W czasach, gdy technologia stanowi integralną część działalności biznesowej, skuteczne zarządzanie zasobami IT (ITAM) nigdy nie było ważniejsze. ITAM pomaga śledzić zasoby sprzętowe i programowe oraz strategicznie nimi zarządzać w celu optymalizacji ich wartości, kontroli kosztów i ograniczania ryzyka.
Zarządzanie zasobami IT przeszło długą drogę od swoich skromnych początków, gdy wykorzystywano do tego arkusze kalkulacyjne. Obecnie jest to zaawansowana dziedzina z ugruntowanymi standardami i praktykami. W aktualnym krajobrazie technologicznym, zdominowanym przez SaaS, chmurę publiczną i najnowocześniejsze technologie, takie jak generatywna sztuczna inteligencja, ITAM staje przed wyjątkowymi wyzwaniami i możliwościami.
Dlatego przedstawiam trzy najlepsze praktyki, które pomogą organizacjom skutecznie zarządzać zasobami IT. Praktyki te mają kluczowe znaczenie dla osiągnięcia efektywności finansowej, wzmocnienia bezpieczeństwa i zachowania elastyczności w korzystaniu z nowych technologii.
Przedstawię również przekonujące przypadki użycia i kierunek rozwoju ITAM, w tym jego powiązanie z operacjami finansowymi (FinOps), aby zapewnić kompleksowe zrozumienie tego, jak ITAM może być kluczowym czynnikiem sukcesu współczesnych przedsiębiorstw.
Czym jest zarządzanie zasobami IT (ITAM)?
Zarządzanie zasobami IT (ITAM) jest tak stare jak samo oprogramowanie; gdy tylko organizacje zaczęły korzystać ze sprzętu i oprogramowania na dużą skalę, potrzebowały narzędzi zapewniających wgląd w te złożone ekosystemy, kontrolujących koszty licencji, zarządzających audytami i zgodnością oraz nadzorujących ryzyko.
Tradycyjnie zajmował się tym niewielki zespół korzystający z arkuszy kalkulacyjnych, który odpowiadał również za nadzór nad oprogramowaniem i wsparcie podczas audytów. Wraz ze wzrostem liczby i złożoności licencji na oprogramowanie osoby korzystające z arkuszy kalkulacyjnych przestały wystarczać. W rezultacie powstała cała branża ITAM, obejmująca narzędzia dla przedsiębiorstw, organizacje zawodowe i normy ISO, a także wielu dostawców świadczących usługi zewnętrznego zarządzania zasobami.
Wraz z upowszechnieniem się oprogramowania jako usługi (SaaS) i chmury publicznej w ramach praktyk ITAM przedsiębiorstw narzędzia ewoluowały, aby sprostać nowym wyzwaniom. Należą do nich identyfikowanie ryzyka związanego z ukrytym SaaS i rozrostem SaaS oraz zarządzanie tym ryzykiem.
Ponadto, choć jednostki biznesowe i poszczególne osoby korzystają z większej kontroli nad zakupem i testowaniem aplikacji, organizacje straciły kontrolę nad budżetami technologicznymi, ryzykiem związanym ze zgodnością licencji oraz zagrożeniami bezpieczeństwa wynikającymi z nadmiernego rozrostu aplikacji.
Wycofywanie zasobów IT z użycia (ITAD) również stało się kluczowym obszarem zainteresowania, zapewniając właściwe usuwanie przestarzałych lub wycofywanych zasobów w sposób bezpieczny i odpowiedzialny środowiskowo, zapobiegając naruszeniom danych i zapewniając zgodność.
Problem ten jest znacznie większy w organizacjach obejmujących wiele jednostek biznesowych lub obszarów geograficznych, a także w tych, które przechodzą znaczące fuzje i przejęcia (M&A). W połączeniu z wpływem niedawnych zmian, takich jak ChatGPT i inne narzędzia generatywnej sztucznej inteligencji, praktyki i narzędzia zarządzania zasobami IT stały się jeszcze ważniejsze dla dobrego nadzoru i bezpieczeństwa.
Rosnąca złożoność zarządzania zasobami IT przynosi szereg korzyści tym, którzy aktywnie rozwijają swoje praktyki ITAM:
Have an account? Log In
3 najlepsze praktyki zarządzania zasobami IT
1. Skrupulatne zarządzanie licencjami: konieczność z punktu widzenia finansów
W obecnej sytuacji gospodarczej zespoły IT i zakupowe są proszone o ograniczenie wydatków i ściślejszą kontrolę budżetów, często bez zrozumienia, gdzie ponoszone są koszty. Wymaga to dogłębnego zrozumienia wydatków na oprogramowanie. Często zdecentralizowane zakupy oprogramowania prowadzą do nieoczekiwanych kosztów, przede wszystkim z powodu licencji nabywanych przez różne jednostki biznesowe bez odpowiedniego sprawdzenia ich wykorzystania.
Znaczne obciążenie finansowe wynika z dwóch głównych źródeł marnotrawstwa: (1) przydzielenia licencji, która nie jest wykorzystywana lub której potrzeby można zaspokoić licencją niższego poziomu, oraz (2) licencjonowania różnych narzędzi osiągających ten sam rezultat.
Aby poruszać się w tym złożonym środowisku i ograniczać koszty IT, organizacje muszą wykorzystywać zawiłości umów licencyjnych na swoją korzyść. Wiele licencji oferuje prawa do aktualizacji i obniżenia poziomu licencji, a także opcje korzystania z własnej licencji (model korzystania z własnej licencji, BYOL) w środowiskach hybrydowych. Identyfikacja tych możliwości i skuteczne ich wykorzystywanie może przynieść znaczne oszczędności.
Ponadto kluczowe jest proaktywne podejście do audytów dostawców, szczególnie w przypadku dużych dostawców, takich jak Oracle czy SAP. Korzystanie z narzędzi ITAM certyfikowanych przez tych dostawców umożliwia organizacjom optymalizację wykorzystania licencji przed audytem, co często prowadzi do uzyskania znacznej przewagi finansowej i oszczędności podczas tych ocen.
- Lepsze zarządzanie ryzykiem: bezwzględny priorytet w ITAM
Skuteczne zarządzanie ryzykiem to nie tylko najlepsza praktyka; jest ono fundamentem bezpieczeństwa i stabilności organizacji w ramach ITAM. Organizacje, którym brakuje kompleksowego wglądu w licencje na oprogramowanie, aplikacje SaaS i szerszy zakres ukrytego IT, są narażone na poważne luki w zabezpieczeniach. Oprogramowanie i aplikacje nabywane bez dokładnej weryfikacji mogą nie spełniać kluczowych wymogów bezpieczeństwa i prawnych, narażając firmę na zwiększone ryzyko cyberataków i naruszeń danych.
Rosnące zagrożenia dla organizacji, które nie stosują praktyk ITAM, będą miały również konsekwencje finansowe; agencja ratingowa Standard & Poor stwierdziła, że stosowanie praktyk ITAM ma tak kluczowe znaczenie dla właściwego zarządzania ryzykiem i cyberbezpieczeństwa, że organizacje pozbawione takich ram mogą odnotować negatywny wpływ na swoje ratingi kredytowe.
Konsekwencje niewystarczających praktyk ITAM wykraczają poza bezpieczeństwo; mają one wymierne skutki finansowe. Agencja ratingowa Standard & Poor stwierdziła, że stosowanie praktyk ITAM ma kluczowe znaczenie dla właściwego zarządzania ryzykiem i cyberbezpieczeństwa. Brak solidnych ram ITAM może niekorzystnie wpłynąć na rating kredytowy organizacji, podkreślając finansowy wymiar ITAM.
Aplikacje SaaS sprawiły, że kwestie bezpieczeństwa stały się niezwykle złożone. W szczególności nieautoryzowane usługi SaaS stanowią istotne i często niepodejmowane zagrożenie, komplikując sytuację w zakresie bezpieczeństwa wielu organizacji. Ponadto pojawienie się technologii generatywnej AI przyniosło nowe obawy dotyczące własności intelektualnej i integralności danych. Nieumiejętność większości organizacji śledzenia wykorzystania generatywnej AI i jej konsekwencji dodatkowo potęguje te zagrożenia.
Dlatego organizacje muszą nadać priorytet kompleksowemu i proaktywnemu podejściu do ITAM, zapewniając, że wszystkie zasoby programowe i technologiczne są nie tylko efektywnie zarządzane, lecz także rygorystycznie zabezpieczone przed stale zmieniającym się zakresem zagrożeń cyfrowych.
- Zwiększanie elastyczności i zrozumienia nowych technologii
Gdy firmy dążą do cyfrowego unowocześniania i restrukturyzacji swoich usług oraz platform, ITAM zapewnia organizacjom, a w szczególności zespołom IT, widoczność niezbędną do przezwyciężenia tych problemów. Zespoły IT potrzebują pełnego wglądu, aby proaktywnie minimalizować ryzyko i kontrolować budżety, a pracownicy muszą być świadomi szerszego kontekstu zakupów licencji i aplikacji.
Specjaliści ITAM mogą zapewnić organizacji widoczność i rekomendacje dotyczące tego, które aplikacje należy ujednolicić, gdzie ograniczyć licencje oraz gdzie przeprowadzić dodatkowe badania lub szkolenia użytkowników końcowych, aby ograniczyć ryzyko wystąpienia incydentów bezpieczeństwa.
Maszyny wirtualne, kontenery, usługi w chmurze i AI to obszary, w których narzędzie do zarządzania zasobami IT pomoże zespołom uzyskać wgląd w dostępne zasoby, aktywnie wykorzystywane elementy oraz miejsca, w których można wycofać zasoby lub ujednolicić sposób ich wykorzystania, aby przejąć kontrolę nad kosztami.
More Articles
Przekonujące studia przypadków
Wielu z nas, którzy mają za sobą długą karierę w IT, może przytoczyć wiele przykładów sytuacji, w których byliśmy świadomi marnotrawstwa, ale brakowało nam czasu lub zasobów, aby zająć się tymi nieefektywnościami.
Wracając myślami do własnych doświadczeń na poprzednim stanowisku, zostałem poproszony o przeprowadzenie audytu znacznego pakietu oprogramowania Oracle. Zadanie to komplikowała historia fuzji i przejęć oraz licznych restrukturyzacji organizacyjnych, które doprowadziły do utraty nadzoru nad naszym wykazem licencji, ich konkretnymi zastosowaniami, a nawet ich przydatnością.
Problem ten był wielokrotnie odnotowywany, ale przez prawie dwa lata pozostawał nierozwiązany. Dopiero po zaangażowaniu zewnętrznej usługi zarządzania zasobami IT (ITAM) udało nam się odkryć i wyeliminować nieefektywności, ostatecznie uzyskując oszczędności w siedmiocyfrowym zakresie w całej naszej infrastrukturze IT.
W przypadku dużych organizacji posiadanie ugruntowanych praktyk zarządzania zasobami IT wraz z odpowiednimi narzędziami jest kluczowym krokiem w kierunku zarządzania ryzykiem i oszczędności kosztów.
Kolejnym świetnym przykładem jest Panasonic — organizacja, w której zarządzanie zasobami IT i oprogramowania może być trudne ze względu na autonomiczną filozofię zarządzania firmy. Zdecentralizowana struktura zarządzania firmą Panasonic, z odrębnymi silosami regionalnymi i jednostkami biznesowymi, stanowiła istotne wyzwanie w zarządzaniu zasobami IT i oprogramowania. Ta decentralizacja sprawiała, że liderzy IT praktycznie nie byli w stanie skutecznie śledzić i zarządzać zasobami oprogramowania za pomocą konwencjonalnych metod, takich jak arkusze kalkulacyjne. Jednak wdrożenie solidnej strategii ITAM wyposażonej w odpowiednie narzędzia programowe doprowadziło do znacznych oszczędności.
Warto zauważyć, że sama redukcja wydatków na licencje Microsoft wyniosła sześciocyfrową kwotę. Ten przypadek podkreśla konieczność kompleksowego planowania i strategicznego podejścia do zarządzania złożonością zasobów IT rozproszonych w globalnym przedsiębiorstwie.
Doskonalenie zarządzania zasobami IT z myślą o przyszłości
W miarę jak poruszamy się w zmieniającym się środowisku IT, kluczowe znaczenie ma integracja zarządzania zasobami IT z szybko rozwijającą się dziedziną operacji finansowych (FinOps). FinOps rewolucjonizuje sposób, w jaki zarządzamy kosztami infrastruktury chmurowej, w tym infrastrukturą jako usługą (IaaS) i platformą jako usługą (PaaS). Aby utrzymać przewagę, zarządzanie zasobami IT (ITAM) musi połączyć swoją wiedzę specjalistyczną z FinOps, zapewniając skuteczne zarządzanie kosztami licencji w różnych środowiskach IT.
Weźmy jako przykład SQL Server. Można go wdrażać na wiele sposobów — na komputerach stacjonarnych, serwerach, w ramach IaaS, w kontenerach lub jako zarządzane usługi SQL. Kluczowe znaczenie ma dogłębna analiza złożoności licencjonowania tych modeli wdrożeniowych w połączeniu z informacjami o kosztach oferowanymi przez FinOps. Takie podejście zapewnia przejrzysty i kompleksowy obraz wydatków na IT, gwarantując, że każdy wydany dolar stanowi inwestycję w efektywność i rozwój.
Liderzy IT i praktycy zainteresowani zgłębieniem synergii między ITAM i FinOps mogą dowiedzieć się więcej na ten temat, analizując publikację „6 przykładów współpracy zespołów FinOps i ITAM”, która zawiera cenne wskazówki dotyczące skutecznej współpracy tych dwóch kluczowych dziedzin.
Jakie nowe trendy i technologie w zarządzaniu zasobami IT obserwujesz? Jak organizacje powinny się przygotować, aby zapewnić optymalną wydajność, efektywność kosztową i bezpieczeństwo swoich operacji IT w 2026? Podziel się swoimi przemyśleniami poniżej i dołącz do biuletynu The CTO Club, aby uczestniczyć w kolejnych dyskusjach.
