Décomposition du processus d’intégration et de sortie Setyl : Attribution et récupération des actifs informatiques

Le service RH vous prévient-il à la dernière minute de l'arrivée de nouveaux employés, vous laissant courir pour tout préparer ? Êtes-vous incertain de savoir qui rejoint l'entreprise, quand et ce dont ils auront besoin pour leur premier jour ? Les employés partent-ils sans rendre le matériel de l'entreprise ou avec un accès logiciel toujours actif ? Les licences non utilisées des sortants épuisent-elles discrètement votre budget informatique ?

Le logiciel de gestion des actifs informatiques et des licences Setyl aide les équipes IT à résoudre ces défis courants en apportant de la structure et de la visibilité à chaque étape du cycle de vie des employés. 

Les workflows dédiés d'intégration et de départ de la plateforme vous offrent contrôle et clarté tout au long du processus d'arrivée-mutation-départ (JML) — garantissant l'affectation et la récupération des bons équipements et accès au bon moment.

Dans cet aperçu des fonctionnalités, nous explorons comment Setyl automatise et simplifie les processus d’intégration et de départ, réduisant l'effort manuel et les goulets d'étranglement, diminuant les dépenses informatiques superflues et protégeant contre les risques de sécurité et de conformité.

Aperçu des fonctionnalités d’intégration et de départ

Processus d'intégration utilisateur avec Setyl : Attribution du matériel et des licences

1. Workflows d’intégration automatisés déclenchés par l’intégration aux systèmes RH.
2. Listes de contrôle d’intégration basées sur le rôle pour attribuer les bons équipements et accès.
3. Assignations automatiques d’appareils et de licences via des intégrations natives.
4. Suivi du niveau d’inventaire pour éviter les manques de matériel de dernière minute.
5. Enquêtes sur les actifs informatiques et licences afin de confirmer la réception des équipements et l’acceptation de vos politiques.
6. Profils utilisateur complets pour consigner tous les attributions, changements et documents associés.

Workflow de départ des employés dans Setyl : Récupération des actifs et révocation des accès

1. Workflows de départ automatisés déclenchés par la synchronisation avec les systèmes RH.
2. Liste complète des équipements et licences attribués à récupérer.
3. Vue d’ensemble des rôles et responsabilités administratives pour assurer une bonne passation.
4. Données d’activité des employés pour identifier toute licence ou souscription non référencée.

Processus d’intégration utilisateur avec Setyl : Attribution du matériel et des licences

Setyl aide les équipes informatiques à améliorer leur processus d’intégration grâce à une automatisation avancée, une meilleure visibilité et une traçabilité renforcée. La plateforme garantit que chaque nouvel employé reçoit systématiquement les bons appareils, logiciels et accès dès le premier jour, éliminant les goulets d’étranglement et les retards tout en assurant une expérience employé optimale.

1. Workflows d’intégration déclenchés automatiquement

Parmi ses nombreuses intégrations, Setyl propose des connecteurs prêts à l’emploi avec plus de 50 systèmes RH et IAM, dont BambooHR, HiBob, Workday, Okta et bien d’autres.

Lorsque votre équipe RH ou opérationnelle ajoute un nouvel employé et une date d’arrivée dans votre système RH ou IAM, Setyl transfère automatiquement cet utilisateur en phase d’intégration. Votre équipe est alors immédiatement notifiée du nouvel arrivant, éliminant ainsi les silos organisationnels et les oublis de passation entre services.

2. Listes de contrôle d’intégration basées sur les rôles

Avec Setyl, vous pouvez créer des modèles standardisés d’équipements informatiques et d’accès logiciels adaptés à des rôles spécifiques. Ces modèles peuvent dépendre du poste, du département, du lieu, du niveau hiérarchique ou d’une combinaison de ces critères, vous permettant ainsi d’établir une politique cohérente d’attribution des actifs et accès dans l’entreprise. 

Par exemple, vous pouvez créer un modèle pour les commerciaux à New York, les designers basés au Royaume-Uni ou les dirigeants du siège.

Lors de l’intégration d’un nouvel employé avec Setyl, appliquez simplement le modèle correspondant. Cela génère une liste d’équipements et d’éléments logiciels à remettre, vous permettant de trouver et attribuer facilement les actifs issus des groupes prédéfinis et d’équiper chaque nouvel arrivant de tous les outils nécessaires dès le premier jour.

3. Attributions automatisées des appareils et des licences

Si les attributions d’actifs sont déjà enregistrées ou allouées dans un autre système, tel que votre MDM, RMM, IAM ou d’autres applications métiers, vous pouvez importer ces données automatiquement dans Setyl, sans qu’aucune intervention manuelle ne soit nécessaire lors de l’intégration.

Lorsqu'un nouvel appareil est détecté et importé depuis votre MDM ou RMM dans Setyl, il peut être automatiquement attribué à l’utilisateur enregistré dans ce système. De même, lorsqu’une licence logicielle est assignée dans une plateforme comme Okta ou déjà allouée dans certaines de vos applications métiers clés, ces informations sont instantanément capturées et enregistrées dans Setyl.

4. Suivi du niveau des stocks

Maintenez des niveaux de stock optimaux et assurez-vous que le matériel informatique est toujours disponible pour l'intégration des nouveaux employés grâce à une visibilité sur le stock et des alertes.

Setyl vous permet d’organiser les actifs en groupes personnalisés, selon n’importe quelle combinaison d’attributs, du lieu à la spécification de l’appareil, pour une visibilité accrue. Vous pouvez ensuite définir des alertes pour être averti lorsque les niveaux descendent sous un seuil prédéfini, vous laissant le temps de recommander avant que des pénuries ne surviennent.

5. Enquêtes sur les actifs informatiques et les licences

Après avoir attribué tout le matériel et l’accès aux logiciels aux nouveaux employés lors du processus d’intégration, vous pouvez confirmer la réception via les enquêtes intégrées de Setyl.

Les enquêtes demandent aux employés de confirmer qu’ils ont bien reçu les actifs et licences enregistrés dans Setyl, et d’accepter votre politique d’utilisation appropriée. Toutes les réponses sont enregistrées dans Setyl et restent accessibles pour les audits ou d’éventuels départs.

6. Profils utilisateurs complets

Des profils d’employés dédiés garantissent que toutes les informations concernant chaque personne sont enregistrées et facilement accessibles.

Cela inclut les actifs informatiques attribués, les licences et les rôles administratifs, les informations organisationnelles de l’employé, le statut utilisateur (intégration, départ, actif, archivé), la documentation et les enquêtes complétées, ainsi qu’un journal de toutes les activités.

Flux de travail de départ d’employé dans Setyl : restitution des actifs et révocation des accès

Setyl offre un moyen efficace de récupérer le matériel et de révoquer les accès aux systèmes des personnes quittant l’entreprise lors du processus de départ. Cette approche structurée du départ utilisateur permet de garantir la fluidité des opérations, renforce la sécurité de l’information, facilite la préparation aux audits, et évite des dépenses informatiques inutiles après la sortie d’un collaborateur.

1. Flux de travail de départ déclenchés automatiquement

Setyl vous informe dès qu’une date de départ est ajoutée pour un employé dans votre système RH ou IAM intégré.

L’employé sur le départ est alors automatiquement déplacé vers une étape de départ, invitant votre équipe à prendre les mesures nécessaires, sans avoir à attendre un ticket ou une notification manuelle de votre service RH.

2. Liste complète des actifs et licences attribués

Chaque profil utilisateur affiche une liste claire de tous les actifs informatiques et licences attribués, ainsi que les réponses aux enquêtes confirmant la réception.

Utilisez cette liste de vérification de départ pour identifier le matériel à restituer et les licences à révoquer auprès du collaborateur, puis cochez chaque élément une fois l’action effectuée.

3. Vue d’ensemble des rôles administratifs et de la propriété

Chaque rôle administratif métier ou technique attribué à l’employé s’affiche dans son profil.

Pendant le processus de départ, examinez la liste pour vous assurer que tous les droits administrateur sur les logiciels sont révoqués et que la propriété est correctement transférée.

4. Données d’activité de l’employé

Auditez les données récentes d’activité logicielle de l’employé afin d’identifier d’éventuelles licences ou abonnements non enregistrés à traiter également lors du départ.

Ces données peuvent être extraites des SSO, IAM, IDP, et autres applications métiers connectées qui détectent et importent les connexions et l’activité des utilisateurs dans Setyl.

Déléguez et collaborez lors de vos processus d’onboarding et de départ

Vous souhaitez déléguer les tâches d’intégration et de départ aux équipes les plus concernées dans votre organisation ?

L’interface claire et le design intuitif de Setyl facilitent l’utilisation pour tous, y compris les collègues moins techniques. En outre, des rôles et droits d’accès spécifiques vous permettent de garder le contrôle sur les accès à certaines zones de la plateforme.

Cela signifie que vous pouvez partager et déléguer des tâches concernant le processus d’intégration et de départ des employés à d’autres services de votre organisation — tels que des sous-sites, les équipes RH et opérations, ou les responsables de département — tout en veillant à ce que toutes les mises à jour soient enregistrées sur une plateforme centralisée.

Découvrez le logiciel d’intégration et de départ des employés de Setyl en action

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