20 Beste KI-Hot-Desk-Buchungssoftware in 2026

KI-gestützte Hot-Desk-Buchungssoftware nutzt künstliche Intelligenz, um die Reservierung von Schreibtischen in gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen zu automatisieren und zu optimieren. Wenn Sie nach der besten Lösung suchen, um hybride Arbeitszeiten zu managen, Buchungskonflikte zu reduzieren und Ihre Büroflächen effizienter zu nutzen, sind Sie hier richtig. In diesem Leitfaden finden Sie die führenden KI-gestützten Desk-Buchungsplattformen, erfahren, was jede einzigartig macht, und wie sie Ihnen helfen, Ihren Arbeitsplatz im Jahr 2026 flexibel und effizient zu gestalten.

Zusammenfassung: Beste KI-Software für Hot-Desk-Buchung

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisdetails meiner besten KI-Hot-Desk-Buchungssoftware-Auswahl zusammen, um Ihnen die Suche nach der passenden Lösung für Ihr Budget und Ihre Unternehmensanforderungen zu erleichtern.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	WorkInSync	Am besten geeignet für die Echtzeit-Abbildung der Schreibtischverfügbarkeit	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $1,79/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
2	Robin	Am besten mit fortschrittlicher Analyse für Belegungsdaten	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
3	YAROOMS	Am besten für integriertes CO₂-Tracking	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $99/Monat	Website
4	Clearooms	Am besten für die Integration von Microsoft 365-Kalendern	Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar	Ab £60/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
5	Joan	Am besten geeignet für datenschutzorientierte Schreibtisch-Reservierungen	30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar	Ab $51/Monat	Website
6	Officely	Am besten geeignet für Slack-basierte Schreibtischbuchungen	Kostenlose Testversion + kostenloser Plan verfügbar	Ab $2.5/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
7	Flexopus	Am besten geeignet für die Koordination von Schreibtischen an mehreren Standorten	Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar	Ab €1,59/Ressource/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
8	anny	Am besten für flexible Buchungsberechtigungen	Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar	Ab $4/Ressource/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
9	Eptura Engage	Am besten geeignet für mobile-first Arbeitsplatzinteraktion	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
10	desk.ly	Am besten für anpassbare Arbeitsplatzregeln	Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar	Ab 1,65 €/Benutzer/Monat	Website

Featured Tools

1. 

   Site24x7

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   4.7

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2. 

   GitHub Actions

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   4.8

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3. 

   Docker

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   4.6

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Tests: KI-Software für Hot-Desk-Buchung

Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten KI-Hot-Desk-Buchungssoftwares, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Einblick in die Funktionen, die besten Einsatzmöglichkeiten und Integrationen jeder Plattform, damit Sie die für Sie passende Lösung finden.

1

WorkInSync

Am besten geeignet für die Echtzeit-Abbildung der Schreibtischverfügbarkeit

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $1,79/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.8/5

WorkInSync ist eine KI-gestützte Schreibtischbuchungssoftware, die eine Echtzeit-Abbildung der Schreibtischverfügbarkeit, Arbeitsplatzplanung und zentrale Verwaltung für hybride Büros bietet.

Für wen ist WorkInSync am besten geeignet?

WorkInSync eignet sich besonders für Facility Manager und IT-Teams in mittelgroßen bis großen hybriden Arbeitsumgebungen, die eine Echtzeit-Abbildung der Schreibtische benötigen.

Warum ich WorkInSync ausgewählt habe

Ich habe WorkInSync als eines der besten Produkte ausgewählt, weil ich die Verfügbarkeit von Schreibtischen in Echtzeit auf einer interaktiven Etagenkarte sehen kann, was meinem Team hilft, schnell freie Arbeitsplätze zu finden und zu buchen. Ich schätze, dass ich Nachbarschaftszonen einrichten und Buchungen für verschiedene Bürostandorte von einem einzigen Dashboard aus verwalten kann. Mein Team nutzt außerdem die mobile App, um unterwegs Schreibtische zu reservieren und einzuchecken.

Wichtige Funktionen von WorkInSync

• KI-basierte Buchungsvorschläge: Empfiehlt Schreibtische basierend auf Nutzerpräferenzen und Buchungsmustern.
• Kontaktloses Einchecken: Ermöglicht das Einchecken mittels QR-Codes oder NFC.
• Automatisierte Reinigungsabläufe: Löst nach jeder Buchung eine Reinigungsanfrage aus.
• Integration mit Zutrittskontrollsystemen: Synchronisiert Schreibtischbuchungen mit physischen Zugangsbefugnissen.

WorkInSync-Integrationen

Native Integrationen umfassen Google Kalender, Microsoft Teams, Workday, SAP und Oracle PeopleSoft. Eine API kann für individuelle Integrationen verfügbar sein.

Pros and Cons

Pros:

• Automatisierte Reinigungs- und Desinfektionsabläufe
• Kontaktloses Einchecken mit QR-Code-Unterstützung
• Zentrale Verwaltung für mehrere Bürostandorte

Cons:

• Gelegentliche Synchronisierungsprobleme mit Kalendersystemen
• Berichte bieten keine erweiterten Anpassungsmöglichkeiten

LEARN MORE ABOUT WORKINSYNC:

• Check out WorkInSync on their website

2

Robin

Am besten mit fortschrittlicher Analyse für Belegungsdaten

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Rating: 4.5/5

Robin ist eine Plattform für die Buchung von Arbeitsplätzen und das Arbeitsplatzmanagement, mit der Sie Schreibtischreservierungen, interaktive Grundrisse, Belegungsanalysen und Richtlinien zur Flächennutzung für hybride Büros verwalten können.

Für wen ist Robin am besten geeignet?

Teams für das Mitarbeitererlebnis und Facility Manager in mittelgroßen und großen hybriden Organisationen, die detaillierte Belegungsanalysen benötigen.

Warum habe ich Robin ausgewählt?

Ich habe Robin als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich mich auf die fortschrittlichen Analysen verlasse, um Belegungstrends und Nutzungsmuster von Arbeitsplätzen über mehrere Bürostandorte hinweg zu verfolgen. Mein Team nutzt die Echtzeit-Dashboards und individuell anpassbaren Berichte, um datengestützte Entscheidungen zur Flächenverteilung zu treffen. Ich finde es außerdem gut, dass Robin die Visualisierung von Grundrissen und die Überwachung von Buchungsaktivitäten bis ins Detail ermöglicht.

Wesentliche Funktionen von Robin

• Interaktive Schreibtischbuchungs-Karte: Nutzer können Arbeitsplätze direkt über einen visuellen Grundriss reservieren.
• Mobile App-Zugriff: Arbeitsplätze buchen, Verfügbarkeiten prüfen und Reservierungen über iOS- und Android-Geräte verwalten.
• Verwaltung von Bereichen: Arbeitsplätze in Zonen unterteilen, um teamorientierte Buchungen und Zusammenarbeit zu ermöglichen.
• Besuchermanagement: Gäste registrieren und Besucherströme im Büro verfolgen.

Robin-Integrationen

Robin bietet native Integrationen mit Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Google Workspace, Okta und Slack sowie eine API für individuelle Anbindungen.

Pros and Cons

Pros:

• Hebt Belegungen und Trends hervor
• Automatisierte Schreibtischzuweisung basierend auf Nutzungsmustern
• Echtzeit-Updates verringern das Risiko von Doppelbuchungen

Cons:

• Admin-Dashboard wirkt anfangs überladen
• Offline-Zugriff für mobile Nutzer eingeschränkt

LEARN MORE ABOUT ROBIN:

• Check out Robin on their website

3

YAROOMS

Am besten für integriertes CO₂-Tracking

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $99/Monat

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Rating: 4.5/5

YAROOMS ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform für KI-gestütztes Hot-Desk-Buchen, die Schreibtischreservierungen, Raumbuchungen, Auslastungsanalysen und Ressourcenverwaltung umfasst.

Für wen ist YAROOMS am besten geeignet?

Facility- und Nachhaltigkeitsmanager in mittelständischen und großen Unternehmen, die integrierte Schreibtischbuchung und CO₂-Tracking benötigen.

Warum ich YAROOMS ausgewählt habe

Ich habe YAROOMS als eines der besten ausgewählt, weil ich CO₂-Emissionen direkt über Arbeitsplatzbuchungen verfolgen kann – das ist in dieser Kategorie selten. Mein Team nutzt das integrierte Nachhaltigkeits-Dashboard, um die Umweltwirkungen unseres Büros zu überwachen und zu berichten. Ich finde es zudem gut, dass ich Ziele zur CO₂-Reduzierung setzen und sehen kann, wie unsere Schreibtischnutzung zu diesen Zielen beiträgt.

YAROOMS Hauptfunktionen

• Interaktives Grundriss-Buchungssystem: Nutzer können Arbeitsplätze direkt auf einem visuellen Büroplan auswählen und reservieren.
• Wiederkehrende Schreibtischreservierungen: Planung wiederholender Reservierungen für Arbeitsplätze auf täglicher, wöchentlicher oder individueller Basis.
• Zugriff über mobile App: Arbeitsplätze buchen, Verfügbarkeiten einsehen und Reservierungen über iOS- und Android-Geräte verwalten.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Buchungs-, Verwaltungs- oder Ansichtsrechte je nach Benutzerrolle festlegen.

YAROOMS Integrationen

YAROOMS bietet native Integrationen für Microsoft 365, Google Workspace, Okta und Azure Active Directory sowie eine API für eigene Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Integriertes CO₂-Tracking für Arbeitsplatznutzung
• Native Microsoft 365-Integration
• Unterstützt wiederkehrende und teambezogene Schreibtischbuchungen

Cons:

• Begrenzte Besucherverwaltung
• Keine KI-gestützten Buchungsempfehlungen

LEARN MORE ABOUT YAROOMS:

• Check out YAROOMS on their website

4

Clearooms

Am besten für die Integration von Microsoft 365-Kalendern

• Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar
• Ab £60/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.7/5

Clearooms ist eine Plattform zur Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen, die für Unternehmen entwickelt wurde, die Arbeitsplatzreservierungen, interaktive Grundrisse und Ressourcenplanung in einem System verwalten möchten.

Für wen ist Clearooms am besten geeignet?

Clearooms eignet sich besonders gut für Büroverwalter und IT-Teams in Organisationen, die Microsoft 365 für den täglichen Betrieb nutzen.

Warum ich Clearooms ausgewählt habe

Ich habe Clearooms als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich Buchungen für Schreibtische und Besprechungsräume direkt mit Microsoft 365-Kalendern synchronisieren kann, sodass Reservierungen sofort für alle sichtbar sind. Mein Team verwendet den interaktiven Grundriss, um in Echtzeit verfügbare Schreibtische zu finden und zu buchen. Außerdem gefällt mir, dass ich Buchungsregeln festlegen und Ressourcen über ein einziges Dashboard verwalten kann, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.

Clearooms Hauptfunktionen

• Kontaktloses Einchecken: Nutzer können sich über QR-Codes an Schreibtischen anmelden.
• Besuchermanagement: Gästeberechtigungen verwalten und Besucheraktivitäten nachverfolgen.
• Anpassbare Buchungsberechtigungen: Festlegen, wer welche Schreibtische oder Räume buchen kann.
• Berichte zur Schreibtischauslastung: Analysen zur Auslastung von Arbeitsbereichen und zu Buchungstrends einsehen.

Clearooms Integrationen

Clearooms bietet native Integrationen mit Google Workspace, Jumpcloud, Microsoft 365, Microsoft Teams und Azure Active Directory. Für benutzerdefinierte Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• QR-Code-Check-in unterstützt kontaktlose Prozesse
• Buchungslimits für Schreibtische können vom Administrator gesetzt werden
• Zeigt die Schreibtisch-Verfügbarkeit in Echtzeit an

Cons:

• Weniger Analysen im Vergleich zu anderen Plattformen
• Benachrichtigungen in der mobilen App können inkonsistent sein

LEARN MORE ABOUT CLEAROOMS:

• Check out Clearooms on their website

5

Joan

Am besten geeignet für datenschutzorientierte Schreibtisch-Reservierungen

• 30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $51/Monat

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Rating: 4.5/5

Joan ist ein KI-gestütztes Hot-Desk-Buchungssystem, mit dem Sie Schreibtischreservierungen verwalten, Arbeitsplatzrichtlinien festlegen und die Terminplanung für flexible Büroräume automatisieren können.

Für wen ist Joan am besten geeignet?

Datenschutzbewusste Organisationen und IT-Teams, die eine sichere und kontrollierte Schreibtischbuchung in gemeinsam genutzten Büroräumen benötigen.

Warum ich Joan ausgewählt habe

Ich habe Joan als eines der besten Tools ausgewählt, weil seine Datenschutzkontrollen meinem Team ermöglichen, einzuschränken, wer Schreibtische sehen und buchen kann – was in diesem Bereich selten ist. Mir gefällt, dass ich für verschiedene Abteilungen granulare Berechtigungen festlegen und Buchungsdaten anonymisieren kann, um sensible Informationen zu schützen. Die Plattform unterstützt außerdem ausweiskartenbasierte Authentifizierung, sodass nur autorisierte Nutzer auf bestimmte Arbeitsplätze zugreifen können.

Joan Hauptfunktionen

• Interaktiver Grundriss: Benutzer können Plätze direkt auf einer visuellen Bürokarte auswählen und buchen.
• Buchung per mobiler App: Schreibtische reservieren und Buchungen über iOS- und Android-Geräte verwalten.
• Kalenderintegration: Synchronisieren Sie Schreibtischreservierungen mit Google Kalender und Microsoft Outlook.
• Echtzeit-Verfügbarkeit: Sehen Sie sofort, welche Schreibtische tagsüber frei oder belegt sind.

Joan Integrationen

Joan bietet native Integrationen mit Microsoft Active Directory, Google Kalender, Microsoft Teams und Slack. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Datenschutzkontrollen für vertrauliche Schreibtischbuchungen
• Ausweiskartenbasierte Authentifizierung für sicheren Zugang
• Visueller Grundriss für intuitive Schreibtischauswahl

Cons:

• Begrenzte Analysen zur Arbeitsplatznutzung
• Wenige native Integrationen abseits der Kalender

LEARN MORE ABOUT JOAN:

• Check out Joan on their website

6

Officely

Am besten geeignet für Slack-basierte Schreibtischbuchungen

• Kostenlose Testversion + kostenloser Plan verfügbar
• Ab $2.5/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 5/5

Officely ist eine Desk-Booking-Softwarelösung, mit der Teams Arbeitsplatzreservierungen, Bürozeiten und Schreibtischzuweisungen direkt in Slack verwalten können.

Für wen ist Officely am besten geeignet?

Officely eignet sich hervorragend für hybride Teams und Office-Manager, die Slack bereits als Hauptkommunikationsplattform nutzen.

Warum ich Officely ausgewählt habe

Ich habe Officely als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich Schreibtischbuchungen, Anwesenheiten im Büro und Teampläne direkt in Slack verwalten kann, ohne die Anwendung wechseln zu müssen. Mein Team nutzt den Slack-Bot, um zu sehen, wer ins Büro kommt, Schreibtische zu reservieren und sich in Echtzeit abzustimmen. Außerdem gefällt mir, dass ich mit Officely Bürobereiche einrichten und wiederkehrende Buchungen verwalten kann – und das alles in unserem bestehenden Slack-Arbeitsbereich.

Wichtige Funktionen von Officely

• Gesundheitsabfragen: Sammeln Sie täglich den Gesundheitsstatus der Mitarbeiter, bevor sie einen Schreibtisch buchen.
• Kapazitätsmanagement: Legen Sie Kapazitätsgrenzen für das Büro pro Tag fest und setzen Sie diese durch.
• Schreibtisch-Check-in-Erinnerungen: Automatische Erinnerungen zur Bestätigung der Schreibtischbuchung versenden.
• Besuchermanagement: Verfolgen und verwalten Sie externe Gäste, die das Büro betreten.

Officely Integrationen

Officely bietet native Integrationen mit Google Kalender, Microsoft Outlook und Slack sowie eine API für individuelle Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Ermöglicht das Verwalten von Kapazitätsgrenzen im Büro
• Bietet tägliche Gesundheitsabfragen
• Unterstützt wiederkehrende und Gruppenbuchungen

Cons:

• Keine mobile App für unterwegs
• Einfache Besuchermanagement-Funktionen

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• Check out Officely on their website

7

Flexopus

Am besten geeignet für die Koordination von Schreibtischen an mehreren Standorten

• Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar
• Ab €1,59/Ressource/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 5/5

Flexopus ist eine Desk-Sharing- und KI-gestützte Hot-Desk-Buchungsplattform, mit der Sie Arbeitsplatzreservierungen, interaktive Grundrisse und die Koordination mehrerer Standorte über ein zentrales Dashboard verwalten können.

Für wen ist Flexopus am besten geeignet?

Flexopus eignet sich besonders für Facility Manager und IT-Teams, die die Schreibtischbuchungen an mehreren Bürostandorten koordinieren.

Warum ich mich für Flexopus entschieden habe

Ich habe Flexopus als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich damit die Schreibtischbuchungen an verschiedenen Bürostandorten über ein zentrales Dashboard koordinieren kann. Mir gefällt, dass ich standortspezifische Regeln und Berechtigungen für jeden Standort festlegen kann. Mein Team nutzt die interaktiven Grundrisse, um die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen in Echtzeit zu visualisieren und zu verwalten.

Wichtige Funktionen von Flexopus

• KI-gestützte Schreibtischzuweisung: Verwendet Algorithmen, um optimale Schreibtischplätze für Nutzer:innen vorzuschlagen.
• Schreibtisch-Check-in per QR-Code: Ermöglicht Nutzer:innen das Einchecken an Arbeitsplätzen durch Scannen von QR-Codes vor Ort.
• Kalenderintegration: Synchronisiert Schreibtischbuchungen mit Outlook und Google Kalender.
• Analyse-Dashboard: Bietet Berichte zur Raumauslastung und Arbeitsplatzbelegung.

Flexopus Integrationen

Flexopus bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Outlook, Google Workspace und Slack und stellt eine API für individuelle Integrationen bereit.

Pros and Cons

Pros:

• Unterstützt mehrere Standorte
• Stellt mehrsprachige Benutzeroberfläche bereit
• Bietet Parkplatzbuchung zusätzlich zu Schreibtischen

Cons:

• Keine nativen Integrationen für passive Sensoren
• Verfügt nicht über ein integriertes Umzugsmanagement für Einrichtungen

LEARN MORE ABOUT FLEXOPUS:

• Check out Flexopus on their website

8

anny

Am besten für flexible Buchungsberechtigungen

• Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $4/Ressource/Monat (jährliche Abrechnung)

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anny ist eine Schreibtischbuchungsplattform für hybride Arbeitsplätze, die konfigurierbare Buchungsregeln, Ressourcenmanagement, Genehmigungs-Workflows und Analysen zur Verwaltung gemeinsam genutzter Schreibtische und Arbeitsplätze bietet.

Für wen ist anny am besten geeignet?

anny ist ideal für Büroadministratoren und Arbeitsplatzmanager in Unternehmen, die eine detaillierte Kontrolle über Buchungsberechtigungen für Schreibtische benötigen.

Warum habe ich anny ausgewählt?

Ich habe anny zu den besten ausgewählt, weil ich detaillierte Buchungsrechte für verschiedene Benutzergruppen, Standorte oder Ressourcen einrichten kann. Mein Team nutzt Genehmigungs-Workflows, um zu verwalten, wer bestimmte Schreibtische oder Bereiche reservieren darf. Außerdem gefällt mir, dass ich wiederkehrende Buchungen automatisieren und den Zugang je nach Abteilung oder Projektbedarf einschränken kann.

anny Hauptfunktionen

• Interaktive Grundrisse: Nutzer können verfügbare Schreibtische auf einer digitalen Karte anzeigen und auswählen.
• Kalenderintegration: Buchungen mit Outlook oder Google Kalender synchronisieren.
• Check-in und Check-out per QR-Code: Nutzer bestätigen die Nutzung des Schreibtisches durch Scannen eines Codes am Arbeitsplatz.
• Analyse-Dashboard: Verfolgen Sie in Echtzeit die Nutzung von Arbeitsplätzen und Buchungstrends.

anny Integrationen

anny bietet native Integrationen mit Personio, Google Workspace, Microsoft 365, Outlook, Zoom, Microsoft Teams und Nuki sowie zusätzliche Unterstützung für Smart Locks, HRIS, Zahlungen, SSO und Kalendertools. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Flexible Buchungsberechtigungen je Nutzer oder Gruppe
• Unterstützt wiederkehrende und mehrtägige Schreibtischbuchungen
• Individuelle Genehmigungs-Workflows für Schreibtischreservierungen

Cons:

• Eingeschränkte Analysen zur Auslastung
• Bearbeitung des Grundrisses erfordert Eingriff eines Administrators

LEARN MORE ABOUT ANNY:

• Check out anny on their website

9

Eptura Engage

Am besten geeignet für mobile-first Arbeitsplatzinteraktion

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Eptura Engage ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform für die Buchung von flexiblen Arbeitsplätzen, die mobile Arbeitsplatzreservierungen, Analysen zur Raumauslastung sowie Funktionen zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung kombiniert.

Für wen ist Eptura Engage am besten geeignet?

Eptura Engage eignet sich besonders für große Unternehmen und Gebäudemanagement-Teams, die mobiles, flexibles Arbeiten und Mitarbeiterbindung in den Vordergrund stellen.

Warum ich Eptura Engage gewählt habe

Ich habe Eptura Engage als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich damit flexible Arbeitsplätze direkt von meinem Handy aus buchen kann, was perfekt zu unserer mobilen Arbeitsweise passt. Außerdem gefällt mir, dass ich über die App in Echtzeit Arbeitsplatz-Neuigkeiten und Benachrichtigungen an alle senden kann. Mein Team nutzt die mobile App zudem, um auf Gebäudedienste und Annehmlichkeiten zuzugreifen, ohne die Plattform wechseln zu müssen.

Wichtige Funktionen von Eptura Engage

• KI-gestützte Platzvergabe: Nutzt Algorithmen, um optimale Arbeitsplatz-Standorte vorzuschlagen.
• Interaktive Grundrissvisualisierung: Nutzer können verfügbare Arbeitsplätze auf einer digitalen Karte anzeigen und auswählen.
• Analysen zur Raumauslastung: Verfolgt und berichtet über die Belegungstrends von Arbeitsplätzen.
• Integration mit Zutrittskontrollsystemen: Synchronisiert Arbeitsplatzbuchungen mit Zugangserlaubnissen für das Gebäude.

Eptura Engage Integrationen

Native Integrationen umfassen Slack, Jira, Power BI, Dropbox, Google Drive und Zoom. Eine API für individuelle Integrationen ist verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Automatisiert standortbasierte mobile Check-Ins
• Zeigt Kolleg:innen auf Karten an
• Integriert native Power BI Dashboards

Cons:

• Kein automatischer Check-In über WLAN
• Erfordert Angebotsbasierte Enterprise-Preisgestaltung

LEARN MORE ABOUT EPTURA ENGAGE:

• Check out Eptura Engage on their website

10

desk.ly

Am besten für anpassbare Arbeitsplatzregeln

• Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar
• Ab 1,65 €/Benutzer/Monat

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Desk.ly ist eine Schreibtischbuchungslösung zur Verwaltung von Arbeitsplatzreservierungen, Benutzerberechtigungen und Büroressourcen mit Funktionen für regelbasierte Buchungen, interaktive Grundrisse und automatisierte Planung.

Für wen ist Desk.ly am besten geeignet?

Facility Manager und Büroadministratoren in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die eine flexible Steuerung der Arbeitsplatzbuchungsregeln benötigen.

Warum ich Desk.ly gewählt habe

Ich habe Desk.ly als eine der besten Arbeitsplatzmanagement-Lösungen ausgewählt, weil ich detaillierte Arbeitsplatzregeln für verschiedene Teams, Standorte oder Tage festlegen kann. Mein Team nutzt die Regel-Engine, um zu automatisieren, wer welche Schreibtische wann buchen kann – was bei Schreibtischbuchungstools selten ist. Ich schätze außerdem, dass ich wiederkehrende Buchungen konfigurieren und den Zugriff nach Abteilung oder Projektbedarf einschränken kann.

Desk.ly Hauptfunktionen

• Interaktiver Grundriss: Nutzer können Arbeitsplätze direkt über eine visuelle Bürokarte auswählen und buchen.
• Buchung per Mobil-App: Arbeitsplätze reservieren und Buchungen mit iOS- und Android-Geräten verwalten.
• QR-Code-Check-in: QR-Codes am Arbeitsplatz scannen für einen schnellen Check-in und Belegungsverfolgung.
• Kalenderintegration: Schreibtischreservierungen mit Microsoft Outlook und Google Kalender synchronisieren.

Desk.ly Integrationen

Desk.ly bietet native Integrationen mit Microsoft Outlook, Google Kalender, Microsoft Teams, Personio und Slack sowie eine API für individuelle Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Automatischer softwarebasierter Check-in
• KI-gestützte Sitzempfehlungen
• Spezielle Markierung von Notfallhelfern

Cons:

• Begrenzte Funktionen für Gästebuchungen
• Eingeschränkter Customer-Success-Support

LEARN MORE ABOUT DESK.LY:

• Check out desk.ly on their website

Weitere KI-Software für Hot-Desk-Buchung

Hier sind einige weitere KI-gestützte Hot-Desk-Buchungssoftwares, die es nicht auf meine Shortlist geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:

1. OfficeSpace

   Am besten für das Management interaktiver Grundrisse

2. Eden

   Am besten für automatisiertes Ein- und Auschecken geeignet

3. HybridHero

   Am besten geeignet für Belegungsgrenzwert-Benachrichtigungen

Auswahlkriterien für KI-Hot-Desk-Buchungssoftware

Bei der Auswahl der besten KI-Hot-Desk-Buchungssoftware für diese Liste habe ich auf die typischen Anforderungen und Herausforderungen von Käufern geachtet, wie die Verwaltung flexibler Arbeitsplatzzuweisungen und die Sicherstellung eines geschützten, berechtigungsbasierten Zugriffs auf Schreibtische. Außerdem habe ich das folgende Bewertungsschema verwendet, um meine Einschätzung strukturiert und fair zu halten:

Kernfunktionen (25 % der Gesamtbewertung)
Um in diese Liste aufgenommen zu werden, musste jede Lösung diese gängigen Anwendungsfälle abdecken:

• Schreibtische für bestimmte Daten und Zeiten buchen
• Echtzeit-Verfügbarkeit der Schreibtische anzeigen
• Bestehende Buchungen stornieren oder ändern
• Schreibtische einzelnen Personen oder Teams zuweisen
• Nutzungs- und Belegungsberichte generieren

Zusätzliche besondere Funktionen (25 % der Gesamtbewertung)
Um die Auswahl weiter einzugrenzen, habe ich nach besonderen Merkmalen gesucht, wie zum Beispiel:

• KI-basierte Vorschläge für die Schreibtischzuweisung
• Integration mit Smart-Building-Systemen
• Automatisierte Reinigungs- oder Wartungsplanung
• Anpassbare Workflows für Buchungsgenehmigungen
• Interaktive Visualisierung des Grundrisses

Benutzerfreundlichkeit (10 % der Gesamtbewertung)
Um die Nutzerfreundlichkeit jeder Lösung zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Einfacher und intuitiver Buchungsprozess
• Klares und modernes Oberflächendesign
• Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit von Mobile Apps
• Barrierefreiheit für alle Nutzertypen
• Wenige Schritte für gängige Aufgaben

Onboarding (10 % der Gesamtbewertung)
Um die Einarbeitung bei jeder Plattform einzuschätzen, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Verfügbarkeit von Schritt-für-Schritt-Produktführungen
• Zugang zu Schulungsvideos und Dokumentation
• Vorgefertigte Vorlagen für einen schnellen Einstieg
• Reaktionsschnelles Onboarding-Support-Team
• In-App-Chatbots oder geführte Einführungen

Kundensupport (10 % der Gesamtbewertung)
Um die Kundensupport-Services jedes Softwareanbieters zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Verfügbarkeit mehrerer Support-Kanäle
• Schnelle Reaktionszeiten bei Anfragen
• Zugang zu einem durchsuchbaren Hilfecenter
• Verfügbarkeit von Live-Chat oder Telefonsupport
• Proaktive Kommunikation über Updates oder Probleme

Preis-Leistungs-Verhältnis (10 % der Gesamtbewertung)
Um das Preis-Leistungs-Verhältnis jeder Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Transparente und flexible Preismodelle
• Leistungsumfang in jeder Preiskategorie
• Verfügbarkeit von kostenloser Testphase oder Demo
• Keine versteckten Gebühren oder überraschenden Kosten
• Rabatte für jährliche oder große Abnahmemengen

Kundenbewertungen (10 % der Gesamtbewertung)
Um einen Eindruck von der allgemeinen Kundenzufriedenheit zu bekommen, habe ich beim Lesen der Bewertungen auf Folgendes geachtet:

• Positives Feedback zur Buchungszuverlässigkeit
• Kommentare zur Integrationsleistung
• Berichte über Kundensupport-Erfahrungen
• Nutzermeinungen zur Benutzerfreundlichkeit der mobilen App
• Feedback zu Funktionsupdates und Verbesserungen

So wählen Sie eine KI-basierte Hot-Desk-Buchungssoftware aus

Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie sich bei Ihrem individuellen Auswahlprozess besser fokussieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit wichtigen Faktoren:

Was ist eine KI-basierte Hot-Desk-Buchungssoftware?

KI-basierte Hot-Desk-Buchungssoftware ist eine digitale Plattform, die künstliche Intelligenz nutzt, um Arbeitsplatzreservierungen in flexiblen Büroumgebungen zu automatisieren und zu optimieren. Sie hilft Unternehmen bei der Verwaltung von Arbeitsplatzzuweisungen, der Nachverfolgung der Auslastung und der Durchsetzung von Buchungsrichtlinien. Diese Tools bieten häufig Funktionen wie Echtzeitverfügbarkeit, automatisierte Arbeitsplatzvorschläge und Integration mit Kalendern oder Gebäudesystemen zur Unterstützung hybrider und aktivitätsbasierter Arbeitsmodelle.

Funktionen von KI-basierter Hot-Desk-Buchungssoftware

Achten Sie bei der Auswahl einer KI-basierten Hot-Desk-Buchungssoftware auf folgende Schlüsselfunktionen:

• KI-gestützte Schreibtischzuweisung: Nutzt Algorithmen, um optimale Schreibtische basierend auf Nutzerpräferenzen, Teamnähe oder Buchungsmustern vorzuschlagen.
• Interaktive Grundrisspläne: Ermöglicht es den Nutzern, verfügbare Schreibtische auf einer digitalen Karte des Arbeitsplatzes anzusehen und auszuwählen.
• Echtzeit-Verfügbarkeitsverfolgung: Aktualisiert den Schreibtischstatus sofort, sobald Buchungen vorgenommen, storniert oder eingecheckt werden.
• Kalender-Integration: Synchronisiert Schreibtischbuchungen mit Tools wie Outlook oder Google Kalender für die Terminplanung.
• Buchungsfreigabe-Workflows: Ermöglicht es Managern, Schreibtischreservierungen für bestimmte Teams oder stark nachgefragte Bereiche zu überprüfen und freizugeben.
• QR-Code-Check-in und Check-out: Ermöglicht eine kontaktlose Bestätigung der Schreibtischnutzung durch das Scannen eines Codes am Arbeitsplatz.
• Nutzungsanalysen und Berichte: Liefert Einblicke in Belegungstrends, Schreibtischauslastung und Buchungsmuster zur datenbasierten Entscheidungsfindung.
• Individuell anpassbare Buchungsregeln: Ermöglicht es Administratoren, Einschränkungen nach Nutzergruppe, Abteilung oder Zeitfenster zu setzen, um Arbeitsplatzregeln durchzusetzen.
• Integration mit Gebäudesystemen: Verbindet sich mit Zutrittskontrolle, intelligenten Schlössern oder Umgebungssteuerungen für ein nahtloses Büroerlebnis.
• Zugang über mobile App: Bietet Buchung, Benachrichtigungen und Check-in-Funktionen unterwegs über eine spezielle mobile Anwendung.

Vorteile von KI-Hot-Desk-Buchungssoftware

Die Implementierung von KI-Hot-Desk-Buchungssoftware bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:

• Optimierte Arbeitsplatznutzung: KI-gesteuerte Schreibtischzuweisungen und Echtzeit-Tracking helfen dabei, den vorhandenen Büroraum optimal zu nutzen.
• Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Interaktive Grundrisse und mobile Buchungen erleichtern es dem Personal, den passenden Arbeitsplatz zu finden und zu reservieren.
• Stärkere Durchsetzung von Richtlinien: Anpassbare Buchungsregeln und Freigabe-Workflows sorgen für die Einhaltung der Arbeitsplatzrichtlinien Ihres Unternehmens.
• Reduzierter Verwaltungsaufwand: Automatisierte Planungen, Kalenderintegration und Self-Service-Tools minimieren den manuellen Organisationsaufwand für Facility-Teams.
• Datenbasierte Entscheidungsfindung: Nutzungsanalysen und Berichte liefern verwertbare Einblicke für die Planung von Büroflächen und künftigen Raumbedarf.
• Mehr Flexibilität am Arbeitsplatz: Buchungen auf Abruf und mobiler Zugang unterstützen hybrides Arbeiten und wechselnde Teampläne.
• Stärkere Sicherheit und Compliance: Die Integration mit Zutrittskontrollsystemen und SSO hilft, sensible Daten zu schützen und den Zugang zu Arbeitsplätzen zu verwalten.

Kosten und Preise von KI-Hot-Desk-Buchungssoftware

Die Auswahl von KI-Hot-Desk-Buchungssoftware erfordert ein Verständnis der verschiedenen Preismodelle und verfügbaren Pläne. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und mehr. Die folgende Tabelle fasst gängige Pläne, deren Durchschnittspreise und typische Funktionen von KI-Hot-Desk-Buchungssoftware-Lösungen zusammen:

Vergleichstabelle für KI-Hot-Desk-Buchungssoftware