Numa era em que a tecnologia é parte integrante das operações empresariais, uma gestão eficaz dos ativos de TI (ITAM) nunca foi tão crítica. A ITAM ajuda a acompanhar os ativos de hardware e software, gerindo-os estrategicamente para otimizar o seu valor, controlar os custos e mitigar os riscos.
A gestão de ativos de TI percorreu um longo caminho desde os seus humildes primórdios, baseados no acompanhamento através de folhas de cálculo. Atualmente, é uma área sofisticada, com normas e práticas estabelecidas. No atual panorama tecnológico, dominado por SaaS, pela nuvem pública e por tecnologias de vanguarda como a IA generativa, a ITAM enfrenta desafios e oportunidades únicos.
É por isso que partilho três boas práticas que irão orientar as organizações na gestão eficaz dos seus ativos de TI. Estas práticas são essenciais para alcançar eficiência financeira, reforçar a segurança e manter a agilidade na adoção de novas tecnologias.
Abordarei também casos de utilização relevantes e a evolução futura da ITAM, incluindo a sua interseção com as Operações financeiras (FinOps), para proporcionar uma compreensão abrangente de como a ITAM pode ser um fator decisivo para o sucesso das empresas modernas.
O que é a Gestão de Ativos de TI (ITAM)?
A gestão de ativos de TI (ITAM) é tão antiga como o próprio software; assim que as organizações começaram a utilizar hardware e software em grande escala, precisaram de ferramentas que proporcionassem visibilidade sobre estes ecossistemas complexos, controlassem o custo das licenças, gerissem auditorias e conformidade e supervisionassem os riscos.
Tradicionalmente, esta gestão era assegurada por uma pequena equipa que utilizava folhas de cálculo e que também era responsável pela governação do software e pelo apoio às auditorias. À medida que o volume e a complexidade das licenças de software aumentaram, as pessoas que utilizavam folhas de cálculo deixaram de ser suficientes. Consequentemente, surgiu toda uma indústria de ITAM, composta por ferramentas empresariais, organismos profissionais e normas ISO, com muitos fornecedores a prestar serviços de gestão de ativos subcontratados.
À medida que o software como serviço (SaaS) e a nuvem pública se tornaram omnipresentes nas disciplinas de ITAM empresarial, as ferramentas evoluíram para responder a novos desafios. Estes incluem a identificação e gestão dos riscos associados ao SaaS não autorizado e à proliferação de SaaS.
Além disso, embora as unidades de negócio e os indivíduos beneficiem de maior controlo sobre a aquisição e o teste de aplicações, as organizações perderam o controlo sobre os orçamentos tecnológicos, os riscos de conformidade das licenças e os riscos de segurança relacionados com a proliferação de aplicações.
A eliminação de ativos de TI (ITAD) também se tornou uma prioridade, garantindo que os ativos obsoletos ou em fim de vida são devidamente eliminados de forma segura e ambientalmente responsável, evitando violações de dados e assegurando a conformidade.
Esta situação é significativamente agravada em organizações com várias unidades de negócio ou localizações geográficas, bem como nas que estão a passar por fusões e aquisições significativas (M&A). Com o efeito cumulativo de desenvolvimentos recentes, como o ChatGPT e outras ferramentas de IA generativa, as práticas e ferramentas de gestão de ativos de TI tornaram-se ainda mais críticas para uma boa governação e segurança.
As complexidades crescentes envolvidas na gestão de ativos de TI resultam em diversos benefícios para aqueles que mantêm ativamente a sua prática de ITAM:
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3 boas práticas para a gestão de ativos de TI
1. Gestão meticulosa de licenças: uma necessidade financeira
No atual contexto económico, as equipas de TI e de aprovisionamento são chamadas a reduzir as despesas e a controlar mais rigorosamente os orçamentos, muitas vezes sem compreenderem onde estão a ocorrer os gastos. Isto exige uma compreensão profunda das despesas com software. Frequentemente, a aquisição descentralizada de software conduz a custos inesperados, principalmente devido a licenças adquiridas por várias unidades de negócio sem verificações adequadas da sua utilização.
Um encargo financeiro significativo resulta de duas fontes principais de desperdício: (1) aprovisionar uma licença que não é utilizada ou que poderia ser substituída por uma licença de nível inferior e (2) licenciar ferramentas diferentes que alcançam o mesmo resultado.
Para navegar neste cenário complexo e reduzir os custos de TI, as organizações devem tirar partido das especificidades dos contratos de licenciamento. Muitas licenças oferecem direitos de atualização e downgrade, bem como opções de utilização da própria licença (BYOL) em ambientes híbridos. Identificá-las e utilizá-las eficazmente pode gerar poupanças significativas.
Além disso, é crucial adotar uma postura proativa nas auditorias dos fornecedores, especialmente no caso de grandes fornecedores como a Oracle ou a SAP. A utilização de ferramentas de ITAM certificadas para estes fornecedores permite às organizações otimizar a utilização das suas licenças antes de uma auditoria, conduzindo frequentemente a uma vantagem financeira e a poupanças significativas durante estas avaliações.
- Gestão de riscos reforçada: uma prioridade inegociável na ITAM
Uma gestão de riscos eficaz não é apenas uma boa prática; é um pilar fundamental da segurança e estabilidade organizacionais no âmbito da ITAM. As organizações que não dispõem de visibilidade abrangente sobre as suas licenças de software, aplicações SaaS e o espectro mais amplo de TI sombra enfrentam vulnerabilidades de segurança significativas. O software e as aplicações adquiridos sem uma avaliação rigorosa podem não cumprir normas de segurança e requisitos legais fundamentais, expondo a empresa a riscos acrescidos de ciberataques e violações de dados.
Os riscos crescentes para as organizações sem uma prática de ITAM também terão repercussões financeiras; a agência de crédito Standard & Poor afirmou que ter uma prática de ITAM é tão crítico para uma gestão adequada dos riscos e para a cibersegurança que as organizações sem estes mecanismos poderão ver as suas notações de crédito afetadas negativamente.
As implicações de práticas inadequadas de ITAM vão além da segurança; têm consequências financeiras concretas. A agência de crédito Standard & Poor afirmou que ter uma prática de ITAM é fundamental para uma gestão adequada dos riscos e para a cibersegurança. A ausência de um mecanismo robusto de ITAM pode afetar negativamente a notação de crédito de uma organização, destacando a dimensão financeira da ITAM.
As aplicações SaaS tornaram as questões de segurança extremamente complexas. O SaaS sombra, em particular, representa uma ameaça significativa e frequentemente não abordada, complicando o panorama da segurança para muitas organizações. Além disso, o aparecimento das tecnologias de IA generativa introduziu novas preocupações relacionadas com a propriedade intelectual e a integridade dos dados. A incapacidade da maioria das organizações para acompanhar a utilização e as implicações da IA generativa amplifica ainda mais estes riscos.
Por conseguinte, é imperativo que as organizações deem prioridade a uma abordagem abrangente e proativa à ITAM, garantindo que todos os ativos de software e tecnológicos não só são geridos de forma eficiente, como também rigorosamente protegidos contra o espectro em evolução das ameaças digitais.
- Obter agilidade e compreender as novas tecnologias
À medida que as empresas procuram inovar digitalmente e reestruturar os seus serviços e plataformas, a ITAM proporciona às organizações, e às equipas de TI em particular, a visibilidade necessária para ultrapassar estes problemas. As equipas de TI precisam de visibilidade total para serem proativas na minimização dos riscos e no controlo dos orçamentos, e os colaboradores devem estar conscientes do panorama geral no que diz respeito à aquisição de licenças e aplicações.
Os profissionais de ITAM podem fornecer à organização visibilidade e recomendações sobre onde racionalizar aplicações, reduzir licenças e realizar investigação adicional ou formação dos utilizadores finais para mitigar incidentes de segurança.
As máquinas virtuais, os contentores, os serviços na nuvem e a IA são áreas em que uma ferramenta de gestão de ativos de TI ajudará as equipas a obter visibilidade sobre o que têm disponível, o que está efetivamente a ser utilizado e onde podem descontinuar ou racionalizar a utilização para manter os custos sob controlo.
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Estudos de caso convincentes
Muitos de nós, com carreiras longas na área das TI, teremos vários exemplos de situações em que tivemos consciência de desperdícios, mas nos faltaram tempo ou recursos para resolver estas ineficiências.
Ao refletir sobre a minha própria experiência numa função anterior, foi-me atribuída a tarefa de auditar um conjunto substancial de software Oracle. Esta tarefa foi complicada por um historial de M&As e de múltiplas reestruturações organizacionais, o que levou à perda de supervisão sobre o nosso inventário de licenças, as suas utilizações específicas e até a sua necessidade.
Este problema foi reconhecido repetidamente, mas permaneceu sem solução durante quase dois anos. Só quando contratámos um serviço externo de gestão de ativos de TI (ITAM) descobrimos e corrigimos as ineficiências, conseguindo, em última análise, poupanças na ordem dos sete algarismos em toda a nossa infraestrutura de TI.
Para as grandes organizações, ter uma prática estabelecida de gestão de ativos de TI, com as ferramentas adequadas, é um passo crucial para a gestão dos riscos e a redução de custos.
Outro excelente exemplo é a Panasonic, uma organização onde a gestão de ativos de TI e de software pode ser difícil devido à filosofia de gestão autónoma da empresa. A estrutura de gestão descentralizada da Panasonic, com unidades regionais e empresariais distintas, colocou desafios significativos à gestão dos ativos de TI e de software. Esta descentralização tornou praticamente impossível aos responsáveis de TI acompanhar e gerir ativos de software de forma eficaz utilizando métodos convencionais, como folhas de cálculo. No entanto, a implementação de uma estratégia robusta de ITAM, equipada com as ferramentas de software adequadas, conduziu a poupanças substanciais.
Em particular, a empresa conseguiu reduzir em seis algarismos as despesas relacionadas apenas com licenças da Microsoft. Este caso realça a necessidade de um planeamento abrangente e de conhecimentos estratégicos para gerir as complexidades dos ativos de TI dispersos por uma empresa global.
Melhorar a gestão de ativos de TI para o futuro
À medida que navegamos pelo panorama em evolução das TI, é crucial integrar a gestão de ativos de TI com o campo em rápida expansão das Operações Financeiras (FinOps). A FinOps está a revolucionar a forma como gerimos os custos da infraestrutura na nuvem, incluindo a Infraestrutura como Serviço (IaaS) e a Plataforma como Serviço (PaaS). Para nos mantermos na vanguarda, a gestão de ativos de TI (ITAM) deve combinar os seus conhecimentos especializados com a FinOps, garantindo uma gestão eficaz dos custos de licenciamento em diversos ambientes de TI.
Vejamos o SQL Server como exemplo. Pode ser implementado de várias formas – em computadores de secretária, servidores, no âmbito da IaaS, em contentores ou como serviços SQL geridos. É essencial analisar em profundidade as especificidades do licenciamento destes modelos de implementação, em conjunto com os conhecimentos sobre custos disponibilizados pela FinOps. Esta abordagem proporciona uma visão clara e abrangente das despesas de TI, garantindo que cada euro gasto é um investimento em direção à eficiência e ao crescimento.
Os líderes e profissionais de TI interessados em explorar as sinergias entre ITAM e FinOps podem aprofundar este tema analisando '6 Casos de utilização colaborativa para equipas de FinOps e ITAM', um recurso que fornece informações valiosas sobre a colaboração eficaz entre estas duas disciplinas críticas.
Que tendências e tecnologias emergentes na gestão de ativos de TI tem observado? Como devem as organizações preparar-se para garantir a eficiência, a relação custo-benefício e a segurança ideais nas suas operações de TI em 2026? Partilhe as suas ideias abaixo e subscreva o boletim informativo do The CTO Club para participar em mais discussões.