Hvad er IT-aktivstyring?

Administration af IT-aktiver (ITAM) sikrer en præcis forståelse af de livscyklusomkostninger og risici, der er forbundet med teknologiaktiver. Denne klarhed er afgørende for at øge den forretningsværdi, der opnås gennem beslutninger vedrørende teknologistrategi, arkitektur, finansiering, kontrakter og sourcing.

Som SaaS-CTO har du meget at se til. Du skal optimere omkostningerne til cloud-infrastruktur, have styr på softwarelicenserne og samtidig give din virksomhed en konkurrencemæssig fordel. Det er her, administration af IT-aktiver (ITAM) kommer ind i billedet.

Det er udfordrende at effektivisere administrationen af IT-aktiver, men korrekt aktivstyring er grundstenen i et effektivt IT-miljø.

Hvad er administration af IT-aktiver?

I sin kerne er ITAM en løbende cyklus, hvor IT-aktivers levetid administreres fra anskaffelse til udfasning.

Sporing er kun én del af administrationen af IT-aktiver. Når ITAM udføres korrekt, giver det dig et perspektiv, hvorfra du kan se og udnytte dine aktivers fulde potentiale, maksimere deres værdi og minimere spild, samtidig med at du sikrer overholdelse af licenskrav.

ITAM har også bredere fordele for mange organisationer, idet det hjælper med at afstemme IT-ressourcer med forretningsmål, kontrollere omkostninger og gøre cybersikkerhed mere håndterbar. God aktivstyring gør det muligt at træffe velinformerede beslutninger samt forbedre indkøb og infrastrukturstyring.

Eksempler på IT-aktiver

IT-aktiver kan opdeles i flere vigtige kategorier:

• Hardwareaktiver: Denne kategori omfatter typisk hardware såsom servere, stationære computere/bærbare computere og tastaturer, men også mobile enheder, IoT-enheder og mere specialiserede genstande såsom VR- eller AR-headsets, droner osv.
• Softwareaktiver: Softwarelicenser til desktopapplikationer, abonnementer på Microsoft Office eller Adobe-software samt andre licenser til softwarebrug kan administreres pr. konto/plads eller pr. installation.
• Digitale aktiver: Domæner, API-nøgler og andre digitale identifikatorer hører under digitale aktiver. Disse skal overvåges nøje. API-nøgler kan for eksempel være begrænset til et bestemt antal kald pr. dag/måned.
• Personligt perspektiv: Et ofte overset område inden for ITAM er kendskabet til udokumenterede praksisser. Skygge-IT-praksisser er et almindeligt problem, især i store organisationer. Håndtering af skygge-IT kan bidrage til at forbedre en organisations cybersikkerhed. Når du auditerer dit IT-miljø, er det afgørende at undersøge arbejdsgange på afdelingsniveau for at identificere områder med skygge-IT. Individuelt kan skygge-IT-praksisser virke harmløse. Over tid kan de dog skabe sikkerhedsproblemer eller forårsage uventede problemer, hvis den person, der oprettede det udokumenterede system, forlader virksomheden og holder op med at vedligeholde det.

Hvorfor ITAM er afgørende

Administration af IT-aktiver indebærer dynamisk anvendelse af indsamlede aktivdata for at forbedre afkastet, reducere risici og øge forretningsværdien. Gennem strategisk undgåelse af unødvendige aktivanskaffelser og optimal udnyttelse af eksisterende ressourcer kan administratorer af IT-aktiver reducere udgifterne til softwarelicenser og support. Denne tilgang begrænser unødvendige udgifter og øger den operationelle effektivitet ved at eliminere spild.

• At skabe én fælles sandhedskilde – It-aktiver spores ofte på tværs af flere platforme af forskellige personer, hvilket fører til manglende ejerskab og centraliserede data. Denne fragmentering resulterer i kaos og unøjagtigheder, som hindrer velinformerede beslutninger. I nogle virksomheder er medarbejdere udelukkende beskæftiget med at overvåge it-aktiver – en opgave, der egner sig bedre til systemer. Ved at flytte fokus fra manuel sporing til strategiske initiativer kan it-medarbejdere bidrage mere væsentligt til organisationens mål. Administration af aktiver skaber orden og giver it-teams, ledelsen og hele organisationen én samlet sandhedskilde.

• Forbedring af udnyttelsen og reduktion af spild – Effektiv administration af aktiver sikrer opdaterede oplysninger, så teams kan optimere ressourceanvendelsen og reducere spild. Det hjælper med at undgå unødvendige udgifter og sænke licens- og supportomkostningerne. Desuden sikrer det overholdelse af sikkerheds- og lovgivningsmæssige standarder, hvilket minimerer risici. De resulterende omkostningsbesparelser og produktivitetsforbedringer er gavnlige for hele organisationen.

• Fremme af produktivitet og samtidig sikring af pålidelighed – Efterhånden som den digitale transformation ændrer arbejdsmetoderne, rækker administration af aktiver ud over blot sporing af hardware. Ved at tage DevOps- og SRE-principper til sig har teams brug for robuste systemer til administration af aktiver for hurtigt at kunne levere nye tjenester uden at gå på kompromis med pålideligheden. Med en løsning som ServiceDesk Plus, ManageEngines førende software til it-servicekontorer, kan du få indsigt i og kontrol over it-aktiver og -omkostninger. Effektiv administration af aktiver giver mulighed for præcis kontrol, hvilket reducerer overprovisionering og inaktive instanser og dermed begrænser unødvendige udgifter.

Forståelse af ITAM-processen

Administration af it-aktiver (ITAM) er en løbende proces, ikke et engangsprojekt. Den kræver regelmæssig udførelse og tilpasning, efterhånden som aktiver, målsætninger og værktøjer udvikler sig.

Processen for administration af it-aktiver omfatter typisk disse vigtige trin:

1. Identifikation af aktiver: Den indledende fase i ITAM er at udarbejde en omfattende fortegnelse over alle it-aktiver. Dette trin er afgørende for nem identifikation af aktiver og sikrer, at eventuelle overflødige aktiver optimeres effektivt for at øge effektiviteten.
2. Sporing af aktiver: Dette trin indebærer brug af et ITAM-værktøj eller -system til løbende overvågning af it-aktiver. Sporingsprocessen indsamler forskellige typer data for hvert aktiv, herunder økonomiske oplysninger (såsom aktivomkostninger), kontraktlige oplysninger (såsom garantier, licenser og serviceleveranceaftaler) samt lageroplysninger (herunder fysiske aktivers placering og tilstand).
3. Vedligeholdelse af aktiver: Vedligeholdelsen af it-aktiver tilpasses deres specifikke fase i livscyklussen. Dette omfatter reparation, opgradering eller udskiftning af aktiver efter behov. Alle vedligeholdelsesaktiviteter, der udføres på et it-aktiv, registreres omhyggeligt i ITAM-rammeværket. Denne dokumentation er afgørende for at evaluere aktivets ydeevne og sikre optimal funktion.
4. Beregning af livscyklusomkostninger: Det næste trin består i at fastlægge livscyklusomkostningerne for hvert aktiv i din fortegnelse. I løbet af et aktivs levetid kan der påløbe forskellige omkostninger, herunder udgifter til vedligeholdelse, kapital og bortskaffelse af it-aktiver. Ved at beregne disse omkostninger nøjagtigt bliver din fortegnelse et praktisk og informativt værktøj.
5. Økonomisk planlægning: Det sidste trin er økonomisk planlægning. Med en klar forståelse af dine it-aktiver, deres faser i livscyklussen og de tilknyttede omkostninger kan du planlægge strategisk for fremtiden. Den økonomiske planlægning har til formål at afsætte det nødvendige budget til at opretholde eller forbedre de serviceniveauer, der leveres af dine vigtigste aktiver. Et aktiv, der eksempelvis administreres med et højt serviceniveau, såsom et dedikeret servicekontorteam, vil kræve fortsatte investeringer. Omvendt kan aktiver med utilstrækkelig ydeevne få behov for højere serviceniveauer i fremtiden, hvilket medfører yderligere omkostninger.

Fordele ved administration af it-aktiver

• Optimeret udnyttelse: Med effektiv ITAM er det lettere at identificere overflødige systemer. En komplet opgørelse over aktiver og en forståelse af, hvad der ikke udnyttes fuldt ud, kan hjælpe med at maksimere værdien af dine ressourcer. Serverkonsolidering er et eksempel på optimering af udnyttelsen af aktiver. Hvis du opdager, at flere servere kører med lav kapacitet, kan du konsolidere dem via virtualisering eller migrere apps til færre fysiske maskiner. Det reducerer til gengæld din organisations hardwareomkostninger, samtidig med at energiforbruget mindskes, og vedligeholdelsen effektiviseres.
• Licensoverholdelse: Ud over at undgå sanktioner kan effektiv licensstyring afsløre muligheder for mængderabatter eller alternative licensmodeller, der giver økonomiske fordele. For at få en klarere idé om, hvordan dette kan påvirke din organisation i den virkelige verden, kan du forestille dig en multinational virksomhed, der opdager, at den har 250 premiumlicenser til et stykke software, men kun bruger 75 af dem. Ved hjælp af solid ITAM kan virksomheden reducere antallet af aktive licenser og spare et betydeligt beløb. Endnu bedre er det, at virksomheden samtidig reducerer potentielle juridiske risici og sikrer overholdelse af licensaftaler.
• Strategiske indkøb: Med et klart overblik over eksisterende aktiver og deres samlede ejeromkostninger kan fremtidige anskaffelser blive mere strategiske, så impulsive eller overflødige indkøb undgås, og det sikres, at du får den fulde værdi ud af garantier og supportpakker. Det mest oplagte eksempel er simpel hardwarefornyelse. Gennem ITAM kan din organisation opdage, at mange garantier på de nuværende arbejdsstationer snart udløber. Ved at forny garantier på kritiske systemer og udfase mindre vigtige systemer optimeres udgifterne, og investeringsafkastet kan potentielt øges.

Et almindeligt problem med ITAM er, at IT-afdelinger ofte behandler det som en form for lagerstyring som en del af den almindelige forretningspraksis. Selvom det er vigtigt at vide, hvor mange tastaturer du har, og hvor mange kopier af Microsoft Office der er installeret, er ITAM mere end blot at holde styr på hardware og software i regneark.

En god løsning til aktivstyring giver overblik over hele IT-aktivernes livscyklus, hvilket gør det lettere for dit team ikke kun at administrere lagerbeholdningen, men også at tage højde for funktionelle forhold som opgraderinger eller overgangen fra lokale løsninger til cloudbaserede løsninger.

Software til IT-aktivstyring

Mens nogle organisationer kan klare sig med grundlæggende regnearksbaseret sporing, er dedikerede værktøjer til lagerstyring nyttige for større eller hurtigt voksende virksomheder. Hvis du har hardware på stedet, hardware hostet i datacentre og værktøjer, der kører som cloudløsninger, kan det kræve løsninger til aktivstyring at få overblik over din IT-infrastruktur.

Moderne software til IT-aktivstyring tilbyder nyttige værktøjer såsom AI-drevet analyse, der kan forbedre effektiviteten af din arbejdsgang betydeligt, samt rapporteringsværktøjer, der kan give værdifulde oplysninger til dit IT-team og medarbejdere inden for økonomi eller ledelse.

ITAM-løsninger findes til virksomheder i alle størrelser. Infrastruktur på virksomhedsniveau kan drage fordel af værktøjer som ServiceNow, mens ManageEngine, AssetExplorer og Lansweeper har meget at tilbyde mellemstore organisationer.

Bedste praksis for IT-aktivstyring

Succes afhænger af grundig planlægning og flere bedste praksisser for ITAM, herunder:

1. Valg af det rigtige værktøj: Se efter ITAM-software, der tilbyder en centraliseret database og distribueret adgang til understøttelse af sporing af aktiver i realtid, så medarbejdere i hele organisationen kan opdatere deres aktivdata.
2. Etablering af standardprocedurer: Udarbejd og fastlæg standardiserede driftsprocedurer for sporing af aktiver, herunder hvordan aktiver dokumenteres i systemet, og procedurerne for brug af systemet.
3. Implementering af ensartet sporing: Indfør en ensartet metode til sporing for at sikre en fuldstændig registrering af alle relevante aktiver.
4. Gennemførelse af regelmæssige revisioner: Revider regelmæssigt din proces for aktivstyring. Det hjælper med at undgå skygge-IT og sikrer for eksempel overholdelse af softwarelicenser. Regelmæssige gennemgange gør det lettere at holde styr på dine aktiver og kan reducere supportomkostningerne på lang sigt.
5. Vedligeholdelse af kritiske data: Sørg for, at systemet kan spore vigtige data såsom udløbsdatoer, købsdatoer, kontaktoplysninger på leverandører og andre betydningsfulde oplysninger.
6. Skab involvering blandt interessenter: Tal med dine interessenter for at forstå, hvad de har brug for fra styringsværktøjerne. Hver afdeling og jobfunktion kan have forskellige anvendelsesområder, og en forståelse af, hvad der er vigtigt for dem, kan i høj grad bidrage til at øge anvendelsen og overholdelsen.

Anvendelsesområder for ITAM

Hvilke specifikke udfordringer kan du møde med ITAM? Hvilke strategier er de mest effektive at implementere for at opnå de ønskede resultater? Her har jeg givet eksempler på scenarier fra den virkelige verden, som du kan komme ud for:

1. Overgang til cloudbaserede løsninger:
   • Scenarie: En mellemstor SaaS-virksomhed, der går fra lokale løsninger til cloudbaserede løsninger.
   • Fokus: Udfordringer ved håndtering af aktiver under overgangen, såsom sporing af softwarelicenser, datamigrering og sikring af overholdelse af sikkerhedskrav.
   • Resultat: Fremhæv IT-aktivstyrings rolle i at gøre overgangen problemfri og effektiv.
2. Håndtering af IT-behov ved fjernarbejde:
   • Scenarie: En SaaS-virksomhed, der tilpasser sig en model med fjernarbejde eller hybridarbejde.
   • Fokus: Håndtering af udfordringerne ved fjernadministration og -sikring af IT-aktiver, herunder enhedshåndtering, softwareadgang og cybersikkerhed.
   • Resultat: Demonstrer, hvordan IT-aktivstyring hjalp med at opretholde produktivitet og sikkerhed i et miljø med fjernarbejde.
3. Integration af nye teknologier:
   • Scenarie: En SaaS-virksomhed på virksomhedsniveau, der integrerer AI- eller maskinlæringsværktøjer i sin eksisterende infrastruktur.
   • Fokus: Evaluering, anskaffelse og integration af nye teknologier i virksomhedens IT-aktivstyringsramme.
   • Resultat: Vis, hvordan strategisk IT-aktivstyring gjorde det muligt for virksomheden at være på forkant med teknologien, samtidig med at omkostninger og risici blev håndteret.
4. Udfordringer med overholdelse af krav og sikkerhed:
   • Scenarie: En SaaS-virksomhed, der håndterer strenge krav til overholdelse af regler (såsom GDPR eller HIPAA).
   • Fokus: Håndtering af IT-aktiver for at sikre overholdelse af krav, herunder softwareopdateringer, databeskyttelsesforanstaltninger og revisionsspor.
   • Resultat: Fremhæv, hvordan IT-aktivstyring var afgørende for at opretholde overholdelse af krav og styrke sikkerhedsniveauet.

Ressourcer

• ITAM-nyheder og -analyser
• Gartners ressourcecenter for IT-aktivstyring

Kurser:

• Udemys "Mestre IT-aktivstyring"
• ITAM Reviews certificerede kurser
• IAITAM (Den Internationale Sammenslutning af IT-aktivforvaltere)

ISO-standarder

Den Internationale Standardiseringsorganisation (ISO) leverer et omfattende sæt standarder for IT-aktivstyring (ITAM) under ISO 19770, som er opdelt i fem separate dele:

1. ISO/IEC 19770-1: Denne del fastlægger rammerne for bedste praksis inden for ITAM i organisationer. Den giver virksomheder mulighed for at dokumentere, at de overholder disse standarder, opfylder kravene til styring og styrker IT-driften.
2. ISO/IEC 19770-2: Denne standard fokuserer på softwareidentifikation og hjælper virksomheder med at identificere software, der findes på bestemte enheder, ved hjælp af et standardiseret format til software-id-tags.
3. ISO/IEC 19770-3: Dette afsnit går i dybden med de rettigheder, der er knyttet til softwarelicenser, og beskriver metoderne til sporing af softwarebrug.
4. ISO/IEC 19770-4: Denne standard er dedikeret til standardiseret rapportering af ressourceudnyttelse og er især vigtig ved håndtering af komplekse licenser samt cloudbaserede software- og hardwareressourcer.
5. ISO/IEC 19770-5: Giver et omfattende overblik over ISO-standarderne for ITAM, herunder centrale terminologier og begreber.

Administrer dine IT-aktiver effektivt

IT-aktivstyring er en vigtig del af arbejdet for ethvert IT-team. Det kan bidrage til strategiske beslutninger, forbedre effektiviteten i dit supportteam og give dig en bedre forståelse af de samlede ejerskabsomkostninger for dine enheder og cloudtjenester.

Valg af den rette software til administration af aktiver kan i betydelig grad forbedre din proces for administration af IT-aktiver og gøre administration af IT-livscyklussen meget lettere. Hvis du vil vide mere om administration af IT-aktiver, kan du se ressourcerne ovenfor og abonnere på The CTO Clubs nyhedsbrev.