O que é a Gestão de Ativos de TI?

A gestão de ativos de TI (ITAM) garante uma compreensão precisa dos custos e riscos do ciclo de vida associados aos ativos tecnológicos. Esta clareza é essencial para aumentar o valor empresarial resultante de decisões relacionadas com a estratégia tecnológica, a arquitetura, o financiamento, os contratos e o aprovisionamento.

Enquanto CTO de uma empresa SaaS, tem muito com que se preocupar. Precisa de otimizar os custos da infraestrutura na nuvem, acompanhar de perto as licenças de software e fazer tudo isto enquanto proporciona à sua empresa uma vantagem competitiva. É aqui que entra a gestão de ativos de TI (ITAM).

Simplificar a gestão de ativos de TI é um desafio, mas uma gestão adequada dos ativos é a pedra angular de um ambiente de TI eficiente.

O que é a gestão de ativos de TI?

Na sua essência, a ITAM é o ciclo contínuo de gestão da vida dos ativos de TI, desde a aquisição até à retirada.

O acompanhamento é apenas uma parte da gestão de ativos de TI. Quando é bem implementada, a ITAM proporciona-lhe uma perspetiva através da qual pode observar e aproveitar todo o potencial dos seus ativos, maximizando o seu valor e minimizando o desperdício, ao mesmo tempo que garante a conformidade no domínio do licenciamento.

A ITAM também oferece benefícios mais abrangentes a muitas organizações, ajudando a alinhar os recursos de TI com os objetivos empresariais, a controlar os custos e a tornar a cibersegurança mais fácil de gerir. Uma boa gestão de ativos permite tomar decisões informadas, gerir as aquisições e administrar a infraestrutura.

Exemplos de ativos de TI

Os ativos de TI podem ser divididos em várias categorias principais:

Ativos de hardware: Esta categoria abrange hardware comum, como servidores, computadores de secretária/portáteis e teclados, mas também inclui dispositivos móveis, dispositivos IoT e artigos mais especializados, como auscultadores de realidade virtual ou aumentada, drones, etc.
Ativos de software: As licenças de software para aplicações de computador, as subscrições do Microsoft Office ou de software da Adobe e outras licenças de utilização de software podem ser geridas por conta/posto ou com base na instalação.
Ativos digitais: Os domínios, as chaves de API e outros identificadores digitais estão abrangidos pelo conceito de ativos digitais. Estes devem ser monitorizados cuidadosamente. As chaves de API, por exemplo, podem estar limitadas a um determinado número de chamadas por dia/mês.
Perspetiva pessoal: Uma área da ITAM frequentemente ignorada é o conhecimento de práticas não documentadas. As práticas de TI sombra são um problema comum, especialmente em organizações de grande dimensão. Resolver a questão das TI sombra pode ajudar a melhorar a cibersegurança de uma organização. Ao auditar o seu ambiente de TI, é essencial investigar os fluxos de trabalho ao nível dos departamentos para identificar áreas de TI sombra. Individualmente, as práticas de TI sombra podem parecer inofensivas. Ainda assim, com o tempo, podem criar problemas de segurança ou causar problemas inesperados se a pessoa que criou o sistema não documentado sair da empresa e deixar de o manter.

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Porque é essencial a ITAM

A gestão de ativos de TI envolve a utilização dinâmica dos dados recolhidos sobre os ativos para melhorar os retornos, reduzir os riscos e aumentar o valor empresarial. Através da prevenção estratégica de aquisições desnecessárias de ativos e da utilização ideal dos recursos existentes, os gestores de ativos de TI podem reduzir as despesas com licenças de software e assistência. Esta abordagem reduz os gastos desnecessários e aumenta a eficiência operacional ao eliminar o desperdício.

Fornecer uma única fonte de verdade – Frequentemente, os ativos de TI são monitorizados em várias plataformas por diferentes pessoas, o que resulta numa falta de responsabilidade e de dados centralizados. Esta fragmentação provoca caos e imprecisões, dificultando a tomada de decisões informadas. Em algumas empresas, há funcionários dedicados exclusivamente à monitorização dos ativos de TI — uma tarefa mais adequada para sistemas. Ao transferir o foco da monitorização manual para iniciativas estratégicas, a equipa de TI pode contribuir de forma mais significativa para os objetivos organizacionais. A gestão de ativos introduz ordem e proporciona uma fonte de verdade consolidada para as equipas de TI, a gestão e toda a organização.
Melhorar a utilização e reduzir o desperdício – Uma gestão eficaz dos ativos garante informações atualizadas, permitindo que as equipas otimizem a utilização dos recursos e reduzam o desperdício. Ajuda a evitar despesas desnecessárias, reduzindo os custos de licenciamento e suporte. Além disso, garante o cumprimento das normas de segurança e dos requisitos legais, minimizando os riscos. As consequentes poupanças de custos e melhorias de produtividade são benéficas para toda a organização.
Promover a produtividade e garantir a fiabilidade – À medida que a transformação digital reformula os métodos operacionais, a gestão de ativos vai além da simples monitorização do hardware. Ao adotarem os princípios de DevOps e SRE, as equipas precisam de sistemas robustos de gestão de ativos para disponibilizar rapidamente novos serviços sem sacrificar a fiabilidade. Ao utilizar uma solução como o ServiceDesk Plus, o software de suporte de serviços de TI líder da ManageEngine, pode obter visibilidade e controlo sobre os ativos e os custos de TI. Uma gestão eficaz dos ativos permite um controlo preciso, reduzindo o aprovisionamento excessivo e as instâncias inativas, e diminuindo assim as despesas desnecessárias.

Compreender o processo de ITAM

A gestão de ativos de TI (ITAM) é um processo contínuo, não um projeto pontual. Requer execução e adaptação regulares à medida que os ativos, os objetivos e as ferramentas evoluem.

O processo de gestão de ativos de TI inclui normalmente as seguintes etapas fundamentais:

Identificação de ativos: A fase inicial do ITAM consiste em compilar um inventário abrangente de todos os ativos de TI. Esta etapa é crucial para facilitar o reconhecimento dos ativos e garantir que quaisquer ativos redundantes sejam otimizados de forma eficaz para aumentar a eficiência.
Monitorização de ativos: Esta etapa envolve a utilização de uma ferramenta ou sistema de ITAM para a monitorização contínua dos ativos de TI. O processo de monitorização recolhe vários tipos de dados para cada ativo, incluindo detalhes financeiros (como os custos dos ativos), informações contratuais (como garantias, licenças e acordos de nível de serviço) e informações de inventário (abrangendo a localização e o estado dos ativos físicos).
Manutenção de ativos: A manutenção dos ativos de TI é adaptada à sua fase específica do ciclo de vida. Isto inclui reparar, atualizar ou substituir os ativos conforme necessário. Todas as atividades de manutenção realizadas num ativo de TI são meticulosamente registadas no âmbito do ITAM. Esta documentação é essencial para avaliar o desempenho do ativo e garantir o seu funcionamento ideal.
Calcular os custos do ciclo de vida: A etapa seguinte consiste em determinar os custos do ciclo de vida de cada ativo do seu inventário. Ao longo da vida útil de um ativo, podem acumular-se vários custos, incluindo despesas de manutenção, de capital e de eliminação de ativos de TI. O cálculo exato destes custos transforma o seu inventário numa ferramenta prática e informativa.
Planeamento financeiro: A etapa final é o planeamento financeiro. Com uma compreensão clara dos seus ativos de TI, das respetivas fases do ciclo de vida e dos custos associados, pode planear estrategicamente o futuro. O planeamento financeiro visa atribuir o orçamento necessário para manter ou melhorar os níveis de serviço proporcionados pelos seus ativos essenciais. Por exemplo, um ativo gerido com um nível de serviço elevado, como uma equipa dedicada de suporte técnico, exigirá um investimento contínuo. Por outro lado, os ativos com baixo desempenho poderão necessitar de níveis de serviço mais elevados no futuro, o que implicará custos adicionais.

Benefícios da gestão de ativos de TI

Utilização otimizada: Com um ITAM eficaz, é mais fácil identificar sistemas redundantes. Fazer um inventário completo dos ativos e compreender quais estão a ser subutilizados pode ajudar a maximizar o valor dos seus recursos. Considere a consolidação de servidores como exemplo de otimização da utilização de ativos. Se descobrir que vários servidores estão a funcionar com baixa capacidade, pode consolidá-los através de virtualização ou migrar as aplicações para menos máquinas físicas. Por sua vez, isto reduz a sobrecarga de hardware da sua organização, diminuindo simultaneamente o consumo de energia e simplificando a manutenção.
Conformidade das licenças: Para além de evitar penalizações, uma gestão eficaz das licenças pode revelar oportunidades de descontos por volume ou modelos de licenciamento alternativos que oferecem benefícios em termos de custos. Para ter uma ideia mais clara de como isto pode afetar a sua organização no mundo real, considere uma empresa multinacional que percebe que possui 250 licenças premium de uma aplicação, mas utiliza apenas 75. Através de um ITAM sólido, a empresa pode reduzir o número de licenças ativas e poupar uma quantia significativa de dinheiro. Melhor ainda, reduz também os potenciais riscos legais e garante a conformidade com os acordos de licenciamento.
Aquisições estratégicas: Com uma visibilidade clara dos ativos existentes e do seu custo total de propriedade, as aquisições futuras podem ser mais estratégicas, evitando compras impulsivas ou redundantes e ajudando a garantir que obtém todo o valor das garantias e dos pacotes de suporte. O exemplo mais óbvio é a simples renovação de hardware. Através do ITAM, a sua organização pode perceber que muitas garantias das estações de trabalho atuais estão próximas do fim. Ao trabalhar para renovar as garantias dos sistemas críticos e descontinuar gradualmente os menos importantes, os gastos são otimizados e o ROI pode aumentar.

Um problema comum do ITAM é o facto de os departamentos de TI frequentemente o tratarem como uma forma de inventário integrada nas práticas empresariais padrão. Embora seja importante saber quantos teclados possui e quantas cópias do Microsoft Office tem instaladas, o ITAM é mais do que simplesmente controlar hardware e software em folhas de cálculo.

Uma boa solução de gestão de ativos oferece visibilidade sobre todo o ciclo de vida dos ativos de TI, facilitando à sua equipa não só a gestão do inventário, mas também a consideração de questões funcionais, como atualizações ou a transição de soluções locais para soluções baseadas na nuvem.

Software de gestão de ativos de TI

Embora algumas organizações consigam gerir o controlo básico baseado em folhas de cálculo, as ferramentas dedicadas de gestão de inventário são úteis para empresas maiores ou em rápido crescimento. Se tiver hardware no local, hardware alojado em centros de dados e ferramentas executadas como soluções na nuvem, obter visibilidade sobre a sua infraestrutura de TI pode exigir algumas soluções de gestão de ativos.

O software moderno de gestão de ativos de TI fornece ferramentas úteis, como análises baseadas em IA, que podem melhorar significativamente a eficiência do seu fluxo de trabalho, além de disponibilizar ferramentas de elaboração de relatórios que podem fornecer informações valiosas à sua equipa de TI e às pessoas em funções financeiras ou de gestão.

As soluções ITAM estão disponíveis para empresas de todas as dimensões. As infraestruturas de nível empresarial podem beneficiar de ferramentas como o ServiceNow, enquanto o ManageEngine, o AssetExplorer e o Lansweeper têm muito para oferecer às organizações de média dimensão.

Práticas recomendadas na gestão de ativos de TI

Alcançar o sucesso depende de um planeamento minucioso e de várias práticas recomendadas de ITAM, que incluem:

Selecionar a ferramenta certa: Procure software ITAM que ofereça uma base de dados centralizada e acesso distribuído para permitir o controlo de ativos em tempo real, possibilitando que as pessoas de toda a organização atualizem os dados dos seus ativos.
Estabelecer procedimentos padrão: Desenvolva e defina procedimentos operacionais padrão para o controlo de ativos, incluindo a forma de documentar os ativos no sistema e os protocolos de utilização do sistema.
Implementar um controlo consistente: Adote um método uniforme de controlo para garantir o registo completo de todos os ativos pertinentes.
Realizar auditorias regulares: Audite regularmente o seu processo de gestão de ativos. Isto ajudará a evitar TI sombra e a garantir a conformidade, por exemplo, no que diz respeito às licenças de software. As revisões regulares facilitam o acompanhamento dos seus ativos e podem reduzir os custos de suporte a longo prazo.
Manter os dados críticos: Certifique-se de que o sistema consegue controlar dados essenciais, como datas de validade, datas de compra, dados de contacto dos fornecedores e outras informações importantes.
Promover o envolvimento das partes interessadas: Fale com as partes interessadas para compreender o que necessitam das ferramentas de gestão. Cada departamento e função profissional pode ter diferentes casos de utilização, e saber o que é importante para cada um pode contribuir muito para aumentar a adoção e a conformidade.

Casos de utilização do ITAM

Que desafios específicos poderá enfrentar com o ITAM? Quais são as estratégias mais inteligentes a implementar para alcançar os resultados pretendidos? Aqui, apresento exemplos de situações do mundo real que poderá encontrar:

Transição para soluções baseadas na nuvem:
- Situação: Uma empresa SaaS de média dimensão a transitar de soluções locais para soluções baseadas na nuvem.
- Foco: Desafios na gestão de ativos durante a transição, como o acompanhamento de licenças de software, a migração de dados e a garantia da conformidade com os requisitos de segurança.
- Resultado: Destacar o papel da gestão de ativos de TI para tornar a transição simples e eficiente.
Gestão das necessidades de TI de uma força de trabalho remota:
- Situação: Uma empresa SaaS a adaptar-se a um modelo de trabalho remoto ou híbrido.
- Foco: Abordar os desafios da gestão e proteção de ativos de TI à distância, incluindo a gestão de dispositivos, o acesso a software e a cibersegurança.
- Resultado: Demonstrar como a gestão de ativos de TI ajudou a manter a produtividade e a segurança num ambiente remoto.
Integração de novas tecnologias:
- Situação: Uma empresa SaaS de nível empresarial a integrar ferramentas de IA ou aprendizagem automática na sua infraestrutura existente.
- Foco: Avaliar, adquirir e integrar novas tecnologias no seu modelo de ativos de TI.
- Resultado: Mostrar como a gestão estratégica de ativos de TI permitiu à empresa manter-se na vanguarda da tecnologia, gerindo simultaneamente os custos e os riscos.
Desafios de conformidade e segurança:
- Situação: Uma empresa SaaS sujeita a requisitos rigorosos de conformidade, como o RGPD ou a HIPAA.
- Foco: Gerir os ativos de TI para garantir a conformidade, incluindo atualizações de software, medidas de proteção de dados e registos de auditoria.
- Resultado: Destacar como a gestão de ativos de TI foi fundamental para manter a conformidade e reforçar a postura de segurança.

Recursos

Cursos:

Normas ISO

A Organização Internacional de Normalização (ISO) disponibiliza um conjunto abrangente de normas para a gestão de ativos de TI (ITAM) ao abrigo da ISO 19770, que está dividida em cinco partes distintas:

ISO/IEC 19770-1: Esta parte estabelece o enquadramento das melhores práticas de ITAM nas organizações. Oferece às empresas um meio para demonstrarem a sua conformidade com estas normas, cumprindo os requisitos de governação e reforçando as operações de TI.
ISO/IEC 19770-2: Centrada na identificação de software, esta norma ajuda as empresas a reconhecer o software presente em dispositivos específicos, utilizando um formato normalizado para etiquetas de identificação de software.
ISO/IEC 19770-3: Esta secção aborda os direitos associados às licenças de software e descreve as metodologias para acompanhar a utilização do software.
ISO/IEC 19770-4: Dedicada à elaboração normalizada de relatórios sobre a utilização de recursos, esta norma é particularmente importante para a gestão de licenças complexas e de recursos de software e hardware baseados na nuvem.
ISO/IEC 19770-5: Fornece uma visão abrangente das normas ISO de ITAM, incluindo a terminologia e os conceitos fundamentais.

Gira os seus ativos de TI de forma eficiente

A gestão de ativos de TI é uma parte essencial do trabalho de qualquer equipa de TI. Pode contribuir para a tomada de decisões estratégicas, melhorar a eficácia da sua equipa de suporte e proporcionar-lhe uma melhor compreensão do custo total de propriedade dos seus dispositivos e serviços na nuvem.

Escolher o software de gestão de ativos adequado pode melhorar significativamente o seu processo de gestão de ativos de TI e facilitar bastante a gestão do ciclo de vida de TI. Para saber mais sobre a gestão de ativos de TI, consulte os recursos listados acima e subscreva o boletim informativo do The CTO Club.