Czym jest zarządzanie zasobami IT?

Zarządzanie zasobami IT (ITAM) zapewnia precyzyjne zrozumienie kosztów cyklu życia i ryzyka związanego z zasobami technologicznymi. Ta przejrzystość jest niezbędna do zwiększania wartości biznesowej wynikającej z decyzji dotyczących strategii technologicznej, architektury, finansowania, umów i zaopatrzenia.

Jako dyrektor techniczny firmy SaaS masz wiele obowiązków. Musisz optymalizować koszty infrastruktury chmurowej, sprawować kontrolę nad licencjami na oprogramowanie i jednocześnie zapewniać swojej firmie przewagę konkurencyjną. Właśnie w tym pomaga zarządzanie zasobami IT (ITAM).

Usprawnienie zarządzania zasobami IT jest trudne, ale właściwe zarządzanie zasobami stanowi podstawę wydajnego środowiska IT.

Czym jest zarządzanie zasobami IT?

U podstaw ITAM leży ciągły cykl zarządzania życiem zasobów IT — od ich pozyskania aż po wycofanie.

Śledzenie zasobów to tylko jeden z elementów zarządzania zasobami IT. Prawidłowo realizowane ITAM zapewnia perspektywę, dzięki której można dostrzec i wykorzystać pełny potencjał zasobów, maksymalizując ich wartość i ograniczając marnotrawstwo, a jednocześnie zapewniając zgodność w zakresie licencjonowania.

ITAM przynosi również szersze korzyści wielu organizacjom, pomagając dostosować zasoby IT do celów biznesowych, kontrolować koszty i ułatwiać zarządzanie cyberbezpieczeństwem. Dobre zarządzanie zasobami umożliwia podejmowanie świadomych decyzji, dokonywanie zakupów i zarządzanie infrastrukturą.

Przykłady zasobów IT

Zasoby IT można podzielić na kilka kluczowych kategorii:

• Zasoby sprzętowe: Ta kategoria obejmuje typowy sprzęt, taki jak serwery, komputery stacjonarne/laptopy i klawiatury, ale także urządzenia mobilne, urządzenia IoT oraz bardziej specjalistyczne elementy, takie jak zestawy słuchawkowe VR lub AR, drony itp.
• Zasoby programowe: Licencje na oprogramowanie do komputerów stacjonarnych, subskrypcje pakietu Microsoft Office lub oprogramowania Adobe oraz inne licencje na korzystanie z oprogramowania mogą być zarządzane na podstawie konta/stanowiska lub instalacji.
• Zasoby cyfrowe: Domeny, klucze API i inne identyfikatory cyfrowe należą do kategorii zasobów cyfrowych. Należy je uważnie monitorować. Na przykład klucze API mogą być ograniczone do określonej liczby wywołań dziennie/miesięcznie.
• Spostrzeżenia osobiste: Często pomijanym obszarem ITAM jest znajomość nieudokumentowanych praktyk. Niezatwierdzone praktyki IT są częstym problemem, szczególnie w dużych organizacjach. Zajęcie się niezatwierdzonym IT może pomóc poprawić cyberbezpieczeństwo organizacji. Podczas audytu środowiska IT niezbędne jest analizowanie przepływów pracy na poziomie działów w celu zidentyfikowania obszarów niezatwierdzonego IT. Z perspektywy pojedynczego użytkownika praktyki niezatwierdzonego IT mogą wydawać się nieszkodliwe. Z czasem mogą jednak powodować problemy z bezpieczeństwem lub nieoczekiwane komplikacje, jeśli osoba, która utworzyła nieudokumentowany system, odejdzie z firmy i przestanie go utrzymywać.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zasobami!

1. 

   Freshservice

   4.6

   Visit Website
2. 

   Workwize

   4.2

   Visit Website
3. 

   Atera

   4.6

   Visit Website

Dlaczego ITAM jest niezbędne

Zarządzanie zasobami IT obejmuje dynamiczne wykorzystywanie zgromadzonych danych o zasobach w celu zwiększania zwrotu z inwestycji, ograniczania ryzyka i zwiększania wartości biznesowej. Dzięki strategicznemu unikaniu zbędnych zakupów zasobów i optymalnemu wykorzystywaniu istniejących zasobów osoby zarządzające zasobami IT mogą ograniczyć wydatki na licencje na oprogramowanie i wsparcie. Takie podejście ogranicza niepotrzebne wydatki i zwiększa wydajność operacyjną poprzez eliminowanie marnotrawstwa.

• Zapewnianie jednego wiarygodnego źródła informacji – Często zasoby IT są śledzone na wielu platformach przez różne osoby, co prowadzi do braku odpowiedzialności i scentralizowanych danych. Ta fragmentacja skutkuje chaosem i nieścisłościami, utrudniając podejmowanie świadomych decyzji. W niektórych firmach pracownicy zajmują się wyłącznie monitorowaniem zasobów IT — zadaniem, które lepiej powierzyć systemom. Przeniesienie uwagi z ręcznego śledzenia na inicjatywy strategiczne pozwala pracownikom IT w większym stopniu przyczyniać się do realizacji celów organizacji. Zarządzanie zasobami wprowadza porządek i zapewnia skonsolidowane źródło wiarygodnych informacji dla zespołów IT, kadry zarządzającej i całej organizacji.

• Zwiększanie wykorzystania zasobów i ograniczanie marnotrawstwa – Skuteczne zarządzanie zasobami zapewnia aktualne informacje, umożliwiając zespołom optymalizację wykorzystania zasobów i ograniczenie marnotrawstwa. Pomaga unikać niepotrzebnych wydatków oraz obniżać koszty licencji i wsparcia. Ponadto zapewnia przestrzeganie standardów bezpieczeństwa i wymogów prawnych, minimalizując ryzyko. Wynikające z tego oszczędności i wzrost produktywności przynoszą korzyści całej organizacji.

• Zwiększanie produktywności przy jednoczesnym zapewnianiu niezawodności – W miarę jak transformacja cyfrowa zmienia metody operacyjne, zarządzanie zasobami wykracza poza samo śledzenie sprzętu. Stosując zasady DevOps i SRE, zespoły potrzebują solidnych systemów zarządzania zasobami, aby szybko dostarczać nowe usługi bez obniżania ich niezawodności. Korzystając z rozwiązania takiego jak ServiceDesk Plus, flagowego oprogramowania ManageEngine do obsługi informatycznej, można uzyskać wgląd w zasoby IT i koszty oraz kontrolować je. Skuteczne zarządzanie zasobami umożliwia precyzyjną kontrolę, ograniczając nadmierne przydzielanie zasobów i bezczynne instancje, a tym samym redukując niepotrzebne wydatki.

Zrozumienie procesu ITAM

Zarządzanie zasobami IT (ITAM) to ciągły proces, a nie jednorazowy projekt. Wymaga regularnej realizacji i dostosowywania w miarę zmian zasobów, celów i narzędzi.

Proces zarządzania zasobami IT zazwyczaj obejmuje następujące kluczowe etapy:

1. Identyfikacja zasobów: Początkowa faza ITAM polega na sporządzeniu kompleksowego wykazu wszystkich zasobów IT. Ten etap ma kluczowe znaczenie dla łatwego rozpoznawania zasobów i gwarantuje skuteczną optymalizację wszelkich zbędnych zasobów w celu zwiększenia wydajności.
2. Śledzenie zasobów: Ten etap obejmuje korzystanie z narzędzia lub systemu ITAM do ciągłego monitorowania zasobów IT. Proces śledzenia gromadzi różne rodzaje danych dotyczących każdego zasobu, w tym dane finansowe (takie jak koszty zasobu), informacje umowne (takie jak gwarancje, licencje i umowy dotyczące poziomu usług) oraz szczegóły dotyczące inwentaryzacji (obejmujące lokalizację i stan zasobów fizycznych).
3. Utrzymanie zasobów: Utrzymanie zasobów IT jest dostosowane do ich konkretnego etapu cyklu życia. Obejmuje to naprawę, modernizację lub wymianę zasobów w razie potrzeby. Wszystkie czynności związane z utrzymaniem zasobu IT są skrupulatnie rejestrowane w ramach ITAM. Ta dokumentacja ma kluczowe znaczenie dla oceny wydajności zasobu i zapewnienia jego optymalnego działania.
4. Obliczanie kosztów cyklu życia: Kolejny etap obejmuje określenie kosztów cyklu życia każdego zasobu znajdującego się w wykazie. W całym okresie eksploatacji zasobu mogą narastać różne koszty, w tym koszty utrzymania, kapitałowe oraz wydatki związane z utylizacją zasobów IT. Dokładne obliczenie tych kosztów przekształca wykaz w praktyczne i przydatne narzędzie.
5. Planowanie finansowe: Ostatnim etapem jest planowanie finansowe. Dzięki jasnemu zrozumieniu posiadanych zasobów IT, ich etapów cyklu życia i powiązanych kosztów można strategicznie planować przyszłość. Celem planowania finansowego jest przydzielenie niezbędnego budżetu na utrzymanie lub podnoszenie poziomów usług zapewnianych przez kluczowe zasoby. Na przykład zasób zarządzany przy wysokim poziomie usług, taki jak dedykowany zespół obsługi informatycznej, będzie wymagał dalszych inwestycji. Z kolei zasoby osiągające słabe wyniki mogą w przyszłości wymagać podwyższenia poziomu usług, co będzie wiązało się z dodatkowymi kosztami.

Korzyści z zarządzania zasobami IT

• Zoptymalizowane wykorzystanie: Dzięki skutecznemu ITAM łatwiej wykrywać zbędne systemy. Sporządzenie pełnej ewidencji zasobów i zrozumienie, które z nich są wykorzystywane w niewystarczającym stopniu, może pomóc zmaksymalizować wartość zasobów. Jako przykład optymalizacji wykorzystania zasobów można rozważyć konsolidację serwerów. Jeśli okaże się, że wiele serwerów działa przy niskim obciążeniu, można je skonsolidować za pomocą wirtualizacji lub przenieść aplikacje na mniejszą liczbę fizycznych maszyn. Z kolei zmniejsza to obciążenie sprzętowe organizacji, ogranicza zużycie energii i usprawnia konserwację.
• Zgodność licencyjna: Skuteczne zarządzanie licencjami pozwala nie tylko uniknąć kar, ale także ujawnić możliwości uzyskania rabatów ilościowych lub zastosowania alternatywnych modeli licencjonowania, które przynoszą oszczędności. Aby lepiej zrozumieć, jak może to wpłynąć na organizację w praktyce, wyobraźmy sobie międzynarodową korporację, która odkrywa, że posiada 250 licencji premium na dane oprogramowanie, ale korzysta tylko z 75 z nich. Dzięki solidnemu ITAM firma może zmniejszyć liczbę aktywnych licencji i zaoszczędzić znaczną kwotę pieniędzy. Co więcej, ogranicza również potencjalne ryzyko prawne i zapewnia zgodność z umowami licencyjnymi.
• Strategiczne zakupy: Dzięki pełnej wiedzy o istniejących zasobach i ich całkowitym koszcie posiadania przyszłe zakupy mogą być bardziej strategiczne, co pozwala uniknąć impulsywnych lub zbędnych zakupów oraz zapewnia pełne wykorzystanie wartości gwarancji i pakietów wsparcia. Najbardziej oczywistym przykładem jest zwykła wymiana sprzętu. Dzięki ITAM organizacja może zdać sobie sprawę, że wiele gwarancji na obecne stacje robocze wkrótce wygaśnie. Odnawiając gwarancje na systemy o kluczowym znaczeniu i stopniowo wycofując te mniej istotne, można zoptymalizować wydatki i potencjalnie zwiększyć zwrot z inwestycji.

Częstym problemem związanym z ITAM jest to, że działy IT często traktują je jako formę ewidencji zapasów w ramach standardowych praktyk biznesowych. Chociaż wiedza o tym, ile klawiatur posiada organizacja i ile kopii pakietu Microsoft Office zainstalowano, jest ważna, ITAM obejmuje znacznie więcej niż tylko śledzenie sprzętu i oprogramowania w arkuszach kalkulacyjnych.

Dobre rozwiązanie do zarządzania uprzywilejowanym dostępem zapewnia wgląd w pełny cykl życia zasobów IT, ułatwiając zespołowi nie tylko zarządzanie ewidencją, ale także uwzględnianie kwestii funkcjonalnych, takich jak modernizacja lub przejście z rozwiązań lokalnych na rozwiązania chmurowe.

Oprogramowanie do zarządzania zasobami IT

Chociaż niektóre organizacje mogą korzystać z podstawowego śledzenia opartego na arkuszach kalkulacyjnych, dedykowane narzędzia do zarządzania ewidencją są pomocne w przypadku większych lub szybko rozwijających się firm. Jeśli organizacja posiada sprzęt znajdujący się w siedzibie, sprzęt hostowany w centrach danych oraz narzędzia działające jako rozwiązania chmurowe, uzyskanie wglądu w infrastrukturę IT może wymagać zastosowania rozwiązań do zarządzania zasobami.

Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania zasobami IT zapewnia przydatne narzędzia, takie jak analityka oparta na sztucznej inteligencji, które mogą znacząco poprawić efektywność pracy, a także narzędzia do raportowania dostarczające cennych informacji zespołowi IT oraz osobom zajmującym stanowiska finansowe lub kierownicze.

Rozwiązania ITAM są dostępne dla firm każdej wielkości. Infrastruktura na poziomie przedsiębiorstwa może skorzystać z narzędzi takich jak ServiceNow, natomiast ManageEngine, AssetExplorer i Lansweeper mają wiele do zaoferowania organizacjom średniej wielkości.

Najlepsze praktyki zarządzania zasobami IT

Osiągnięcie sukcesu zależy od dokładnego planowania i stosowania kilku najlepszych praktyk ITAM, do których należą:

1. Wybór odpowiedniego narzędzia: Poszukaj oprogramowania ITAM, które oferuje centralną bazę danych i rozproszony dostęp wspierający śledzenie zasobów w czasie rzeczywistym, umożliwiając pracownikom w całej organizacji aktualizowanie danych dotyczących zasobów.
2. Ustanowienie standardowych procedur: Opracuj i zdefiniuj standardowe procedury operacyjne dotyczące śledzenia zasobów, w tym sposób dokumentowania zasobów w systemie oraz zasady korzystania z systemu.
3. Spójne śledzenie: Przyjmij jednolitą metodę śledzenia, aby zapewnić kompleksową ewidencję wszystkich istotnych zasobów.
4. Regularne audyty: Regularnie kontroluj proces zarządzania zasobami. Pomoże to uniknąć niezatwierdzonych rozwiązań IT i zapewnić zgodność, na przykład w zakresie licencji na oprogramowanie. Regularne przeglądy ułatwiają śledzenie zasobów i mogą w dłuższej perspektywie obniżyć koszty wsparcia.
5. Utrzymywanie kluczowych danych: Upewnij się, że system może śledzić najważniejsze dane, takie jak daty wygaśnięcia, daty zakupu, dane kontaktowe dostawców i inne istotne informacje.
6. Zaangażowanie interesariuszy: Porozmawiaj z interesariuszami, aby zrozumieć, czego potrzebują od narzędzi do zarządzania. Każdy dział i każde stanowisko może mieć inne przypadki użycia, a poznanie tego, co jest dla nich ważne, może znacznie zwiększyć poziom korzystania z narzędzi i zgodności.

Przypadki użycia ITAM

Z jakimi konkretnymi wyzwaniami możesz się zmierzyć w zakresie ITAM? Jakie strategie najlepiej wdrożyć, aby osiągnąć pożądane rezultaty? Poniżej przedstawiam przykłady rzeczywistych scenariuszy, z którymi możesz się spotkać:

1. Przejście na rozwiązania chmurowe:
   • Scenariusz: Średniej wielkości firma SaaS przechodząca z rozwiązań lokalnych na rozwiązania chmurowe.
   • Obszar zainteresowania: Wyzwania związane z zarządzaniem zasobami podczas transformacji, takie jak śledzenie licencji na oprogramowanie, migracja danych i zapewnienie zgodności z wymogami bezpieczeństwa.
   • Rezultat: Podkreślenie roli zarządzania zasobami IT w zapewnieniu płynnego i efektywnego przejścia.
2. Zarządzanie potrzebami IT zdalnej kadry:
   • Scenariusz: Firma SaaS dostosowująca się do modelu pracy zdalnej lub hybrydowej.
   • Obszar zainteresowania: Rozwiązywanie problemów związanych ze zdalnym zarządzaniem zasobami IT i ich zabezpieczaniem, w tym zarządzaniem urządzeniami, dostępem do oprogramowania i cyberbezpieczeństwem.
   • Rezultat: Pokazanie, jak zarządzanie zasobami IT pomogło utrzymać produktywność i bezpieczeństwo w środowisku pracy zdalnej.
3. Integracja nowych technologii:
   • Scenariusz: Firma SaaS klasy korporacyjnej integrująca narzędzia sztucznej inteligencji lub uczenia maszynowego z istniejącą infrastrukturą.
   • Obszar zainteresowania: Ocena, pozyskiwanie i integrowanie nowych technologii z ramami zarządzania zasobami IT.
   • Rezultat: Pokazanie, jak strategiczne zarządzanie zasobami IT umożliwiło firmie utrzymanie pozycji lidera technologicznego przy jednoczesnym kontrolowaniu kosztów i ryzyka.
4. Wyzwania związane ze zgodnością i bezpieczeństwem:
   • Scenariusz: Firma SaaS mierząca się z rygorystycznymi wymogami zgodności, takimi jak RODO lub HIPAA.
   • Obszar zainteresowania: Zarządzanie zasobami IT w celu zapewnienia zgodności, w tym aktualizacjami oprogramowania, środkami ochrony danych i ścieżkami audytu.
   • Rezultat: Podkreślenie, jak istotne było zarządzanie zasobami IT dla utrzymania zgodności i wzmocnienia poziomu bezpieczeństwa.

Materiały

• Wiadomości i analizy dotyczące ITAM
• Centrum materiałów firmy Gartner dotyczących zarządzania zasobami IT

Kursy:

• „Mistrzostwo w zarządzaniu zasobami IT firmy Udemy”
• Certyfikowane kursy ITAM Review
• IAITAM (Międzynarodowe Stowarzyszenie Menedżerów Zasobów IT)

Normy ISO

Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna (ISO) zapewnia kompleksowy zestaw norm dotyczących zarządzania zasobami IT (ITAM) w ramach normy ISO 19770, podzielonej na pięć odrębnych części:

1. ISO/IEC 19770-1: Ta część ustanawia ramy najlepszych praktyk w zakresie ITAM w organizacjach. Oferuje firmom możliwość wykazania zgodności z tymi normami, spełnienia wymogów dotyczących ładu organizacyjnego i wzmocnienia operacji IT.
2. ISO/IEC 19770-2: Norma ta koncentruje się na identyfikacji oprogramowania i pomaga firmom rozpoznawać oprogramowanie obecne na określonych urządzeniach, wykorzystując ustandaryzowany format znaczników identyfikacyjnych oprogramowania.
3. ISO/IEC 19770-3: Ta część omawia uprawnienia związane z licencjami na oprogramowanie i określa metody śledzenia wykorzystania oprogramowania.
4. ISO/IEC 19770-4: Norma ta, poświęcona ustandaryzowanemu raportowaniu wykorzystania zasobów, ma szczególne znaczenie w zarządzaniu złożonymi licencjami oraz zasobami oprogramowania i sprzętu opartymi na chmurze.
5. ISO/IEC 19770-5: Zapewnia kompleksowy przegląd norm ISO dotyczących ITAM, w tym kluczowej terminologii i najważniejszych pojęć.

Efektywnie zarządzaj zasobami IT

Zarządzanie zasobami IT jest niezbędnym elementem pracy każdego zespołu IT. Może wspierać podejmowanie strategicznych decyzji, poprawiać skuteczność zespołu wsparcia oraz zapewniać lepsze zrozumienie całkowitego kosztu posiadania urządzeń i usług chmurowych.

Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania zasobami może znacznie usprawnić proces zarządzania zasobami IT i ułatwić zarządzanie cyklem życia IT. Aby dowiedzieć się więcej o zarządzaniu zasobami IT, zapoznaj się z wymienionymi powyżej materiałami i zasubskrybuj newsletter The CTO Club.