Tehokkuusyhtälö: IT-toimintojen hiominen toimitusjohtaja Gareth Humprehysin kanssa

Tuodakseni esiin tehokkaan IT-optimoinnin taustalla olevia monimutkaisuuksia ja strategioita – mikä on ratkaisevan tärkeää tehokkuutta parantaville, kustannuksia vähentäville ja innovaatioita edistäville yrityksille – keskustelen toimialan asiantuntijoiden kanssa IT-optimointia käsittelevässä kysymys–vastaussarjassamme.

Tänään keskusteluni Gareth Humphreysin, Solution Performance Groupin konsernin toimitusjohtajan, kanssa tarjoaa näkemyksiä siitä, miten organisaatiot voivat maksimoida IT-investointinsa optimaalisen suorituskyvyn saavuttamiseksi. 

1. Kertoisitko hieman taustastasi? 

Kasvoin aivan Belfastin ulkopuolella, ja kaupunki on paljon kiinnostavampi kuin nuoruusvuosinani ymmärsin. Vihasin koulua enkä malttanut odottaa sieltä lähtemistä, etenkin sen jälkeen, kun selvisin ensimmäisenä lukiovuotenani vakavasta auto-onnettomuudesta (jossa menetin äitini ja melkein myös isäni).

Se sai minut kyseenalaistamaan kaiken sen suhteen, miten maailma toimii. Olin aina halunnut toimittajaksi, mutta paikallisen oppilaitoksen mediatutkimuksen opinnot (esimerkiksi ammattikorkeakoulu vanhemmille lukijoille!) eivät nekään sytyttäneet kiinnostustani, ja lopetin jo kuuden kuukauden jälkeen. 16-vuotiaana en ollut ajatellut työttömyyden ja työkelvottomuuden seurauksia, joten päädyin työttömyysetuuden varaan. 

Kun isäni turhautui siihen, että makasin kotona enkä edennyt mihinkään, hän ehdotti, että tekisin ”jotain tietokoneiden parissa”, koska olin viettänyt koko lapsuuteni tietokoneen ääressä (aloittaen kunnon vanhasta Sinclair ZX Spectrumista). Se johdatti minut paikallisessa koulutuskeskuksessa järjestettyyn IT-alan City and Guilds -koulutukseen, ja suoritin yksivuotisen kurssin 16 viikossa. Siksi he palkkasivat minut tukemaan muita opiskelijoita kurssin aikana.

Se oli ensimmäinen kunnollinen työpaikkani IT-alalla.

Perustin Solution Performance Groupin (SPG) yhdessä muiden perustajien kanssa tarjotaksemme digitaalisen transformaation, resurssienhallinnan ja ohjelmistojen tytäryhtiöiden ekosysteemin. Newcastlella ja Leedsissä sijaitsevien toimistojensa kautta SPG työskentelee julkisella ja yksityisellä sektorilla, ja sen asiakkaisiin kuuluu pelastuspalveluita, ministeriöitä ja sosiaalisen asuntotuotannon organisaatioita. 

2. Miten arvioitte IT-infrastruktuurinne nykytilaa? Mitä mittareita käytätte sen tehokkuuden mittaamiseen?

Olen aina ihmetellyt yleistä välinpitämättömyyttä infrastruktuurin suorituskykyä kohtaan. Luulen tämän johtuvan siitä, että vuosien ajan jatkuvasti kasvavat monimutkaisuus ja vanhat järjestelmät tekivät teknologia-asiantuntijoille ja -osastoille liian vaikeaksi ymmärtää tarkasti, mitä ”konepellin alla” tapahtui. Tosiasia kuitenkin on, että nykyään meillä on käytössämme niin paljon dataa ja ratkaisuja, ettei tekosyitä ole.

Tämä pätee erityisesti silloin, jos yrityksesi tai organisaatiosi luottaa IT:hen asiakkaidesi ongelmien ratkaisemisessa – ja myönnetään, näin on useimmiten. 

Arvioimme infrastruktuurin tilan ottamalla suorituskyvystä, loppukäyttäjäkokemuksesta ja vasteajasta, kapasiteetista, tietoturvasta ja kaikesta siltä väliltä perustason tilannekuvan aina koodin suorittamisen tasolle asti. Käytämme tähän rikosteknisiä valvontatyökaluja, joita ajamme reaaliaikaisesti.

Kustannusten optimointi on toinen tehokkuusyhtälön keskeinen osa, joka voidaan avata käyttöasteen ja kulujen välisillä mittareilla. Ne ovat talousjohtajien keskuudessa suosittuja.

3. Mitä tietoturvatoimia on käytössä IT-infrastruktuurinne suojaamiseksi ja sen suorituskyvyn optimoimiseksi?

Tietoturva- ja suorituskykykakku koostuu monista kerroksista. Harvinaisissa tapauksissa nämä voivat sulkea toisensa pois ja edellyttää kompromissia (yleensä suorituskyvyn osalta, koska tietoturva on niin kriittinen).

Useimmille suuryrityksille on kuitenkin otettava huomioon joitakin olennaisia ainesosia, mukaan lukien ne, jotka olemme ottaneet käyttöön täällä: 

• Seuraavan sukupolven palomuurit, joissa on syväpakettitarkastus monimutkaisten kyberuhkien torjumiseksi.
• Hyvä päätelaitteiden tunnistus- ja reagointikyky perinteisen virustorjuntaohjelmiston rinnalla. 
• Hyvin suunniteltu identiteetin- ja pääsynhallinta monivaiheisella tunnistautumisella käyttäjien pääsyn hallitsemiseksi ja valvomiseksi. 
• Rajoitetut käyttöoikeudet vähimpien oikeuksien periaatteen ja roolipohjaisen pääsynhallinnan avulla.

Siinä ei kuitenkaan ole kaikki – on myös olennaista salata levossa, siirrettäessä ja mahdollisuuksien mukaan käsittelyn aikana olevat tiedot sekä varmuuskopioida tiedot paikan päällä ja maantieteellisesti erillisessä sijainnissa.

Ja aiempaan huomiooni liittyen: koska meillä kaikilla on nykyään käytössämme niin paljon dataa, on ratkaisevan tärkeää ottaa käyttöön tietoturvatietojen ja tapahtumien hallinta lokitietojen kokoamiseksi, normaalista poikkeamien tunnistamiseksi ja korjaavien toimien suosittelemiseksi pilvityökuormien suojausalustojen avulla.

4. Miten tunnistat IT-tiimisi tehokkaaseen resurssien hallintaan ja optimointiin tarvittavat taidot ja osaamisalueet?

Tämä on haastavaa, koska näistä erittäin monimutkaisista aiheista syvällisesti keskustelemiseen tarvittava asiantuntemus edellyttää tietynlaista henkilöä. Ensimmäinen osaamisalue on siis tarkkaavaisuus ja lähes maaninen halu löytää ongelman perimmäinen syy. 

Dataa voi tulla vastaan niin paljon, että sen käsitteleminen ilman ylikuormittumista on olennaista. Samoin tarvitaan kiireellisyyden tunnetta, jotta jatkuvasti muuttuvaan toimintaympäristöön voidaan reagoida ja optimaalinen toiminta varmistaa.

Taitojen osalta kaikki riippuu ympäristöstä, mutta myös suurimpien pilvialustojen toiminnan, mitoituksen, määrittämisen ja laskutuksen perusteiden ymmärtäminen on tärkeää. Resurssien optimointi on oma tieteenalansa – kyse ei enää ole ’vain’ helpdesk-työstä. 

5. Mitä strategioita käytät ammatillisen kehittymisen ja jatkuvan oppimisen edistämiseen IT-tiimissäsi?

Tämä on ollut opettavainen kokemus, koska kaikki eivät halua oppia jatkuvasti, vaikka voisivat käyttää aikaansa muuhun. Ymmärrän sen, mutta mielestäni jos haluaa edistyä ja kehittyä missä tahansa, sen saavuttamiseksi on harjoiteltava. 

Varaamme kaikille erillisen, ennalta rajatun koulutusbudjetin, mutta ongelmana on, etteivät kaikki halua käyttää sitä. Olemme huomanneet, että tervehenkinen ja kunnioittava kilpailu auttaa, samoin kannustimien yhdistäminen suoritettuihin koulutuksiin tai saavutettuihin pätevyyksiin.

Tiimissä on kuitenkin oltava muutama jatkuvasti oppiva henkilö, joka näyttää sävyn, asettaa standardit ja määrittää odotukset kaikille muille – eräänlaiset suunnannäyttäjät.

6. Voitko antaa esimerkkejä siitä, miten eri toimintojen välinen yhteistyö on edistänyt resurssien optimointia IT-osastollasi?

Alkuvuodesta perustimme täysin uuden ohjelmistokehitystoiminnon siirtämällä toisen organisaation tiimin SPG:lle. Aluksi tarkoituksenamme oli, että uusi tiimi jatkaisi asiakkaillemme ensiluokkaisen ohjelmiston toimittamista.

Vuoden edetessä kävi kuitenkin selväksi, että uudet tiimin jäsenet ja nykyiset infrastruktuuritekniikan kollegamme alkoivat tehdä yhteistyötä oma-aloitteisesti. Tarkkailtuamme joitakin heidän yhdessä ratkaisemistaan monimutkaisista ongelmista olemme entistä vakuuttuneempia siitä, että toimintojen välisen yhteistyön edistäminen hyödyttää kaikkia: yksittäisiä henkilöitä, tiimejä ja tietenkin asiakkaitamme.

Mahdollisuus tarttua uuteen ongelmaan suoraan ja nopeuttaa korjaustoimia tiimiemme toisiaan täydentävien taitojen ansiosta on tehostanut toimintaa merkittävästi päästä päähän, ja suosittelen lämpimästi kaikkia harkitsemaan tätä työskentelytapaa.

7. Miten varmistat, että IT-prosessisi ovat linjassa liiketoimintatavoitteiden kanssa ja edistävät organisaation kokonaistehokkuutta?

Tässä arkkitehtuurin arvo tulee todella esiin. Yritysarkkitehtuurin ja ratkaisuarkkitehtuurin on oltava operatiivisten toimintojen ja IT-toimintojen ytimessä, vastaavasti, ja niiden on toimittava sopusoinnussa liiketoiminnan ja toistensa kanssa. Kun liiketoiminnan yleinen strategia, tavoitteet ja KPI-mittarit otetaan lähtökohdaksi ja varmistetaan liiketoimintaprosessien sekä niiden taustalla olevan teknologian yhteensopivuus niiden kanssa, optimointi- ja tehokkuusmahdollisuudet havaitaan paljon todennäköisemmin. 

Tämä kuulostaa – ja onkin – valtavalta hankkeelta, joka voidaan todella saavuttaa vain vuosien harjoittelulla ja työllä, mutta näin parhaat ja menestyneimmät yritykset toimivat. Täydelliseen tilanteeseen ei tarvitse päästä ensimmäisenä päivänä; aloita pienestä, toista usein, varmista edistyessäsi ja aseta tavoite. Varmista myös, että tiedät lähtötason. 

8. Mitkä ovat tärkeimmät vinkkisi IT-resurssien optimointiin infrastruktuurin, ihmisten ja prosessien avulla?

• Näkyvyys – Et voi optimoida sellaista, mitä et näe, joten sinun on ymmärrettävä, mitä konepellin alla tapahtuu, mitä pilviympäristössä tapahtuu ja mitä tapahtuu päästä päähän. Muuten et voi puuttua tehottomuuksiin. Suljetun silmukan automaatio on myös avainasemassa! Anna järjestelmän ottaa ohjat, määrittää parametrit ja haluttu lopputulos ja anna järjestelmän hoitaa asia. Se on koko automaation tarkoitus! Varo, ettet käytä liikaa aikaa parametrien hienosäätöön, sillä se pidentää prosessia. Anna järjestelmän tehdä se, mitä sen kuuluu tehdä, ja automatisoi mahdollisimman paljon.
• Lyhennä palautesilmukoitasi – Selvitä, katkeaako prosessi ja missä kohdassa se katkeaa. Pysähdy sitten, tee muutos, suorita prosessi uudelleen ja jatka iterointia ja hienosäätöä pienemmissä osissa. Muista myös ominaisuuksien ylikuormitus: usein et tarvitse puoliakaan tarjolla olevista ominaisuuksista. Karsi ratkaisu olennaisiin toimintoihin, joita *todella* tarvitset, ja osta vain tarkoitukseen sopiva ratkaisu. Kaikki nämä lisäominaisuudet vaativat käyttöönottoa, mukauttamista, ihmisten kouluttamista ja lopulta aikaa, rahaa ja vaivaa, mutta tuottavat vain vähän tai eivät lainkaan vastinetta.
• DevOps, SecOps, DevSecOps, FinOps… kaikki on vain pilvioperaatioita – Lopeta hyvin erikoistuneiden tiimien siilojen rakentaminen, kun ne tekevät vain yhtä asiaa, erityisesti jos organisaatiosi on suhteellisen pieni. Luo sen sijaan yksi tiimi ja kouluta kaikki tuottamaan useita eri kyvykkyyksiä. Se on paras tapa optimoida minkä tahansa teknologiatoiminnon henkilöstöpuolta.

Jos haluat lukea lisää haastatteluja huippu-CTO:iden ja IT-asiantuntijoiden kanssa, tilaa The CTO Clubin uutiskirje.