Rossumin talousjohtajana, yrityksessä, joka on omistautunut taloushallinnon automatisoinnille, huomaan joutuvani painiskelemaan ironian kanssa, jota en voi enää sivuuttaa.
Rossumilla tarjoamme huippuluokan alustan, joka auttaa yrityksiä modernisoimaan ja automatisoimaan taloushallinnon toimintojaan. Silti käytän edelleen Exceliä raportointiin, tapauskohtaisiin analyyseihin, budjetointiin ja ennustamiseen.
Kyse ei ole siitä, että vastustaisin muutosta. Päinvastoin. Ymmärrän paremmin kuin useimmat automaation ja tekoälyn muutospotentiaalin. Näen kuitenkin myös taloushallinnon tiimien kohtaamat realiteetit. Excelin kaltaiset työkalut säilyvät käytössä eivät siksi, että kunnianhimomme puuttuisi, vaan koska ne vastaavat tarpeisiin, joita automaatioratkaisut – omamme mukaan lukien – eivät täysin kata. Ne tarjoavat joustavuutta, tuttuutta ja yleisen yhteistyökielen eri toimialoille. Ne toimivat. Ja mikä tärkeintä, kaikki luottavat niihin.
Mutta todettakoon selvästi: Excel ei ole tulevaisuus. Se on väliaikainen ratkaisu. Organisaatiot, jotka takertuvat siihen valmistautumatta tulevaan, ovat vaarassa jäädä jälkeen. Tässä johtajuutesi on ratkaisevan tärkeää: teknologiajohtajat ovat ainutlaatuisessa asemassa kuroakseen umpeen kuilun nykyisin käyttämiemme työkalujen ja huomenna käyttöön otettaviksi tavoittelemiemme innovaatioiden välillä.
Tekoälyn lupaus: todellisen arvon tuottaminen
Tekoäly tarjoaa ennennäkemättömiä mahdollisuuksia taloushallinnolle: se pystyy käsittelemään valtavia tietomääriä, sujuvoittamaan työnkulkuja, säästämään aikaa ja vähentämään manuaalista työtä (sekä siihen liittyvää virheiden riskiä), tunnistamaan poikkeamia ja jopa havaitsemaan ja estämään petoksia.
Äskettäinen Gartnerin kysely osoittaa, että talousjohtajien suhtautuminen tekoälyyn yleisesti on pitkälti myönteistä: 85 % vastaajista suhtautuu optimistisesti sen käyttöön taloushallinnossa. McKinsey ennustaa, että ”useimmat, elleivät kaikki, suurten yritysten taloushallinnon toiminnot tulevat todennäköisesti hyödyntämään generatiivista tekoälyä merkittävällä tavalla seuraavien kolmen–viiden vuoden aikana.”
Taloushallinnon ammattilaisille tekoälyn lupaus tehokkuudesta ja tarkkuudesta on erittäin merkityksellinen. Monet kamppailevat edelleen toistuvien tehtävien kanssa, kärsivät osaajapulasta ja yrittävät ylläpitää yhdenmukaista datan laatua. Nykypäivän nopeatempoisessa ympäristössä tarkkojen ja toimintaan ohjaavien näkemysten nopea tuottaminen on tärkeämpää kuin koskaan, jotta johto voi tehdä tietoon perustuvia strategisia päätöksiä.
Tässä yhteydessä koneoppimisen pilvialustojen hyödyntäminen toiminnan laajentamiseen sekä suurten ja monimutkaisten tapahtuma- ja tietomäärien hallintaan muuttaa toimintaa perusteellisesti.
Jotta tekoäly voisi lunastaa tämän lupauksen, sen on kuitenkin vastattava taloushallinnon tiimien tarpeisiin siellä, missä ne ovat – tarjoten työkaluja, jotka ovat tehokkaita, ymmärrettäviä, auditoitavia ja luotettavia.
10 Parhaat tekoälyalustat!
Haasteet: monimutkaisuus, luottamus ja riskit
Mahdollisuuksistaan huolimatta tekoälyn käyttöönotto taloushallinnossa kohtaa merkittäviä esteitä. Monimutkaisuus on suuri haaste: 25 % taloushallinnon johtajista nimesi sen keskeiseksi huolenaiheeksi Rossumin tuoreimmassa Vuoden 2025 dokumenttiautomaation trendit -raportissa.
Monet taloushallinnon ammattilaiset pitävät tekoälyä ”mustana laatikkona” – läpinäkymättömänä, pelottavana ja vaikeasti tutkittavana. Toisin kuin Excelissä, jonka hallitseminen perustuu vuosien harjoitteluun, tekoälytyökalut edellyttävät täysin uudenlaista osaamista, jota useimmilta taloushallinnon tiimeiltä tyypillisesti puuttuu.
Lisäksi on otettava huomioon luottamus. Kuinka taloushallinnon johtajat voivat selittää tekoälyn ohjaamat päätökset luottavaisesti tilintarkastajille, jos he eivät täysin ymmärrä niiden taustalla olevaa logiikkaa? Mitä tapahtuu, kun tekoäly tekee virheitä – esimerkiksi tulkitsee 1 000 dollarin laskun 100 000 dollarin laskuksi, mikä johtaa satakertaiseen liikamaksuun? Tämä riski yhdistettynä tekoälyn ”hallusinaatioiden” pelkoon saa monet taloushallinnon johtajat suhtautumaan siihen varauksellisesti. Kyse ei ole ainoastaan taloudellisesta riskistä, vaan myös maineeseen liittyvästä riskistä.
Tämä pätee erityisesti siksi, että taloushallinnon tiimit toimivat tiukkojen vaatimustenmukaisuus- ja sääntely vaatimusten alaisina. Näihin kuuluvat esimerkiksi luottamuksellisuuden säilyttäminen, arkaluonteisten tietojen anonymisointi, tiukkojen raportointistandardien noudattaminen ja tehokkaan sisäisen valvontaympäristön ylläpitäminen.
Talouden johtajat vaativat sellaista läpinäkyvyyden ja vastuullisuuden tasoa, jota monien tekoälyratkaisujen on vaikea tarjota. Ilman selkeitä auditointijälkiä ja vahvaa hallintaa tekoälyn käyttöönotto voi tuntua siltä, että hallinta vaihdetaan epävarmuuteen. Tuoreen kyselymme mukaan 38 % talouden johtajista ei aseta automaatiota etusijalle – ei siksi, etteivät he näkisi sen potentiaalia, vaan koska vaatimustenmukaisuuteen liittyvät riskit tuntuvat liian haastavilta ratkaista ilman asianmukaista hallintaa.
Kyberturvallisuus lisää riskejä entisestään. Generatiivinen tekoäly on rohkaissut kyberrikollisia, mistä on esimerkkinä äskettäinen deepfake-petos, joka aiheutti jopa 25 miljoonan dollarin tappiot. Nämä erittäin kehittyneet huijaukset muodostavat merkittävän uhan jopa kaikkein valppaimmille organisaatioille. Niiden kyky mukautua jatkuvasti, kiertää havaitsemistoimenpiteitä ja toteuttaa petoksia suuressa mittakaavassa tekee niistä erityisen salakavalia.
Kaikista näistä riskeistä huolimatta vaihtoehto – vanhoihin työkaluihin, kuten Exceliin, pitäytyminen – on yhtä lailla kestämätön. Raporttimme paljastaa, että 58 % talouden johtajista käyttää edelleen Exceliä ensisijaisena automaatiotyökalunaan. Vaikka se toimii hyvin kertaluonteisissa analyyseissä, se ei skaalaudu nykyaikaisen taloushallinnon vaatimuksiin.
Haluan auttaa tiimejämme löytämään yhteisen näkemyksen siitä, mitä toimintojemme suojaamiseksi tarvitaan, samalla kun keskitytte innovatiivisen teknologian toimittamiseen. Tehdään yhteistyötä tämän kuilun umpeen kuromiseksi, varmistetaan vaatimustenmukaisuus ja rakennetaan luottamusta – ei vain tekoälyyn vaan myös liiketoimintamme tulevaisuuteen.
Eteenpäin: teknologiajohtajat ja talousjohtajat strategisina kumppaneina
Jotta tekoälyn koko potentiaali taloushallinnossa voidaan hyödyntää, tarvitsemme yhteistyötä teknologiajohtajien kanssa. Se voi tapahtua seuraavasti:
- Omaksukaa strateginen lähestymistapa
Aloittakaa pienestä ja rakentakaa sen pohjalle. Se auttaa meitä tunnistamaan, missä automaatiolla voidaan saada aikaan suurin vaikutus – alueet, joilla prosessit ovat kaikkein manuaalisimpia, aikaa vievimpiä ja virhealttiimpia. Tarjotkaa viitekehyksiä ja selkeitä vaiheita päätöksenteon, järkevän käyttöönoton ja saumattoman integroinnin ohjaamiseksi vanhoihin järjestelmiin.
- Tehkää tekoälystä ymmärrettävää
Muuttakaa tekoälypohjaista automaatiota koskevaa keskustelua: vähemmän hypeä, enemmän konkreettisia ja todellisia hyötyjä sekä vähemmän teknistä jargonia. Tuokaa esiin sijoitetun pääoman tuotto ja mitattavat tulokset, kuten tarkkuusasteet, automaatioasteet ja säästetty aika. Olkaa avoimia siitä, kuinka paljon aikaa mukauttaminen tai integrointi koodittomiin tekoälyalustoihin vaatii.
- Johtakaa läpinäkyvällä tekoälyllä
Puuttukaa “mustan laatikon” leimaan. Varmistakaa, että tekoälyjärjestelmät tarjoavat selkeän päätöksentekologiikan ja auditointijäljet. Rakentakaa luottamusta pitämällä ihminen mukana päätöksissä, joissa tekoälyn luottamus on vähäistä ja tarvitaan harkintaa. Meidän on ymmärrettävä, miten tekoäly oppii, ja varmistettava, ettei se toista samoja virheitä.
- Integroikaa hallinta vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi
Vahva hallinta on ehdoton edellytys. Ottakaa käyttöön datanhallinnan käytännöt, jotta tiedot pysyvät puhtaina, turvallisina ja keskitettyinä. Tehkää yhteistyötä talous- ja lakitiimien kanssa generatiivisen tekoälyn riskien hallitsemiseksi ja vähentämiseksi. Tekoälyn haallintakehyksen noudattamisesta voi olla apua.
- Vahvistakaa kyberturvallisuutta
Tekoäly on sekä työkalu että kohde. Säännölliset auditoinnit, turvalliset datakäytännöt ja ennakoiva riskienhallinta ovat välttämättömiä petosten estämiseksi ja kehittyvien, hienostuneiden uhkien lieventämiseksi.
- Mahdollistakaa omatoimisuus
Taloushallinnon tiimien on oltava joustavia ja mukauduttava nopeasti liiketoiminnan tai sääntely-ympäristön muuttuviin tarpeisiin. Varustakaa ne helppokäyttöisillä työkaluilla, jotka eivät vaadi jatkuvaa IT:n puuttumista asiaan. Vähäkoodiset tai koodittomat alustat yhdessä koulutuksen kanssa voivat nopeuttaa käyttöönottoa ja mukautumiskykyä (tämä on yksi monista koodittomien sovellusten rakennustyökalujen hyödyistä).
- Edistäkää jatkuvaa yhteistyötä
Pidetään keskustelu avoimena. Teknisen asiantuntemuksesi yhdistäminen taloushallinnon sääntelyä koskeviin näkemyksiin mahdollistaa ennakoivan riskienhallinnan ja innovoinnin.
Tiedän, että suurten voittojen tavoittelu voi houkutella. Kehotan kuitenkin tasapainoiseen lähestymistapaan. Excelin kaltaiset työkalut ja vanhat ohjelmistot ovat edelleen taloustiimien luotettavia ja hyväksi havaittuja välineitä. Tekoälyn käyttöönotto vanhojen järjestelmien rinnalle siirtymävaiheessa voi auttaa rakentamaan luottamusta. Molempien järjestelmien testaaminen rinnakkain ja yhdenmukaisten tulosten varmistaminen vahvistavat luottamusta ja helpottavat siirtymistä kohti innovaatioita.
Tulevaisuus
Tuoreen Gartnerin kyselyn mukaan 42 % taloustoiminnoista ei tällä hetkellä käytä tekoälyä, mutta puolet näistä aikoo ottaa sen käyttöön pian. Työkalut, joihin nykyään luotamme Excelistä tekoälyn varhaisiin käyttöönottajiin, väistyvät itseoppivien järjestelmien ja ennakoivan analytiikan tieltä. Tämä edellyttää kuitenkin valmistautumista.
CTO:t, teillä on tämän muutoksen avain. Edistämällä yhteistyötä, asettamalla läpinäkyvyyden etusijalle ja etenemällä harkitusti voitte ohjata kaltaisiani taloustiimejä tämän muutoksen läpi.
Kun istun tässä vaihdellen Rossumin automaatioalustan ja jälleen yhden Excel-taulukon välillä, mieleeni muistuu, ettei edistys etene suoraviivaisesti. Se on sotkuista ja täynnä epäonnistuneita yrityksiä sekä vaikeita päätöksiä. Oikeanlaisen johtamisen avulla voimme kuitenkin kuroa umpeen kuilun niiden työkalujen välillä, joita tarvitsemme tänään, ja niiden innovaatioiden välillä, joihin luotamme huomenna.
Tehdään se – yhdessä.
Tilaa The CTO Clubin uutiskirje saadaksesi lisää parhaita käytäntöjä.
