Effektivitetsligningen: Forbedre IT-driften med konsernsjef Gareth Humprehys

For å belyse kompleksiteten og strategiene bak effektiv IT-optimalisering – en nødvendighet for virksomheter som ønsker å øke effektiviteten, redusere kostnadene og fremme innovasjon – snakker jeg med bransjeeksperter i vår spørsmål-og-svar-serie om IT-optimalisering.

I dag vil samtalen min med Gareth Humphreys, konsernsjef i Solution Performance Group, gi innsikt i hvordan organisasjoner kan maksimere IT-investeringene sine for å oppnå optimal ytelse. 

1. Kan du fortelle litt om bakgrunnen din? 

Jeg vokste opp like utenfor Belfast, en by som er langt mer interessant enn jeg ga den æren for i de første årene av livet mitt. Jeg hatet skolen og kunne ikke vente med å slutte, særlig etter at jeg overlevde en alvorlig bilulykke i det første året på videregående (der jeg mistet moren min og nesten faren min også).

Det fikk meg til å stille spørsmål ved alt når det gjaldt hvordan verden fungerer. Jeg hadde alltid ønsket å bli journalist, men mediefag ved den lokale høyskolen (for eksempel yrkeshøyskole for eldre lesere!) tente heller ikke interessen min, og jeg sluttet etter bare seks måneder. Som 16-åring hadde jeg ikke tenkt over konsekvensene av å være arbeidsledig og ikke ansettbar, så jeg endte på trygd. 

Lei av at jeg lå rundt hjemme uten å komme noen vei, foreslo faren min at jeg burde gjøre «noe med datamaskiner», siden jeg hadde tilbrakt hele barndommen foran en (med den gode gamle Sinclair ZX Spectrum som utgangspunkt). Det førte meg til City & Guilds-kurset i IT ved et lokalt opplæringssenter, og jeg fullførte det ettårige kurset på 16 uker. Derfor ansatte de meg til å hjelpe andre studenter gjennom kurset.

Det var min første ordentlige jobb i IT-bransjen.

Jeg startet Solution Performance Group (SPG) sammen med de andre grunnleggerne for å tilby et økosystem av datterselskaper innen digital transformasjon, bemanning og programvare. Med kontorer i Newcastle og Leeds arbeider SPG på tvers av offentlig og privat sektor, og kundene omfatter nødetater, offentlige etater og organisasjoner innen sosialboliger. 

2. Hvordan vurderer du den nåværende tilstanden til IT-infrastrukturen din? Hvilke måltall bruker du for å måle effektiviteten?

Jeg lar meg alltid fascinere av den generelle likegyldigheten overfor infrastrukturens ytelse. Jeg antar at dette skyldes at de stadig voksende lagene med kompleksitet og eldre systemer i årevis gjorde det for vanskelig for teknologiteam og -avdelinger å forstå nøyaktig hva som foregikk «under panseret». Likevel er realiteten at vi i dag har tilgang til så mye data og så mange løsninger at det ikke finnes noen unnskyldning.

Dette gjelder særlig hvis virksomheten eller organisasjonen din er avhengig av IT for å løse kundenes problemer, noe som, når alt kommer til alt, stort sett er tilfelle. 

Vi vurderer infrastrukturens tilstand ved å ta et utgangsbilde av ytelse, sluttbrukeropplevelse/responstid, kapasitet, sikkerhet og alt imellom – helt ned på nivået for kodekjøring – ved hjelp av verktøy for rettsmedisinsk overvåking, som vi kjører i sanntid.

Kostnadsoptimalisering er en annen viktig del av effektivitetsligningen, og den kan utløses ved hjelp av måltall for utnyttelse sammenlignet med forbruk, noe som er populært blant økonomidirektører.

3. Hvilke sikkerhetstiltak er på plass for å beskytte IT-infrastrukturen samtidig som ytelsen optimaliseres?

Det er mange lag som utgjør kaken av sikkerhet og ytelse. I sjeldne tilfeller kan disse utelukke hverandre og kreve kompromisser (vanligvis når det gjelder ytelse, gitt hvor kritisk sikkerheten er).

For de fleste virksomheter er det imidlertid noen viktige ingredienser å ta hensyn til, inkludert dem vi har tatt i bruk her: 

• Brannmurer av neste generasjon med dyp pakkeinspeksjon for å avverge komplekse cybertrusler.
• God kapasitet for deteksjon og respons på endepunkter i tillegg til tradisjonell antivirusprogramvare. 
• Godt planlagt identitets- og tilgangsadministrasjon med flerfaktorautentisering for å kontrollere og overvåke brukertilgang. 
• Begrensede rettigheter gjennom prinsippet om minste privilegium og rollebasert tilgangskontroll.

Det er imidlertid ikke alt – det er også viktig å kryptere data i ro, under overføring og under behandling der det er mulig, med data sikkerhetskopiert på stedet og på et geografisk separat sted.

Og for å bygge videre på poenget mitt tidligere er det, med mengden data vi alle har tilgang til i dag, avgjørende å implementere sikkerhetsinformasjon og hendelseshåndtering for å samle loggdata, identifisere avvik fra normalen og anbefale korrigerende tiltak gjennom plattformer for beskyttelse av arbeidsbelastninger i skyen.

4. Hvordan identifiserer dere ferdighetssettene og kompetansen som IT-teamet trenger for å administrere og optimalisere ressurser effektivt?

Dette er krevende fordi ekspertisen som kreves for å diskutere disse svært komplekse temaene i dybden, krever en helt spesiell type person. Den første kompetansen er derfor sans for detaljer og en nesten manisk drivkraft til å finne den underliggende årsaken til et problem. 

Det kan komme så mye data mot deg at det er avgjørende å behandle den uten å bli overveldet, samtidig som det er viktig å ha en følelse av hastverk for å reagere på et landskap i stadig endring og sørge for at optimaliseringen opprettholdes på høyeste nivå.

Ferdighetsmessig avhenger det av miljøet, men det er også viktig å ha en grunnleggende forståelse av hvordan de store skyplattformene fungerer, dimensjoneres, konfigureres og faktureres. Optimalisering av ressurser er en disiplin i seg selv – det er ikke lenger «bare» en jobb innen brukerstøtte. 

5. Hvilke strategier bruker dere for å fremme faglig utvikling og kontinuerlig læring i IT-teamet?

Dette har vært en læringsopplevelse fordi ikke alle ønsker å lære kontinuerlig når de kunne brukt tiden på andre ting. Det forstår jeg, men jeg mener også at hvis du ønsker å utvikle deg og bli bedre på noe, må du øve for å komme dit. 

Vi setter av et eget, øremerket opplæringsbudsjett for alle, men problemet er at ikke alle ønsker å bruke det. Vi har erfart at sunn og respektfull konkurranse hjelper, og det samme gjør det å knytte insentiver til gjennomført opplæring eller oppnådde sertifiseringer.

Du trenger imidlertid noen kontinuerlige lærere i teamet som setter tonen, standardene og forventningene for alle andre – de toneangivende, om du vil.

6. Kan du dele eksempler på hvordan tverrfunksjonelt samarbeid har bidratt til ressursoptimalisering i IT-avdelingen?

Tidligere i år etablerte vi en helt ny funksjon for programvareutvikling ved å overføre et team fra en annen organisasjon til SPG. Til å begynne med var hensikten vår at det nye teamet skulle fortsette å levere førsteklasses programvare til kundene våre.

Etter hvert som året gikk, ble det imidlertid tydelig at de nye teammedlemmene og våre eksisterende kolleger innen infrastrukturingeniørarbeid begynte å samarbeide på eget initiativ. Etter å ha sett noen av de komplekse problemene de har løst sammen, er vi sikrere enn noen gang på at det å fremme dette tverrfunksjonelle samarbeidet gir fordeler for alle: individene selv, teamene og selvfølgelig kundene våre.

Muligheten til å møte et nytt problem direkte og fremskynde utbedringsarbeidet, gitt de komplementære ferdighetene i teamene våre, har ført til enorme effektiviseringer fra ende til ende, og det er en arbeidsmåte jeg på det sterkeste anbefaler alle å vurdere.

7. Hvordan sørger dere for at IT-prosessene er i tråd med forretningsmålene og bidrar til den overordnede effektiviteten i organisasjonen?

Det er her verdien av arkitektur virkelig kommer til sin rett. Dere trenger virksomhetsarkitektur og løsningsarkitektur som kjernen i henholdsvis de operative funksjonene og IT-funksjonene, og som arbeider i harmoni med virksomheten og hverandre. Ved å ta utgangspunkt i den overordnede forretningsstrategien, målene og KPI-ene og sørge for at forretningsprosessene og den underliggende teknologien er samkjørte, har dere langt bedre mulighet til å oppdage muligheter for optimalisering og effektivisering. 

Dette høres ut som – og er – en enorm oppgave som bare virkelig kan oppnås gjennom mange års øvelse og innsats, men det er slik de beste og mest vellykkede virksomhetene opererer. Dere trenger ikke nå nirvana den første dagen; begynn i det små, iterer ofte, valider underveis og ha et mål. Å ja, og sørg for at dere vet hva utgangspunktet er. 

8. Hva er deres beste tips for å optimalisere IT-ressurser gjennom infrastruktur, mennesker og prosesser?

• Synlighet – Du kan ikke optimalisere det du ikke kan se, så du må forstå hva som foregår under panseret, hva som skjer i skymiljøet, og hva som skjer fra ende til ende. Ellers kan du ikke håndtere ineffektiviteten. Automatisering med lukket sløyfe er også viktig! La systemet ta kontrollen, angi parameterne og det ønskede resultatet, og la systemet gjøre jobben. Det er jo hele poenget med automatisering! Vær oppmerksom på at for mye tid brukt på finjustering av parameterne forlenger prosessen. La systemet gjøre det det er ment å gjøre, og automatiser så mye som mulig.
• Kort ned tilbakemeldingssløyfene – Finn ut om og hvor en prosess bryter sammen. Stopp deretter, gjør endringen, kjør prosessen på nytt, og fortsett å gjenta og forbedre i mindre deler. Vær også oppmerksom på funksjonsoppblåsing: Det er ofte slik at du ikke trenger halvparten av funksjonene som finnes der ute. Reduser det til kjernefunksjonene du *virkelig* trenger, og kjøp bare løsningen som passer til formålet. Alle disse tilleggsfunksjonene krever implementering, tilpasning, opplæring av medarbeidere og til syvende og sist tid, penger og innsats, med liten eller ingen avkastning.
• DevOps, SecOps, DevSecOps, FinOps … det er bare CloudOps – Slutt å bygge siloer med svært spesialiserte team som bare gjør én ting, særlig hvis organisasjonen din er av relativt moderat størrelse. Opprett i stedet ett team, og sørg for at alle får opplæring i å levere flere typer kompetanse. Det er den beste måten å optimalisere menneskesiden av enhver teknologifunksjon på.

For flere intervjuer med ledende CTO-er og IT-eksperter, abonner på nyhetsbrevet til The CTO Club.