia
Simplificar los procesos empresariales es una de las mejores formas de reducir el desperdicio y aumentar la producción. Si tienes una única fuente de información veraz para tu empresa, los miembros del equipo no tienen que perder tiempo accediendo a varios sistemas ni lidiando con datos en múltiples formatos. Pueden consultar un panel empresarial o acceder a informes personalizados, lo que les deja más tiempo para otras actividades.
5. Experiencias del cliente de mayor calidad
Como beneficio adicional, la integración de datos puede aumentar la satisfacción del cliente. Por ejemplo, si puedes acceder a una gran cantidad de datos relevantes, puedes utilizarlos para trazar el recorrido del cliente. Esto facilita determinar el proceso que sigue un cliente desde que conoce tu marca hasta que realiza una compra.
6. Nuevas fuentes de ingresos
Mejorar tu capacidad para extraer, transformar y analizar datos también permite crear nuevas fuentes de ingresos. Por ejemplo, algunas empresas ahora monetizan sus datos, aumentando los ingresos sin invertir mucho en nuevos recursos.
Walmart es uno de los mejores ejemplos. Una vez que dominó los precios bajos todos los días, el gigante minorista comenzó a compartir datos con sus proveedores. Su producto de datos, Walmart Luminate, proporciona a los comerciantes información valiosa sobre el comportamiento de los consumidores y el rendimiento de los canales, lo que les permite tomar mejores decisiones.
7. Mayor accesibilidad de los datos
Sin la integración de datos, sería difícil que los miembros de tus equipos de ventas, marketing y atención al cliente compartieran datos precisos. Ahora que los sistemas CRM están disponibles, los empleados de estos departamentos pueden averiguar exactamente qué ocurre con los clientes y clientes potenciales en cualquier momento.
Por ejemplo, si un agente de atención al cliente habla con 10 clientes que tienen la misma queja, puede registrar esos datos en tu sistema CRM. La próxima vez que un profesional de ventas revise los datos, estará mejor preparado para superar las objeciones de los clientes y establecer expectativas realistas.
8. Mayor seguridad de los datos
Obtener una ventaja competitiva es una de las mejores razones para utilizar la integración de datos, pero no es la única. La integración de datos también protege a tu empresa frente a graves riesgos de seguridad.
Por ejemplo, si cambias a un sistema local, es más fácil gestionar el acceso a los datos almacenados en tus servidores. Puedes configurar un acceso basado en roles para garantizar que los empleados no puedan acceder a datos confidenciales que no estén relacionados con sus funciones. También es más fácil crear un control de auditoría detallado utilizando un sistema integrado en lugar de varias fuentes de datos.
9. Intercambio fluido de datos
El intercambio fluido de datos es una de las ventajas más importantes de la integración de datos. Un proceso «fluido» permite a los miembros del equipo compartir, recibir y analizar datos sin tener que pasar por procesos engorrosos.
Por ejemplo, tu departamento de RR. HH. tiene que compartir información con los equipos de nóminas, contabilidad, gestión de proyectos y otros. Sin la integración de datos, tendrían que dedicar gran parte de su tiempo a hacer llamadas telefónicas, escribir correos electrónicos y buscar datos valiosos en sistemas independientes.
Gracias a la integración de datos empresariales, los empleados de otros departamentos pueden acceder a los datos de RR. HH., lo que les permite tomar mejores decisiones. Si un director de proyectos necesita saber si dispone de suficientes recursos humanos para iniciar un nuevo proyecto, puede encontrar fácilmente la información en un panel empresarial. El departamento de contabilidad también puede supervisar las tendencias de contratación para determinar si los costes de nómina aumentarán o disminuirán.
10. Mayor agilidad
Las empresas ágiles responden rápidamente a las nuevas oportunidades del mercado, lo que las hace más exitosas. La integración de datos aumenta la agilidad al garantizar que los miembros del equipo tengan acceso a datos en tiempo real. Como resultado, los empleados pueden tomar decisiones basadas en lo que está ocurriendo ahora, no en lo que ocurría hace 2 meses, cuando ejecutaste tu último informe.
Aquí tienes un ejemplo. Imagina que uno de tus competidores más cercanos cierra su negocio sin previo aviso. Si tienes una visión unificada de los datos de tu empresa, puedes determinar rápidamente si dispones de los recursos necesarios para cubrir este nuevo vacío en el mercado. Por lo tanto, la integración de datos también aumenta la escalabilidad.
11. Gobernanza unificada de datos
La gobernanza de datos hace referencia a tus políticas de recopilación, almacenamiento, procesamiento y recuperación de datos. Además de aumentar la competitividad, la integración de datos facilita establecer estas políticas y garantizar que los miembros del equipo las cumplan. Por ejemplo, puedes crear fácilmente una política relacionada con el almacenamiento y la recuperación de los datos de los clientes.
Estrategias de integración de datos para transformar las operaciones
Integración manual de datos
La integración manual de datos consiste en que los ingenieros escriban código para controlar el movimiento de los datos. Es la opción más adecuada para las empresas que solo tienen unas pocas fuentes de datos que integrar.
Ventajas
- Control total del proceso de integración
- Menor coste que otros métodos
Inconvenientes
- Propensa a errores
- Requiere programación manual
Caso de uso
La integración manual sería ideal para una pequeña empresa de contabilidad que necesita integrar datos de un programa de contabilidad independiente en su sistema contable.
Integración de datos basada en API
La integración basada en API conecta dos o más aplicaciones mediante sus interfaces de programación de aplicaciones, lo que les permite intercambiar datos.
Ventajas
- Automatizada
- Se adapta a medida que aumenta la cantidad de datos del sistema
- Opción fácil de usar
- Transferencia sencilla de datos entre aplicaciones
Inconvenientes
- Requiere varias aplicaciones
- Depende de API externas
- Requiere gestores de datos cualificados que supervisen el proceso
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Caso de uso
La integración basada en API podría ser adecuada para una empresa que ya utiliza varias aplicaciones y necesita una forma de conectarlas todas.
Virtualización de datos
La virtualización de datos utiliza software para conectar múltiples fuentes de datos, lo que facilita la creación de una vista unificada de la empresa. Resulta especialmente útil en entornos de mercado dinámicos, ya que proporciona acceso a datos en tiempo real.
Almacenamiento de datos
El almacenamiento de datos consiste en extraer datos de múltiples fuentes y guardarlos en un único repositorio. Al igual que la virtualización, el almacenamiento de datos aumenta el acceso a datos en tiempo real. Es beneficioso para las empresas del sector sanitario, ya que permite combinar resultados de laboratorio, informes de anatomía patológica, registros de recetas, notas quirúrgicas y otras fuentes de datos relacionados con la salud.
Conclusiones
La integración de datos no puede hacer que aparezcan millones de dólares de la nada, pero puede ayudarte a aumentar la eficiencia, identificar nuevas fuentes de ingresos y mejorar la colaboración dentro de tu empresa.
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