Setyl-Onboarding- und Offboarding-Prozess im Überblick: IT-Asset-Zuweisung und Rückgabe

By Team Setyl on Feb 13, 2026

QUICK SUMMARY

Setyl optimiert den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus mit automatisierten Onboarding- und Offboarding-Workflows, die sicherstellen, dass jede Neueinstellung die richtigen Geräte, Software und Zugänge erhält – und dass scheidende Mitarbeiter Ausrüstung rechtzeitig zurückgeben und Zugriffsrechte entzogen werden. Dank rollenbasierter Vorlagen, HR-initiierter Workflows, Lizenzverfolgung, Bestandsübersicht und vollständigen Nutzerprofilen beseitigt Setyl Engpässe, stärkt die Sicherheit, reduziert IT-Verschwendung und gibt Teams die volle Kontrolle über den Joiner-Mover-Leaver-Prozess.

TABLE OF CONTENTS Setyls Benutzer-Onboarding-Prozess: Geräte- und Lizenzzuweisung Setyls Mitarbeiter-Offboarding-Workflow: Rückgabe von Assets und Entzug von Zugriffsrechten Delegieren und Zusammenarbeiten während Ihrer Onboarding- und Offboarding-Prozesse Sehen Sie Setyls Mitarbeiter-Onboarding- und Offboarding-Software in Aktion

PARTNER PERSPECTIVES

This is sponsored content from Setyl. Learn here about our transparent editorial approach.

Teilt Ihnen die Personalabteilung in letzter Minute Neueinstellungen mit, sodass Sie alles hektisch vorbereiten müssen? Wissen Sie nicht, wer neu anfängt, wann oder was sie am ersten Tag benötigen? Geben Mitarbeiter Geräte nicht zurück oder haben weiterhin Zugriff auf Unternehmenssoftware nach ihrem Austritt? Zehren ungenutzte Lizenzen von Ausgeschiedenen heimlich an Ihrem IT-Budget?

Die Setyl IT-Asset- und Lizenzmanagement-Software hilft IT-Teams, diese typischen Herausforderungen zu lösen, indem sie Struktur und Transparenz in jede Phase des Employee Lifecycles bringt.

Die speziellen Onboarding- und Offboarding-Workflows der Plattform geben Ihnen Kontrolle und Klarheit über den gesamten Joiner-Mover-Leaver-(JML)-Prozess — und sorgen dafür, dass die richtigen Geräte und Zugänge zum richtigen Zeitpunkt zugewiesen und zurückgeholt werden.

In diesem ausführlichen Feature-Überblick zeigen wir, wie Setyl den Onboarding- und Offboarding-Prozess automatisiert und vereinfacht, manuellen Aufwand und Engpässe reduziert, IT-Überausgaben verhindert und vor Sicherheits- sowie Compliance-Risiken schützt.

Das Setyl-Dashboard bietet einen vollständigen Überblick über Benutzer, IT-Assets, Softwareanwendungen und Ausgaben sowie Checklisten mit Aufgaben, die Aufmerksamkeit erfordern, z. B. das On- und Offboarding von Mitarbeitern.

Überblick: Onboarding- und Offboarding-Funktionen

Setyls Benutzer-Onboarding: Zuweisung von Geräten und Lizenzen

Automatisierte Onboarding-Workflows ausgelöst durch HR-System-Integrationen.
Rollenbasierte Onboarding-Checklisten zur korrekten Zuweisung von Geräten und Zugängen.
Automatisierte Geräte- und Lizenzzuweisungen durch native Integrationen.
Bestandsüberwachung, um kurzfristige Geräteengpässe zu verhindern.
IT-Asset- und Lizenzabfragen, um den Empfang der Geräte zu bestätigen und die Zustimmung zu Ihren Richtlinien einzuholen.
Umfassende Benutzerprofile zur Dokumentation aller Zuweisungen, Änderungen und Unterlagen.

Setyls Offboarding-Workflow: Rückgabe von Geräten und Entzug von Zugängen

Automatisierte Offboarding-Workflows, ausgelöst durch HR-System-Synchronisationen.
Vollständige Übersicht aller zugewiesenen Geräte und Lizenzen zur Rückholung.
Überblick über Admin-Rollen und Verantwortlichkeiten, um ordnungsgemäße Übergaben sicherzustellen.
Mitarbeiteraktivitätsdaten, um nicht registrierte Lizenzen und Abonnements zu erkennen.

Setyls Benutzer-Onboarding-Prozess: Geräte und Lizenzen zuweisen

Mit Setyl können Sie Vorlagen für Assets und Lizenzen auf Basis von Benutzerrollen erstellen. Wenden Sie diese beim Onboarding neuer Mitarbeiter an, um eine vollständige Checkliste der zuzuweisenden Elemente zu generieren.

Setyl unterstützt IT-Teams bei der Optimierung ihres Onboarding-Prozesses durch mehr Automatisierung, Transparenz und eine lückenlose Dokumentation. Die Plattform sorgt dafür, dass jeder neue Mitarbeiter ab dem ersten Tag zuverlässig die passenden IT-Geräte, Software und Zugänge erhält, wodurch Engpässe und Verzögerungen vermieden und eine reibungslose Employee Experience sichergestellt werden.

1. Automatisch ausgelöste Onboarding-Workflows

Als Teil ihres umfangreichen Integrationsportfolios bietet Setyl standardmäßig Anbindungen an über 50 HR- und IAM-Systeme, darunter BambooHR, HiBob, Workday, Okta und viele mehr.

Wenn Ihr HR- oder Operationsteam einen neuen Mitarbeiter mit Eintrittsdatum in Ihr HR- oder IAM-System einpflegt, überträgt Setyl diese Person automatisch in die Onboarding-Phase. Ihr Team wird sofort über den neuen Benutzer informiert – so werden Silos zwischen Abteilungen und vergessene Übergaben vermieden.

2. Rollenbasierte Onboarding-Checklisten

Mit Setyl lassen sich standardisierte Vorlagen für IT-Geräte und Softwarezugriffe erstellen, die auf bestimmte Rollen zugeschnitten sind. Diese Vorlagen können nach Jobtitel, Abteilung, Standort, Senioritätsgrad oder einer Kombination daraus erstellt werden. So festigen Sie eine konsistente Unternehmensrichtlinie für die Asset- und Zugangsvergabe.

Sie können beispielsweise eine Vorlage für Vertriebsmitarbeiter in New York, Designende im Vereinigten Königreich oder Führungskräfte in der Zentrale erstellen.

Beim Onboarding eines Mitarbeiters in Setyl wenden Sie einfach die passende Vorlage an. So entsteht eine Checkliste mit Hardware- und Softwareposten, die der oder die Neue erhalten soll. Sie können die Assets bequem aus den vordefinierten Gruppen auswählen und den neuen Kollegen alle notwendigen Tools für den Start zur Verfügung stellen.

3. Automatisierte Geräte- und Lizenzzuweisungen

Wenn Gerätezuweisungen bereits in einem anderen System wie Ihrem MDM, RMM, IAM oder anderen Geschäftsanwendungen erfasst oder vergeben sind, können diese Daten automatisch in Setyl übernommen werden, ohne dass bei der Einarbeitung eine manuelle Eingabe erforderlich ist.

Wird ein neues Gerät von Ihrem MDM oder RMM in Setyl erkannt und importiert, kann es automatisch dem im System vermerkten Nutzer zugewiesen werden. Ebenso werden Softwarelizenzen, die beispielsweise über Okta vergeben oder bereits in zentralen Geschäftsanwendungen zugewiesen wurden, sofort in Setyl erfasst und dokumentiert.

4. Bestandsüberwachung

Behalten Sie mit Bestandsübersicht und Warnmeldungen stets optimale Lagerbestände und stellen Sie sicher, dass IT-Ausstattung für neue Mitarbeitende zur Verfügung steht.

Setyl ermöglicht es Ihnen, Assets in benutzerdefinierte Gruppen zu organisieren – nach beliebigen Attributen wie Standort oder Gerätespezifikation – für mehr Übersicht. Anschließend lassen sich Warnmeldungen aktivieren, sodass Sie benachrichtigt werden, sobald der Bestand unter einen festgelegten Schwellenwert fällt, damit Sie rechtzeitig nachbestellen können.

5. IT-Asset- und Lizenzumfragen

Nachdem alle relevanten Geräte und Softwareberechtigungen neuen Mitarbeitenden im Rahmen des Onboardings zugewiesen wurden, kann der Empfang über Setyls integrierte Umfragen bestätigt werden.

In diesen Umfragen werden die Mitarbeitenden gebeten, zu bestätigen, dass sie alle in Setyl registrierten Assets und Lizenzen erhalten haben und Ihrer Nutzungsrichtlinie zustimmen. Sämtliche Antworten werden in Setyl dokumentiert und sind für Audits oder ein späteres Offboarding abrufbar.

6. Umfassende Benutzerprofile

Dedizierte Beschäftigtenprofile sorgen dafür, dass alle Informationen zu einer Person zentral erfasst und leicht zugänglich sind.

Dazu gehören zugewiesene IT-Assets, Lizenzen und Administratorrollen, organisatorische Informationen, Nutzerstatus (Onboarding, Offboarding, aktiv, archiviert), Dokumentationen, abgeschlossene Umfragen sowie ein vollständiges Aktivitätsprotokoll.

Setyls Offboarding-Workflow: Rückgabe von Assets und Entzug von Zugriffsrechten

Jedes Benutzerprofil in Setyl zeigt alle zugewiesenen IT-Assets, Lizenzen und Administratorrollen an. Nutzen Sie diese Checkliste beim Offboarding, um sicherzustellen, dass alle Assets zurückgegeben und Zugänge entzogen werden.

Setyl bietet eine effektive Methode, Hardware-Assets zurückzuerhalten und Systemzugänge von ausscheidenden Mitarbeitenden während des Offboardings zu entziehen. Dieser strukturierte Ansatz sorgt für reibungslose Abläufe, stärkt die Informationssicherheit, erleichtert Audits und verhindert unnötige IT-Ausgaben nach dem Austritt einer Person.

1. Automatisch ausgelöste Offboarding-Workflows

Setyl informiert Sie, sobald in Ihrem verbundenen HR- oder IAM-System ein Austrittsdatum für eine Person hinterlegt wurde.

Die ausscheidende Person wird dann automatisch in den Offboarding-Status versetzt, sodass Ihr Team ohne Wartezeit auf ein Ticket oder eine HR-Mitteilung die erforderlichen Maßnahmen anstoßen kann.

2. Vollständige Übersicht aller zugewiesenen Assets und Lizenzen

Jedes Benutzerprofil zeigt eine klare Liste aller zugewiesenen IT-Assets und Lizenzen sowie Umfrageantworten zur Empfangsbestätigung an.

Nutzen Sie diese Offboarding-Checkliste, um ausstehende Rückgaben und zu entziehende Lizenzen zu identifizieren, und haken Sie die einzelnen Punkte nach Bearbeitung ab.

3. Übersicht zu Admin-Rollen und Zuständigkeiten

Alle dem Mitarbeitenden zugeordneten Geschäfts- oder technischen Administratorrollen werden im Profil angezeigt.

Überprüfen Sie während des Offboardings diese Liste, um alle Administratorrechte in Softwarelösungen zu entziehen und Zuständigkeiten korrekt zu übertragen.

4. Aktivitätsdaten der Mitarbeitenden

Prüfen Sie aktuelle Softwareaktivitätsdaten von Mitarbeitenden, um nicht registrierte Lizenzen oder Abonnements zu erkennen, die ebenfalls beim Offboarding berücksichtigt werden sollten.

Diese Daten können aus verbundenen SSO-, IAM-, IDP- oder anderen Geschäftsanwendungen stammen, die Logins und Nutzeraktivitäten erkennen und in Setyl importieren.

Delegieren und Zusammenarbeiten während der Onboarding- und Offboarding-Prozesse

Möchten Sie Onboarding- und Offboarding-Aufgaben an die jeweils zuständigen Teams in Ihrem Unternehmen delegieren?

Setyls übersichtliches Interface und die intuitive Bedienung machen die Anwendung für alle – auch für weniger technikaffine Kollegen – einfach nutzbar. Darüber hinaus ermöglichen spezielle Rollen und Berechtigungen, dass Sie die Kontrolle darüber behalten, wer auf welche Bereiche der Plattform zugreifen kann.

Das bedeutet, dass Sie Aufgaben im Onboarding- und Offboarding-Prozess an andere Bereiche Ihrer Organisation – wie etwa Niederlassungen, HR- und Operationsteams oder Abteilungsleiter – weitergeben und delegieren können, während alle Aktualisierungen auf einer zentralen Plattform dokumentiert werden.

Sehen Sie sich Setyls Software für Mitarbeiter-Onboarding und -Offboarding in Aktion an

Vereinbaren Sie eine Demo der Plattform, um Setyls Prozesse zur Zuordnung und Rückgabe von Assets live zu sehen, und fordern Sie eine Testversion an, um die Plattform selbst zu erleben.