Disponering av IT-utstyr (ITAD): Den ultimate veiledningen

På et grunnleggende nivå er avhending av IT-ressurser (ITAD) ganske selvforklarende: Organisasjoner er avhengige av store mengder maskinvare, programvare, data og annen teknologi. Teknologi varer ikke evig, og særlig store virksomheter trenger en prosess for å avhende utrangerte ressurser på en effektiv måte.

I enkleste forstand finnes ITAD av praktiske grunner; Det er ikke slik at selskaper bare kan stable gamle stasjonære datamaskiner og bærbare datamaskiner i et tomt konferanserom for alltid. Men det finnes også mer overordnede grunner til å ha ITAD, blant annet sikkerhet, overholdelse av regelverk, risikostyring og samfunnsansvar/bærekraft, for å nevne noen.

I denne artikkelen skal vi se nærmere på ITAD – hva det er, hvorfor det er viktig, og hvordan det er i utvikling.

Hva er avhending av IT-ressurser (ITAD)?

ITAD er en veletablert grunnpilar innen IT-drift og -forvaltning. Som en spesifikk disiplin innen den bredere praksisen for livssyklusforvaltning av IT-ressurser (ITAM/ITALM) omfatter ITAD korrekt avhending eller gjenbruk av IT-maskinvare, programvare, data og annet utstyr når det når slutten av levetiden. «Avhending» kan ta flere former, blant annet videresalg eller remarketing, resirkulering, datasanering/sletting av data eller faktisk avhending av IT-ressurser.

En «IT-ressurs» omfatter et bredt spekter av teknologi og informasjon: IT-maskinvare som servere i et datasenter, nettverksutstyr, bærbare datamaskiner for ansatte og andre enheter, programvareapplikasjoner og – i økende grad – enorme mengder data. Det kan også omfatte et bredt spekter av annen teknologi, noe vi skal komme tilbake til senere.

ITAD er i hovedsak prosessen med å avhende teknologi på en sikker, kostnadseffektiv og bærekraftig måte.

Hvorfor ITAD er viktig

Det siste punktet sier mye om hvorfor ITAD fortsatt er så viktig. Først og fremst er det avgjørende for kostnadsstyring, anskaffelsesplanlegging og andre behov. Et effektivt program for avhending av IT-ressurser er for eksempel avgjørende for å planlegge og anslå nye IT-anskaffelser og oppnå de beste prisene.

Det er også en stadig viktigere del av en organisasjons overordnede sikkerhet og, i mange bransjer, etterlevelse av regelverk. Det kan argumenteres for at ITAD er viktigere i dag enn noen gang, takket være en stadig bredere liste over potensielle «ressurser» som et ITAD-program omfatter.

Bransjeinnsikt

«I en tid der datainnbrudd er utbredt, må IT-fagfolk prioritere sikre metoder for avhending av IT-maskinvare og data, og sørge for at selskapets sensitive data ikke kan gjenopprettes etter avhending», sier Cyndi Tackett, markedsdirektør i Flexera, der hun tidligere var visepresident for løsningsutvikling i over et tiår.

I en tid med nettskyen, distribuerte databehandlingsmodeller, distribuerte arbeidsmodeller (for eksempel fjernarbeid og hybridarbeid) og eksponentielt voksende datamengder, ignorerer en organisasjon ITAD på egen risiko.

Hvilke enheter og teknologier omfatter ITAD?

ITAD kan omfatte et bredt spekter av maskinvare, programvare og data, inkludert, men ikke begrenset til:

• Datamaskiner og annen IT-maskinvare, som stasjonære datamaskiner, bærbare datamaskiner, servere i et datasenter og så videre.
• Annen fysisk og virtuell infrastruktur, som nettverksutstyr eller eksterne harddisker.
• Mobile enheter, som telefoner, nettbrett eller det økende antallet bærbare eller på annen måte tilkoblede sensorer og enheter, som en GPS-enhet i et firmakjøretøy.
• Programvare, inkludert alle typer virksomhetsapplikasjoner og verktøy for forvaltning av programvareressurser.
• Virksomhetens data, og særlig sensitive data.
• Et bredt spekter av andre enheter og annet utstyr, som kassasystemer i en butikk eller IoT-enheter i et produksjonsmiljø.

Denne listen er også i stadig utvikling – en trend vi skal komme tilbake til nedenfor.

ITAD og samfunnsansvar

ITAD har lenge vært knyttet til datasikkerhet: Lenge før fremveksten av stordata, allestedsnærværende distribuerte kontorer og lignende kunne feilaktig avhending av maskinvare som stasjonære eller bærbare datamaskiner føre til datainnbrudd, lekkede påloggingsopplysninger og andre risikoer.

Det er like sant som alltid. Men ITAD spiller også en uforholdsmessig stor rolle innen samfunnsansvar og bærekraft, inkludert ESG-initiativer.

Bransjeinnsikt

«Den pågående trenden mot bærekraftig forretningspraksis vil akselerere når nye lovgivningsinitiativer begynner å tre i kraft», sier Eric Ingebretsen, kommersiell direktør i TES. «Det har blitt stadig større bevissthet rundt betydningen av ESG-hensyn i bredere selskapsstrategier, men 2024 vil sannsynligvis bli året da ESG-meritter blir en avgjørende faktor når det tas beslutninger om avhending av IT-utstyr.»

Det betyr at du sannsynligvis vil høre stadig mer om ITAD som en muliggjører for ting som elektronisk avfall, ansvarlig resirkulering og initiativer for sirkulær økonomi – særlig med tanke på den enorme mengden og størrelsen på teknologiparken til enhver stor virksomhet.

Hva ITAD-selskaper tilbyr

ITAD-leverandører tilbyr vanligvis en meny av ITAD-tjenester som kan støtte teknologidirektører og teamene deres ved å håndtere mye av den operative innsatsen og ekspertisen som kreves for å drive et effektivt ITAD-program. ITAD-selskaper kan tilby:

• Reparasjons- og oppussingstjenester som forlenger levetiden ved slutten av livssyklusen og maksimerer IT-investeringene.
• Resirkulering av elektronikk og tjenester for elektronisk avfall som minimerer teknologisk avfall på søppelfyllinger og andre miljøpåvirkninger.
• Sikker markedsføring for videresalg og videresalg av maskinvare og annet utstyr for gjenvinning av verdi, bærekraft i virksomheten og andre formål.
• Sikker destruksjon av data, for eksempel sletting av data på harddisker og andre eiendeler som kan gjenbrukes eller resirkuleres.
• Generelle tjenester for IT-eiendelsforvaltning.
• Ekspertise innen overholdelse av regelverk basert på både jurisdiksjon og bransjekrav.

Hva er nytt innen ITAD

Selv om ITAD har eksistert i en eller annen form i flere tiår, er det ikke en statisk prosess. Det skyldes at IT i seg selv ikke er statisk – definisjonen av «IT-eiendel» har for eksempel blitt endret og utvidet de siste årene. Det handler ikke lenger bare om å spore, administrere og avhende lokale eiendeler på en bedriftscampus eller i et datasenter.

«Ettersom organisasjoner i økende grad er avhengige av kortvarige eiendeler, inkludert containere og skyinstanser, må de revurdere prosedyrene sine for sporing av IT-eiendeler», sier Tackett.

Ingbretsen deler tre andre nye trender som teknologidirektører og teamene deres bør ha i tankene nå og i året som kommer.

1. Forstå hvordan ITAD-strategier påvirkes av ESG-rapportering og andre eksterne krav.  ITAD har alltid vært en smart forretnings- og teknologipraksis. Men det blir stadig oftere en påkrevd praksis fordi den er direkte knyttet til kravene til ESG-rapportering, regelverks- og sikkerhetsrammeverk med mer.

Ingebretsen viser til direktivet om samfunnsansvar (CSR) i Den europeiske union som et godt eksempel. Direktivet pålegger store selskaper som opererer i EU å rapportere om sin miljømessige og sosiale praksis og påvirkning.

«Teknologidirektører må implementere ITAD-prosesser som integrerer CSR-praksis i driften og styringen av forsyningskjeden», sier Ingebretsen. «De må sørge for at prosessene for avhending og resirkulering av elektronisk avfall er miljøansvarlige, overholder alle relevante forskrifter og er sosialt ansvarlige i forretningspraksisen.»

Dette betyr at ITAD ikke bare er knyttet til spørsmål som miljømessig bærekraft, men også til temaer som sikkerhet på arbeidsplassen og initiativer for levelønn. 

Selv om CSR er spesifikt for selskaper som opererer i EU, forventer Ingebretsen og andre eksperter at det vil bli en del av en global bølge av lovgivning og regulering med sikte på større samfunnsansvar og bærekraft i næringslivet.

2. Vit hvordan ITAD henger sammen med initiativer for netto nullutslipp og andre miljøtiltak. ITAD vil være en avgjørende prosess for selskaper som arbeider mot netto nullutslipp eller et netto null karbonavtrykk, enten på grunn av regulatoriske krav eller fordi det er god forretningspraksis som også kan optimalisere teknologikostnadene.

«ITAD kan også hjelpe selskaper med å redusere karbonavtrykket sitt ved å optimalisere levetiden til IT-utstyr», sier Ingebretsen. «Ved å forlenge den nyttige levetiden til IT-eiendeler kan selskaper redusere behovet for hyppige utskiftninger, noe som kan redusere mengden karbonutslipp knyttet til produksjon og transport av nytt utstyr betydelig.»

Når livssyklusene til IT-eiendeler ikke kan forlenges, blir gjenvinning avgjørende – inkludert muligheten til å rapportere om de positive effektene. «En nødvendighet for ITAD i 2023 er rapportering av karbonbesparelsene fra gjenbruk og gjenvinning, slik at CTO-er kan bidra til rapportering om virksomhetens bærekraft», sier Ingebretsen.

3. Hold deg oppdatert på beste praksis og rammeverk for datasikkerhet. Til slutt er det viktig å huske at fordi teknologi og data stadig er i endring, utvikler også metodene for å sikre denne teknologien og disse dataene seg. Ingebretsen påpeker at NIST SP 800-88-retningslinjene er blant de mest utbredte metodene for sikker sletting av lagringsmedier. Men dette rammeverket har ikke blitt oppdatert på nesten et tiår, legger han til, så IEEE lanserte nylig standarden IEEE 2883-2022 for å fylle dette gapet. 

«IEEE 2883-2022 gir retningslinjer for sikker sletting av data på logisk og fysisk lagringsteknologi som er utviklet etter at NIST-retningslinjene sist ble revidert», sier Ingebretsen.

Konklusjonen

Avhending av IT-eiendeler er en stadig mer utviklet bærebjelke i virksomheters IT-miljøer, og spiller en stadig større rolle innen datasikkerhet, samfunnsansvar og mer.

Abonner på nyhetsbrevet til CTO-klubben for flere omfattende veiledninger og beste praksiser for ITAD.