Las 10 mejores alternativas a Smartsheet seleccionadas para 2026

Celoxis es una plataforma de gestión de portafolio de proyectos que ayuda a los equipos a planificar proyectos, asignar recursos, gestionar presupuestos y hacer seguimiento del desempeño a través de paneles interactivos, herramientas financieras y reportes de portafolio en un solo espacio de trabajo.

¿Para Quién es Mejor Celoxis?

Celoxis es ideal para organizaciones medianas y grandes, especialmente oficinas de gestión de proyectos (PMO), departamentos de TI y equipos de servicios profesionales que gestionan múltiples proyectos y necesitan mayor visibilidad sobre la asignación de recursos y el rendimiento de los proyectos.

Por Qué Elegí Celoxis

Elegí Celoxis porque facilita el equilibrio de recursos entre varios proyectos, mucho más que depender de hojas de cálculo o herramientas básicas de gestión de proyectos. La plataforma compara la demanda con la capacidad disponible en tiempo real, ayudándote a identificar miembros del equipo sobrecargados antes de que se produzcan retrasos. También me gusta que los ajustes de carga de trabajo, los días festivos, los calendarios de turnos y la disponibilidad específica por ubicación estén integrados en el proceso de planificación, lo que facilita redistribuir tareas sin estar cambiando de vista o actualizando informes manualmente.

Características Clave de Celoxis

• Diagramas de Gantt interactivos: Crea cronogramas de proyectos con dependencias de arrastrar y soltar, análisis de ruta crítica, líneas base y seguimiento del valor ganado.
• Paneles de portafolio: Supervisa el progreso de los proyectos, presupuestos, riesgos y estado del portafolio a través de paneles personalizables con informes detallados.
• Hojas de tiempo inteligentes: Registra el tiempo en tareas de proyectos con flujos de aprobación y cálculo automático de costos laborales.
• Aplicaciones de flujo de trabajo personalizadas: Crea flujos de trabajo sin código para riesgos, incidencias, solicitudes de cambio, aprobaciones y otros procesos de proyecto.

Integraciones de Celoxis

Celoxis ofrece integraciones nativas con Google Drive, Microsoft Excel, Microsoft Project, Jira, Azure DevOps, QuickBooks Online, Salesforce e iCal. También proporciona conectividad con Zapier y una API REST para integraciones personalizadas.

Si tu equipo necesita organizar proyectos con datos relacionales y complejos, Airtable ofrece un enfoque flexible similar a una base de datos. Es una excelente opción para especialistas en TI, equipos de operaciones y gestores de proyectos que desean estructurar la información más allá de simples listas o tablas. A diferencia de Smartsheet, Airtable te permite vincular registros entre tablas, personalizar tipos de datos y construir flujos de trabajo adaptados a las necesidades específicas de cada proyecto.

Por qué Airtable es una buena alternativa a Smartsheet

Cuando necesitas organizar proyectos con mayor estructura que una hoja de cálculo, el formato de base de datos de Airtable destaca. He elegido Airtable porque permite crear tablas vinculadas, de modo que puedes gestionar relaciones entre tareas, activos o recursos de una forma que no es posible en Smartsheet. 

También puedes definir tipos de campo personalizados—como archivos adjuntos, casillas de verificación o listas desplegables—para adaptarlos a los requisitos de datos de tu proyecto. Este enfoque resulta especialmente útil para equipos de TI y gestores de proyectos que necesitan rastrear información interconectada en múltiples flujos de trabajo.

Características clave de Airtable

Otras funciones que hacen útil a Airtable para la organización de proyectos incluyen:

• Diseñador de interfaces: Crea paneles personalizados e interfaces para visualizar e interactuar con tus datos.
• Automatizaciones: Configura disparadores y acciones para automatizar tareas repetitivas dentro de tus bases.
• Vista de calendario: Muestra los registros en un calendario para seguir los plazos y cronogramas del proyecto.
• Controles de permisos: Asigna niveles de acceso detallados a los colaboradores para mejorar la seguridad de los datos.

Integraciones de Airtable

Las integraciones incluyen Slack, Google Drive, Salesforce, Jira, Zendesk, Outlook, Google Calendar, Box, Miro y Tableau.

Plaky está diseñado para equipos que buscan un enfoque sencillo y sin complicaciones para la gestión de proyectos. Es especialmente útil para pequeñas empresas, startups o departamentos que necesitan poner a nuevos usuarios en marcha rápidamente, sin una configuración compleja. A diferencia de Smartsheet, Plaky se centra en una incorporación simple y una interfaz intuitiva, lo que facilita que cualquier persona comience a colaborar de inmediato.

Por qué Plaky es una buena alternativa a Smartsheet

Para los equipos que desean comenzar con la menor fricción posible, Plaky destaca como una alternativa a Smartsheet enfocada en la incorporación sencilla de equipos. Elegí Plaky porque te permite crear y asignar tareas, configurar tableros e invitar nuevos usuarios con solo unos clics. 

Las plantillas de la plataforma y la configuración de tableros con función de arrastrar y soltar ayudan a los nuevos miembros del equipo a orientarse rápidamente, incluso si nunca han utilizado una herramienta de gestión de trabajo antes. Esto hace que Plaky sea una excelente opción para organizaciones que necesitan incorporar usuarios rápidamente sin abrumarlos con configuraciones avanzadas.

Funciones clave de Plaky

Otras funciones que hacen a Plaky útil para la gestión de trabajo incluyen:

• Campos personalizados: Agrega y configura campos personalizados para adaptar los tableros al flujo de trabajo de tu equipo.
• Adjuntos de archivos: Sube y adjunta archivos directamente a las tareas para facilitar la consulta.
• Comentarios: Deja comentarios en las tareas para mantener las discusiones organizadas y accesibles.
• Registro de actividad: Sigue los cambios y actualizaciones con un registro de actividad detallado para cada tablero.

Integraciones de Plaky

Las integraciones incluyen Pumble.

ClickUp destaca para equipos que desean personalizar la forma en que ven y gestionan las tareas. Es una opción ideal para especialistas en TI, gerentes de proyectos y equipos de operaciones que necesitan alternar entre vistas de lista, tablero, diagrama de Gantt o calendario según el proyecto. A diferencia de Smartsheet, ClickUp permite personalizar casi todos los aspectos del espacio de trabajo, de modo que puedes adaptar los flujos de trabajo a las necesidades exactas de tu equipo.

Por Qué ClickUp Es una Buena Alternativa a Smartsheet

Si buscas una plataforma de gestión de trabajo que se adapte a la forma en que tu equipo prefiere trabajar, ClickUp vale la pena considerar. Elegí ClickUp porque te permite cambiar entre vistas de lista, tablero, Gantt y calendario para el mismo conjunto de tareas, de modo que cada miembro del equipo pueda trabajar en el formato que mejor le convenga. 

También puedes crear campos y estados personalizados para que coincidan con los procesos únicos de tu equipo. Este nivel de flexibilidad hace que ClickUp sea una excelente alternativa a Smartsheet para equipos que necesitan más control sobre cómo visualizan y organizan su trabajo.

Funciones Clave de ClickUp

Otras funciones valiosas de ClickUp para la gestión del trabajo incluyen:

• Automatizaciones: Configura reglas personalizadas para automatizar tareas repetitivas y notificaciones.
• Documentos y Wikis: Crea y organiza documentación interna directamente en tu espacio de trabajo.
• Seguimiento de Tiempo: Registra el tiempo dedicado a las tareas con temporizadores integrados y entrada manual.
• Seguimiento de Objetivos: Establece, monitorea y visualiza el progreso hacia los objetivos del equipo o del proyecto.

Integraciones de ClickUp

Las integraciones incluyen Slack, GitHub, GitLab, HubSpot, Google Drive, Outlook, Figma, Zoom, Microsoft Teams y Dropbox.

Si necesitas una plataforma en la nube que se adapte a los flujos de trabajo únicos de tu equipo, Notion merece una mirada. Es especialmente útil para equipos de TI, gestores de proyectos y grupos multifuncionales que desean combinar documentación, seguimiento de proyectos y compartición de conocimientos en un solo lugar. A diferencia de Smartsheet, Notion te permite crear bases de datos personalizadas, wikis y paneles de control adaptados a tus procesos exactos.

Por qué Notion es una buena alternativa a Smartsheet

Para equipos que necesitan una gestión del conocimiento flexible junto con el seguimiento de proyectos, Notion ofrece un enfoque diferente al de Smartsheet. Elegí Notion porque te permite crear wikis personalizados, bases de datos y páginas interconectadas que se adaptan a la estructura y los flujos de trabajo de tu equipo. Puedes organizar todo, desde documentación de TI hasta planes de proyecto y notas de reuniones en un solo espacio de trabajo. Esta flexibilidad convierte a Notion en una opción sólida si tus necesidades de gestión van más allá de las hojas de cálculo y requieren un entorno más dinámico y orientado al conocimiento.

Características clave de Notion

Otras funciones útiles en Notion para la gestión del trabajo incluyen:

• Tableros Kanban: Organiza tareas y proyectos visualmente con tableros de arrastrar y soltar.
• Vista de calendario: Muestra tareas, plazos y eventos en formato de calendario para una mejor planificación.
• Controles de permisos: Establece niveles de acceso granulares para páginas, bases de datos y espacios de trabajo.
• Galería de plantillas: Accede a una biblioteca de plantillas preconstruidas para gestión de proyectos, documentación y más.

Integraciones de Notion

Las integraciones incluyen Slack, Jira, GitHub, Asana, Google Drive, Figma, Trello, Webex, Datadog y Panther.

OpenProject destaca para los equipos que necesitan la flexibilidad y el control del software de código abierto sobre su entorno de gestión de proyectos. Es una excelente opción para departamentos de TI, organizaciones del sector público y empresas preocupadas por la privacidad que desean alojar la plataforma ellos mismos o personalizar su sistema de gestión de trabajo. A diferencia de Smartsheet, OpenProject te da acceso completo al código fuente y las opciones de implementación, respaldando estrictas necesidades de seguridad de datos y cumplimiento.

Por qué OpenProject es una buena alternativa a Smartsheet

Si buscas una plataforma de gestión de trabajo con opciones de implementación de código abierto, OpenProject es la elección clara. Elegí OpenProject porque te permite alojar la plataforma por tu cuenta o ejecutarla en tu nube privada, otorgando control total sobre tus datos e infraestructura. La herramienta también proporciona acceso a su código fuente, por lo que puedes personalizar flujos de trabajo, permisos y ajustes de seguridad según los requisitos de tu organización. Estas capacidades hacen que OpenProject sea especialmente atractivo para equipos con estrictas necesidades de cumplimiento, privacidad o personalización que Smartsheet no puede cubrir.

Características principales de OpenProject

Otras funcionalidades que hacen que OpenProject sea útil para la gestión de trabajo incluyen:

• Diagramas de Gantt: Planifica y visualiza el cronograma del proyecto con diagramas de Gantt interactivos.
• Tableros ágiles: Gestiona tareas y sprints usando tableros integrados de Agile y Scrum.
• Seguimiento de tiempo: Registra horas y monitoriza el avance del proyecto con el seguimiento de tiempo integrado.
• Wiki y documentación: Crea y organiza la documentación del proyecto directamente en la plataforma.

Integraciones de OpenProject

Las integraciones incluyen Nextcloud, OneDrive, SharePoint, GitHub, GitLab y openDesk.

Los equipos que necesitan coordinar el trabajo entre varios departamentos suelen recurrir a Asana por su gestión flexible de proyectos y flujos de trabajo. Es especialmente útil para la alineación en organizaciones con proyectos interdepartamentales, procesos recurrentes o equipos distribuidos.

Asana se destaca frente a Smartsheet al ofrecer automatización avanzada, constructores visuales de flujos de trabajo y una amplia gama de herramientas de colaboración diseñadas para entornos complejos y de varios equipos.

Por qué Asana es una buena alternativa a Smartsheet

Para los equipos que necesitan coordinar el trabajo entre diferentes departamentos, Asana ofrece funciones que van más allá de lo que encontrarás en Smartsheet. Elijo Asana porque su generador de flujos de trabajo permite automatizar entregas y aprobaciones entre equipos, facilitando mucho la gestión de proyectos interequipos. 

Las vistas de línea de tiempo, tablero y calendario de la plataforma ayudan a que todos se mantengan alineados, incluso cuando los proyectos abarcan varias funciones. Las reglas avanzadas y las opciones de asignación de tareas en Asana también respaldan procesos complejos de varios pasos que requieren la aportación de diferentes grupos.

Funciones clave de Asana

Otras funciones que hacen de Asana una herramienta útil para la gestión del trabajo incluyen:

• Campos personalizados: Añade puntos de datos específicos a las tareas para hacer seguimiento de detalles o prioridades del proyecto.
• Gestión de la carga de trabajo: Visualiza la capacidad del equipo y equilibra las asignaciones entre los miembros.
• Hitos: Marca los logros clave del proyecto para hacer seguimiento del avance hacia los objetivos.
• Formularios: Recoge y canaliza solicitudes de trabajo directamente en proyectos mediante formularios personalizables.

Integraciones de Asana

Las integraciones incluyen Slack, Google Drive, Microsoft Teams, Salesforce, Zoom, Jira Cloud, Dropbox, Outlook, Gmail y Tableau.

Si buscas una plataforma de gestión de trabajo con control de tiempo integrado, SmartTask merece una mirada más cercana. Es ideal para equipos orientados a proyectos y empresas de servicios que necesitan controlar horas junto a tareas y proyectos. A diferencia de Smartsheet, SmartTask combina gestión de proyectos, seguimiento de tiempo y colaboración con clientes en un solo lugar, ayudándote a gestionar trabajo y horas facturables sin cambiar de herramienta.

Por qué SmartTask es una buena alternativa a Smartsheet

A diferencia de muchas otras plataformas de gestión laboral, SmartTask incluye el control de tiempo integrado como una característica central, lo que la convierte en una sólida alternativa a Smartsheet para equipos que necesitan monitorear horas y productividad. Elegí SmartTask porque puedes registrar el tiempo directamente en las tareas, generar hojas de tiempo y controlar horas facturables sin salir de la plataforma. 

El temporizador integrado y las opciones de entrada manual de tiempo ayudan a los equipos a registrar horas de trabajo con precisión, tanto para proyectos internos como de clientes. Este enfoque en el seguimiento de tiempo hace que SmartTask sea especialmente útil para empresas de servicios y equipos basados en proyectos que necesitan gestionar tareas y tiempo en un mismo lugar.

Funciones clave de SmartTask

Otras funciones que hacen de SmartTask una plataforma atractiva para la gestión laboral incluyen:

• Vista de portafolio de proyectos: Visualiza todos tus proyectos en un único panel consolidado.
• Dependencias de tareas: Crea dependencias para gestionar la secuencia de tareas y evitar cuellos de botella.
• CRM integrado: Haz seguimiento de oportunidades, acuerdos y comunicaciones con clientes en la misma plataforma.
• Flujos de trabajo personalizables: Adapta las etapas y procesos de tareas a las necesidades de tu equipo.

Integraciones de SmartTask

Las integraciones incluyen Google Drive, Dropbox, Google Sheets, Google Calendar, Slack, Mailchimp, Twilio, Razorpay, Ozonetel y Jotform.

Los equipos que buscan una forma altamente visual de realizar el seguimiento de proyectos a menudo recurren a monday.com. Esta plataforma es especialmente útil para equipos de TI, operaciones y equipos multifuncionales que necesitan ver el estado de los proyectos de un vistazo y gestionar las dependencias de manera visual. A diferencia de Smartsheet, monday.com ofrece tableros codificados por colores y vistas de línea de tiempo que facilitan la detección de cuellos de botella y mantienen a todos alineados.

Por qué monday.com es una buena alternativa a Smartsheet

Para los equipos que desean un enfoque más visual para la gestión de proyectos, monday.com ofrece una clara ventaja. Elegí monday.com porque sus tableros codificados por colores, las vistas de línea de tiempo y calendarios hacen que sea fácil hacer seguimiento al avance de los proyectos y detectar problemas rápidamente. Puedes arrastrar y soltar tareas, configurar automatizaciones visuales y usar tableros personalizables para monitorear múltiples proyectos al mismo tiempo. Estas características ayudan a los equipos a mantenerse organizados y mantener la visibilidad a través de flujos de trabajo complejos, haciendo de monday.com una sólida alternativa a Smartsheet para el seguimiento visual de proyectos.

Características clave de monday.com

Otras funciones útiles de monday.com para la gestión del trabajo incluyen:

• Creador de Formularios: Crea formularios personalizados para recopilar y canalizar solicitudes directamente en los tableros.
• Gestión de Carga de Trabajo: Visualiza la capacidad del equipo y asigna tareas según la disponibilidad.
• Gestión de Archivos: Adjunta, visualiza y organiza archivos dentro de las tareas y proyectos.
• Registro de Auditoría: Haz seguimiento a los cambios y la actividad de los usuarios para una mejor rendición de cuentas y cumplimiento.

Integraciones de monday.com

Las integraciones incluyen Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Outlook, Zoom, Dropbox, Jira, HubSpot, Salesforce y Gmail.

Wrike es una plataforma basada en la nube diseñada para equipos que necesitan una automatización avanzada de flujos de trabajo y un control detallado sobre los procesos de proyecto. Los especialistas en TI y los gerentes de proyectos que gestionan proyectos complejos y de múltiples pasos encontrarán especialmente útiles la automatización de Wrike, los formularios de solicitud personalizados y los paneles dinámicos. Si buscas más flexibilidad y automatización que la que ofrece Smartsheet, Wrike destaca por su profunda personalización de flujos de trabajo y reportes en tiempo real.

Por qué Wrike es una buena alternativa a Smartsheet

Wrike destaca para equipos que necesitan una automatización avanzada de flujos de trabajo, más allá de lo que provee Smartsheet. Elegí Wrike porque su motor de automatización te permite construir reglas personalizadas para desencadenar acciones, asignar tareas y actualizar estados sin intervención manual. La plataforma también ofrece formularios de solicitud dinámicos que dirigen el trabajo según las respuestas del usuario, lo que ayuda a los equipos de TI y operaciones a gestionar procesos de ingreso complejos. Con paneles en tiempo real, puedes monitorear flujos de trabajo automatizados y el progreso de los proyectos de un vistazo.

Funciones clave de Wrike

Otras funciones de Wrike que resultan útiles para equipos de TI y gerentes de proyecto incluyen:

• Vista de diagrama de Gantt: Visualiza los cronogramas de los proyectos y sus dependencias con diagramas de Gantt interactivos para mejorar la programación y la planificación de recursos.
• Revisión de documentos: Revisa, comenta y aprueba archivos directamente dentro de las tareas para mantener el feedback organizado y accesible.
• Seguimiento de tiempo: Registra las horas dedicadas a tareas y proyectos para respaldar informes precisos y la asignación de recursos.
• Controles de acceso basados en roles: Establece permisos granulares para usuarios y grupos para proteger datos sensibles de proyectos y gestionar accesos entre equipos.

Integraciones de Wrike

Las integraciones incluyen Salesforce, HubSpot, Jira, GitHub, Microsoft Teams, Slack, Google Drive, Zoom, Outlook y Dropbox.