IT-tillgångshantering: 3 bästa metoderna för {{year}}
I en tid där teknik är en integrerad del av verksamheten har effektiv hantering av IT-tillgångar (ITAM) aldrig varit viktigare. ITAM hjälper till att hålla reda på hårdvaru- och programvarutillgångar och hantera dem strategiskt för att optimera deras värde, kontrollera kostnader och minska risker.
Hantering av IT-tillgångar har kommit långt från sina blygsamma början med uppföljning i kalkylblad. I dag är det ett sofistikerat område med etablerade standarder och metoder. I dagens tekniklandskap, som domineras av SaaS, offentliga moln och banbrytande teknik som generativ AI, står ITAM inför unika utmaningar och möjligheter.
Därför delar jag med mig av tre bästa metoder som vägleder organisationer i att hantera sina IT-tillgångar effektivt. Dessa metoder är avgörande för att uppnå finansiell effektivitet, stärka säkerheten och bibehålla flexibiliteten när ny teknik tas i bruk.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jag kommer också att belysa övertygande användningsfall och ITAM:s framtida utveckling, inklusive dess koppling till finansiell verksamhet (FinOps), för att ge en heltäckande förståelse av hur ITAM kan vara en avgörande faktor för moderna företags framgång.
Vad är hantering av IT-tillgångar (ITAM)?
Hantering av IT-tillgångar (ITAM) är lika gammal som själva programvaran. Så snart organisationer började använda hårdvara och programvara i stor skala behövde de verktyg för att skapa insyn i dessa komplexa ekosystem, kontrollera licenskostnader, hantera revisioner och efterlevnad samt övervaka risker.
Traditionellt hanterades detta av ett litet team som använde kalkylblad och som även ansvarade för styrning av programvara och revisionsstöd. När volymen och komplexiteten hos programvarulicenser ökade räckte det inte längre med personer som använde kalkylblad. Därefter har en hel ITAM-bransch vuxit fram, bestående av företagsverktyg, yrkesorganisationer och ISO-standarder, där många leverantörer tillhandahåller utkontrakterade tjänster för hantering av tillgångar.
Allteftersom programvara som tjänst (SaaS) och offentliga moln har blivit allestädes närvarande inom företagens ITAM-områden har verktygen utvecklats för att hantera nya utmaningar. Dessa omfattar identifiering och hantering av riskerna med dold SaaS och okontrollerad SaaS-tillväxt.
Dessutom har organisationer förlorat kontrollen över teknikbudgetar, risker kopplade till licensefterlevnad och säkerhetsrisker relaterade till en omfattande användning av applikationer, samtidigt som affärsenheter och individer har fått större kontroll över inköp och provanvändning av applikationer.
Avveckling av IT-tillgångar (ITAD) har också blivit ett viktigt fokusområde. Det säkerställer att föråldrade eller uttjänta tillgångar avyttras på ett säkert och miljömässigt ansvarsfullt sätt, vilket förhindrar dataintrång och säkerställer efterlevnad.
Detta förvärras avsevärt i organisationer med flera affärsenheter eller geografiska områden samt i organisationer som genomgår omfattande fusioner och företagsförvärv (M&A). Den sammantagna effekten av den senaste utvecklingen, såsom ChatGPT och andra generativa AI-verktyg, har gjort metoder och verktyg för hantering av IT-tillgångar ännu viktigare för god styrning och säkerhet.
Den ökande komplexiteten inom hantering av IT-tillgångar leder till ett antal fördelar för dem som aktivt upprätthåller sin ITAM-verksamhet:
3 bästa metoder för hantering av IT-tillgångar
1. Omsorgsfull licenshantering: en ekonomisk nödvändighet
I dagens ekonomiska klimat ombeds IT- och inköpsteam att minska utgifterna och få bättre kontroll över budgetarna, ofta utan att förstå var utgifterna uppstår. Detta kräver en djup förståelse av programvaruutgifter. Decentraliserade programvaruinköp leder ofta till oväntade kostnader, främst på grund av licenser som köps in av olika affärsenheter utan tillräckliga kontroller av användningen.
En betydande ekonomisk belastning uppstår från två huvudsakliga källor till slöseri: (1) att tillhandahålla en licens som antingen inte används eller skulle kunna ersättas av en licens på en lägre nivå, och (2) att licensiera olika verktyg som uppnår samma resultat.
För att navigera i denna komplexa miljö och minska IT-kostnaderna måste organisationer utnyttja licensavtalens detaljer till sin fördel. Många licenser erbjuder rättigheter till upp- och nedgraderingar samt alternativet Ta med egen licens (Ta med egen licens, BYOL) i hybrida miljöer. Att identifiera dessa möjligheter och använda dem effektivt kan ge betydande besparingar.
Dessutom är ett proaktivt förhållningssätt till leverantörsrevisioner, särskilt med stora leverantörer som Oracle eller SAP, avgörande. Genom att använda ITAM-verktyg som är certifierade för dessa leverantörer kan organisationer optimera sin licensanvändning före en revision, vilket ofta leder till betydande ekonomiskt förhandlingsutrymme och besparingar under dessa utvärderingar.
- Förbättrad riskhantering: en ovillkorlig prioritet inom ITAM
Effektiv riskhantering är inte bara en bästa metod; den är en grundpelare för organisatorisk säkerhet och stabilitet inom ITAM. Organisationer som saknar heltäckande insyn i sina programvarulicenser, SaaS-applikationer och det bredare spektrumet av skugg-IT står inför betydande säkerhetsbrister. Programvaran och applikationerna som köps in utan noggrann granskning kanske inte uppfyller viktiga säkerhets- och rättsliga standarder, vilket utsätter verksamheten för förhöjda risker för cyberattacker och dataintrång.
De ökande riskerna för organisationer utan en ITAM-funktion kommer även att få ekonomiska konsekvenser; kreditvärderingsinstitutet Standard & Poor uppgav att en ITAM-funktion är så avgörande för korrekt riskhantering och cybersäkerhet att organisationer som saknar dessa ramverk kan få sina kreditbetyg negativt påverkade.
Konsekvenserna av otillräckliga ITAM-funktioner sträcker sig bortom säkerheten; de får konkreta ekonomiska följder. Kreditvärderingsinstitutet Standard & Poor uppgav att en ITAM-funktion är avgörande för korrekt riskhantering och cybersäkerhet. Avsaknaden av ett robust ITAM-ramverk kan påverka en organisations kreditbetyg negativt, vilket understryker den ekonomiska dimensionen av ITAM.
SaaS-applikationer har gjort säkerhetsfrågorna oerhört komplexa. Skugg-SaaS utgör i synnerhet ett betydande och ofta ouppmärksammat hot, vilket komplicerar säkerhetslandskapet för många organisationer. Dessutom har framväxten av generativa AI-tekniker medfört nya farhågor kring immateriella rättigheter och dataintegritet. De flesta organisationers oförmåga att spåra användningen av och konsekvenserna med generativ AI förstärker dessa risker ytterligare.
Därför är det absolut nödvändigt att organisationer prioriterar ett heltäckande och proaktivt förhållningssätt till ITAM och säkerställer att alla programvaru- och teknikresurser inte bara hanteras effektivt utan också skyddas noggrant mot det föränderliga spektrumet av digitala hot.
- Skapa flexibilitet och förståelse för ny teknik
När företag strävar efter att förnya och omstrukturera sina tjänster och plattformar digitalt ger ITAM organisationer, och i synnerhet IT-team, den insyn som krävs för att övervinna dessa problem. IT-team behöver fullständig insyn för att proaktivt kunna minimera risker och hålla budgetarna under kontroll, och medarbetarna behöver göras medvetna om helheten när det gäller inköp av licenser och applikationer.
ITAM-specialister kan ge organisationen insyn och rekommendationer om var applikationer kan rationaliseras, licenser minskas och ytterligare undersökningar eller slutanvändarutbildning genomföras för att minska säkerhetsincidenter.
Virtuella maskiner, containrar, molntjänster och AI är alla områden där ett verktyg för hantering av IT-tillgångar hjälper team att få insyn i vad de har tillgång till, vad som aktivt används och var de kan avveckla eller rationalisera användningen för att få kostnaderna under kontroll.
Övertygande fallstudier
Många av oss som har långa karriärer inom IT har flera exempel på när vi varit medvetna om slöseri, men saknat tid eller resurser för att åtgärda dessa ineffektiviteter.
När jag ser tillbaka på min egen erfarenhet från en tidigare roll fick jag i uppdrag att granska en omfattande Oracle-programvarusvit. Uppgiften försvårades av en historia av M&As och flera omstruktureringar av organisationen, vilket ledde till att vi förlorade överblicken över vårt licensbestånd, deras specifika användningsområden och till och med deras nödvändighet.
Detta problem uppmärksammades upprepade gånger men förblev olöst i nästan två år. Först när vi anlitade en extern tjänst för hantering av IT-tillgångar (ITAM) upptäckte och åtgärdade vi ineffektiviteterna, vilket till slut ledde till besparingar i sjusiffrigt belopp i hela vår IT-infrastruktur.
För stora organisationer är en etablerad funktion för hantering av IT-tillgångar, med rätt verktyg, ett avgörande steg mot riskhantering och kostnadsbesparingar.
Ett annat utmärkt exempel är Panasonic, en organisation där hanteringen av IT- och programvarutillgångar kan vara utmanande på grund av företagets filosofi om självständig förvaltning. Panasonics decentraliserade ledningsstruktur, med separata regionala silor och silor för affärsenheter, innebar betydande utmaningar vid hanteringen av IT- och programvarutillgångar. Denna decentralisering gjorde det nästan omöjligt för IT-ledare att effektivt spåra och hantera programvarutillgångar med konventionella metoder som kalkylblad. Implementeringen av en robust ITAM-strategi med lämpliga programvaruverktyg ledde dock till betydande kostnadsbesparingar.
Företaget minskade särskilt sina kostnader för Microsoft-licenser med ett sexsiffrigt belopp. Detta fall understryker behovet av heltäckande planering och strategiska insikter vid hantering av komplexiteten hos IT-tillgångar som är utspridda över ett globalt företag.
Förbättra hanteringen av IT-tillgångar för framtiden
När vi navigerar i det föränderliga IT-landskapet är det avgörande att integrera hantering av IT-tillgångar med det snabbt växande området ekonomisk drift (FinOps). FinOps revolutionerar hur vi hanterar kostnader för molninfrastruktur, inklusive infrastruktur som tjänst (IaaS) och plattform som tjänst (PaaS). För att ligga steget före måste hantering av IT-tillgångar (ITAM) förena sin expertis med FinOps och säkerställa effektiv hantering av licenskostnader i varierande IT-miljöer.
SQL Server är ett bra exempel. Det kan distribueras på flera sätt – på stationära datorer, servrar, inom IaaS, i containrar eller som hanterade SQL-tjänster. En djupgående analys av licensieringskomplexiteten i dessa distributionsmodeller, kombinerad med de kostnadsinsikter som FinOps erbjuder, är avgörande. Detta tillvägagångssätt ger en tydlig och heltäckande bild av IT-utgifterna och säkerställer att varje spenderad krona är en investering i effektivitet och tillväxt.
IT-ledare och yrkesverksamma som vill utforska synergierna mellan ITAM och FinOps kan fördjupa sig i ämnet genom att läsa '6 samarbetsbaserade användningsfall för FinOps- och ITAM-team', en resurs som ger värdefulla insikter i hur dessa två viktiga discipliner kan samarbeta effektivt.
Vilka framväxande trender och tekniker inom hantering av IT-tillgångar ser du? Hur bör organisationer förbereda sig för att säkerställa optimal effektivitet, kostnadseffektivitet och säkerhet i sin IT-verksamhet under 2026? Dela dina tankar nedan och prenumerera på nyhetsbrevet från The CTO Club för fler diskussioner.
