9 Mejores Software Gratuitos para Reservar Escritorios Calientes en 2026

El software gratuito de reserva de escritorios flexibles funciona como un sistema de reservas que te permite reservar y gestionar puestos de trabajo sin coste a través de proveedores que ofrecen un plan gratuito o una prueba. Si buscas apoyar el trabajo híbrido u optimizar tu espacio de oficina sin añadir nuevos gastos, comparar herramientas gratuitas de reserva de escritorios tiene sentido. 

Tu equipo necesita soluciones fiables y fáciles de usar que ayuden a reducir el trabajo manual de programación y te muestren exactamente qué escritorios están reservados o disponibles, de un vistazo.

En esta guía encontrarás las opciones gratuitas más fáciles de usar y capaces disponibles en 2026, para que puedas tomar la decisión correcta sin perder tiempo ni presupuesto.

Resumen del mejor software gratuito de reserva de escritorios flexibles

Esta tabla comparativa resume los detalles de precios de mis principales opciones gratuitas de software de reserva de escritorios para ayudarte a encontrar el mejor para tu presupuesto y necesidades empresariales.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	PULT	Mejor para la preinscripción de visitantes	Plan gratuito + demostración gratuita disponible	Desde $4.60/usuario/mes	Website
2	Officely	Ideal para gestión de oficina basada en Slack	Prueba gratuita + demo gratuita disponible	Desde $2.50/usuario/mes (facturado anualmente)	Website
3	Flexwhere	Ideal para la visualización en tiempo real de planos de planta	Plan gratuito + demo gratis disponible	Desde 1,99 €/usuario/mes (facturación anual)	Website
4	desk.ly	Ideal para análisis personalizables del entorno laboral	Plan gratuito + demo gratis disponible	Desde 1,65 €/usuario/mes	Website
5	anny	Mejor para enlaces públicos de reservas	Plan gratuito disponible	Desde $5/recurso/mes	Website
6	Deskfound	Ideal para integración con Google Workspace	Plan gratuito + demo gratis disponible	Desde $1.50/usuario/mes	Website
7	Whatspot	Ideal para reservas de espacios ad hoc	Plan gratuito + prueba gratuita + demo gratuita disponible	Desde $22/mes (facturación anual)	Website
8	Dibsido	Ideal para interfaces de programación multilingües	Plan gratuito + prueba gratuita de 14 días + demo gratuita disponible	Desde €1.70/usuario/mes (facturado anualmente)	Website

Featured Tools

1. 

   TestDevLab

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2. 

   Site24x7

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   4.7

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3. 

   GitHub Actions

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   4.8

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Reseñas de software gratuito de reserva de escritorios flexibles

A continuación, mis resúmenes detallados del software gratuito de reserva de escritorios que llegó a mi lista corta. Mis reseñas ofrecen una visión detallada de las funciones, los mejores casos de uso y los precios de cada plataforma para ayudarte a elegir la mejor opción para ti.

1

PULT

Mejor para la preinscripción de visitantes

• Plan gratuito + demostración gratuita disponible
• Desde $4.60/usuario/mes

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Rating: 4.7/5

PULT es una plataforma de software para la reserva de escritorios que permite gestionar reservas de espacios de trabajo, gestión de visitantes, programación y control de acceso desde una interfaz centralizada.

¿Para quién es mejor PULT?

PULT es una opción sólida para gestores de oficina y equipos de instalaciones en empresas medianas que necesitan gestionar escritorios compartidos y acceso de visitantes en espacios de trabajo compartidos.

Por qué elegí PULT

Elegí PULT como uno de los mejores porque puedo pre-registrar a los visitantes directamente dentro del flujo de reserva de escritorios, configurar reglas de aprobación para el acceso de invitados y automatizar credenciales digitales para visitantes antes de su llegada.

Funciones clave de PULT

• Planos de planta interactivos: Reserva escritorios seleccionando espacios directamente en un mapa visual de la oficina.
• Analíticas de uso de escritorios: Haz seguimiento de patrones de reserva y optimiza la asignación de espacios con paneles de datos.
• Roles y permisos de usuarios: Asigna diferentes niveles de acceso para administradores, gestores y empleados.
• Reserva mediante app móvil: Reserva y libera escritorios desde una aplicación dedicada para iOS o Android.

Integraciones de PULT

PULT ofrece integraciones nativas con Microsoft Teams, Google Workspace, Slack y Azure Active Directory, así como con Workday, Personio, HiBob, Deel, BambooHR y más. Hay una API disponible para integraciones personalizadas.

¿Qué es gratis?

PULT ofrece una prueba gratuita de 7 días con acceso a todas las funciones principales. No dispone de un plan gratuito para siempre y pueden aplicarse límites de usuarios o integraciones tras el periodo de prueba.

Pros and Cons

Pros:

• Preinscripción de visitantes integrada en la reserva de escritorios
• Credenciales digitales para la gestión de acceso de invitados
• Mapa visual de oficina para seleccionar escritorios

Cons:

• Requiere hardware de quiosco de visitantes por separado
• No ofrece navegación interna integrada para oficinas

LEARN MORE ABOUT PULT:

• Check out PULT on their website

2

Officely

Ideal para gestión de oficina basada en Slack

• Prueba gratuita + demo gratuita disponible
• Desde $2.50/usuario/mes (facturado anualmente)

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Rating: 5/5

Officely es una plataforma de reserva de escritorios en la nube que se integra directamente con Slack, permitiendo a los equipos gestionar reservas de escritorios, salas y horarios de oficina diarios desde su espacio de trabajo.

¿Para quién es ideal Officely?

Responsables de oficina y equipos de RRHH que utilizan Slack en entornos de trabajo híbridos o flexibles.

Por qué elegí Officely

Elegí Officely como uno de los mejores porque incorpora la reserva de escritorios directamente en Slack, facilitando la coordinación del uso del espacio sin iniciar sesión en otras plataformas. Me gusta que mi equipo reciba notificaciones automáticas, pueda registrar su entrada y salida, y ver quién está en la oficina, todo directamente desde Slack.

Principales características de Officely

• Calendario de reservas de escritorios y salas: Muestra la disponibilidad en tiempo real de escritorios y salas de reuniones para reservas rápidas.
• Panel de capacidad de oficina en tiempo real: Permite ver el conteo en vivo de quién está en la oficina para evitar conflictos y reservas dobles.
• Recordatorios de check-in en escritorios: Envía notificaciones automáticas para recordar a los usuarios que se registren en sus escritorios reservados.
• Vecindarios personalizados: Permite agrupar escritorios en zonas o vecindarios para reflejar la configuración de la oficina y gestionar el acceso.

Integraciones de Officely

Officely ofrece integraciones nativas con Slack, Deel, Charlie, Gusto, HiBob, PayFit, Oracle HCM, Rippling, Personio, Sage, Workday, BambooHR, Google Calendar, Microsoft Teams y más. Dispone de una API para integraciones personalizadas.

¿Qué es gratis?

Officely ofrece un plan gratuito para siempre para equipos que están comenzando. El plan gratuito puede tener limitaciones en funciones y tamaño del espacio de trabajo, y está disponible solo a través de Slack o Microsoft Teams.

Pros and Cons

Pros:

• Reserva y registro gestionados dentro de Slack
• Recordatorios automáticos diarios para reservas de espacios de trabajo
• Reserva de escritorios con un solo clic

Cons:

• Faltan informes eficientes de analítica de datos
• Opciones limitadas de personalización de la distribución de oficinas

LEARN MORE ABOUT OFFICELY:

• Check out Officely on their website

3

Flexwhere

Ideal para la visualización en tiempo real de planos de planta

• Plan gratuito + demo gratis disponible
• Desde 1,99 €/usuario/mes (facturación anual)

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Rating: 5/5

Flexwhere es un software integral de reservas de escritorios para empresas que permite a los usuarios reservar escritorios, salas de reuniones y plazas de aparcamiento a través de planos digitales interactivos centralizados en una sola plataforma web y móvil.

¿Para quién es más adecuado Flexwhere?

Flexwhere está dirigido a gestores de espacios de trabajo y equipos de TI en oficinas medianas y grandes que necesitan gestionar visualmente el espacio en varias ubicaciones.

Por qué elegí Flexwhere

Elegí Flexwhere como uno de los mejores porque puedo ver el estado en tiempo real de escritorios y salas mediante visualizaciones detalladas de los planos. La vista de ocupación en vivo permite que mi equipo localice instantáneamente espacios de trabajo disponibles, y el mapa codificado por colores facilita la navegación en oficinas grandes.

Principales características de Flexwhere

• Registro en el escritorio a través de la app: Los usuarios pueden registrarse en los escritorios reservados directamente desde sus dispositivos móviles.
• Integración con Outlook y Google Calendar: Sincroniza las reservas de escritorios con plataformas de calendario populares para una programación unificada.
• Indicadores de presencia y ausencia: Muestra si un usuario se encuentra actualmente en la oficina o trabajando de forma remota.
• Gestión flexible de salas de reuniones (Hoteling): Reserva y gestiona las salas de reuniones junto con las funciones de reserva de escritorios.

Integraciones de Flexwhere

Flexwhere ofrece integraciones nativas con Microsoft 365, Outlook, Google Workspace, TopDesk, Microsoft Teams y sensores inteligentes de ocupación. Ofrece una API para integraciones personalizadas.

¿Qué es gratis?

Flexwhere ofrece un plan gratuito para siempre que no requiere tarjeta de crédito para comenzar. Algunas funciones avanzadas o implementaciones de mayor escala pueden requerir una actualización de pago.

Pros and Cons

Pros:

• Plano digital interactivo y en tiempo real para reservas
• Soporta reservas de escritorios, salas y aparcamientos
• La app móvil permite reservas en cualquier lugar

Cons:

• Configurar el plano requiere intervención del administrador
• No incluye flujos de trabajo para visitantes externos

LEARN MORE ABOUT FLEXWHERE:

• Check out Flexwhere on their website

4

desk.ly

Ideal para análisis personalizables del entorno laboral

• Plan gratuito + demo gratis disponible
• Desde 1,65 €/usuario/mes

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desk.ly es una solución de software para la reserva de escritorios diseñada para que las empresas gestionen espacios de trabajo, faciliten la autogestión de reservas, realicen el seguimiento del uso de la oficina y accedan a análisis del entorno laboral.

¿Para Quién es Mejor desk.ly?

desk.ly es una buena opción para los responsables de experiencia en el lugar de trabajo de empresas medianas que buscan herramientas digitales para coordinar y optimizar espacios compartidos de oficina.

Por Qué Elegí desk.ly

Elegí desk.ly como uno de los mejores porque puedo crear tableros de análisis personalizados y seguir fácilmente las tendencias de utilización de espacios. Mi equipo utiliza el módulo de análisis para segmentar los datos por edificio, departamento o rango de fechas para obtener información clara y aplicable.

Características Clave de desk.ly

• Reserva rápida mediante plano de planta: Selecciona escritorios desde mapas interactivos de la oficina para una reserva instantánea.
• Acceso a la app móvil: Reserva espacios de trabajo, consulta la disponibilidad y gestiona reservas donde estés.
• Restricciones de reserva basadas en reglas: Establece reglas específicas para reservas anticipadas o recurrentes.
• Módulo de gestión de visitas: Registra y controla las visitas para mejorar la seguridad y planificación en la oficina.

Integraciones de desk.ly

desk.ly ofrece integraciones nativas con Microsoft 365, Google Workspace, Personio, Azure Active Directory, Okta, Workday, Oracle, Sage, Charlie, Abacus, Slack y más. También cuenta con una API para integraciones personalizadas.

¿Qué es Gratis?

desk.ly ofrece un plan gratuito para siempre para hasta 15 usuarios con todas las funciones empresariales. El plan gratuito no incluye personalización de marca ni integraciones avanzadas con sistemas HRIS.

Pros and Cons

Pros:

• Tableros de análisis personalizables para monitorización de espacios de trabajo
• Reserva visual mediante el plano de planta
• Restricciones personalizadas sobre ventanas de reserva anticipada

Cons:

• La sincronización con el calendario requiere un plan de pago
• La personalización de marca es limitada en el plan gratuito

LEARN MORE ABOUT DESK.LY:

• Check out desk.ly on their website

5

anny

Mejor para enlaces públicos de reservas

• Plan gratuito disponible
• Desde $5/recurso/mes

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Rating: 4.9/5

anny es una plataforma flexible para la reserva de escritorios y salas que permite a los equipos programar espacios de trabajo, personalizar reglas de reserva, automatizar flujos de trabajo y publicar recursos para usuarios internos y externos.

¿Para Quién es Mejor anny?

anny es ideal para gestores inmobiliarios o coordinadores de espacios de trabajo en organizaciones que necesitan ofrecer reservas públicas o de autoservicio de espacios laborales a empleados, visitantes o al público.

Por Qué Elegí anny

Elegí anny como una de las mejores opciones porque puedo crear enlaces públicos para reservar escritorios o salas de reuniones, personalizar reglas de aprobación y acceso, y controlar cómo los usuarios internos y externos reservan espacios directamente desde el navegador.

Principales Características de anny

• Calendario de recursos: Visualiza todas las reservas para cada escritorio o sala en vista de calendario.
• Widget de reservas: Inserta formularios de reserva y widgets de disponibilidad en tu propia intranet o sitio web.
• Registro de entrada y salida: Solicita a los usuarios confirmar su llegada y salida para cada espacio reservado.
• Permisos basados en roles: Controla qué usuarios o grupos pueden acceder, modificar o aprobar reservas específicas.

Integraciones de anny

anny ofrece más de 20 integraciones nativas, incluyendo Microsoft 365, Google Workspace, Stripe, Zoom, Outlook, Shelly, PayPal, make, Keycafe y más. Hay una API disponible para integraciones personalizadas.

¿Qué es Gratis?

anny dispone de un plan Starter gratuito para siempre, hasta 5 recursos disponibles para reservar, con usuarios y administradores ilimitados. Algunas funciones avanzadas y complementos sólo están disponibles en los planes de pago.

Pros and Cons

Pros:

• Enlaces públicos de reserva para salas y escritorios
• Opción de incrustar widgets de reserva en sitios web
• Opciones avanzadas de aprobación y control de acceso

Cons:

• Personalización de marca limitada en el plan gratuito
• Algunas reglas avanzadas de automatización requieren planes de pago

LEARN MORE ABOUT ANNY:

• Check out anny on their website

6

Deskfound

Ideal para integración con Google Workspace

• Plan gratuito + demo gratis disponible
• Desde $1.50/usuario/mes

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Rating: 4.9/5

Deskfound es una solución web para la reserva de escritorios compartidos que te permite reservar puestos, gestionar distribuciones de oficina, monitorear la disponibilidad en tiempo real y asignar comodidades al espacio de trabajo.

¿Para quién es mejor Deskfound?

Deskfound es ideal para organizaciones que usan Google Workspace y buscan una herramienta sencilla y basada en la web para reservar escritorios y salas de reuniones.

Por qué elegí Deskfound

Elegí Deskfound como uno de los mejores porque puedo sincronizar las reservas de escritorios y salas directamente con los calendarios de Google Workspace, coordinar reservas desde Gmail y establecer restricciones de espacio de trabajo según los Grupos de Google sin complementos adicionales.

Funciones clave de Deskfound

• Planos interactivos: Los usuarios pueden hacer clic para seleccionar y reservar un espacio de trabajo específico.
• Comodidades personalizadas para escritorios: Asigna y gestiona comodidades como monitores, pizarras y escritorios de pie para cada puesto.
• Reservas recurrentes flexibles: Organiza reservas de escritorios recurrentes diarias o semanales según tus necesidades de horario.
• Panel de análisis de espacio de trabajo: Consulta datos en tiempo real sobre la utilización de los escritorios y los patrones de reservas.

Integraciones de Deskfound

Deskfound ofrece integraciones nativas con Google Calendar, Slack y Microsoft 365. 

¿Qué es gratis?

Deskfound ofrece un plan gratuito para siempre para hasta 10 usuarios con acceso a todas las funciones y sin límite de tiempo. El plan gratis no incluye más de 10 usuarios activos y requiere que actualices si tu equipo supera este límite.

Pros and Cons

Pros:

• La configuración se sincroniza con los calendarios de Google Workspace
• Planos interactivos para la selección de escritorio
• Visibilidad en tiempo real de la ocupación del espacio de trabajo

Cons:

• No hay aplicación móvil nativa disponible
• Opciones limitadas de personalización de marca

LEARN MORE ABOUT DESKFOUND:

• Check out Deskfound on their website

7

Whatspot

Ideal para reservas de espacios ad hoc

• Plan gratuito + prueba gratuita + demo gratuita disponible
• Desde $22/mes (facturación anual)

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Rating: 4.6/5

Whatspot es una plataforma de reserva de espacios de trabajo diseñada para compartir escritorios y reservar bajo demanda escritorios, salas de reuniones, plazas de aparcamiento y recursos de oficina compartidos.

¿Para quién es ideal Whatspot?

Whatspot es ideal para pequeñas y medianas empresas que necesitan una herramienta sencilla y autoservicio para gestionar escritorios y espacios compartidos.

Por qué elegí Whatspot

Elegí Whatspot como uno de los mejores porque puedo agregar rápidamente salas de reuniones, escritorios o plazas de aparcamiento para reservas en tiempo real. Su función de código QR permite a mi equipo reservar espacios al instante, lo que lo hace excelente para reservas de espacios ad hoc.

Características clave de Whatspot

• Flujo de aprobación: Los administradores pueden revisar y aprobar las solicitudes de reserva de espacios antes de su confirmación.
• Calendario de reservas: Los usuarios pueden ver todas las reservas actuales y próximas en una vista de calendario visual.
• Acceso web móvil: Los equipos pueden reservar, ver o gestionar reservas desde navegadores móviles.
• Control de acceso: Limita los permisos de reserva por usuario, grupo o espacio específico.

Integraciones de Whatspot

Whatspot se integra con Microsoft Office, Outlook, Google Calendar, Microsoft Teams y Google. También ofrece una API para integraciones personalizadas.

¿Qué es gratis?

Whatspot ofrece un plan gratuito para siempre con hasta 3 espacios reservables, 10 usuarios y 40 reservas por mes. Las funciones avanzadas y límites superiores requieren un plan de pago.

Pros and Cons

Pros:

• Reserva por código QR para reservas instantáneas
• Flujo de aprobación para solicitudes de espacio
• Vista de calendario muestra todas las reservas próximas

Cons:

• La sincronización del calendario solo funciona en un sentido
• Pocas opciones de integración nativas disponibles

New Product Updates from Whatspot

May 17 2026

Whatspot Enhances Reservation Alerts and Admin Bookings

Whatspot has introduced upcoming reservation reminders and booking support for colleagues and guests. These updates help teams reduce unused reservations and simplify workplace and visitor booking management. For more information, visit Whatspot’s official site.

LEARN MORE ABOUT WHATSPOT:

• Check out Whatspot on their website

8

Dibsido

Ideal para interfaces de programación multilingües

• Plan gratuito + prueba gratuita de 14 días + demo gratuita disponible
• Desde €1.70/usuario/mes (facturado anualmente)

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Rating: 4.7/5

Dibsido es una plataforma de reserva de escritorios y programación para oficinas que ofrece reservas de espacios de trabajo, gestión de planos de planta y controles administrativos adaptados a entornos multilingües.

¿Para quién es mejor Dibsido?

Dibsido es ideal para oficinas multinacionales o espacios de coworking que necesitan interfaces de reserva de escritorios en varios idiomas.

Por qué elegí Dibsido

Elegí Dibsido como una de las mejores opciones porque es la única herramienta de reserva de escritorios flexibles que he probado que admite interfaces de usuario y administrador en más de 20 idiomas. Mi equipo puede configurar reservas, notificaciones y permisos para entornos realmente multilingües.

Características clave de Dibsido

• Planos de planta personalizables: Designa zonas reservables y etiqueta visualmente los escritorios para facilitar la selección.
• Reservas recurrentes de escritorios: Programa reservas repetidas de escritorios para personas o equipos que no tengan un escritorio permanente.
• Acceso desde la aplicación móvil: Permite a los usuarios reservar y gestionar reservas directamente desde sus teléfonos.
• Permisos basados en roles: Asigna derechos de reserva y privilegios de administración según el rol o departamento.

Integraciones de Dibsido

Dibsido ofrece integraciones nativas con Google Workspace, Microsoft 365, Microsoft Teams, Google SSO, Microsoft SSO, Microsoft Entra ID y Slack. También se dispone de una API para integraciones personalizadas.

¿Qué es gratis?

Dibsido ofrece una prueba gratuita de 14 días para su software de reserva de escritorios sin requerir tarjeta de crédito. Los usuarios también pueden acceder a una herramienta gratuita de reserva de escritorios con funciones limitadas a través de la sección de reserva de escritorios gratuita.

Pros and Cons

Pros:

• Configuración multilingüe para equipos internacionales
• Planos de espacios de trabajo personalizables
• Reservas recurrentes para equipos e individuos

Cons:

• Carece de un seguimiento eficiente de hardware o activos
• No ofrece opciones avanzadas de codificación por color para escritorios

LEARN MORE ABOUT DIBSIDO:

• Check out Dibsido on their website

Criterios de selección para software gratuito de reserva de escritorios flexibles

Al seleccionar el mejor software gratuito de reserva de escritorios flexibles para incluir en esta lista, tuve en cuenta las necesidades comunes de los compradores y los puntos dolorosos, como llevar un control en tiempo real de la disponibilidad de los puestos y gestionar el acceso al espacio de trabajo sin costes adicionales. También utilicé el siguiente marco para mantener mi evaluación estructurada y justa:

Funcionalidad principal (25% de la puntuación total) Para ser considerado en esta lista, cada solución tenía que cumplir estos casos de uso comunes:

• Reservar escritorios flexibles en espacios de oficina compartidos
• Ver la disponibilidad de los escritorios en tiempo real
• Cancelar o modificar reservas de escritorios
• Asignar permisos de usuario para reservas
• Acceso desde ordenadores y dispositivos móviles

Características adicionales destacadas (25% de la puntuación total) Para ayudar a reducir aún más la competencia, también busqué funciones únicas, como:

• Pre-registro automatizado de visitantes
• Integración con sistemas digitales de acceso al edificio
• Análisis de uso del espacio de trabajo e informes de utilización
• Registro de escritorios mediante código QR sin contacto
• Planos interactivos personalizables

Usabilidad (10% de la puntuación total) Para evaluar la usabilidad de cada sistema, consideré lo siguiente:

• Navegación sencilla y flujo de reservas intuitivo
• Diseño limpio con jerarquía visual clara
• Carga rápida de las páginas y latencia mínima
• Experiencia responsiva en dispositivos móviles
• Mínimos clics para completar una reserva

Incorporación (10% de la puntuación total) Para evaluar la experiencia de incorporación de cada plataforma, tuve en cuenta lo siguiente:

• Asistentes de configuración guiados o recorridos interactivos
• Plantillas listas para usar o diseños de ejemplo
• Disponibilidad de tutoriales en video o seminarios web
• Soporte por correo electrónico o chat en vivo para nuevos usuarios
• Biblioteca integral de documentación de ayuda

Atención al Cliente (10% del puntaje total) Para evaluar los servicios de atención al cliente de cada proveedor de software, consideré lo siguiente:

• Disponibilidad de chat en vivo o soporte telefónico
• Tiempos de respuesta ante incidencias urgentes
• Base de conocimientos en línea o preguntas frecuentes
• Acceso a una comunidad de soporte para usuarios
• Calidad de las orientaciones para resolver problemas

Relación Calidad-Precio (10% del puntaje total) Para evaluar la relación calidad-precio de cada plataforma, consideré lo siguiente:

• El plan gratuito incluye funciones esenciales de reserva
• Límites en la cantidad de usuarios o escritorios
• Disponibilidad de mejoras de pago para más funciones
• Precios transparentes para escalar en el futuro
• Sin tarifas ocultas ni complementos forzados

Opiniones de Clientes (10% del puntaje total) Para tener una idea de la satisfacción general de los clientes, tuve en cuenta lo siguiente al leer las opiniones:

• Comentarios positivos sobre funciones principales de reserva de escritorios
• Comentarios negativos sobre caídas o errores
• Testimonios sobre la experiencia con la app móvil
• Mención de soporte al cliente receptivo
• Retorno de inversión reportado o impacto en la gestión de oficinas

Cómo Elegir un Software Gratuito para Reservar Hot Desks

Es fácil quedar atrapado en largas listas de características y estructuras de precios complejas. Para ayudarte a mantener el enfoque mientras atraviesas tu proceso único de selección de software, aquí tienes una lista de factores que debes tener en cuenta:

¿Qué es un Software Gratuito para Reservar Hot Desks?

El software gratuito para reservar hot desk es una herramienta digital que permite a los usuarios reservar escritorios compartidos o espacios de trabajo sin coste alguno. Estas plataformas ayudan a las empresas a gestionar la disponibilidad de escritorios, programar su uso y facilitar una oficina híbrida.

Los departamentos de TI y responsables de oficina emplean este software para reducir conflictos de reserva, mejorar el uso del espacio y mantener el control en tiempo real de la asignación de asientos.

Funciones

Repasemos las funciones más comunes en un software para reserva de hot desk, y cuáles se incluyen normalmente en planes gratuitos y de pago.

Funciones Típicas del Software Gratuito para Reserva de Hot Desk

• Calendario de reserva de escritorios: Permite a los usuarios ver los escritorios disponibles por fecha y hora, facilitando la reserva de un espacio de trabajo con antelación o en el último momento.
• Mapa interactivo de escritorios: Proporciona un plano visual de los escritorios y zonas de oficina disponibles para que los usuarios puedan ver y elegir dónde desean sentarse.
• Gestión básica de usuarios: Permite a los administradores añadir, eliminar o gestionar usuarios dentro de la plataforma y asignar permisos básicos para las reservas.
• Notificaciones de confirmación de reservas: Envía alertas automáticas por correo electrónico o dentro de la app confirmando reservas de escritorios, cancelaciones o cambios.
• Seguimiento del historial de reservas: Mantiene un registro buscable de todas las reservas de escritorios pasadas y actuales para usuarios y administradores.
• Acceso móvil: Permite a los usuarios reservar, cancelar o consultar la disponibilidad de escritorios mediante una app móvil o un portal web optimizado para móviles.
• Reservas recurrentes: Permite a los usuarios programar reservas de escritorios periódicas diarias o semanales en función de su agenda.

Funciones típicamente de pago del software de reserva de escritorios flexibles

• Análisis avanzado del espacio de trabajo: Proporciona informes detallados y estadísticas de uso que ayudan a los responsables a optimizar la asignación de espacios e identificar tendencias de utilización.
• Pre-registro de visitantes: Permite que invitados externos o contratistas se pre-registren, integrándose a menudo con sistemas de seguridad o recepción para agilizar el ingreso.
• Integración con proveedores de identidad: Permite conectarse a herramientas como Azure Active Directory o Google Workspace para inicio de sesión único y aprovisionamiento de usuarios.
• Asignación automática de escritorios: Asigna escritorios flexibles automáticamente según equipo, departamento o preferencias del usuario para maximizar la eficiencia.
• Editor personalizado de planos: Permite a las organizaciones modificar la distribución de la oficina o añadir elementos personalizados que reflejen su espacio real en el sistema de reservas.
• Check-in sin contacto mediante código QR: Permite a los usuarios registrar su llegada o liberar escritorios escaneando códigos QR impresos, reduciendo los puntos de contacto compartidos.
• Reserva de recursos y equipos: Permite reservar activos como monitores, pizarras o plazas de aparcamiento junto con la reserva del escritorio.
• Reglas de reserva prioritarias o controladas por administradores: Ofrece opciones para restringir el acceso o priorizar la disponibilidad de escritorios para ciertos roles o grupos.
• Integración con sistemas de gestión de edificios: Se sincroniza con sistemas de climatización, iluminación o control de accesos para ajustar el entorno del edificio según las reservas de escritorios.
• Soporte al cliente dedicado o servicios de onboarding: Ofrece asistencia directa, formación o ayuda en la incorporación para optimizar la adopción y el uso continuado.

Beneficios

Implementar un software gratuito de reserva de escritorios flexibles proporciona varios beneficios para tu equipo y tu empresa. Aquí tienes algunos de los que puedes disfrutar:

• Ahorro de costes: Elimina cuotas de licencia mientras ofreces funciones de gestión de escritorios basadas en software que te ayudan a maximizar el espacio de oficina.
• Visibilidad en tiempo real: Visualiza y gestiona la disponibilidad de escritorios al instante con calendarios y mapas interactivos para una planificación precisa.
• Mejora de la programación: Minimiza los conflictos de reservas utilizando flujos de trabajo claros y notificaciones automáticas de confirmación.
• Gestión centralizada del espacio de trabajo: Mantén toda la gestión de reservas, permisos de usuario e historiales de reservas organizados en una sola plataforma.
• Mejor soporte para el trabajo híbrido: Permite que los equipos encuentren y reserven escritorios con flexibilidad, facilitando la programación tanto para quienes trabajan en la oficina como para quienes lo hacen en remoto.
• Onboarding simplificado: Facilita que los nuevos usuarios empiecen a utilizar el sistema rápidamente con interfaces intuitivas y flujos de reserva accesibles.

Costes y precios

Me doy cuenta de que has llegado a este artículo buscando las mejores opciones de software de reserva de escritorios flexibles que estén disponibles de forma gratuita. Sin embargo, dado que los planes gratuitos solo ofrecen funciones limitadas, es muy probable que en el futuro necesites ampliar tu plan.

La siguiente tabla resume los planes más habituales, sus precios promedio y las características típicas incluidas en el software de reserva de escritorios flexibles:

Tabla comparativa de planes para software de reserva de escritorios flexibles