Aikakaudella, jolloin teknologia on olennainen osa liiketoimintaa, tehokas IT-omaisuuden hallinta (ITAM) ei ole koskaan ollut tärkeämpää. ITAM auttaa seuraamaan laitteisto- ja ohjelmisto-omaisuutta sekä hallitsemaan niitä strategisesti niiden arvon optimoimiseksi, kustannusten hallitsemiseksi ja riskien vähentämiseksi.
IT-omaisuuden hallinta on kulkenut pitkän matkan vaatimattomista taulukkolaskentaan perustuvista seurantamenetelmistä. Nykyään kyseessä on kehittynyt ala, jolla on vakiintuneet standardit ja käytännöt. Nykyisessä teknologiamaisemassa, jota hallitsevat SaaS, julkinen pilvi ja generatiivisen tekoälyn kaltaiset huipputeknologiat, ITAM kohtaa ainutlaatuisia haasteita ja mahdollisuuksia.
Siksi jaan kolme parasta käytäntöä, jotka ohjaavat organisaatioita hallitsemaan IT-omaisuuttaan tehokkaasti. Nämä käytännöt ovat ratkaisevan tärkeitä taloudellisen tehokkuuden saavuttamisessa, tietoturvan vahvistamisessa ja ketteryyden säilyttämisessä uuden teknologian käyttöönotossa.
Tuon myös esiin merkityksellisiä käyttötapauksia ja ITAM:n tulevaa kehityssuuntaa, mukaan lukien sen yhteyden taloushallinnon toimintoihin (FinOps), jotta voidaan muodostaa kattava käsitys siitä, miten ITAM voi olla ratkaiseva tekijä nykyaikaisten yritysten menestyksessä.
Mitä IT-omaisuuden hallinta (ITAM) tarkoittaa?
IT-omaisuuden hallinta (ITAM) on yhtä vanhaa kuin ohjelmistot itse; heti kun organisaatiot alkoivat käyttää laitteistoja ja ohjelmistoja laajassa mittakaavassa, ne tarvitsivat työkaluja näiden monimutkaisten ekosysteemien näkyvyyden varmistamiseen, lisenssikustannusten hallintaan, auditointien ja vaatimustenmukaisuuden hallintaan sekä riskien valvontaan.
Perinteisesti tästä vastasi pieni tiimi, joka hyödynsi taulukkolaskentaa ja vastasi myös ohjelmistohallinnasta ja auditointien tukemisesta. Ohjelmistolisenssien määrän ja monimutkaisuuden kasvaessa pelkkiä taulukkolaskentoja käyttävät henkilöt eivät enää riittäneet. Tämän seurauksena on syntynyt kokonainen ITAM-ala, joka koostuu yritystyökaluista, ammatillisista järjestöistä ja ISO-standardeista, ja monet toimittajat tarjoavat ulkoistettuja omaisuudenhallintapalveluja.
Kun ohjelmistot palveluna (SaaS) ja julkinen pilvi ovat yleistyneet yritysten ITAM-käytännöissä, työkalut ovat kehittyneet vastaamaan uusiin haasteisiin. Näihin kuuluu piilevän SaaS:n ja SaaS:n hallitsemattoman leviämisen tunnistaminen ja hallinta.
Lisäksi vaikka liiketoimintayksiköt ja yksittäiset henkilöt hyötyvät suuremmasta määräysvallasta sovellusten hankinnassa ja kokeilussa, organisaatiot ovat menettäneet hallinnan teknologiabudjeteista, lisenssien vaatimustenmukaisuuteen liittyvistä riskeistä ja sovellusten hallitsemattoman leviämisen aiheuttamista tietoturvariskeistä.
IT-omaisuuden käytöstäpoistosta (ITAD) on myös tullut keskeinen painopiste. Sen avulla varmistetaan, että vanhentuneet tai elinkaarensa lopussa olevat omaisuuserät poistetaan käytöstä asianmukaisesti, turvallisesti ja ympäristövastuullisesti, mikä ehkäisee tietomurtoja ja varmistaa vaatimustenmukaisuuden.
Tämä korostuu huomattavasti organisaatioissa, joissa on useita liiketoimintayksiköitä tai maantieteellisiä alueita, sekä organisaatioissa, jotka käyvät läpi merkittäviä fuusioita ja yritysostoja (M&A). ChatGPT:n ja muiden generatiivisen tekoälyn työkalujen kaltaisten viimeaikaisten kehityskulkujen yhteisvaikutuksesta IT-omaisuuden hallinnan käytännöistä ja työkaluista on tullut entistä kriittisempiä hyvän hallinnon ja tietoturvan kannalta.
IT-omaisuuden hallintaan liittyvien kasvavien monimutkaisuuksien seurauksena ITAM-käytäntöään aktiivisesti ylläpitävät organisaatiot saavat lukuisia hyötyjä:
Have an account? Log In
3 parasta käytäntöä IT-omaisuuden hallintaan
1. Huolellinen lisenssien hallinta: taloudellinen välttämättömyys
Nykyisessä taloustilanteessa IT- ja hankintatiimejä pyydetään vähentämään kulutusta ja hallitsemaan budjetteja tiukemmin, usein ilman selkeää käsitystä siitä, mihin rahaa käytetään. Tämä edellyttää ohjelmistomenojen syvällistä ymmärtämistä. Hajautettu ohjelmistohankinta johtaa usein odottamattomiin kustannuksiin, pääasiassa siksi, että eri liiketoimintayksiköt hankkivat lisenssejä ilman riittäviä käyttöasteen tarkistuksia.
Merkittävä taloudellinen rasite syntyy kahdesta keskeisestä hukan lähteestä: (1) sellaisen lisenssin hankkimisesta, jota ei käytetä tai jonka tarpeen voisi täyttää alemman tason lisenssillä, ja (2) sellaisten eri työkalujen lisensoinnista, joilla saavutetaan sama lopputulos.
Selviytyäkseen tästä monimutkaisesta tilanteesta ja IT-kustannusten vähentämiseksi organisaatioiden on hyödynnettävä lisenssisopimusten yksityiskohtia edukseen. Monet lisenssit tarjoavat oikeuden päivittää tai vaihtaa alempaan versioon sekä oman lisenssin käyttöön (BYOL) perustuvia vaihtoehtoja hybridiympäristöissä. Näiden mahdollisuuksien tunnistaminen ja tehokas hyödyntäminen voi tuottaa merkittäviä säästöjä.
Lisäksi ennakoiva suhtautuminen toimittajien auditointeihin, erityisesti Oraclen tai SAP:n kaltaisten suurten toimittajien kohdalla, on ratkaisevan tärkeää. Näille toimittajille sertifioitujen ITAM-työkalujen hyödyntäminen mahdollistaa lisenssien käytön optimoinnin ennen auditointia, mikä johtaa usein merkittävään taloudelliseen neuvotteluvoimaan ja säästöihin näiden arviointien aikana.
- Tehostettu riskienhallinta: ITAM:n ehdoton prioriteetti
Tehokas riskienhallinta ei ole pelkästään hyvä käytäntö, vaan organisaation tietoturvan ja vakauden kulmakivi ITAM:n yhteydessä. Organisaatiot, joilla ei ole kattavaa näkyvyyttä ohjelmistolisensseihinsä, SaaS-sovelluksiinsa ja piilevän IT:n laajempaan kokonaisuuteen, kohtaavat merkittäviä tietoturva-aukkoja. Ilman perusteellista arviointia hankitut ohjelmistot ja sovellukset eivät välttämättä täytä keskeisiä tietoturva- ja oikeudellisia vaatimuksia, mikä altistaa liiketoiminnan suuremmille kyberhyökkäysten ja tietomurtojen riskeille.
ITAM-käytäntöä vailla oleviin organisaatioihin kohdistuvilla kasvavilla riskeillä on myös taloudellisia vaikutuksia; luottoluokituslaitos Standard & Poor's totesi, että ITAM-käytäntö on niin ratkaisevan tärkeä asianmukaisen riskienhallinnan ja kyberturvallisuuden kannalta, että tällaisia viitekehyksiä vailla olevien organisaatioiden luottoluokitukset voivat heikentyä.
Puutteellisten ITAM-käytäntöjen vaikutukset ulottuvat turvallisuutta laajemmalle; niillä on konkreettisia taloudellisia seurauksia. Luottoluokituslaitos Standard & Poor's totesi, että ITAM-käytäntö on kriittinen asianmukaisen riskienhallinnan ja kyberturvallisuuden kannalta. Vahvan ITAM-viitekehyksen puuttuminen voi vaikuttaa haitallisesti organisaation luottoluokitukseen, mikä korostaa ITAM:n taloudellista ulottuvuutta.
SaaS-sovellukset ovat tehneet turvallisuuteen liittyvistä huolenaiheista erittäin monimutkaisia. Erityisesti varjo-SaaS muodostaa merkittävän ja usein käsittelemättä jäävän uhan, mikä vaikeuttaa turvallisuustilannetta monissa organisaatioissa. Lisäksi generatiivisten AI-teknologioiden yleistyminen on tuonut uusia huolenaiheita, jotka liittyvät immateriaalioikeuksiin ja tietojen eheyteen. Useimpien organisaatioiden kyvyttömyys seurata generatiivisen AI:n käyttöä ja vaikutuksia voimistaa näitä riskejä entisestään.
Siksi organisaatioiden on välttämätöntä asettaa etusijalle kattava ja ennakoiva lähestymistapa ITAM:iin ja varmistaa, että kaikkia ohjelmisto- ja teknologiaomaisuuseriä hallitaan tehokkaasti ja suojataan järjestelmällisesti digitaalisten uhkien jatkuvasti kehittyvältä kirjolta.
- Ketteryys ja uusien teknologioiden ymmärtäminen
Kun yritykset pyrkivät innovoimaan digitaalisesti ja uudistamaan palveluitaan ja alustojaan, ITAM tarjoaa organisaatioille ja erityisesti IT-tiimeille näkyvyyden, jonka avulla nämä ongelmat voidaan ratkaista. IT-tiimit tarvitsevat täydellisen näkyvyyden voidakseen ennakoivasti vähentää riskejä ja pitää budjetit hallinnassa, ja työntekijöille on tehtävä selväksi kokonaiskuva, kun on kyse lisenssien ja sovellusten hankkimisesta.
ITAM-ammattilaiset voivat tarjota organisaatiolle näkyvyyttä ja suosituksia siitä, missä sovelluksia voidaan järkeistää, lisenssejä vähentää ja missä tarvitaan lisätutkimusta tai loppukäyttäjien koulutusta tietoturvatapahtumien lieventämiseksi.
Virtuaalikoneet, säilöt, pilvipalvelut ja AI ovat kaikki alueita, joilla IT-omaisuudenhallintatyökalu auttaa tiimejä saamaan näkyvyyden siihen, mitä niillä on käytettävissään, mitä käytetään aktiivisesti ja missä käyttö voidaan lopettaa tai sitä järkeistää kustannusten hallitsemiseksi.
More Articles
Vakuuttavia tapaustutkimuksia
Monilla meistä, joilla on pitkä IT-ura, on useita esimerkkejä tilanteista, joissa olemme tiedostaneet resurssien tuhlaamisen mutta joilta on puuttunut aikaa tai resursseja näiden tehottomuuksien korjaamiseen.
Kun muistelen omaa kokemustani aiemmassa tehtävässä, sain vastuulleni laajan Oracle-ohjelmistokokonaisuuden auditoinnin. Tehtävää vaikeutti yritysostojen ja fuusioiden sekä useiden organisaation uudelleenjärjestelyjen historia, joka johti siihen, että menetimme näkyvyyden lisenssivarastoomme, niiden erityisiin käyttötarkoituksiin ja jopa niiden tarpeellisuuteen.
Ongelma tunnistettiin toistuvasti, mutta se jäi ratkaisematta lähes kahdeksi vuodeksi. Vasta kun otimme käyttöön ulkopuolisen IT-omaisuudenhallintapalvelun, löysimme ja korjasimme tehottomuudet ja saavutimme lopulta seitsennumeroiset säästöt koko IT-infrastruktuurissamme.
Suurille organisaatioille vakiintunut IT-omaisuudenhallintakäytäntö ja asianmukaiset työkalut ovat ratkaiseva askel kohti riskienhallintaa ja kustannussäästöjä.
Toinen hyvä esimerkki on Panasonic, organisaatio, jossa IT:n ja ohjelmisto-omaisuuden hallinta voi olla haastavaa yrityksen autonomisen johtamisfilosofian vuoksi. Panasonicin hajautettu johtamisrakenne, jossa eri alueet ja liiketoimintayksiköt toimivat erillisissä siiloissa, aiheutti merkittäviä haasteita IT- ja ohjelmisto-omaisuuden hallinnalle. Hajautuneisuuden vuoksi IT-johtajien oli lähes mahdotonta seurata ja hallita ohjelmisto-omaisuutta tehokkaasti tavanomaisilla menetelmillä, kuten taulukkolaskentaohjelmilla. Vankalla ITAM-strategialla ja asianmukaisilla ohjelmistotyökaluilla saavutettiin kuitenkin huomattavia kustannussäästöjä.
Yritys onnistui pienentämään erityisesti Microsoft-lisensseihin liittyviä kuluja kuusinumeroisella summalla. Tämä tapaus korostaa kattavan suunnittelun ja strategisten näkemysten välttämättömyyttä hallittaessa maailmanlaajuisen yrityksen eri puolille hajautuneen IT-omaisuuden monimutkaisuutta.
IT-omaisuudenhallinnan kehittäminen tulevaisuutta varten
IT:n jatkuvasti kehittyvässä toimintaympäristössä IT-omaisuudenhallinnan yhdistäminen nopeasti kehittyvään taloustoimintojen hallinnan (FinOps) alaan on ratkaisevan tärkeää. FinOps mullistaa tapamme hallita pilvi-infrastruktuurin kustannuksia, mukaan lukien infrastruktuuri palveluna (IaaS) ja alusta palveluna (PaaS). Säilyttääkseen etumatkansa IT-omaisuudenhallinnan (ITAM) on yhdistettävä asiantuntemuksensa FinOpsin kanssa ja varmistettava lisenssikustannusten tehokas hallinta erilaisissa IT-ympäristöissä.
Otetaan esimerkiksi SQL Server. Se voidaan ottaa käyttöön monella tavalla – työasemilla, palvelimilla, IaaS-ympäristössä, säilöissä tai hallinnoituina SQL-palveluina. Näiden käyttöönottomallien lisensoinnin yksityiskohtien perusteellinen tarkastelu yhdistettynä FinOpsin tarjoamiin kustannustietoihin on elintärkeää. Tämä lähestymistapa tarjoaa selkeän ja kattavan kuvan IT-menoista ja varmistaa, että jokainen käytetty euro on investointi tehokkuuteen ja kasvuun.
IT-johtajat ja alan ammattilaiset, jotka haluavat perehtyä ITAM:n ja FinOpsin välisiin synergioihin, voivat syventää ymmärrystään aiheesta tutustumalla artikkeliin ”Kuusi yhteistyön käyttötapausta FinOps- ja ITAM-tiimeille”. Tämä resurssi tarjoaa arvokkaita näkemyksiä näiden kahden keskeisen osa-alueen tehokkaasta yhteistyöstä.
Mitä uusia suuntauksia ja teknologioita näet IT-omaisuuden hallinnassa? Miten organisaatioiden tulisi valmistautua varmistamaan IT-toimintojensa optimaalinen tehokkuus, kustannustehokkuus ja turvallisuus vuonna 2026? Jaa ajatuksesi alla ja liity The CTO Clubin uutiskirjeen tilaajaksi osallistuaksesi keskusteluun.
