Maximale IT-efficiëntie bereiken
Efficiënte IT-processen besparen je bedrijf tijd en geld, verhogen de klanttevredenheid en verbeteren je bedrijfsresultaat. Maar wat houdt efficiënte IT precies in, hoe kun je dit meten en hoe kun je inefficiënties uit je werkproces verwijderen?
Bedrijven moeten net zoveel aandacht besteden aan het analyseren van de huidige IT-prestaties en -efficiëntie als aan het opstellen van hun IT-strategieën.
In dit artikel deel ik tips om de bedrijfsprestaties en klanttevredenheid te verbeteren met deze uitgebreide analyse van IT-efficiëntie.
Want more from The CTO Club?
Create a free account to finish this piece and join a community of CTOs and engineering leaders sharing real-world frameworks, tools, and insights for designing, deploying, and scaling AI-driven technology.
Have an account? Log In
Wat is efficiëntie in IT?
IT-efficiëntie verwijst naar het idee om de kwaliteit van IT-diensten te handhaven of zelfs te verbeteren en tegelijkertijd minder uit te geven aan het leveren van die diensten. Voor een SaaS-aanbieder kan dat betekenen dat je IT-kosten verlaagt, zoals bandbreedtekosten, of overstapt van servers op locatie naar cloudinstanties, waar je het gebruik van resources beter kunt beheren.
Het doel van IT-efficiëntie is de meest kosteneffectieve manier te vinden waarop het bedrijf zijn doelen kan bereiken zonder concessies te doen aan prestaties of betrouwbaarheid.
Hoe meet je efficiëntie in IT?
Bij het streven naar efficiëntie binnen de IT-afdeling kunnen er bepaalde afwegingen nodig zijn. Het is essentieel om enkele duidelijke meetwaarden voor ogen te hebben, zodat je zeker weet dat je de goede richting op gaat.
| Meetwaarden voor IT-efficiëntie | |
| Beschikbaarheid | Kun je nog steeds voldoen aan de beschikbaarheidsniveaus die in je SLA's zijn beschreven, en deze idealiter zelfs overtreffen? |
| Reactietijd | Hoe lang nadat een gebruiker een verzoek heeft ingediend, ontvangt diegene een reactie? Aanvaardbare reactietijden verschillen per applicatie. Wijzigingen die je doorvoert, mogen de applicatie echter niet trager maken. |
| Resourcegebruik | Het zou inefficiënt zijn als aanzienlijke serverresources ongebruikt blijven. Het is echter ook een probleem als services bijna volledig worden benut en je niet kunt opschalen om perioden van piekvraag op te vangen. |
| Gemiddelde tijd tot reactie/oplossing | Hoe lang duurt het om te reageren op problemen van klanten en deze op te lossen? |
| Klanttevredenheid | Zijn klanten tevreden over de prestaties van je applicatie? |
Het is ook nuttig om je uitgaven zowel per categorie als in totaal te bekijken. De maandelijkse kosten voor bandbreedte kunnen bijvoorbeeld hoger zijn bij een cloudserviceprovider dan wanneer je een server in een datacenter onderbrengt. Als je echter beheerde services ontvangt als onderdeel van het cloudpakket, besteed je mogelijk minder manuren aan het onderhoud van je IT-infrastructuur, wat uiteindelijk tot kostenbesparingen leidt.
Beoordeel je huidige IT-efficiëntie
Doorloop het volgende proces om beter inzicht te krijgen in je IT-efficiëntie:
- Breng je bedrijfsbehoeften in kaart. Kijk naar gebieden waar je huidige infrastructuur moeite heeft om aan deze behoeften te voldoen.
- Noteer alle kosten die verband houden met je huidige IT-strategie, zowel terugkerende als incidentele kosten.
- Beoordeel de prestaties van je SaaS-aanbod en noteer belangrijke meetwaarden voor prestaties en klanttevredenheid.
- Overleg met belanghebbenden, waaronder personen die rechtstreeks betrokken zijn bij het IT-beheer en medewerkers op de werkvloer. Breng taken in kaart die veel tijd kosten en mogelijk baat hebben bij optimalisatie.
- Breng je huidige werkprocessen in kaart. Zijn er gebieden waar het moderniseren van je technologiekeuzes medewerkers tijd kan besparen, uitvaltijd kan verminderen of kosten kan verlagen?
Zodra je verbeterpunten hebt geïdentificeerd, kun je beginnen met het doorvoeren van veranderingen. Blijf de hierboven genoemde meetwaarden volgen en neem deze vragen regelmatig opnieuw door. Het onderhouden van een efficiënte IT-infrastructuur is een doorlopend proces en er zijn altijd manieren om je implementaties te verbeteren.
5 gebieden waarop je IT-efficiëntie kunt verhogen
1. Vergroot de zichtbaarheid door gegevens te benutten
Big data is geen nieuw concept. In 2012 noemde de Harvard Business Review big data “de managementrevolutie”. Ondanks de vroege belangstelling verloopt de invoering langzaam. Gartner schat dat eind 2023 slechts ongeveer 33% van de grote organisaties big data zal gebruiken voor besluitvormingsinformatie.
Je IT-implementaties genereren veel logboeken en gegevens, en je hebt ook toegang tot een enorme hoeveelheid informatie over klantgedrag. Gebruik die gegevens om inzicht te krijgen in zowel de technische prestaties van je systemen als de gewoonten van je gebruikers.
2. Maak gebruik van cloudoplossingen
Flexibiliteit, schaalbaarheid en potentiële kostenbesparingen zijn enkele van de voordelen die cloudserviceproviders bieden. Virtualisatie en het implementeren van je services in meerdere datacenters wereldwijd kunnen helpen de beschikbaarheid van je SaaS-product te maximaliseren en de prestaties voor internationale gebruikers te verbeteren.
Als je je services momenteel on-premises host, overweeg dan cloudmigratie om het volgende te verbeteren:
- Kostenefficiëntie
- Schaalbaarheid en flexibiliteit
- Verbeterde samenwerking
- Herstel na calamiteiten en gegevensback-up
- Verbeteringen op het gebied van beveiliging
- Toegang tot geavanceerde technologieën
- Focus op de kernactiviteiten
- Milieueffect
3. Benut automatisering en AI
Automatisering en AI kunnen veel onderdelen van je IT-activiteiten stroomlijnen. Taken die mogelijk geschikt zijn voor software voor procesautomatisering, zijn onder meer het vooraf screenen van vragen van klanten voordat deze naar de helpdesk worden doorgestuurd, het verwerken van logboeken van beveiligingsgebeurtenissen en het inplannen van terugkerende onderhoudstaken.
Zoek naar manieren om automatisering in te zetten die je bestaande personeelsbestand ondersteunt en tijd vrijmaakt, zodat zij zich kunnen richten op taken die eindgebruikers rechtstreeks ten goede komen.
4. Geef prioriteit aan Agile- en DevOps-methodologieën
Agile en DevOps kunnen helpen je ontwikkelproces te versnellen door een samenwerkingscultuur te creëren en regelmatige implementaties en stapsgewijze veranderingen aan te moedigen. Met DevOps kunnen teams sneller werken, nieuwe ideeën testen en op een manier met weinig risico mislukken.
Als SaaS-organisatie is je doel om je gebruikers producten te bieden die performant, betrouwbaar en innovatief zijn. De DevOps-methodologie betekent dat je snel iteraties op je product kunt uitvoeren en geavanceerde functies aan je gebruikers kunt leveren, zonder het risico dat gepaard gaat met grote release-updates.
5. Geef teamleden de mogelijkheid om uit te blinken
Informatietechnologie verandert snel en SaaS-providers moeten ernaar streven op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen. Dit moet op alle niveaus gebeuren, niet alleen onder de bedrijfsleiders. Er zijn eindeloos veel gratis IT-middelen beschikbaar, maar het bieden van mogelijkheden voor de ontwikkeling van vaardigheden aan IT-medewerkers, zoals trainingen en certificeringen, helpt het personeelsverloop te verminderen en verbetert ook hun vermogen om je klanten van dienst te zijn.
Effectieve IT-managers zien opleidingskosten als een investering in de duurzaamheid van hun organisatie.
Casestudy: continue verbetering in de praktijk
SaaS-provider Asana biedt tools voor samenwerking en taakbeheer voor verspreid werkende teams. De software van het bedrijf is geavanceerd, maar veel gebruikers meldden dat pagina's langzaam werden geladen, waardoor het systeem frustrerend was om te gebruiken.
In sommige opzichten was Asana het slachtoffer van zijn eigen succes. Het bedrijf werd in 2008 gelanceerd en naarmate het gebruikersbestand groeide, ontdekten ze dat het applicatieframework dat ze aanvankelijk hadden ontwikkeld niet kon meegroeien.
Het bedrijf werkte meerdere jaren aan manieren om netwerklatentie te verminderen (en te verbergen) en de betrouwbaarheid van de applicatie in het algemeen te verbeteren. Ook stapten ze over op React om de algehele gebruikerservaring te verbeteren.
Deze veranderingen halveerden de laadtijden, wat de gebruikerservaring aanzienlijk verbeterde. Asana rustte echter niet op zijn lauweren nadat deze verbeteringen waren bereikt. Ze bleven het platform iteratief verbeteren en bijwerken en pasten hun API's aan om gebruikers drie keer sneller van gegevens te voorzien.
Sindsdien heeft het bedrijf zich gericht op continue verbetering en nieuwe functies geïntroduceerd, waaronder door AI aangestuurde tools om aan de vraag van gebruikers te voldoen.
Ontwikkel een cultuur van IT-efficiëntie
IT-efficiëntie is niet zomaar een modewoord voor managementrapporten; het is een fundamentele manier om de duurzaamheid van je bedrijf te waarborgen.
Een cultuur van IT-efficiëntie houdt in dat je IT-afdeling en degenen in leidinggevende kernfuncties het belang begrijpen van het vinden van een balans tussen de klantervaring en je IT-uitgaven. Het doel van het verbeteren van efficiëntie is niet simpelweg kosten besparen – het gaat er juist om manieren te vinden om dezelfde hoge servicekwaliteit te leveren en tegelijkertijd de financiële en onderhoudslasten voor je teams te verminderen.
Je kunt draagvlak onder belanghebbenden voor deze ideeën creëren door te benadrukken hoe een hogere IT-efficiëntie aansluit bij de organisatiedoelen. Klanten profiteren bijvoorbeeld van betere prestaties, een snellere uitrol van nieuwe functies en mogelijk zelfs lagere prijzen. Je teams profiteren doordat ze de kans krijgen hun vaardigheden te ontwikkelen en productiever te worden dankzij verbeterde werkmethoden.
Meer nodig?
Op zoek naar meer pareltjes van IT-wijsheid? Er zijn eindeloos veel bronnen voor ambitieuze IT-leiders, van podcasts over technologisch leiderschap tot boeken over IT-management en meer.
Je kunt je ook abonneren op onze nieuwsbrief voor de nieuwste inzichten van CTO's, met de beste handleidingen, bronnen en adviezen van experts op het gebied van IT.
Veelgestelde vragen
Hoe kunnen SaaS-bedrijven verbeteringen in IT-efficiëntie meten?
SaaS-bedrijven kunnen verbeteringen in IT-efficiëntie meten aan de hand van statistieken zoals downtime, servergebruik, operationele kosten en responstijden. Kosten verlagen en tegelijkertijd de prestaties handhaven wijst op een toegenomen efficiëntie.
Welke rol speelt de klantervaring bij IT-efficiëntie?
De klantervaring moet bij alle veranderingen die gericht zijn op het verhogen van de IT-efficiëntie op peil blijven. Elke digitale transformatie die de klanttevredenheid verlaagt, zou op de lange termijn waarschijnlijk geld kosten door het verlies van klanten.
Hoe vaak moet IT-efficiëntie in een SaaS-model opnieuw worden geëvalueerd?
Traditionele prestatiestatistieken met betrekking tot IT zijn nog steeds van toepassing op SaaS-organisaties. Andere statistieken, waaronder churnpercentages, klantlevensduurwaarden en klanttevredenheidsscores, kunnen echter inzicht geven in de manier waarop veranderingen de klanttevredenheid hebben beïnvloed.
