So verfassen Sie eine Backup-Software-Ausschreibung (RFP)

Paulo Gardini Miguel

on Jan 30, 2026

Ihr Team benötigt zuverlässige Backup-Software – aber wo fangen Sie an? Erfahren Sie, wie Sie eine Ausschreibung (RFP) erstellen, die zu Ihren Zielen passt und Ihre Herausforderungen adressiert.

Key Takeaways

Das Verfassen einer Ausschreibung (RFP) hilft Ihrem Team, Bedürfnisse und Erwartungen klar zu definieren – das führt zu besseren Anbieterübereinstimmungen und wettbewerbsfähigen Preisen.

Kleinere oder einfachere Organisationen können auf eine RFP verzichten, wenn sie bereits wissen, was sie benötigen und weniger Anbieter zur Auswahl stehen.

Eine gut ausgearbeitete RFP führt zu einer besseren Passung für die Bedürfnisse Ihres Teams und kann durch den Wettbewerb auch Kosten senken.

Ein RFP (Request for Proposal) ist ein Dokument, mit dem Sie Angebote von Anbietern einholen, wenn Sie eine neue Lösung suchen. Insbesondere bei komplexen Projekten oder beim Bedarf an Backup-Software hilft Ihnen ein RFP, die passende Lösung zu finden.

Die Erstellung eines RFP kann überwältigend erscheinen, lohnt sich aber. Ein RFP vereinfacht die Anbieterauswahl und reduziert Risiken, indem es die Anforderungen Ihres Teams klar festhält.

Indem Sie Ihre Anforderungen im Voraus definieren, sichern Sie, dass potenzielle Anbieter Ihre Ziele verstehen. So wird der Auswahlprozess reibungsloser und effizienter.

Brauchen Sie wirklich ein RFP?

Beim Vergleich von Backup-Software ist ein RFP unverzichtbar, wenn Ihr Team vor komplexen Anforderungen steht, in einer stark regulierten Branche arbeitet oder mehrere Anbieter vergleichen muss. Auch wenn Ihr Unternehmen ein detailliertes Verständnis der Fähigkeiten möglicher Lösungen benötigt, empfiehlt sich ein RFP. Erwägen Sie die Erstellung eines RFP, wenn folgende Szenarien auf Sie zutreffen:

Großer Bedarf an Datenschutz und -sicherung
Einhaltung strenger branchenüblicher Vorschriften
Integration mit bereits bestehenden komplexen Systemen
Projekte mit hohem Budget und mehreren Beteiligten
Anpassungsbedarf für individuelle Geschäftsanforderungen

Wann ein RFP übertrieben ist

Wenn Ihr Team bereits weiß, welche Backup-Software benötigt wird und die Anforderungen überschaubar sind, ist ein RFP eventuell nicht nötig. In diesen Fällen können Sie Zeit und Mühe sparen, indem Sie direkt unter den besten Software-Lösungen wählen:

Die beste Backup-Software auf einen Blick

Hier ist meine Liste der 10 besten verfügbaren Backup-Softwarelösungen, die Ihnen den Einstieg in die Suche erleichtern:

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RFI vs RFP vs RFQ: Wo liegen die Unterschiede?

Wenn Sie die Unterschiede zwischen RFI, RFP und RFQ kennen, kann Ihr Team das passende Beschaffungsdokument wählen. Ein RFI dient zur Informationsbeschaffung, ein RFP fordert ausführliche Angebote für Ihre Anforderungen an und ein RFQ bittet um konkrete Preisangebote. Nicht jeder Einkauf benötigt ein RFP – das richtige Dokument spart Zeit und Mühe:

Dokumententyp	Zweck	Wann einsetzen?	Was sollte enthalten sein?	Erforderlicher Detailgrad
Request for Information (RFI)	Allgemeine Informationen von Anbietern einholen	Zu Beginn der Recherche zu Backup-Software-Optionen	Anbieterfähigkeiten, Produktmerkmale, allgemeine Preise	Niedrig
Request for Proposal (RFP)	Detaillierte Angebote für Lösungen einholen	Wenn Sie konkrete Anforderungen haben und detaillierte Antworten von Anbietern vergleichen wollen	Anforderungen, Bewertungskriterien, Projektzeitpläne	Hoch
Request for Quotation (RFQ)	Konkrete Preisdaten erfragen	Wenn exakte Spezifikationen vorliegen und Preise verglichen werden sollen	Produktspezifikationen, Menge, Lieferbedingungen	Mittel

Typische RFP-Fehler und wie Sie sie vermeiden

Wer ein RFP überstürzt oder wichtige Details weglässt, riskiert Missverständnisse, Zeitverschwendung oder unpassende Anbieter. Wenn Sie häufige Fallstricke umgehen, wird die Auswahl geeigneter Backup-Software deutlich unkomplizierter. Hier sind die häufigsten Fehler, die Sie vermeiden sollten:

Unzureichender Hintergrund oder Kontext

Ohne ausreichenden Kontext können Anbieter ihre Angebote nicht passgenau auf Ihre Anforderungen ausrichten. Erläutern Sie Ihre Ziele und Herausforderungen, damit die Anbieter verstehen, worum es geht – so können sie wirklich passende Lösungen bieten.

Fehlendes oder unklar formuliertes Budget

Wenn Budgetdetails fehlen oder die Kosten für die Backup-Software nur vage angegeben werden, kann dies zu Angeboten führen, die nicht zu Ihren finanziellen Möglichkeiten passen. Seien Sie offen hinsichtlich Ihres Budgets, um zu vermeiden, dass Sie Zeit mit Anbietern verschwenden, die außerhalb Ihres Preisrahmens liegen.

Unklare Anforderungen oder juristischer Fachjargon

Wenn Ihre Anforderungen unklar sind oder voller juristischer Fachbegriffe stecken, haben Anbieter Schwierigkeiten, Ihre tatsächlichen Bedürfnisse zu verstehen. Verwenden Sie einfache Sprache und beschreiben Sie Ihre Anforderungen so konkret wie möglich, damit Sie Angebote erhalten, die wirklich zu Ihrem Bedarf passen.

Keine Bewertungskriterien mitgeteilt

Ohne klare Bewertungskriterien wissen Anbieter nicht, wie ihre Angebote bewertet werden. Teilen Sie mit, worauf Sie bei den Angeboten Wert legen, damit sich die Anbieter auf das Wesentliche konzentrieren können – das erleichtert Ihnen die Entscheidungsfindung.

Kein Standardformat für Anbieterantworten

Wenn Sie kein Format für die Antworten vorgeben, ist der Vergleich der Angebote äußerst schwierig. Geben Sie den Anbietern eine Vorlage oder eine Checkliste an die Hand, sodass Sie die Angebote einfach vergleichen können.

Stellen Sie Ihr Backup-Software-RFP-Team zusammen

Eine überzeugende RFP zu erstellen ist keine Einzelleistung; sie verlangt das Feedback eines funktionsübergreifenden Teams, damit alle Anforderungen berücksichtigt werden. Indem Sie die richtigen Personen frühzeitig einbinden, senken Sie Risiken und vermeiden spätere Nacharbeiten. Folgende Rollen sollten Sie in Ihrem Team berücksichtigen:

Der Projekt-Sponsor ist die Person, die das RFP vorantreibt und sicherstellt, dass es mit den strategischen Zielen in Einklang steht. Er hilft dabei, Ressourcen zu sichern und sorgt für die nötige Kontrolle, damit das Projekt auf Kurs bleibt. In der Regel übernehmen CIOs oder Abteilungsleiter diese Rolle, damit das RFP die notwendige Rückendeckung erhält.

Fachexperten

Fachexperten bringen spezielles Wissen über die Anforderungen an die Backup-Software ein. Sie sorgen dafür, dass technische Bedingungen und realistische Erwartungen im RFP enthalten sind. Zu dieser Gruppe gehören oft IT-Manager oder Systemadministratoren, die Ihr bestehendes System gut kennen.

Beschaffungsteam oder RFP-Autoren

Das Beschaffungsteam oder die RFP-Autoren erstellen das Dokument, um Ihre Anforderungen und Erwartungen klar zu kommunizieren. Sie sorgen außerdem für die Einhaltung der Beschaffungsvorgaben. Meist besteht diese Gruppe aus Einkaufsspezialisten oder erfahrenen RFP-Autoren mit guten Kenntnissen in der Anbieterkommunikation.

Endanwender und Stakeholder

Endanwender und Stakeholder bringen praktische Einblicke in tägliche Anforderungen und Herausforderungen ein, die die Software abdecken muss. Ihre Rückmeldungen stellen sicher, dass die Lösung praxisnah und benutzerfreundlich ist. Hierzu zählen Teamleiter, Abteilungsleiter oder alle, die regelmäßig mit der Software arbeiten werden.

Muss-Kriterien & Ziele definieren

Bevor Sie ein RFP verschicken, sollte Ihr Team genau definieren, was die neue Lösung können muss und warum. Eine Einigung über die Schwerpunkte, Ziele und unverhandelbaren Anforderungen hilft den Anbietern, gezielter zu antworten, und erleichtert die Bewertung der Angebote erheblich. Folgendes sollten Sie berücksichtigen:

Schwachstellen beim aktuellen System: Welche Probleme gibt es mit der bestehenden Backup-Lösung? Möglicherweise sind Wiederherstellungszeiten zu lang oder es kommt bei Ausfällen zu Datenverlust. Die Identifizierung dieser Schwachstellen hilft, gezielt nach Verbesserungen zu suchen.
Benötigte Verbesserungen und Erfolgskriterien: Wie sieht der Erfolg für Ihr Team aus? Vielleicht geht es um schnellere Datenwiederherstellung oder eine reibungslose Integration in bestehende Systeme. Legen Sie diese Ziele konkret fest, um den Anbietern eine klare Orientierung bei ihren Konzepten zu geben.
Funktionale, technische und Compliance-Anforderungen: Gibt es bestimmte Funktionen oder Compliance-Standards, die Ihre neue Lösung erfüllen muss? Denken Sie an Verschlüsselungsstandards oder Integrationsmöglichkeiten. So stellen Sie sicher, dass nur passende Anbieter berücksichtigt werden.
Benutzerrollen, Nutzungshäufigkeit und Workflows: Wer wird die Backup-Software nutzen und wie häufig? Das Verständnis der Nutzerrollen und Arbeitsabläufe trägt dazu bei, dass sich die neue Lösung störungsfrei in Ihren Alltag einfügt.
Bereitstellungspräferenzen: Bevorzugen Sie eine Cloud-Lösung oder möchten Sie das System vor Ort installieren? Ihre Entscheidung zur Bereitstellung beeinflusst Kompatibilität und Skalierbarkeit – machen Sie dies von Anfang an deutlich.

Die Backup-Software-RFP verfassen

Jetzt ist es an der Zeit, alles in einem klaren, strukturierten RFP-Dokument zusammenzufassen. Ein gut aufgebautes RFP erleichtert den Anbietern die zielgenaue Beantwortung, und Ihrem Team fällt die Bewertung der Rückmeldungen leichter. Folgendes sollte das Dokument enthalten:

1. Zusammenfassung (Executive Summary)

Die Zusammenfassung für die Geschäftsleitung gibt einen Überblick auf hoher Ebene über Ihr Projekt und Ihre Ziele. Sie sollte den Zweck der Ausschreibung (RFP) klar darlegen und erläutern, was Sie mit der neuen Backup-Software erreichen möchten. Dieser Abschnitt vermittelt den Anbietern rasch Ihre Anforderungen und hilft, die Angebote entsprechend auszurichten.

2. Projektumfang

Beschreiben Sie detailliert, was das Projekt beinhaltet, einschließlich der Aufgaben und Ergebnisse, die Sie vom Anbieter erwarten. Seien Sie präzise hinsichtlich Zeitplänen und Meilensteinen, damit die Anbieter den Umfang des Projekts verstehen. So können sie besser einschätzen, ob sie Ihre Anforderungen erfüllen können und ihre Ressourcen entsprechend planen.

3. Technische Anforderungen

Führen Sie alle technischen Spezifikationen auf, die die Backup-Software erfüllen muss. Dazu zählen etwa die Kompatibilität mit bestehenden Systemen, Speicheranforderungen und Leistungskennzahlen. Klar definierte technische Anforderungen stellen sicher, dass Anbieter Lösungen vorschlagen, die in Ihre technische Umgebung passen.

4. Qualifikationen der Anbieter

Geben Sie die Qualifikationen und die Erfahrung an, die Sie von den Anbietern erwarten. Dazu können frühere Projekte, branchenspezifische Zertifizierungen oder Referenzen von Kunden gehören. Durch diese Vorgaben können Sie besser beurteilen, ob die Anbieter über die nötige Fachkompetenz für Ihr Projekt verfügen.

5. Anforderungen an Sicherheit und Compliance

Beschreiben Sie die Sicherheitsmaßnahmen und Compliance-Standards, die vom Anbieter eingehalten werden müssen. Dazu zählen beispielsweise Datenverschlüsselung, Zugangskontrollen oder regulatorische Vorgaben wie die DSGVO. Klare Sicherheitsanforderungen helfen, den Schutz Ihrer Daten ins Zentrum zu stellen.

6. Erwartungen an Implementierung und Schulung

Erläutern Sie, wie Sie den Ablauf der Implementierung erwarten und welche Unterstützung bei der Schulung benötigt wird. Dazu gehören Zeitpläne, Ressourcen sowie Support nach der Einführung. Diese Informationen ermöglichen es den Anbietern, ihr Vorgehen gezielt auf Ihr Unternehmen abzustimmen.

7. Preisgestaltung und Lizenzierung

Geben Sie an, in welcher Form Sie die Preis- und Lizenzinformationen erhalten möchten. Dazu zählen Preismodelle, Zahlungsbedingungen und etwaige Zusatzgebühren. Klar definierte Erwartungen an die Preisgestaltung erleichtern den direkten Vergleich der Angebote.

8. Vertragsbedingungen

Nennen Sie alle spezifischen Vertragsbedingungen, die die Anbieter beachten sollten. Hierzu können Garantiefristen, Service-Level-Vereinbarungen oder Kündigungsklauseln gehören. Das Festlegen dieser Punkte im Vorfeld hilft, Überraschungen in den Verhandlungen zu vermeiden.

9. Hinweise zur Angebotsabgabe

Geben Sie klare Anweisungen, wie die Anbieter ihre Angebote einzureichen haben. Dazu gehören Angaben zu Fristen, Formatvorgaben und Kontaktdaten. Einheitliche Vorgaben gewährleisten, dass Sie vollständige und vergleichbare Angebote erhalten.

Definieren Sie Ihre Bewertungskriterien

Klar definierte Bewertungskriterien sorgen dafür, dass der Entscheidungsprozess objektiv, transparent und auf Ihre Unternehmensziele ausgerichtet bleibt. Kriterien im Vorfeld festzulegen, verhindert Verzerrung und gewährleistet eine faire Bewertung aller Angebote. So definieren Sie Ihre Bewertungskriterien:

Was zählt am meisten?

Ihr Team sollte 3–5 gewichtete Kategorien auswählen, die mit Ihren Zielen und Prioritäten übereinstimmen. Dies hilft, Angebote nach den wirklich wichtigsten Kriterien zu bewerten. Für Backup-Software sind das beispielsweise folgende häufige Bewertungskategorien in RFP-Prozessen:

Kosten-Effizienz
Technische Kompatibilität
Ruf des Anbieters
Nutzerunterstützung
Sicherheitsfunktionen

Verwenden Sie eine Bewertungstabelle

Eine Bewertungstabelle hilft Ihnen, jedem Kriterium je nach Wichtigkeit eine Gewichtung zuzuweisen. Wenn beispielsweise Sicherheit höchste Priorität hat, können Sie diesem Kriterium ein Gewicht von 30 % geben, während die Kosten mit 20 % gewichtet werden. Passen Sie diese Gewichtungen an die internen Prioritäten an und bewerten Sie jedes Kriterium einheitlich auf einer Skala von 1–5 oder 1–10.

Klären Sie Ihren Bewertungsprozess

Legen Sie fest, wer die Angebote bewertet und wie dies geschieht. Verwenden Sie eine standardisierte Bewertungsmatrix, damit alle Mitglieder konsistent beurteilen, und planen Sie ein Meeting, um die Prüfer vor Beginn der Bewertung abzustimmen. So stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder die Kriterien verstehen und sie einheitlich anwenden, was zu einem fairen und transparenten Auswahlprozess führt.

Backup-Software RFP herausgeben

Das Verschicken der RFP allein reicht nicht aus; es geht darum, den Anbietern den richtigen Zugang, Zeitrahmen und klare Anweisungen zu geben, damit sie effektiv antworten können. Ein reibungsloser Verteilungsprozess legt den Grundstein für die Qualität der Angebote, die Sie zurückerhalten. So geben Sie Ihre RFP effektiv heraus:

Wählen Sie die richtige Verteilungsmethode

Übliche Verteilungswege sind E-Mail, RFP-Softwareplattformen oder Beschaffungsportale. Die Nutzung eines zentralisierten Systems hilft dabei, Antworten zu verfolgen und die Kommunikation effizient zu verwalten. Erwägen Sie, eine Kontaktliste der Anbieter hinzuzufügen oder ein funktionsbasiertes Postfach für mehr Übersicht und zur effektiven Bearbeitung von Anfragen zu nutzen.

Legen Sie klare Zeitrahmen fest

Teilen Sie einen standardisierten RFP-Zeitplan im Dokument mit, um sicherzustellen, dass die Anbieter alle Fristen einhalten. Geben Sie Folgendes an:

RFP-Veröffentlichungsdatum
Fragen-und-Antworten-Zeitraum für Anbieter
Endgültige Einreichungsfrist
Bewertungs- und Auswahlphase

Dieser Zeitplan sorgt dafür, dass jeder weiß, was wann zu erwarten ist, und hilft den Anbietern, ihre Antworten entsprechend zu planen.

Definieren Sie die Einreichungsanforderungen

Anbieter benötigen klare Vorgaben, um ihre Angebote korrekt einzureichen. Geben Sie akzeptierte Dateiformate wie PDF, Word oder Excel-Vorlagen an und nennen Sie die bevorzugte Übermittlungsmethode, z. B. ein Upload-Portal oder ein vorgesehenes E-Mail-Postfach. Erläutern Sie, ob bestimmte Vorlagen zu verwenden sind und ob verspätete Einreichungen akzeptiert werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Angebote bewerten und Anbieter auf die Shortlist setzen

Jetzt zahlt sich die strukturierte Vorbereitung aus — Ihr Team erstellt sicher und souverän eine Shortlist aus den Rückmeldungen der Anbieter. Konsistenz, Objektivität und Zusammenarbeit im gesamten Bewerterteam sind entscheidend. So bewerten und selektieren Sie Anbieter effektiv:

Angebote organisieren und formatieren: Bringen Sie alle Angebote in ein einheitliches Format, um Vergleiche zu erleichtern. Nutzen Sie Hilfsmittel wie Tabellenkalkulationen oder Dokumentenmanagement-Systeme, um Rückmeldungen nachzuhalten und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
Verwendung einer Bewertungstabelle: Setzen Sie Ihre Scoring-Matrix ein, um jedes Angebot anhand der vordefinierten Kriterien zu bewerten. So bleibt der Prozess objektiv und jedes Angebot wird unter den gleichen Bedingungen geprüft.
Demos und Interviews planen: Vereinbaren Sie Präsentationen oder Gespräche mit den führenden Anbietern, um deren Lösungen live zu erleben. Wie funktioniert die Software im Live-Einsatz, und erfüllt sie die Anforderungen Ihres Teams?
Referenzen prüfen: Kontaktieren Sie die von den Anbietern genannten Referenzen, um deren Aussagen zu verifizieren und direkte Einblicke zu gewinnen. Was berichten andere Unternehmen über ihre Erfahrungen mit dem Anbieter und der Software?
Unklarheiten in Angeboten klären: Sind Teile eines Angebots vage oder unverständlich, fragen Sie beim Anbieter nach. Klären Sie offene Fragen vor der Entscheidung, damit alle Fakten vorliegen.

Anbieter auswählen und informieren

Nachdem Ihr Team einen Anbieter ausgewählt hat, sind die abschließenden Schritte genauso wichtig wie der Bewertungsprozess. Klare und professionelle Kommunikation mit allen Anbietern — sowohl mit denen, die den Zuschlag erhalten als auch mit den abgelehnten — ist entscheidend. Ebenso wichtig ist die interne Abstimmung, bevor es in die Vertragsverhandlungen geht. Folgende Schritte sind zu berücksichtigen:

Ausgewählte und abgelehnte Anbieter benachrichtigen

Eine zeitnahe und respektvolle Kommunikation mit Anbietern zeigt Professionalität und trägt zu guten Geschäftsbeziehungen bei. Versenden Sie eine kurze Danksagung an abgelehnte Anbieter und geben Sie auf Wunsch eine kurze Rückmeldung. So bleibt die Tür für künftige Kooperationen offen und Ihr Unternehmensruf wird gestärkt.

Vorbereitung auf die Abschlussverhandlungen

Typische Verhandlungspunkte sind Preisgestaltung, Service-Level-Agreements (SLA) und Vertragskonditionen. Bestimmen Sie im Vorfeld, wo Ihre Team-Grenzen liegen, um Ihre Verhandlungsposition zu kennen. Verwenden Sie eine Checkliste oder eine Agenda, um den Gesprächsfokus zu bewahren und alle wichtigen Aspekte effizient abzudecken.

Stellen Sie interne Abstimmung sicher, bevor Sie unterzeichnen

Sie benötigen Freigaben von der Geschäftsleitung oder Finanzabteilung sowie Überprüfungen durch die Rechtsabteilung oder den Einkauf. Fassen Sie die wichtigsten Entscheidungsgründe zusammen, um den internen Prüfern eine schnelle Kontrolle zu ermöglichen. So stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und Verzögerungen bei der Vertragsunterzeichnung vermieden werden.

Wie geht es weiter:

Wenn Sie gerade Backup-Software recherchieren, nehmen Sie Kontakt zu einem SoftwareSelect-Berater auf und erhalten Sie kostenlos Empfehlungen.

Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre spezifischen Anforderungen besprochen werden. Danach erhalten Sie eine Shortlist passender Softwareprodukte zur Überprüfung. Die Berater unterstützen Sie während des gesamten Kaufprozesses – auch bei Preisverhandlungen.

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