Jos yrityksesi on monien nykyorganisaatioiden tavoin varustautunut, sillä on käytössään joitakin tiedonhallintatyökaluja ja -menettelyjä. Se pystyy keräämään, käsittelemään, analysoimaan ja raportoimaan erityyppistä dataa tehdäkseen tietoon perustuvia liiketoimintapäätöksiä.
Mutta jos yrityksesi on myös monien nykyisten yritysten tavoin, tiedonhallintakäytäntösi eivät ole täydellisiä. Ne voivat olla hyviä, mutta eivät poikkeuksellisia – ja haluaisit niiden olevan parempia.
Miten voit tarkalleen ottaen tehdä sen? Miten muutat tiedonhallinnan "riittävän hyvästä" "poikkeukselliseksi"?
Yksinkertaisia vastauksia ei ole. Organisaatiot voivat kuitenkin toteuttaa käytännönläheisiä toimia tiedonhallinnan ja analytiikan optimoimiseksi, kuten tässä artikkelissa selitetään.
Poikkeuksellisen tiedonhallinnan määrittely
Aloitetaan toteamalla jotain, mikä saattaa kuulostaa itsestään selvältä mutta jää helposti huomaamatta: "poikkeuksellisen" tiedonhallinnan merkitys vaihtelee suuresti.
Onhan olemassa monia tapoja olla poikkeuksellinen. Ehkä data-analyytikoidesi tuottavuuden optimointi tekisi tiedonhallintasi tuloksista poikkeuksellisia, koska tiimisi on pieni ja ylityöllistetty.
Ehkä datan laadun parantaminen epäjohdonmukaisten tai saavuttamattomissa olevien tietolähteiden vuoksi on ensisijainen tavoite. Ehkä tavoitteena on parantaa liiketoimintatiedon raportoinnin tarkkuutta. Ja niin edelleen.
Tarkoitan tällä sitä, että ensimmäinen askel päätettäessä tiedonhallinnan optimoinnista on määrittää, mitä tarkalleen ottaen haluat optimoida. Mahdollisia tavoitteita on monia, ja ne vaihtelevat organisaatiosta toiseen.
Have an account? Log In
Tiedonhallinnan optimoinnin parhaat käytännöt
Siitä huolimatta tiedonhallinnan parantamisen perusstrategiat ovat yhdenmukaisia riippumatta siitä, millaisia parannuksia tavoittelet. Seuraavassa tarkastellaan useita tällaisia käytäntöjä.
1. Pyri asteittaiseen muutokseen
Usein kun tiedonhallinnan tulokset eivät ole niin hyviä kuin yritys haluaisi, ensimmäinen vaistonvarainen reaktio on mullistaa kaikki. Yritys saattaa esimerkiksi palkata uuden johtajan tai päällikön tavoitteenaan uudistaa perusteellisesti organisaation tapa kerätä, käsitellä ja analysoida dataansa.
Tämä johtaa harvoin mitattavaan, pitkäaikaiseen muutokseen. Todennäköisempää on, että yhdet epäoptimaaliset käytännöt korvataan toisilla, ja samalla data-analyytikoissa ja -insinööreissä herää mielipahaa, sillä he eivät yleensä pidä siitä, että heille sanotaan kaiken heidän tekemänsä olevan väärin.
Parempi lähestymistapa on toteuttaa muutos asteittain. Mittaa nykyisiä tiedonhallintaprosessejasi, tunnista päivitettävät prosessit, päivitä ne ja jatka sitten mittaamista varmistaaksesi, että muutokset todella veivät kehitystä oikeaan suuntaan. Hidas ja johdonmukainen lähestymistapa johtaa todelliseen optimointiin.
2. Määritä ajankäytön määrä
Samoin on olennaista tietää tarkalleen, kuinka kauan erilaisten tehtävien suorittaminen tiedonhallinnan työnkuluissa kestää. Tämä auttaa paitsi määrittämään, mitkä tehtävät vievät odotettua enemmän aikaa, myös laatimaan tarkat aikataulut uusille projekteille.
Älä tästä syystä yksinkertaisesti pyydä insinöörejäsi arvioimaan, kuinka kauan he käyttivät esimerkiksi datan valmisteluun tai data-arkkitehtuurin rakentamiseen. Seuraa heidän työpanostaan jatkuvasti, jotta saat yksityiskohtaista ja määrällisesti mitattavaa dataa.
On hyvä huomata, että insinöörit eivät usein pidä siitä, että heidän ajankäyttöään seurataan erittäin tarkasti (eikä heitä voi siitä syyttää, sillä ihmiset eivät yleisesti ottaen nauti jatkuvan tarkkailun kohteena olemisesta). Tämän kitkan vähentämiseksi korosta, miten ajankäytön määrällinen seuranta hyödyttää yksittäisiä insinöörejä auttamalla johtajia välttämään tehtävien jakamista liiallisesti yhdelle insinöörille toisen istuessa toimettomana.
Oikein toteutettuna huolellinen ajanhallinta hyödyttää työntekijöitä sekä koko yritystä.
3. Minimoi suunnitteluun käytetty aika
Yleisesti ottaen suurimman osan tiedonhallintaan käytetystä henkilöstön työajasta tulisi keskittyä toteutukseen, ei sen suunnitteluun, mitä toteutetaan. Jos insinöörit ja analyytikot käyttävät suurimman osan päivistään sprinttien (eli kiinteän aikataulun puitteissa valmistuviksi tarkoitettujen työyksiköiden) tai projektien suunnittelukokouksissa, he eivät pysty tuottamaan suurinta mahdollista arvoa, mikä johtaa epäoptimaaliseen tiedonhallintaprosessiin.
Tätä silmällä pitäen suunnitteluajan vähentäminen ja toteutusajan maksimointi ovat yksi tapa optimoida tiedonhallinnan työnkulkuja ja tuloksia. Jos esimerkiksi sprinttien suunnittelu kestää kauemmin kuin pitäisi, harkitse sprinttien jakamista pienempiin työyksiköihin. Tämä helpottaa sprinttien hallintaa ja yksinkertaistaa niiden suunnittelua, jolloin tiimisi voi keskittyä työn todelliseen tekemiseen sen sijaan, että se vain puhuisi siitä.
More Articles
4. Mukauta suunnitelmia ja poikkea niistä
Viimeinen keskeinen tiedonhallinnan optimoinnin parhaista käytännöistä on se, ettei kiinteistä toimintaohjeista tai menettelytavoista poikkeamista pidä pelätä. Datahallinnan maailma on erityisen epäjohdonmukainen ja monimutkainen jopa laajemman IT-alan mittapuulla, vaikka kukaan ei pitäisi sitäkään yksinkertaisena.
Jokainen projekti on erilainen, koska jokainen aineisto on erilainen. Lisäksi muuttujat, kuten kyvyttömyys ennustaa aineiston laatua ennen sen käsittelyn ja analysoinnin aloittamista, voivat johtaa haasteisiin, joita on mahdotonta ennakoida etukäteen.
Tästä syystä on tärkeää olla sitoutumatta tiettyyn tiedonhallintatyökalujen tai -prosessien kokonaisuuteen. Muokkaa vakiintuneita suunnitelmia ja poikkea niistä tarvittaessa. On hyväksyttävää – ja joissakin tapauksissa välttämätöntäkin – käsitellä jokaista projektia ainutlaatuisena tapauksena. Tämä tarkoittaa, ettet pysty luomaan täysin yhdenmukaisia ja standardoituja prosesseja, mutta optimoit silti lopputuloksesi, koska voit noudattaa kussakin projektissa parhaiten toimivia prosesseja.
Tiedonhallinnasta parhaan hyödyn saaminen
Kliseistä ilmausta lainatakseni tiedonhallintaan ei ole olemassa yhtä kaikille sopivaa lähestymistapaa. Lähes kaikilla organisaatioilla on kuitenkin yhteinen tiedonhallinnan ihanne: tavoitteena on tehdä tiedonhallinnasta mahdollisimman tehokasta ja vaikuttavaa.
Se, mitä tämä täsmälleen tarkoittaa, vaihtelee organisaatiosi tavoitteiden ja prioriteettien sekä sen kohtaamien ainutlaatuisten haasteiden mukaan. Kun kuitenkin omaksut käytäntöjä, kuten terveen lähestymistavan muutoksenhallintaan, huolellisen ajanseurannan ja erittäin joustavan tiedonhallinnan käsikirjan, luot organisaatiollesi edellytykset optimoituun tiedonhallintaan – riippumatta siitä, mitä tämä yrityksesi tapauksessa tarkoittaa.
Tilaa The CTO Clubin uutiskirje, niin saat lisää tiedonhallintaa koskevia vinkkejä, työkaluja ja parhaita käytäntöjä.
