Best Practices für Automatisierung in der digitalen Transformation
Digitale Transformation bedeutet für jedes Unternehmen etwas anderes, abhängig von der jeweiligen Branche. Zum Beispiel:
- Ein Einzelhandelsunternehmen ist vor allem daran interessiert, die digitale Transformation zu nutzen, um die Kundenpersonalisierung und das Kundenerlebnis zu verbessern.
- Ein Manager in der Produktfertigung würde sagen, dass es vor allem darum geht, Produktionslinien und Logistik zu optimieren.
- Bei Versorgungsunternehmen liegt der Fokus der digitalen Transformation wahrscheinlich auf dem Asset Management, da diese Organisationen Millionen von Anlagen überwachen und verwalten müssen.
Unabhängig von der Branche sollte sich die digitale Transformation vor allem auf Maßnahmen konzentrieren, die den größten Mehrwert für das Unternehmen bringen – insbesondere auf solche, die einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Um diese wertschöpfenden Veränderungen zu erzielen, setzen Unternehmen verstärkt auf Automatisierung.
Ein aktueller Bericht von Gartner prognostiziert, dass der Markt für Technologien, die Hyperautomatisierung ermöglichen, zwischen 2020 und 2022 um fast 24 % wachsen wird, da Unternehmen, die ihre Pläne zur digitalen Transformation beschleunigen, mehr Automatisierung in ihren IT- und Geschäftsprozessen benötigen.
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Während Automatisierung früher vor allem unter dem Gesichtspunkt der Effizienzsteigerung betrachtet wurde, hat sich dies inzwischen geändert.
Es gibt nur sehr wenige Aufgaben am Arbeitsplatz, die nicht automatisiert werden können. Die Entscheidung, was priorisiert wird, hängt davon ab, welche Automatisierungen den besten ROI bieten.
Wenn Unternehmen entscheiden, welche Automatisierungen sie einführen, sollten sie sich auf die folgenden Best Practices konzentrieren:
- Bestimmen Sie zuerst den Zweck der digitalen Transformation
- Prüfen Sie, ob ein Tool wirklich zweckdienlich ist – und nicht nur verwendbar
- Stellen Sie sicher, dass alle Systeme nahtlos miteinander kommunizieren können
- Denken Sie über ein Abonnementmodell für Dienstleistungen oder Produkte nach
- Digitale Transformation erfordert kontinuierliche Weiterentwicklung
1. Bestimmen Sie zuerst den Zweck der digitalen Transformation
Bevor sich ein Unternehmen Gedanken darüber macht, welche Technologien benötigt werden, sollte es sich überlegen, was es mit der digitalen Transformation erreichen möchte. Da die IT gleichzeitig sogenannte Quick Wins und die größten Hebel umsetzen soll, ist es entscheidend, zunächst zu klären, warum ein Prozess automatisiert wird und welches Ziel damit verbunden ist.
Sobald das Ziel dieses Vorhabens festgelegt ist, kann sich die IT Gedanken über die passenden Werkzeuge machen, die das Erreichen dieses Ziels unterstützen.
Zum Beispiel: Ist das Ziel, das Online-Kundenerlebnis zu verbessern, wird ein Unternehmen den Einsatz von KI-basierten Funktionen wie Chatbots in Betracht ziehen, um die Kundenbindung zu steigern. Oder wenn das Ziel die Optimierung sich wiederholender Prozesse ist, sollte der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) erwogen werden.
2. Prüfen Sie, ob ein Tool wirklich zweckdienlich ist – und nicht nur verwendbar
Nachdem ein Unternehmen ein Tool oder eine Technologie zur Automatisierung eines bestimmten Prozesses – wie RPA oder Chatbots – ausgewählt hat, muss dieses getestet werden. Es ist jedoch ein Fehler zu glauben, dass die bloße Benutzbarkeit ausreicht.
Das Tool muss nicht nur funktionieren, sondern es muss auch geprüft werden, ob es tatsächlich die angestrebte Effizienz und den erwarteten Nutzen für das Unternehmen bringt. Dies gilt auch für kleine Veränderungen. Wenn den Mitarbeitenden versprochen wird, dass die Änderungen ihre Arbeit verbessern, muss dies durch Tests belegt werden.
Die Überprüfung, ob eine Lösung zweckdienlich ist, bedeutet eine kontinuierliche Bewertung hinsichtlich der Geschäftsanforderungen und Wertkriterien. Unternehmen können dazu wie folgt vorgehen:
- Frühe („Shift-left“-) Tests mit statischen Methoden,
- Abgleich der Anforderungen mit dem Design mittels „Requirements Traceability Matrices“,
- Nachverfolgung dieser Rückverfolgbarkeit durch den gesamten SDLC-Lebenszyklus – immer mit der Frage: „Erfüllt diese Maßnahme die Anforderungen und generiert geschäftlichen Mehrwert?“
Dieses Prinzip lässt sich erweitern, indem KPIs bereits frühzeitig definiert und als Erfolgskriterien durch die Meilensteine des Projekts verfolgt werden.
3. Stellen Sie sicher, dass alle Systeme nahtlos miteinander kommunizieren können
Eine der größten Herausforderungen bei der Automatisierung von Prozessen ist der Datenaustausch. Ein einziger Prozess in der Vertriebsabteilung kann den Austausch zwischen Systemen verschiedener Bereiche von Finanzen bis Beschaffung erfordern, zum Beispiel SAP oder Oracle.
Es kann Dutzende von Systemen geben, mit denen innerhalb eines einzigen Unternehmens interagiert werden muss, und der Datenfluss ist anfangs wirklich schwer richtig zu gestalten. Es ist entscheidend, Zeit darauf zu verwenden, sicherzustellen, dass diese Systeme miteinander kommunizieren können.
Der beste Weg für ein Unternehmen, sicherzustellen, dass Systeme nahtlos miteinander interagieren können, besteht darin, die geschäftskritischen Integrationen zu identifizieren und zu priorisieren, wobei sowohl ein Geschäftsrisiko-Score als auch ein technischer Risiko-Score bewertet werden. So weiß man, was zuerst getestet werden sollte und was für das Unternehmen am wichtigsten ist. Eine Integration des Transaktionslogs einer E-Commerce-Website, die Kaufdaten enthält, ist geschäftskritischer als eine Marketing-Integration, die das Feedback von Java-Tags verfolgt.
Ein weiteres oft übersehenes Element, wenn wir uns in stärker föderierte Landschaften bewegen, ist, dass die Anwendungs-Teams miteinander interagieren und das Mapping zwischen den beiden Anwendungen verstehen sollten; sie sollten fragen: Was sende ich und was erwarte ich zu erhalten?
Die nahtlose Kommunikation zwischen verschiedenen abteilungsbezogenen Systemen sicherzustellen, ist entscheidend. QA-Automatisierungstools können eine Rolle dabei spielen, diese Integrationen zu validieren.
4. Erwägen Sie den Umstieg auf ein Abonnementmodell für Dienstleistungen oder Produkte
Die digitale Transformation kann es Unternehmen ermöglichen, auf Abonnement-Modelle umzustellen, was große Auswirkungen auf die Kunden hat und den Unternehmen Anlass gibt, täglich, wöchentlich oder monatlich mit ihnen zu kommunizieren. Die Realität ist, dass Menschen über ein Abonnement bei Amazon Prime nachdenken und nicht darüber, für die Lieferung am nächsten Tag zu zahlen.
Der Wechsel zu Abonnementmodellen ebnet den Weg für Unternehmen, alle Arten von Kundenkommunikation sowie die Auslieferung von Produkten und Dienstleistungen zu automatisieren und zu personalisieren. Dies erhöht letztendlich die Effizienz und verbessert das Kundenerlebnis.
Digitale Transformation erfordert eine kontinuierliche Weiterentwicklung
Die digitale Transformation modernisiert das gesamte Unternehmen, und jede Organisation, die nicht plant, sich weiterzuentwickeln, wird scheitern. Unternehmen müssen stets darüber nachdenken, wie sie einen besseren Service bieten können – ob „besser“ höhere Qualität oder geringere Kosten (oder beides) bedeutet, hängt von der Organisation und der Branche ab.
Da sich die Erwartungen der Kunden weiterentwickeln und neue Geschäftsmodelle an Bedeutung gewinnen, müssen Unternehmen die von ihnen angebotenen Dienstleistungen anpassen, selbst wenn es sich bei der Dienstleistung um die Lieferung eines physischen Produkts handelt.
Digitale Transformation ist kein einmaliges Projekt. Sie ist eine kontinuierliche Weiterentwicklung, die Hand in Hand mit technologischen Entwicklungen und sich ändernden Kundenerwartungen fortschreitet.
Unternehmen können letztendlich mit einem zweigleisigen Ansatz erfolgreich sein: die schnellen und einfachen Lösungen umsetzen und gleichzeitig an den Themen arbeiten, die dem Unternehmen den größten Mehrwert bringen. So verbessern sie sowohl die Bilanz als auch das Kundenerlebnis.
Weitere Best Practices und Tipps, um mit der Branche Schritt zu halten, finden Sie, wenn Sie den Newsletter von The QA Lead abonnieren.
