Mitä IT-omaisuudenhallinta on?

IT-omaisuuden hallinta (ITAM) varmistaa teknologiaomaisuuteen liittyvien elinkaarikustannusten ja riskien tarkan ymmärtämisen. Tämä selkeys on olennaista, jotta teknologiastrategiaa, arkkitehtuuria, rahoitusta, sopimuksia ja hankintaa koskevista päätöksistä saatavaa liiketoiminta-arvoa voidaan parantaa.

SaaS-yrityksen teknologiajohtajana sinulla on paljon vastuullasi. Sinun on optimoitava pilvi-infrastruktuurin kustannukset, pysyttävä ohjelmistolisenssien tasalla ja samalla tarjottava yrityksellesi kilpailuetua. Tässä IT-omaisuuden hallinta (ITAM) astuu kuvaan.

IT-omaisuuden hallinnan tehostaminen on haastavaa, mutta asianmukainen omaisuudenhallinta on tehokkaan IT-ympäristön kulmakivi.

Mitä IT-omaisuuden hallinta on?

ITAM on pohjimmiltaan jatkuva sykli, jossa IT-omaisuuden elinkaarta hallitaan hankinnasta käytöstä poistamiseen.

Seuranta on vain yksi osa IT-omaisuuden hallintaa. Hyvin toteutettuna ITAM tarjoaa näkökulman, jonka avulla voit tarkastella omaisuutesi koko potentiaalia ja hyödyntää sitä, maksimoida sen arvon ja minimoida hukan samalla, kun varmistat lisensointiin liittyvän vaatimustenmukaisuuden.

ITAM tarjoaa myös laajempia hyötyjä monille organisaatioille auttamalla kohdistamaan IT-resurssit liiketoimintatavoitteiden mukaisesti, hallitsemaan kustannuksia ja tekemään kyberturvallisuudesta helpommin hallittavaa. Hyvä omaisuudenhallinta mahdollistaa tietoon perustuvan päätöksenteon, hankinnan ja infrastruktuurin hallinnan.

Esimerkkejä IT-omaisuudesta

IT-omaisuus voidaan jakaa useisiin keskeisiin kategorioihin:

• Laitteisto-omaisuus: Tähän kategoriaan kuuluvat tyypilliset laitteistot, kuten palvelimet, pöytätietokoneet ja kannettavat tietokoneet sekä näppäimistöt, mutta myös mobiililaitteet, IoT-laitteet ja erikoistuneemmat laitteet, kuten VR- tai AR-kuulokkeet, droonit ja muut vastaavat.
• Ohjelmisto-omaisuus: Työpöytäsovellusten ohjelmistolisenssejä, Microsoft Officen tai Adobe-ohjelmistojen tilauksia sekä muita ohjelmistojen käyttöoikeuksia voidaan hallita tili-/käyttäjäpaikka- tai asennuskohtaisesti.
• Digitaalinen omaisuus: Verkkotunnukset, API-avaimet ja muut digitaaliset tunnisteet kuuluvat digitaalisen omaisuuden piiriin. Niitä on valvottava huolellisesti. API-avaimet voidaan esimerkiksi rajoittaa tiettyyn kutsujen määrään päivässä tai kuukaudessa.
• Henkilökohtainen näkemys: Yksi usein huomiotta jäävä ITAM:n osa-alue on dokumentoimattomien käytäntöjen tuntemus. Varjo-IT-käytännöt ovat yleinen ongelma erityisesti suurissa organisaatioissa. Varjo-IT:n käsittely voi auttaa parantamaan organisaation kyberturvallisuutta. IT-ympäristöä auditoitaessa on olennaista tutkia työnkulkuja osastotasolla varjo-IT:n alueiden tunnistamiseksi. Yksittäin tarkasteltuna varjo-IT-käytännöt saattavat vaikuttaa harmittomilta. Ajan mittaan ne voivat kuitenkin aiheuttaa tietoturvaongelmia tai odottamattomia haasteita, jos dokumentoimattoman järjestelmän luonut henkilö lähtee yrityksestä eikä enää ylläpidä sitä.

Miksi ITAM on olennaista

IT-omaisuuden hallintaan kuuluu kerättyjen omaisuustietojen dynaaminen hyödyntäminen tuottojen parantamiseksi, riskien vähentämiseksi ja liiketoiminta-arvon kasvattamiseksi. Välttämällä strategisesti tarpeettomia omaisuushankintoja ja hyödyntämällä olemassa olevia resursseja optimaalisesti IT-omaisuuden hallinnoijat voivat vähentää ohjelmistolisenssien ja tuen kustannuksia. Tämä lähestymistapa rajoittaa tarpeettomia menoja ja parantaa toiminnan tehokkuutta poistamalla hukkaa.

• Yhden totuuden lähteen tarjoaminen – IT-omaisuutta seurataan usein useilla alustoilla eri henkilöiden toimesta, mikä johtaa omistajuuden ja keskitetyn tiedon puutteeseen. Tämä hajanaisuus aiheuttaa kaaosta ja epätarkkuuksia, mikä vaikeuttaa tietoon perustuvaa päätöksentekoa. Joissakin yrityksissä työntekijät keskittyvät yksinomaan IT-omaisuuden seurantaan – tehtävään, joka sopii paremmin järjestelmille. Siirtämällä huomio manuaalisesta seurannasta strategisiin hankkeisiin IT-henkilöstö voi edistää merkittävämmin organisaation tavoitteita. Omaisuudenhallinta tuo järjestystä ja tarjoaa keskitetyn totuuden lähteen IT-tiimeille, johdolle ja koko organisaatiolle.

• Käytön tehostaminen ja hukan vähentäminen – Tehokas omaisuudenhallinta varmistaa ajantasaiset tiedot, joiden avulla tiimit voivat optimoida resurssien käytön ja vähentää hukkaa. Se auttaa välttämään tarpeettomia menoja sekä pienentämään lisenssi- ja tukikustannuksia. Lisäksi se varmistaa turvallisuus- ja lakisääteisten standardien noudattamisen ja minimoi riskejä. Syntyvät kustannussäästöt ja tuottavuuden kasvu hyödyttävät koko organisaatiota.

• Tuottavuuden edistäminen luotettavuudesta tinkimättä – Digitaalisen transformaation muokatessa toimintatapoja omaisuudenhallinta ulottuu pelkkää laitteiston seurantaa pidemmälle. DevOps- ja SRE-periaatteiden omaksumisen myötä tiimit tarvitsevat vankkoja omaisuudenhallintajärjestelmiä voidakseen toimittaa uusia palveluita nopeasti luotettavuudesta tinkimättä. Käyttämällä esimerkiksi ratkaisua ServiceDesk Plus, ManageEnginen lippulaivatuotetta IT-palvelupisteohjelmistoissa, voit saada näkyvyyden IT-omaisuuteen ja kustannuksiin sekä hallita niitä. Tehokas omaisuudenhallinta mahdollistaa tarkan hallinnan, vähentää ylimitoitettua kapasiteettia ja käyttämättömiä instansseja sekä pienentää näin tarpeettomia kuluja.

ITAM-prosessin ymmärtäminen

IT-omaisuuden hallinta (ITAM) on jatkuva prosessi, ei kertaluonteinen projekti. Se edellyttää säännöllistä toteutusta ja mukauttamista omaisuuden, tavoitteiden ja työkalujen kehittyessä.

IT-omaisuuden hallintaprosessi sisältää yleensä seuraavat keskeiset vaiheet:

1. Omaisuuden tunnistaminen: ITAM-prosessin ensimmäinen vaihe on kattavan luettelon laatiminen kaikesta IT-omaisuudesta. Tämä vaihe on ratkaisevan tärkeä omaisuuden helpon tunnistamisen kannalta ja varmistaa, että kaikki tarpeeton omaisuus hyödynnetään tehokkaasti tuottavuuden parantamiseksi.
2. Omaisuuden seuranta: Tässä vaiheessa IT-omaisuuden jatkuvaan valvontaan käytetään ITAM-työkalua tai -järjestelmää. Seurantaprosessi kerää kustakin omaisuuserästä erityyppisiä tietoja, kuten taloudellisia tietoja (esimerkiksi omaisuuserän kustannukset), sopimustietoja (kuten takuut, lisenssit ja palvelutasosopimukset) sekä inventaariotietoja (fyysisen omaisuuden sijainti ja kunto).
3. Omaisuuden ylläpito: IT-omaisuuden ylläpito mukautetaan sen elinkaaren mukaiseen vaiheeseen. Tähän sisältyy omaisuuden korjaaminen, päivittäminen tai vaihtaminen tarpeen mukaan. Kaikki IT-omaisuuserälle tehdyt ylläpitotoimet kirjataan huolellisesti ITAM-kehyksen sisällä. Tämä dokumentaatio on tärkeä omaisuuserän suorituskyvyn arvioimiseksi ja optimaalisen toiminnan varmistamiseksi.
4. Elinkaarikustannusten laskeminen: Seuraava vaihe on määrittää kunkin inventaarioon kuuluvan omaisuuserän elinkaarikustannukset. Omaisuuserän elinkaaren aikana voi kertyä erilaisia kustannuksia, kuten ylläpito-, pääoma- ja IT-omaisuuden käytöstäpoistokustannuksia. Näiden kustannusten tarkka laskeminen muuttaa inventaarion käytännölliseksi ja informatiiviseksi työkaluksi.
5. Taloudellinen suunnittelu: Viimeinen vaihe on taloudellinen suunnittelu. Kun ymmärrät IT-omaisuutesi, niiden elinkaaren vaiheet ja niihin liittyvät kustannukset, voit suunnitella tulevaisuutta strategisesti. Taloudellisen suunnittelun tavoitteena on kohdentaa tarvittava budjetti keskeisten omaisuuserien tarjoamien palvelutasojen ylläpitämiseen tai parantamiseen. Esimerkiksi omaisuuserä, jota hallitaan korkealla palvelutasolla, kuten omistetun palvelupistetiimin avulla, edellyttää jatkuvia investointeja. Toisaalta heikosti suoriutuvat omaisuuserät saattavat tulevaisuudessa tarvita korkeampia palvelutasoja, mikä aiheuttaa lisäkustannuksia.

IT-omaisuuden hallinnan hyödyt

• Optimoitu käyttö: Tehokkaan ITAM:n avulla tarpeettomat järjestelmät on helpompi tunnistaa. Täydellisen omaisuusluettelon laatiminen ja alihyödynnettyjen resurssien selvittäminen voi auttaa maksimoimaan resurssien arvon. Palvelinten yhdistäminen on yksi esimerkki omaisuuden käytön optimoinnista. Jos huomaat, että useat palvelimet toimivat alhaisella kapasiteetilla, voit yhdistää ne virtualisoinnin avulla tai siirtää sovellukset harvemmille fyysisille koneille. Tämä vähentää organisaatiosi laitteistokustannuksia, pienentää energiankulutusta ja tehostaa ylläpitoa.
• Lisenssien vaatimustenmukaisuus: Tehokas lisenssienhallinta auttaa välttämään seuraamuksia ja voi myös paljastaa mahdollisuuksia määräalennuksiin tai vaihtoehtoisiin lisensointimalleihin, jotka tuovat kustannussäästöjä. Jotta saisit paremman käsityksen siitä, miten tämä voi vaikuttaa organisaatioosi käytännössä, kuvitellaan monikansallinen yritys, joka huomaa omistavansa 250 premium-lisenssiä tiettyyn ohjelmistoon mutta käyttävänsä niistä vain 75:tä. Tehokkaan ITAM:n avulla yritys voi vähentää aktiivisten lisenssien määrää ja säästää huomattavan summan rahaa. Lisäksi se pienentää mahdollisia oikeudellisia riskejä ja varmistaa lisenssisopimusten noudattamisen.
• Strateginen hankinta: Kun nykyisistä omaisuuseristä ja niiden kokonaiskustannuksista on selkeä kokonaiskuva, tulevia hankintoja voidaan suunnitella strategisemmin. Tämä auttaa välttämään impulsiivisia tai päällekkäisiä hankintoja ja varmistaa, että takuista ja tukipaketeista saadaan täysi hyöty. Ilmeisin esimerkki on laitteiston uusiminen. ITAM:n avulla organisaatiosi voi huomata, että monien nykyisten työasemien takuut ovat päättymässä pian. Uusimalla kriittisten järjestelmien takuut ja poistamalla käytöstä vähemmän tärkeät järjestelmät vaiheittain kustannukset voidaan optimoida ja sijoitetun pääoman tuottoa mahdollisesti kasvattaa.

Yksi ITAM:n yleinen ongelma on se, että IT-osastot käsittelevät sitä usein osana vakiintuneita liiketoimintakäytäntöjä pelkkänä varastonhallintana. Vaikka on tärkeää tietää, kuinka monta näppäimistöä organisaatiolla on ja kuinka monta Microsoft Office -kopiota on asennettu, ITAM on paljon muutakin kuin laitteiston ja ohjelmistojen seuraamista laskentataulukoissa.

Hyvä omaisuudenhallintaratkaisu tarjoaa näkyvyyden IT-omaisuuden koko elinkaareen. Tämä helpottaa tiimiäsi hallitsemaan varastoa ja ottamaan samalla huomioon toiminnallisuuteen liittyvät seikat, kuten päivitykset tai siirtymisen paikallisista ratkaisuista pilvipohjaisiin ratkaisuihin.

IT-omaisuudenhallintaohjelmisto

Vaikka jotkin organisaatiot voivat tulla toimeen perustason laskentataulukoihin perustuvalla seurannalla, erilliset varastonhallintatyökalut ovat hyödyllisiä suuremmille tai nopeasti kasvaville yrityksille. Jos käytössäsi on paikan päällä olevaa laitteistoa, datakeskuksissa ylläpidettävää laitteistoa ja pilviratkaisuina toimivia työkaluja, IT-infrastruktuurin näkyvyyden saavuttaminen voi edellyttää omaisuudenhallintaratkaisuja.

Moderni IT-omaisuudenhallintaohjelmisto tarjoaa hyödyllisiä työkaluja, kuten tekoälypohjaista analytiikkaa, joka voi parantaa työnkulkusi tehokkuutta merkittävästi. Lisäksi se tarjoaa raportointityökaluja, jotka voivat tuottaa arvokasta tietoa IT-tiimillesi sekä talous- ja johtotehtävissä toimiville.

ITAM-ratkaisuja on saatavilla kaikenkokoisille yrityksille. Yritystason infrastruktuuri voi hyötyä ServiceNow'n kaltaisista työkaluista, kun taas ManageEngine, AssetExplorer ja Lansweeper tarjoavat paljon keskisuurille organisaatioille.

IT-omaisuudenhallinnan parhaat käytännöt

Onnistuminen edellyttää perusteellista suunnittelua ja useiden ITAM:n parhaiden käytäntöjen noudattamista. Niihin kuuluvat:

1. Oikean työkalun valitseminen: Etsi ITAM-ohjelmisto, joka tarjoaa keskitetyn tietokannan ja hajautetun käyttöoikeuden reaaliaikaisen omaisuuden seurannan tueksi. Näin organisaation eri ihmiset voivat päivittää omaisuustietojaan.
2. Vakiomenettelyjen luominen: Laadi ja määrittele vakiotoimintamenettelyt omaisuuden seurantaa varten, mukaan lukien omaisuuden dokumentointi järjestelmään ja järjestelmän käyttöä koskevat käytännöt.
3. Yhdenmukaisen seurannan toteuttaminen: Ota käyttöön yhtenäinen seurantamenetelmä, jolla varmistetaan kaikkien olennaisten omaisuuserien kattava kirjanpito.
4. Säännöllisten tarkastusten tekeminen: Tarkasta omaisuudenhallintaprosessisi säännöllisesti. Tämä auttaa välttämään varjo-IT:tä ja varmistamaan esimerkiksi ohjelmistolisenssien vaatimustenmukaisuuden. Säännölliset tarkastelut helpottavat omaisuuden seuraamista ja voivat pitkällä aikavälillä pienentää tukikustannuksia.
5. Kriittisten tietojen ylläpitäminen: Varmista, että järjestelmä pystyy seuraamaan olennaisia tietoja, kuten vanhenemispäiviä, ostopäiviä, toimittajien yhteystietoja ja muita merkittäviä tietoja.
6. Sidosryhmien osallistaminen: Keskustele sidosryhmiesi kanssa ymmärtääksesi, mitä he tarvitsevat hallintatyökaluilta. Eri osastoilla ja tehtävissä voi olla erilaisia käyttötapauksia, ja heidän kannaltaan tärkeiden asioiden selvittäminen voi edistää merkittävästi käyttöönottoa ja vaatimustenmukaisuutta.

ITAM:n käyttötapaukset

Mitä erityisiä haasteita saatat kohdata ITAM:n parissa? Mitkä strategiat ovat järkevintä ottaa käyttöön haluttujen tulosten saavuttamiseksi? Tässä on esimerkkejä tosielämän tilanteista, joita saatat kohdata:

1. Siirtyminen pilvipohjaisiin ratkaisuihin:
   • Skenaario: Keskikokoinen SaaS-yritys siirtyy paikallisista ratkaisuista pilvipohjaisiin ratkaisuihin.
   • Painopiste: Omaisuudenhallinnan haasteet siirtymän aikana, kuten ohjelmistolisenssien seuranta, tietojen siirtäminen ja tietoturvavaatimustenmukaisuuden varmistaminen.
   • Tulos: Korosta IT-omaisuudenhallinnan roolia siirtymän tekemisessä sujuvaksi ja tehokkaaksi.
2. Etätyövoiman IT-tarpeiden hallinta:
   • Skenaario: SaaS-yritys sopeutuu etä- tai hybridityömalliin.
   • Painopiste: Etäyhteyksien kautta hallittavien ja suojattavien IT-omaisuuserien haasteiden ratkaiseminen, mukaan lukien laitteiden hallinta, ohjelmistojen käyttöoikeudet ja kyberturvallisuus.
   • Tulos: Osoita, miten IT-omaisuudenhallinta auttoi ylläpitämään tuottavuutta ja tietoturvaa etäympäristössä.
3. Uusien teknologioiden integrointi:
   • Skenaario: Yritystason SaaS-yritys integroi tekoäly- tai koneoppimistyökaluja olemassa olevaan infrastruktuuriinsa.
   • Painopiste: Uusien teknologioiden arviointi, hankinta ja integrointi IT-omaisuudenhallinnan viitekehykseen.
   • Tulos: Osoita, miten strateginen IT-omaisuudenhallinta mahdollisti yrityksen pysymisen teknologian eturintamassa samalla, kun kustannuksia ja riskejä hallittiin.
4. Vaatimustenmukaisuuteen ja tietoturvaan liittyvät haasteet:
   • Skenaario: SaaS-yritys käsittelee tiukkoja vaatimustenmukaisuusvaatimuksia (kuten GDPR tai HIPAA).
   • Painopiste: IT-omaisuuden hallinta vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi, mukaan lukien ohjelmistopäivitykset, tietosuojatoimenpiteet ja tarkastusjäljet.
   • Tulos: Korosta, miten IT-omaisuudenhallinta oli ratkaisevan tärkeää vaatimustenmukaisuuden ylläpitämisessä ja tietoturvan tason parantamisessa.

Resurssit

• ITAM-uutiset ja -analyysit
• Gartnerin IT-omaisuudenhallinnan resurssikeskus

Kurssit:

• Udemy: ”IT-omaisuudenhallinnan hallinta”
• ITAM Review’n sertifioidut kurssit
• IAITAM (Kansainvälinen IT-omaisuudenhallinnan johtajien yhdistys)

ISO-standardit

Kansainvälinen standardisoimisjärjestö (ISO) tarjoaa kattavan standardikokonaisuuden IT-omaisuudenhallintaa (ITAM) varten ISO 19770 -standardin alla. Standardi on jaettu viiteen erilliseen osaan:

1. ISO/IEC 19770-1: Tämä osa määrittää ITAM:n parhaiden käytäntöjen viitekehyksen organisaatioissa. Se tarjoaa yrityksille keinon osoittaa noudattavansa näitä standardeja, täyttää hallintovaatimukset ja vahvistaa IT-toimintoja.
2. ISO/IEC 19770-2: Tämä ohjelmistojen tunnistamiseen keskittyvä standardi auttaa yrityksiä tunnistamaan tietyissä laitteissa olevat ohjelmistot käyttämällä ohjelmistojen tunnistetunnisteiden standardoitua muotoa.
3. ISO/IEC 19770-3: Tässä osassa perehdytään ohjelmistolisensseihin liittyviin käyttöoikeuksiin ja esitellään menetelmät ohjelmistojen käytön seurantaan.
4. ISO/IEC 19770-4: Tämä standardi on omistettu resurssien käytön standardoidulle raportoinnille ja on erityisen tärkeä monimutkaisten lisenssien sekä pilvipohjaisten ohjelmisto- ja laiteresurssien hallinnassa.
5. ISO/IEC 19770-5: Tarjoaa kattavan yleiskatsauksen ISO:n ITAM-standardeihin, mukaan lukien keskeiset termit ja käsitteet.

Hallitse IT-omaisuuttasi tehokkaasti

IT-omaisuudenhallinta on olennainen osa jokaisen IT-tiimin työtä. Se voi auttaa strategisessa päätöksenteossa, parantaa tukitiimisi tehokkuutta ja antaa paremman käsityksen laitteidesi ja pilvipalvelujesi kokonaiskustannuksista.

Oikean IT-omaisuudenhallintaohjelmiston valinta voi parantaa merkittävästi IT-omaisuudenhallintaprosessiasi ja helpottaa huomattavasti IT:n elinkaaren hallintaa. Jos haluat oppia lisää IT-omaisuudenhallinnasta, tutustu yllä lueteltuihin resursseihin ja tilaa The CTO Clubin uutiskirje.